礼品领用制度

礼品领用制度一、总则1.目的为了规范公司礼品的领用管理，确保礼品的合理使用，充分发挥礼品在公司业务拓展、客户关系维护等方面的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在开展业务活动中涉及礼品领用的相关事宜。3.礼品定义本制度所指礼品包括但不限于：用于商务拜访、会议活动、节日庆典、客户回馈等场合赠送的各类实物礼品（如高档茶叶、精美工艺品、品牌文具等）、礼券、礼品卡等。

二、礼品管理职责1.行政部门负责公司礼品的统一采购、验收、入库、保管及发放等工作。制定礼品采购计划，根据各部门需求合理安排采购预算，确保礼品的及时供应。建立礼品库存台账，定期盘点礼品库存，保证账实相符。对礼品的领用情况进行登记和统计，定期向公司管理层汇报礼品使用情况。2.各部门根据业务需要，提前向行政部门提交礼品领用申请。明确礼品的用途、赠送对象、预计领用时间等信息。负责本部门领用礼品的合理使用和管理，确保礼品使用符合公司规定和业务目的。配合行政部门做好礼品的盘点和核对工作。3.财务部门负责审核礼品采购费用的报销，确保费用支出符合公司财务制度和相关规定。对礼品采购及领用情况进行财务核算和监督，定期与行政部门核对账目。

三、礼品采购1.采购原则遵循"实用、适量、适度"的原则，根据公司业务需求和预算安排，选择性价比高、符合公司形象和客户需求的礼品。优先采购具有公司特色或品牌标识的礼品，以增强公司品牌宣传效果。在保证礼品质量的前提下，尽量选择环保、可持续的产品。2.采购流程需求申请：各部门根据业务计划和活动安排，提前[X]个工作日填写《礼品采购申请表》，详细注明礼品名称、规格、数量、预计用途、预算金额等信息，经部门负责人签字确认后提交至行政部门。审核审批：行政部门收到《礼品采购申请表》后，对礼品需求的合理性、必要性及预算进行审核。对于预算超过[X]元的礼品采购申请，需报公司分管领导审批。审核通过后，行政部门将申请表转至采购部门。采购执行：采购部门根据审批后的申请表进行礼品采购。选择供应商时，应通过询价、比价、招标等方式，确保采购价格合理、质量可靠。采购过程中，需与供应商签订采购合同，明确礼品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。验收入库：礼品到货后，行政部门负责组织验收。验收内容包括礼品的数量、规格、质量、外观等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，填写《礼品入库单》，并将礼品妥善保管在公司指定的仓库。如发现礼品存在质量问题或与合同不符，应及时与供应商联系退换货。

四、礼品领用1.领用申请各部门如需领用礼品，应提前[X]个工作日填写《礼品领用申请表》，注明礼品名称、规格、数量、赠送对象、具体用途、领用日期等信息。《礼品领用申请表》需经部门负责人签字审批，对于重要客户或大型活动的礼品领用申请，还需报公司分管领导批准。2.领用审批行政部门收到《礼品领用申请表》后，对领用申请进行审核。审核内容包括礼品领用的必要性、申请数量与实际需求的匹配性、赠送对象的合理性等。如申请信息不完整或不符合规定，行政部门应及时与申请部门沟通补充或修正。审核通过后，在申请表上签字确认，并安排礼品发放。3.礼品发放行政部门根据审批后的《礼品领用申请表》，按照规定的数量和规格发放礼品。发放时，领用人需在《礼品发放登记表》上签字确认，注明领取时间、礼品名称、规格、数量等信息。对于实物礼品，行政部门应协助领用人做好礼品的搬运和包装工作；对于礼券、礼品卡等，应确保其发放的准确性和安全性。如因特殊情况无法当场发放礼品，行政部门应与领用人协商确定后续发放时间，并做好记录。

五、礼品使用规范1.用途明确礼品应严格用于公司业务拓展、客户关系维护、商务活动等相关工作场景，不得挪作他用。2.对象合理礼品赠送对象应是与公司有业务往来的客户、合作伙伴、供应商等，不得随意扩大赠送范围或用于内部员工福利。3.记录完整各部门在使用礼品后，应及时填写《礼品使用情况登记表》，详细记录礼品赠送时间、对象、用途、效果等信息，以便行政部门进行统计和分析。4.效果评估行政部门定期对礼品使用效果进行评估，收集客户反馈意见，了解礼品对业务合作、客户满意度等方面的影响。根据评估结果，总结经验教训，为后续礼品采购和使用提供参考依据。

六、礼品库存管理1.库存盘点行政部门应定期对礼品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[月度/季度/年度]，盘点结束后，编制《礼品库存盘点报告》，详细记录盘点情况、盘盈盘亏原因及处理结果。2.库存预警根据礼品的采购周期、使用频率及库存现状，设定合理的库存预警线。当库存数量低于预警线时，行政部门应及时启动采购程序，确保礼品供应不断档。3.库存安全加强礼品仓库的安全管理，确保礼品存放环境安全、整洁，防止礼品被盗、损坏、变质等情况发生。配备必要的消防、防盗设施，定期进行检查和维护。

七、礼品费用管理1.预算控制公司对礼品采购费用实行预算管理，各部门应在年度预算范围内申请礼品采购。行政部门根据各部门业务需求和预算安排，合理分配礼品采购预算，并严格控制预算执行情况。2.费用报销礼品采购费用报销时，应提供合法有效的发票、采购合同、验收报告、领用申请表等相关凭证。报销凭证应经部门负责人、行政部门审核签字后，按照公司财务制度进行报销。3.财务核算财务部门应按照会计准则和公司财务制度，对礼品采购及领用情况进行准确的财务核算。定期将礼品费用支出情况向公司管理层汇报，确保公司礼品费用的合理使用和规范管理。

八、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对礼品领用制度的执行情况进行审计监督，检查礼品采购、领用、使用、库存管理及费用报销等环节是否符合制度规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.违规处理对于违反本制度规定领用、使用礼品的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于：责令退还违规领用的礼品、批评教育、扣减绩效奖金、解除劳动合同等。对于因违规行为给公司造成经济损失的