库存物资管理办法

库存物资管理办法一、总则1.目的为加强公司库存物资管理，规范库存物资的采购、验收、存储、保管、发放及盘点等行为，确保库存物资的安全、完整，合理控制库存水平，降低库存成本，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及所属各单位库存物资的管理。库存物资包括原材料、辅助材料、备品备件、低值易耗品、产成品等各类物资。3.职责分工物资管理部门负责制定库存物资管理制度和流程，并组织实施。负责库存物资的采购计划编制、采购实施、供应商管理等工作。负责库存物资的验收、入库、存储、保管、发放等日常管理工作。定期对库存物资进行盘点，编制盘点报告，提出库存管理的改进建议。财务部门负责库存物资的核算，制定库存物资的计价方法，确保账实相符。参与库存物资采购计划的审核，对采购成本进行控制和监督。对库存物资的报废、盘盈盘亏等情况进行账务处理。使用部门负责提出库存物资的需求计划，包括物资的规格、型号、数量、用途等。参与库存物资的验收工作，对所领用物资的质量、数量进行确认。合理使用库存物资，提高物资使用效率，减少浪费。

二、库存物资采购管理1.采购计划编制各使用部门应根据生产经营计划、设备维修计划、项目建设进度等，提前编制物资需求计划，并报送物资管理部门。物资管理部门结合库存物资实际情况、采购周期、市场供应情况等因素，对各使用部门的需求计划进行汇总、分析和平衡，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容，并经相关部门审核和领导审批后执行。2.供应商选择与管理物资管理部门应建立供应商评估和选择机制，通过市场调研、供应商推荐、招标、询价等方式，选择优质、可靠的供应商。对拟合作的供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等，确保供应商具备提供合格物资的能力。与选定的供应商签订采购合同，明确物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保双方权益得到保障。定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等情况，调整供应商合作关系，对表现不佳的供应商进行淘汰。3.采购实施物资管理部门按照审批后的采购计划，组织采购活动。对于金额较大、技术复杂的物资采购项目，应采取招标、邀请招标等方式进行采购；对于金额较小、通用性强的物资采购项目，可采取询价、竞争性谈判等方式进行采购。在采购过程中，应严格按照采购合同约定的条款执行，确保物资按时、按质、按量供应。如遇特殊情况需要变更采购合同，应及时与供应商协商，并报相关部门审批。采购人员应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保采购任务顺利完成。

三、库存物资验收管理1.验收准备物资到货前，物资管理部门应通知使用部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。质量检验部门应制定物资验收标准和检验方法，明确验收项目、验收要求和合格标准。2.数量验收物资到货后，物资管理部门应会同使用部门等相关人员，按照采购合同和送货清单，对物资的数量进行清点和核对。对于贵重物资、易燃易爆物资等，应进行逐一清点；对于批量较大、规格统一的物资，可采取抽检的方式进行数量验收。如发现物资数量短缺、损坏等情况，应及时与供应商联系，要求供应商补足或更换物资，并做好记录。3.质量验收质量检验部门应按照验收标准和检验方法，对物资的质量进行检验。检验内容包括物资的外观、尺寸、性能、质量证明文件等。对于需要进行理化检验、性能测试的物资，应送专业检测机构进行检验。如发现物资质量不符合要求，应及时通知物资管理部门和供应商，要求供应商采取退货、换货、补货等措施，并做好记录。4.验收记录与报告验收人员应在验收过程中填写验收记录，详细记录物资的名称、规格、型号、数量、质量状况、供应商名称等信息。验收工作完成后，验收人员应出具验收报告，说明验收情况，包括验收结果（合格、不合格或待处理）、存在的问题及处理建议等。验收报告经相关人员签字确认后存档。

四、库存物资存储管理1.仓库规划与布局物资管理部门应根据库存物资的种类、性质、用途、存储条件等因素，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、辅助材料区、备品备件区、低值易耗品区、产成品区等。仓库内应设置明显的标识牌，标明各存储区域的名称、物资类别等信息，便于物资的分类存放和查找。按照物资的存储要求，配备相应的仓储设施和设备，如货架、货柜、托盘、温湿度控制设备、消防设备等，确保物资存储安全。2.物资存放要求物资应按照类别、规格、型号等进行分类存放，做到摆放整齐、有序，便于管理和盘点。对于有特殊存储要求的物资，如易燃易爆物资、有毒有害物资、易腐蚀物资等，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的防护措施，确保存储安全。物资存放应遵循先进先出的原则，避免物资积压过期。3.库存物资保管仓库管理人员应定期对库存物资进行检查和盘点，查看物资的存储状况、质量状况等，如发现物资有损坏、变质、短缺等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。加强仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保库存物资的安全。对仓库的温湿度、通风等环境条件进行监控和调节，满足物资存储要求。建立库存物资保管台账，详细记录物资的出入库情况、存储位置、保管状态等信息，做到账物相符。

五、库存物资发放管理1.发放原则库存物资发放应遵循"先进先出、按需发放"的原则，确保物资的合理使用。严格按照审批后的物资领用申请进行发放，不得擅自发放物资。2.发放流程使用部门填写物资领用申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字审批。物资领用申请表提交物资管理部门，物资管理部门审核无误后，安排仓库管理人员进行物资发放。仓库管理人员根据物资领用申请表，核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，确认无误后发放物资，并在物资领用申请表和保管台账上签字确认。物资发放后，仓库管理人员应及时更新保管台账，记录物资的发放日期、领用部门、领用数量等信息。3.特殊物资发放管理对于贵重物资、易燃易爆物资、有毒有害物资等特殊物资的发放，应严格执行审批制度，经相关部门和领导批准后，方可发放。特殊物资发放时，应详细记录发放时间、发放数量、领用部门、领用人等信息，并要求领用人签字确认。同时，应对特殊物资的使用情况进行跟踪和监督，确保物资使用安全。

六、库存物资盘点管理1.盘点计划制定物资管理部门应定期制定库存物资盘点计划，明确盘点的范围、时间、方法、人员分工等内容。盘点计划应根据公司的实际情况和管理要求，合理安排盘点时间，一般每年至少进行一次全面盘点，每季度进行一次局部盘点。2.盘点实施盘点人员应按照盘点计划，对库存物资进行逐一清点和核对，确保账实相符。盘点过程中，应认真记录物资的实际数量、规格、型号、质量状况等信息，并与保管台账进行核对。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，填写盘盈盘亏报告表，详细说明差异情况、产生原因及处理建议等。3.盘点结果处理物资管理部门应根据盘点结果，编制盘点报告，报送相关部门和领导。盘点报告应包括盘点基本情况、盘点结果、差异分析及处理建议等内容。对于盘盈的物资，应查明原因，经审批后调整库存账目，并相应增加资产价值。对于盘亏的物资，应区分不同情况进行处理：属于正常损耗的，经审批后计入当期损益；属于保管不善、人为原因等造成的损失，应追究相关人员的责任，并要求责任人赔偿损失；属于自然灾害等不可抗力因素造成的损失，应按照相关规定进行处理。财务部门应根据盘点报告和审批结果，及时进行账务处理，确保账实相符。

七、库存物资报废管理1.报废申请对于已损坏、过期、变质、不再使用等需要报废的库存物资，使用部门或物资管理部门应填写库存物资报废申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、购置时间、报废原因等信息，并提交相关部门审核。2.报废鉴定物资管理部门会同财务部门、技术部门等相关人员，对申请报废的物资进行鉴定，确认物资是否符合报废条件。对于价值较高的物资报废，应组织专业人员进行评估，出具评估报告。3.报废审批库存物资报废申请表经相关部门审核通过后，报公司领导审批。经批准的报废申请，应明确报废物资的处理方式，如出售、销毁等。4.报废处理物资管理部门按照审批后的报废处理方式，对报废物资进行处理。对于有利用价值的报废物资，可进行回收再利用；对于无利用价值的报废物资，应进行销毁处理，并做好记录。财务部门根据报废审批结果，及时进行账务处理，核销报废物资的账面价值。

八、库存物资信息化管理1.建立库存物资管理信息系统公司应建立库存物资管理信息系统，实现库存物资采购、验收、存储、保管、发放、盘点、报废等业务流程的信息化管理。库存物资管理信息系统应具备物资信息录入、查询、统计、分析、预警等功能，为库存物资管理提供准确、及时的数据支持。2.数据录入与维护物资管理部门应指定专人负责库存物资管理信息系统的数据录入和维护工作，确保数据的准确性、完整性和及时性。库存物资信息发生变化时，如物资的名称、规格、型号、数量、存储位置、供应商等，应及时在系统中进行更新。3.信息共享与应用库存物资管理信息系统应与公司的财务系统、生产管理系统等其他相关系统进行集成，实现信息共享，提高工作效率和管理水平。各部门应充分利用库存物资管理信息系统提供的信息，进行物资需求分析、库存控制、成本核算等工作，为公司的决策提供支持。

九、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门应定期对库存物资管理情况进行监督检查，重点检查库存物资采购、验收、存储、保管、发放、盘点、报废等环节的管理制度执行情况、工作流程合规性、账实相符情况等。对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。2.考核评价物资管理部门应建立库存物资管理考核评价机制，对各相关部门和