集团公司文件收发管理制度

集团公司文件收发管理制度一、总则（一）目的为加强集团公司文件收发管理，确保文件传递及时、准确、安全，提高工作效率，规范工作流程，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司的文件收发管理工作。

（三）文件定义本制度所指文件包括上级机关下发的各类文件、集团公司制发的文件、各部门及下属单位报送的文件等，涵盖纸质文件和电子文件。

二、文件收发管理职责（一）集团办公室职责1.负责集团公司文件收发的归口管理工作，制定和完善文件收发管理制度，并监督执行。2.负责接收、登记、分发、传阅、保管上级机关及其他外部单位来文，及时呈送集团领导阅批，并按照领导批示进行转办、督办。3.负责审核、编号、印发集团公司制发的各类文件，确保文件格式规范、内容准确。4.负责文件的归档工作，定期将文件整理归档，妥善保管，以便查阅和利用。5.负责指导和监督各子公司、分公司的文件收发管理工作。

（二）各部门职责1.负责本部门文件的起草、审核、送签工作，确保文件质量符合要求。2.负责接收集团办公室分发的与本部门相关的文件，并按照规定进行处理。3.负责及时向集团办公室报送本部门的重要文件、资料及信息。4.负责本部门文件的整理、保管工作，定期进行清理和归档。

（三）下属单位职责1.负责本单位文件收发的具体管理工作，按照集团公司文件收发管理制度，制定相应的实施细则，并报集团办公室备案。2.负责接收、登记、分发、传阅、保管上级机关及集团公司来文，及时呈送本单位领导阅批，并按照批示进行处理。3.负责本单位制发文件的审核、编号、印发工作，确保文件规范准确。4.负责本单位文件的归档工作，定期将文件整理归档，妥善保管，并按照集团公司要求及时报送相关文件资料。5.负责及时向集团办公室报送本单位的重要文件、资料及信息。

三、文件收文管理（一）收文渠道1.集团办公室通过机要交换、邮政特快专递（EMS）、电子公文传输系统等渠道接收上级机关及其他外部单位来文。2.各部门及下属单位通过专人送达、邮寄、电子邮件等方式接收与本部门（单位）相关的文件，并及时转交给集团办公室。

（二）收文登记1.集团办公室收到来文后，应及时进行登记。登记内容包括文件名称、文号、来文单位、发文日期、密级、份数、收文日期等。2.对于电子文件，应在专门的电子文档管理系统中进行登记，记录文件的名称、文号、来源、接收时间等信息，并按照规定进行分类存储。

（三）文件初审1.集团办公室对收到的文件进行初审，重点审查文件的时效性、密级、紧急程度等。2.对于不符合要求的文件，应及时与来文单位联系，说明情况并要求补正。

（四）文件呈批1.经初审合格的文件，集团办公室应及时呈送集团领导阅批。对于紧急文件，应在第一时间呈送，确保领导及时掌握信息。2.集团领导批示后，集团办公室应按照批示意见进行转办、督办，并及时将办理结果反馈给领导。

（五）文件传阅1.根据集团领导批示，集团办公室将文件分发给相关部门及人员传阅。传阅顺序一般为集团领导、相关部门负责人。2.文件传阅应采用专人传递的方式，确保文件安全、及时送达传阅人手中。传阅人应在规定时间内阅毕文件，并签字确认。3.对于需要多个部门协同办理的文件，应按照领导批示的办理顺序依次传阅，避免文件积压或延误。

（六）文件办理1.各部门接到集团办公室分发的文件后，应按照领导批示和文件要求及时办理。办理过程中应明确责任人员，确保办理工作落到实处。2.对于需要回复的文件，承办部门应在规定时间内将回复文件送集团办公室审核后，按照规定程序上报或下发。3.集团办公室负责对文件办理情况进行跟踪督办，定期检查各部门文件办理进度，对办理不力的部门进行督促和提醒。

四、文件发文管理（一）发文流程1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合国家法律法规和集团公司相关规定，表述准确、简洁、规范。2.部门审核：起草完成的文件应先由本部门负责人进行审核，重点审核文件内容的准确性、必要性、可行性等。3.会签：涉及多个部门的文件，应进行会签。会签部门应认真审阅文件内容，提出意见和建议，并签字确认。4.法务审核：重要文件或涉及法律事务的文件，应提交集团法务部门进行审核，确保文件合法合规。5.分管领导审批：文件经部门审核、会签、法务审核后，报集团分管领导审批。分管领导应认真审查文件内容，提出明确的审批意见。6.主要领导签发：需集团主要领导签发的文件，经分管领导审批后，报主要领导签发。主要领导应根据集团整体工作部署和实际情况，对文件进行最终审定。7.编号印发：文件经领导签发后，由集团办公室进行编号、排版、印制。文件编号应按照集团公司统一规定的编号规则进行编制，确保文件编号的唯一性和规范性。8.分发存档：文件印制完成后，集团办公室应及时将文件分发给相关部门及人员，并按照规定进行存档。

（二）发文格式1.集团公司制发的文件应采用统一的格式，包括文件版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期、印章等。2.文件版头应使用集团公司统一规定的标识，发文字号应按照"年份+序号"的格式编制，年份用全称，序号不编虚位，不加"第"字。3.标题应准确概括文件的主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种组成。主送单位应明确、具体，避免多头主送。4.正文应层次分明、逻辑严谨，语言简洁明了。附件应与正文一并装订，并在正文后注明附件名称和序号。5.发文单位应加盖单位印章，印章应端正、清晰，与发文单位名称一致。发文日期应使用阿拉伯数字，并按照公文格式要求标注具体年月日。

（三）电子发文1.推行电子公文，逐步实现文件的电子化传输和办理。集团公司制发的文件应同时生成电子文件，并按照规定进行加密存储和传输。2.电子文件应采用符合国家相关标准的格式，确保文件的可读性和安全性。电子文件的发文流程与纸质文件相同，应经过起草、审核、审批、编号、印发等环节。3.接收电子文件的部门应及时进行下载、阅读和处理，并按照规定进行电子存档。对于重要电子文件，应进行备份，防止数据丢失。

五、文件归档管理（一）归档范围1.集团公司制发的各类文件，包括红头文件、会议纪要、领导讲话、工作计划、工作总结等。2.上级机关下发的与集团公司相关的文件，以及集团公司报送上级机关的文件。3.各部门及下属单位报送的重要文件、资料及信息。4.集团公司组织召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议等。5.集团公司与外部单位签订的合同、协议、备忘录等文件。6.其他具有保存价值的文件材料。

（二）归档要求1.归档文件应齐全完整，真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.归档文件应按照文件形成的时间顺序或重要程度进行分类整理，编制归档目录。3.电子文件应与纸质文件同步归档，电子文件的存储格式应符合长期保存的要求，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。4.各部门及下属单位应定期将本部门（单位）的归档文件移交集团办公室，集团办公室应及时进行整理、归档，确保归档文件的连续性和系统性。

（三）档案保管1.集团办公室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。

（四）档案查阅利用1.集团公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报集团办公室审批。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经集团分管领导批准。档案管理人员应按照审批意见提供档案，并做好查阅登记工作。3.查阅档案时，查阅人员应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.外部单位查阅集团公司档案，应持有单位介绍信，经集团办公室审核并报集团分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应严格遵守档案查阅规定，不得泄露档案内容。

六、文件保密管理（一）保密原则文件收发管理工作应严格遵守国家保密法律法规和集团公司保密制度，确保文件信息的安全保密。

（二）密级划分文件密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密级文件是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；机密级文件是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；秘密级文件是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。

（三）保密措施1.对涉及国家秘密和集团公司商业秘密的文件，应严格按照密级进行管理，采取加密存储、专人保管、限制查阅等措施，确保文件安全。2.在文件收发、传递、传阅、办理过程中，工作人员应严格遵守保密规定，不得擅自扩大文件知悉范围，不得泄露文件内容。3.对废弃的文件，应按照规定进行销毁，严禁随意丢弃。销毁文件应采用粉碎、焚烧等方式，确保文件信息无法恢复。4.加强对文件管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。

七、文件信息化管理（一）建立文件管理系统集团公司应建立统一的文件管理系统，实现文件的电子化起草、审核、审批、编号、印发、存储、查询、利用等功能，提高文件管理工作的效率和水平。

（二）数据维护1.文件管理系统管理人员应定期对系统数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。2.及时更新系统中的文件信息，保证文件内容与纸质文件一致。对已废止或失效的文件，应及时在系统中进行标注和处理。

（三）系统安全1.加强文件管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的人员访问系统。2.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复系统安全隐患，防止病毒、黑客等攻击，确保系统正常运行。

八、监督与考核（一）监督检查1.集团办公室负责对各部门及下属单位的文件收发管理工作进行定期监督检查，检查内容包括文件收发登记、传阅办理、归档保管、保密管理等方面。2.监督检查可采取查阅文件资料、实地查看、听取汇报等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪督促整改落实情况。

（二）考核评价1.建立文件收发管理工作考核评价机制，将文件收发管理工作纳入各部门及下属单位的绩效考核体系。2.考核评价内容包括文件管理工作的规范性、及时