公司办公用品管理办法

公司办公用品管理办法一、总则（一）目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，合理控制办公用品费用，提高办公用品使用效率，特制定本办法。

（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构所有办公用品的管理。

（三）基本原则1.统一管理原则：公司办公用品实行集中统一管理，确保资源合理配置和有效利用。2.按需领用原则：员工根据工作需要，合理领用办公用品，避免浪费。3.勤俭节约原则：倡导节约使用办公用品，降低办公成本。

二、管理职责（一）行政部门1.负责制定和完善办公用品管理制度，并组织实施。2.负责办公用品的采购、验收、入库、保管、发放等日常管理工作。3.定期对办公用品的库存进行盘点，确保账实相符。4.统计办公用品的使用情况，分析费用支出，提出改进建议。

（二）各部门1.负责本部门办公用品需求的统计和申报工作。2.监督本部门员工正确使用办公用品，杜绝浪费现象。3.配合行政部门做好办公用品的相关管理工作。

（三）财务部门1.负责审核办公用品采购费用的报销，确保费用支出合理合规。2.协助行政部门做好办公用品费用的预算编制和控制工作。

三、办公用品分类及标准（一）办公文具1.书写工具：如钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等。2.纸制品：如打印纸、复印纸、便签纸、笔记本等。3.文件夹、档案袋、资料册等。4.订书机、订书钉、回形针、大头针等。5.胶水、胶棒、修正带、修正液等。6.计算器、尺子、剪刀、美工刀等。

（二）办公设备1.电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。2.办公桌椅、文件柜、保险柜等。3.电话机、饮水机、碎纸机等。

（三）办公耗材1.墨盒、硒鼓、色带等。2.打印纸、复印纸等纸张类耗材。3.鼠标垫、键盘保护膜等电脑周边耗材。

（四）其他办公用品1.茶叶、咖啡、一次性水杯等饮品及用品。2.绿植、花卉等装饰用品。

（五）办公用品标准1.根据员工岗位和工作需求，制定不同岗位的办公用品配备标准，明确各类办公用品的领用数量和频率。2.办公设备的配备根据工作实际需要，经相关审批后进行配置。3.办公用品的质量标准应符合国家相关规定和公司使用要求。

四、采购管理（一）采购计划1.各部门应于每月末向行政部门提交次月办公用品需求计划，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息。2.行政部门根据各部门需求计划，结合办公用品库存情况，汇总编制公司月度办公用品采购计划。

（二）采购流程1.行政部门根据月度采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价，确定最终供应商。2.与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。3.供应商按照合同约定将办公用品送达公司，行政部门负责组织验收。

（三）验收1.办公用品到货后，行政部门按照采购合同及相关标准进行验收，检查数量、规格、质量等是否相符。2.对于验收合格的办公用品，办理入库手续；对于验收不合格的办公用品，及时与供应商沟通协商，要求退换或补货。

五、库存管理（一）入库1.验收合格的办公用品由行政部门仓库管理人员办理入库手续，填写入库单，注明办公用品的名称、规格、数量、供应商等信息。2.入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交采购部门备查。

（二）保管1.办公用品应分类存放于仓库，设置明显的标识牌，便于查找和管理。2.仓库应保持通风、干燥、整洁，做好防火、防潮、防虫等工作，确保办公用品质量不受影响。3.仓库管理人员应定期对办公用品进行盘点，核对账实是否相符，发现问题及时查明原因并处理。

（三）出库1.员工领用办公用品时，应填写领用申请表，经部门负责人签字批准后，到行政部门仓库领取。2.仓库管理人员根据领用申请表发放办公用品，同时在库存台账上登记领用日期、领用人员、办公用品名称、规格、数量等信息，并由领用人员签字确认。3.领用申请表应一式两联，一联仓库留存，一联交财务部门记账。

六、使用管理（一）领用规定1.员工应根据工作需要，合理领用办公用品，不得超量领用或浪费。2.对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应严格按照操作规程使用，并做好日常维护保养工作。3.员工离职时，应将所领用的办公用品全部交回行政部门，如有丢失或损坏，应照价赔偿。

（二）共享使用1.鼓励员工之间共享办公用品，提高资源利用率。对于一些使用频率较低的办公用品，如计算器、订书机等，可以在部门内部或跨部门之间共享使用。2.共享使用办公用品时，应做好登记和交接手续，确保办公用品的安全和正常使用。

（三）节约使用1.倡导员工节约使用办公用品，如双面打印、复印纸张，减少一次性办公用品的使用等。2.各部门应加强对员工节约意识的教育和宣传，培养员工良好的办公习惯。

七、费用管理（一）预算编制1.行政部门根据公司年度工作计划和办公用品使用情况，编制年度办公用品费用预算，报财务部门审核，经公司领导批准后执行。2.年度办公用品费用预算应分解到各季度和各月份，确保费用支出合理控制。

（二）报销1.办公用品采购费用报销时，应提供合法有效的发票、采购合同、入库单、领用申请表等相关凭证。2.财务部门按照公司财务制度对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。

（三）费用控制1.行政部门应定期对办公用品费用支出情况进行统计分析，对比预算执行情况，及时发现问题并采取措施加以解决。2.如办公用品费用超出预算，行政部门应分析原因，提出改进措施，并报公司领导审批。

八、监督检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对办公用品管理情况进行审计，检查采购、使用、库存等环节