日常费用报销制度及流程

日常费用报销制度及流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范日常费用报销行为，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销，包括但不限于办公用品费、差旅费、业务招待费、通讯费、交通费等。3.基本原则真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，确保费用支出真实发生。合理性原则：费用报销应符合公司相关规定和业务实际需要，不得铺张浪费。合规性原则：费用报销必须遵守国家法律法规和公司财务制度，严禁违规报销。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。

二、费用报销的一般规定1.报销凭证要求所有费用报销必须取得合法有效的原始凭证，如发票、收据等。发票应具备发票联、发票专用章，且内容完整，包括开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。对于不符合规定的发票，如无发票专用章、发票内容不全、发票过期等，财务部门有权不予报销。除发票外，其他报销凭证也应符合相关规定，如收据应加盖收款单位财务专用章等。2.报销审批流程费用报销一般应经过以下审批流程：经办人填写报销单并粘贴原始凭证→部门负责人审核→财务部门审核→分管领导审批→总经理审批（根据费用金额大小确定是否需要总经理审批）。经办人应详细填写报销单，注明费用发生的日期、事由、金额等，并确保报销内容与原始凭证相符。部门负责人应对本部门员工的费用报销进行审核，确认费用支出的真实性、合理性和必要性，并签署审核意见。财务部门负责对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，对报销金额进行计算核对，如发现问题应及时与经办人沟通并要求更正。分管领导根据职责权限对费用报销进行审批，重点关注费用与业务的相关性及合理性。总经理对重大费用报销或超出一定金额的费用报销进行最终审批。3.报销时限员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续。对于特殊情况需要延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意。超过报销时限的费用报销，财务部门有权不予受理，但因不可抗力等特殊原因导致的除外。

三、各类费用报销规定及流程1.办公用品费定义：指公司因办公需要购买的文具、纸张、文件夹、墨盒、硒鼓、办公设备配件等各类用品。报销规定办公用品应通过公司指定的采购渠道购买，如与供应商签订采购合同或协议，以确保质量和价格合理。购买办公用品时应取得正规发票，并在发票上注明办公用品的明细清单。办公用品采购后应及时办理入库手续，由仓库管理人员验收并签字确认。报销流程经办人填写办公用品报销单，粘贴发票及入库单等原始凭证。部门负责人审核，确认办公用品的采购是否符合部门需求。财务部门审核发票及相关凭证的真实性、合法性、完整性。分管领导审批。财务部门根据审批后的报销单支付款项。2.差旅费定义：指员工因公司业务需要前往外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。报销规定员工出差应提前填写出差申请单，注明出差地点、事由、预计出差天数等，经部门负责人和分管领导审批后执行。差旅费标准按照公司制定的相关标准执行，包括交通工具乘坐标准、住宿标准、餐饮补贴标准等。具体标准如下：交通工具乘坐标准：飞机：根据职级和出差事由确定乘坐舱位，如[具体职级]可乘坐经济舱，因业务需要且经批准可乘坐商务舱等。火车：根据距离和时间等因素确定乘坐车次，一般情况下优先选择动车二等座，长途可选择硬卧等。汽车：根据实际情况选择合适的交通工具。住宿标准：不同地区按照不同标准执行，如一线城市[具体金额]元/天，二线城市[具体金额]元/天等。餐饮补贴标准：按照出差自然天数计算，每天[具体金额]元。出差期间发生的市内交通费，可根据实际情况凭有效票据报销，但应严格控制在合理范围内。员工应妥善保管出差期间的所有费用发票，如发票丢失，除特殊情况外，财务部门不予报销相应费用。报销流程出差归来后，经办人填写差旅费报销单，粘贴交通、住宿、餐饮等发票及出差申请单。部门负责人审核出差的真实性、必要性及费用的合理性。财务部门按照差旅费标准对报销凭证进行审核，计算出差补贴金额等。分管领导审批。总经理审批（如金额较大）。财务部门根据审批结果支付报销款项。3.业务招待费定义：指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括宴请、礼品、娱乐等费用。报销规定业务招待应遵循必要性、合理性、合规性原则，严格控制招待标准和范围。业务招待费报销应提供详细的招待事由、招待对象、时间、地点等信息。招待费发票应注明招待事项，礼品费发票应附礼品清单。严禁以业务招待费名义进行变相的个人消费或违规支出。报销流程经办人填写业务招待费报销单，粘贴发票及相关说明。部门负责人审核招待事项是否与业务相关及费用的合理性。财务部门审核发票及报销内容的真实性、合规性。分管领导审批，重点关注招待事项的必要性和费用额度。总经理审批（如金额较大）。财务部门根据审批意见支付报销款项。4.通讯费定义：指员工因工作需要使用个人手机、固定电话等发生的通讯费用。报销规定公司根据员工职级制定不同的通讯费补贴标准，如[具体职级]每月补贴[具体金额]元。员工应凭通讯费发票在补贴标准范围内报销，发票抬头应为员工本人姓名。如员工实际通讯费用超过补贴标准，超出部分不予报销。报销流程经办人填写通讯费报销单，粘贴发票。部门负责人审核。财务部门按照补贴标准审核报销金额。分管领导审批。财务部门支付报销款项。5.交通费定义：指员工因工作需要乘坐公共交通工具、出租车等发生的费用。报销规定员工应优先选择公共交通工具出行，如因特殊情况需要乘坐出租车，应注明事由。交通费报销应提供有效发票，发票上应注明起止地点、时间等信息。严禁虚报交通费或使用虚假发票报销。报销流程经办人填写交通费报销单，粘贴发票。部门负责人审核费用的合理性。财务部门审核发票的真实性和合规性。分管领导审批。财务部门支付报销款项。

四、费用报销的支付方式1.公司费用报销一般采用银行转账方式支付，将报销款项支付到员工本人的银行账户。2.如遇特殊情况需要现金支付的，应由员工提出书面申请，经财务部门负责人和分管领导审批后，按照公司现金管理规定办理。

五、费用报销的监督与检查1.财务部门应定期对费用报销情况进行检查和分析，发现问题及时与相关部门和人员沟通，提出改进措施。2.审计部门应不定期对费用报销进行审计，重点检查费用报销的真实性、合理性、合规性等，对违规行为按照公司规定进行处理。3.对于违反本制度的费用报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于退回报销款项、批评教育、扣减绩效奖金等；如构成违法犯罪的，将依法追究法律责任。

六、附则1