设备技术档案管理规定

设备技术档案管理规定1.目的为加强公司设备技术档案的科学管理，确保设备技术档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥设备技术档案在设备管理中的作用，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内所有设备技术档案的管理，包括生产设备、辅助设备、检测设备等各类设备从规划、选型、购置、安装调试、使用维护、改造更新直至报废全过程中形成的技术文件和资料。3.职责分工设备管理部门负责设备技术档案管理工作的组织、协调和指导。制定和完善设备技术档案管理制度。收集、整理、审核和归档设备技术档案资料。建立设备技术档案目录和索引，便于查询和利用。定期对设备技术档案进行检查和清理，确保档案的完整性和准确性。使用部门负责本部门设备技术档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交设备管理部门。配合设备管理部门做好设备技术档案的归档和查阅工作。对本部门设备技术档案的真实性和完整性负责。档案管理部门负责设备技术档案的集中保管和日常维护。按照档案管理的相关规定，对设备技术档案进行分类、编号、装订和存储。建立设备技术档案借阅制度，办理借阅手续，确保档案的安全和保密。协助设备管理部门和使用部门做好设备技术档案的查阅、复制等服务工作。二、设备技术档案的内容1.设备前期管理文件项目申请报告：包括设备购置的必要性、可行性分析等内容。项目批复文件：上级主管部门对设备购置项目的批复。设备选型论证报告：对不同型号设备的性能、价格、适用性等进行比较和分析，确定最佳选型。采购合同：与设备供应商签订的采购合同，包括设备规格、数量、价格、交货期、质量保证等条款。设备到货验收记录：记录设备到货时间、规格型号、数量、外观质量、随机附件等情况，验收合格后由验收人员签字确认。安装调试记录：包括设备安装位置、安装过程、调试参数、调试结果等内容，由安装调试人员填写。2.设备运行维护文件设备操作规程：规定设备的操作步骤、操作方法、注意事项等，确保设备安全、正常运行。设备维护保养计划：明确设备维护保养的周期、内容、责任人等，保证设备处于良好的技术状态。设备维护保养记录：记录每次设备维护保养的时间、内容、更换的零部件等情况，由维护保养人员签字。设备运行记录：包括设备运行时间、运行参数、运行状态等，反映设备的实际运行情况。设备故障记录：详细记录设备故障发生的时间、现象、原因、处理措施及处理结果等，以便分析故障原因，采取预防措施。3.设备技术资料设备说明书：由设备供应商提供的设备使用说明书、安装说明书、维修说明书等，包含设备的工作原理、技术参数、结构示意图、电气原理图等内容。设备图纸：包括设备总装图、部件图、零件图、电气布线图等，用于设备的安装、调试、维修和改造。设备技术鉴定文件：对设备技术性能、可靠性、安全性等进行鉴定的文件，如技术鉴定报告、性能测试报告等。设备改造方案及记录：记录设备改造的原因、改造方案、改造过程及改造后的效果等内容。设备升级记录：包括设备软件升级、硬件升级的记录，如升级时间、升级内容、升级后的运行情况等。4.设备润滑管理文件设备润滑图表：标明设备各润滑部位的润滑油品、润滑周期、润滑方式等。设备润滑记录：记录设备润滑油的添加、更换时间及润滑油品型号等情况。5.设备安全管理文件设备安全操作规程：针对设备操作过程中的安全风险，制定具体的安全操作要求和防范措施。设备安全检查记录：定期对设备进行安全检查的记录，包括检查时间、检查人员、检查内容及发现的问题和处理情况。设备事故报告：对设备发生的安全事故进行详细报告，包括事故发生的时间、地点、经过、原因分析、损失情况及处理结果等。三、设备技术档案的收集与整理1.收集要求设备管理部门、使用部门及相关人员应按照职责分工，及时收集设备技术档案资料，确保档案资料的全面性和及时性。设备技术档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。对于外来的设备技术档案资料，如设备说明书、图纸等，应进行签收登记，并妥善保管。2.整理原则按照设备的类别、型号、编号等进行分类整理，便于查找和管理。同一设备的档案资料应按照形成时间顺序排列，保持档案的系统性。对档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和检索。3.整理方法分类：将设备技术档案分为设备前期管理、运行维护、技术资料、润滑管理、安全管理等类别，每类再根据具体内容进行细分。编号：采用统一的编号规则，如设备编号+档案类别代码+顺序号。设备编号按照公司设备编号规则编制，档案类别代码根据档案内容确定，顺序号按照档案形成时间或重要程度依次编排。装订：对纸张较大或较多的档案资料，应进行折叠或裁剪，使其规格统一，然后进行装订。装订应牢固、整齐，便于查阅。编目：编制设备技术档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、形成时间、保管期限、存放位置等内容。同时，建立电子目录，方便快速查询。四、设备技术档案的归档1.归档时间设备前期管理文件在设备验收合格后一个月内归档。设备运行维护文件、润滑管理文件、安全管理文件等应定期归档，一般每月或每季度归档一次。设备技术资料在设备投入使用后及时归档，如有新增资料应随时归档。2.归档流程收集整理：使用部门将收集整理好的设备技术档案资料移交设备管理部门。审核：设备管理部门对移交的档案资料进行审核，确保资料的完整性、准确性和规范性。编目装订：审核通过后，设备管理部门按照整理方法对档案资料进行编目、装订。移交归档：设备管理部门将编目装订好的档案资料移交档案管理部门，办理交接手续，双方签字确认。五、设备技术档案的保管1.保管期限设备前期管理文件保管期限为设备使用年限加10年。设备运行维护文件、润滑管理文件、安全管理文件等保管期限为设备使用年限。设备技术资料中的设备说明书、图纸等永久保管，其他技术资料保管期限根据实际情况确定，但不少于设备使用年限。2.保管方式纸质档案：档案管理部门应设置专门的档案库房，对纸质设备技术档案进行分类存放。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。电子档案：建立设备技术档案电子数据库，将纸质档案进行扫描录入，实现电子档案的存储和管理。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.档案库房管理档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定要求。对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。六、设备技术档案的查阅与利用1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅设备技术档案的，应填写《设备技术档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。外单位人员查阅设备技术档案的，须持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.查阅流程申请：查阅人员填写《设备技术档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅原因等内容。审批：申请表经所在部门负责人或公司主管领导批准后，交档案管理部门。查阅：档案管理部门根据申请表提供档案资料，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中，应爱护档案资料，不得涂改、损坏、转借。归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员进行核对，确认无误后办理归还手续。3.档案利用鼓励各部门充分利用设备技术档案资料，为设备管理、技术改造、生产运行等提供支持和服务。对设备技术档案进行统计分析，总结设备管理经验教训，为制定设备管理政策和措施提供依据。七、设备技术档案的保密1.保密范围涉及公司商业秘密、技术秘密的设备技术档案资料，如设备核心技术参数、工艺配方、客户信息等。未经公司批准，不得对外公开的设备技术档案资料。2.保密措施档案管理部门应与查阅人员签订保密协议，明确查阅人员的保密义务。对涉及保密内容的设备技术档案资料，应采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息的安全。加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，防止档案信息泄露。八、设备技术档案的销毁1.销毁条件设备已报废，且其技术档案保管期限已满。设备技术档案资料已失去保存价值，如重复、失效、错误等。2.销毁流程鉴定：由设备管理部门会同档案管理部门对拟销毁的设备技术档案进行鉴定，确定是否符合销毁条件。审批：经鉴定符合销毁条件的档案，填写《设备技术档案销毁申请表》，报公司主管领导批准。销毁：由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等内容。监销：销毁过程