小区物业财务管理制度

小区物业财务管理制度一、总则1.目的为了规范小区物业管理公司的财务行为，加强财务管理和经济核算，保障公司和业主的合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本财务管理制度。2.适用范围本制度适用于小区物业管理公司及其下属各部门、各项目。3.基本原则公司财务管理遵循合法、合规、真实、准确、完整、及时的原则，实行统一领导、分级管理、责任到人的财务管理体制。

二、财务机构与人员设置1.财务机构设置公司设立财务部，负责公司财务管理和会计核算工作。财务部应根据工作需要合理设置岗位，明确各岗位的职责权限。2.财务人员配备财务部配备具有相应专业知识和技能的财务人员，包括财务经理、会计、出纳等。财务人员应具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守财务法规和公司制度。3.财务人员职责-财务经理职责-负责财务部的日常管理工作，制定财务工作计划并组织实施。-组织编制和执行财务预算、财务收支计划，对公司财务状况进行分析和预测。-负责财务管理制度的制定、完善和监督执行，确保公司财务活动合法合规。-审核重要财务事项，参与公司重大经济决策，提供财务支持和建议。-协调与税务、银行等相关部门的关系，维护公司良好的财务外部环境。-组织财务人员培训和考核，提高财务人员业务水平。-会计职责-按照国家统一会计制度的规定，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。-负责财务数据的收集、整理、分析和归档，定期提供财务报表和财务分析报告。-负责公司各项费用的核算和控制，审核费用报销凭证，确保费用支出合理合规。-负责固定资产、低值易耗品等资产的核算和管理，定期进行资产清查，保证资产账实相符。-协助财务经理编制财务预算和财务收支计划，参与财务决策。-出纳职责-负责办理现金收付和银行结算业务，严格按照现金管理规定和银行结算制度进行操作。-负责保管库存现金、有价证券和空白支票等重要票据，确保资金安全。-登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。-负责编制资金日报表，及时向财务经理汇报资金收支情况。-协助会计做好其他财务工作，如费用报销、工资发放等。

三、财务预算管理1.预算编制原则-以收定支、收支平衡的原则，根据公司年度经营目标和物业管理服务需求，合理编制财务预算。-全面性原则，涵盖公司各项收入、成本、费用和利润等方面，确保预算的完整性。-准确性原则，预算数据应基于充分的市场调研和历史数据，结合实际情况进行科学预测。-严肃性原则，预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。2.预算编制流程-每年末，各部门根据公司年度经营目标和本部门工作任务，编制下一年度部门预算草案，报财务部审核。-财务部对各部门预算草案进行汇总、分析和审核，结合公司整体经营情况，提出修改意见，并反馈给各部门。-各部门根据财务部反馈意见对预算草案进行调整和完善后，再次报财务部。-财务部将审核后的各部门预算草案进行综合平衡，编制公司年度财务预算草案，提交公司管理层审议。-公司管理层审议通过后，将年度财务预算报董事会批准。3.预算执行与监控-公司各部门应严格按照批准的财务预算组织实施，确保预算目标的实现。-财务部负责对预算执行情况进行监控，定期将实际执行情况与预算进行对比分析，及时发现差异并查明原因。-对于预算执行过程中出现的重大差异或问题，财务部应及时向公司管理层汇报，并提出相应的解决方案和建议。4.预算调整在预算执行过程中，如因市场环境变化、政策调整、突发事件等原因导致预算无法执行或需要调整的，应按照以下程序进行：-各部门提出预算调整申请，详细说明调整原因、调整内容及对预算执行的影响。-财务部对各部门预算调整申请进行审核，并结合公司实际情况进行分析评估，提出审核意见。-财务部将审核后的预算调整申请提交公司管理层审议。-公司管理层审议通过后，报董事会批准。预算调整申请经批准后，财务部应及时调整相关预算指标，并通知各部门按照调整后的预算执行。

四、收入管理1.物业管理费收入-物业管理费是公司的主要收入来源，应按照物业服务合同约定的收费标准和收费方式及时足额收取。-收费人员应向业主或使用人开具合法有效的收费票据，并做好收费记录。-对于逾期未缴纳物业管理费的业主或使用人，应按照合同约定收取滞纳金，并及时进行催缴。催缴方式可包括上门催缴、电话催缴、书面通知等。-财务部应定期核对物业管理费收入账目，确保收入数据准确无误。同时，应建立物业管理费收入台账，详细记录每户业主或使用人的缴费情况。2.其他收入-公司的其他收入包括停车费收入、广告费收入、特约服务费收入等。-停车费收入应按照规定的收费标准收取，并做好车辆进出登记和收费记录。收费人员应向车主开具合法有效的收费票据。-广告费收入应按照与广告商签订的合同约定收取，确保广告发布符合相关规定。财务部应定期核对广告费收入账目，及时与广告商进行结算。-特约服务费收入应根据业主或使用人的实际需求和服务内容，按照合同约定收取费用。服务完成后，服务部门应及时将服务情况反馈给财务部，财务部负责审核并确认收入。-对于其他收入，财务部应建立相应的收入台账，进行明细核算，确保收入及时入账、准确记录。

五、成本费用管理1.成本费用分类-公司的成本费用主要包括人员费用、物料消耗、设备维护保养费、水电费、办公费、差旅费、业务招待费等。-人员费用包括工资、奖金、福利、社会保险费、住房公积金等。-物料消耗包括办公用品、清洁用品、维修材料等。-设备维护保养费包括设备日常维修、保养、更新改造等费用。-水电费按照实际使用量向相关部门或业主收取。-办公费包括办公设备购置、租赁费、通讯费等。-差旅费按照公司规定的标准报销。-业务招待费应按照公司规定的额度和审批程序进行控制。2.成本费用控制原则-成本效益原则，在保证物业服务质量的前提下，合理控制成本费用支出，提高公司经济效益。-预算控制原则，各项成本费用支出应严格控制在预算范围内，不得超支。-审批制度原则，所有成本费用支出必须经过规定的审批程序，未经审批不得支出。3.成本费用审批流程-费用发生部门填写费用报销单，详细注明费用名称、金额、用途等，并附上相关的发票、收据等原始凭证。-部门负责人对费用报销单进行审核，确认费用支出的合理性和必要性，并签字批准。-财务部对费用报销单进行审核，重点审核费用支出是否符合公司财务制度、预算规定和审批程序，发票等原始凭证是否真实、合法、有效。审核无误后，签字盖章。-公司管理层根据费用金额大小进行审批，金额较大的费用支出需经总经理或董事长批准。-出纳根据审批后的费用报销单支付款项，并在报销单上加盖"付讫"章。4.成本费用核算与分析-财务部按照国家统一会计制度的规定，对成本费用进行核算，确保成本费用数据准确、完整。-定期对成本费用进行分析，找出成本费用控制的关键点和存在的问题，提出改进措施和建议，为公司成本费用管理提供决策支持。-建立成本费用分析报告制度，每月或每季度编写成本费用分析报告，向公司管理层汇报成本费用情况。

六、固定资产管理1.固定资产定义与分类固定资产是指公司为经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输工具、办公家具等。固定资产按照用途和性质可分为以下几类：-房屋及建筑物：如小区内的办公楼、住宅楼、配套设施用房等。-机器设备：如电梯、消防设备、监控设备、给排水设备等。-运输工具：如巡逻车、垃圾清运车等。-办公家具：如办公桌椅、文件柜等。-其他固定资产：不属于上述类别的固定资产。2.固定资产购置与验收-各部门根据工作需要提出固定资产购置申请，详细说明购置原因、资产名称、规格型号、数量、预算金额等，报公司管理层审批。-经批准后，由采购部门负责按照公司采购制度进行采购。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，选择合适的供应商，确保资产质量和价格合理。-固定资产到货后，由使用部门和资产管理部门共同进行验收。验收内容包括资产的数量、规格型号、质量、技术参数等是否与合同一致，是否具备相关的技术资料和证明文件等。验收合格后，填写固定资产验收单，办理入库手续。3.固定资产入账与折旧-财务部根据固定资产验收单和相关发票等原始凭证，按照规定的入账价值进行账务处理，将固定资产登记入账。-固定资产折旧采用平均年限法计提，折旧年限按照国家相关规定和公司实际情况确定。财务部应按照规定的折旧方法和折旧年限，每月计提固定资产折旧，并进行账务处理。4.固定资产日常管理-资产管理部门负责建立固定资产台账，详细记录固定资产的购置时间、使用部门、存放地点、折旧情况等信息。-使用部门负责固定资产的日常使用和维护保养，确保资产正常运行。如发现资产损坏或故障，应及时通知资产管理部门进行维修。-定期对固定资产进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查盘点。清查盘点工作由资产管理部门牵头，使用部门和财务部配合。清查盘点后，应编制固定资产清查盘点报告，对盘盈、盘亏、毁损的固定资产进行说明，并提出处理意见。-对于闲置或不需用的固定资产，资产管理部门应及时提出处置意见，报公司管理层审批。经批准后，按照规定的程序进行处置，处置收入应及时入账。

七、资金管理1.资金筹集与使用-公司根据经营发展需要，合理筹集资金，确保资金来源合法、可靠。资金筹集方式包括银行贷款、股东投入等。-资金使用应严格按照预算安排进行，优先保障公司正常运营和重点项目的资金需求。对于重大资金支出，应进行可行性研究和风险评估，经公司管理层审批后实施。-加强资金使用的监督和管理，确保资金使用安全、合规、有效。严禁挪用资金、擅自改变资金用途等违规行为。2.库存现金管理-严格遵守现金管理规定，库存现金限额应根据公司实际情况合理确定，并报开户银行备案。-出纳应每日盘点库存现金，确保账款相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并进行相应的处理。-现金收支应通过合法合规的渠道进行，不得坐支现金。收取的现金应及时缴存银行，不得留存大额现金过夜。3.银行存款管理-财务部应按照银行结算制度的规定，开设银行账户，并妥善保管银行账户信息和密码。-定期核对银行存款账目，每月编制银行存款余额调节表，确保银行存款日记账与银行对账单余额一致。如发现未达账项，应及时查明原因，并进行相应的处理。-加强银行账户的安全管理，严格控制银行预留印鉴的使用。银行预留印鉴应由财务经理和出纳分别保管，使用时应履行审批手续。4.资金审批与支付-所有资金支付必须经过规定的审批程序，未经审批不得支付。资金审批流程按照成本费用审批流程执行。-出纳根据审批后的资金支付申请，通过银行转账、支票、网上支付等方式进行支付，并在支付凭证上加盖"付讫"章。-对于重大资金支付，应实行集体决策和联签制度，确保资金支付的安全性和合规性。

八、财务报告与财务分析1.财务报告编制-财务部应按照国家统一会计制度的规定，定期编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报告应真实、准确、完整地反映公司财务状况、经营成果和现金流量情况。-财务报告编制完成后，由财务经理进行审核，确保报告数据准确、逻辑清晰、内容完整。审核无误后，报公司管理层和董事会审批。-公司应按照规定的时间和方式对外报送财务报告，接受相关部门和投资者的监督。2.财务分析-财务部定期对公司财务状况和经营成果进行分析，为公司管理层提供决策支持。财务分析内容包括财务指标分析、成本费用分析、资金状况分析等。-财务指标分析应重点关注公司的盈利能力、偿债能力、营运能力等指标，通过与同行业数据对比和历史数据比较，分析公司的经营绩效和发展趋势。-成本费用分析应深入剖析各项成本费用的构成和变动原因，找出成本费用控制的关键点和存在的问题，提出降低成本费用的措施和建议。-资金状况分析应评估公司的资金流动性、资金使用效率等情况，分析资金筹集和使用过程中存在的风险，提出优化资金配置的建议。-财务部应定期编写财务分析报告，向公司管理层汇报财务分析结果。财务分析报告应语言简洁、数据准确、分析深入、建议可行，为公司决策提供有力依据。

九、财务监督与审计1.内部财务监督-公司建立健全内部财务监督制度，加强对财务活动的日常监督和检查。财务部应定期对公司财务收支、资金使用、成本费用控制等情况进行自查，发现问题及时整改。-各部门应配合财务部的内部财务监督工作，如实提供财务资料和相关信息。对于违反财务制度的行为，应及时予以纠正，并追究相关人员的责任。2.内部审计-公司设立内部审计部门，负责对公司财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督。内部审计部门应定期制定审计计划，对重点部门、重点项目进行审计。-内部审计人员应具备专业的审计知识和技能，严格遵守审计工作规范和职业道德。审计工作结束后，应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。-被审计部门应按照审计报告要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。内部审计部门应对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。