档案借阅管理制度及流程

档案借阅管理制度及流程一、总则1.目的为加强公司档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、员工以及因工作需要借阅公司档案的外部单位和个人。3.档案定义本制度所指档案是公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、会议记录、财务资料等。

二、档案借阅管理职责1.档案管理部门负责制定和完善档案借阅管理制度及流程，并组织实施。负责档案借阅的登记、审批、催还等工作，确保档案借阅的规范有序。负责对档案借阅情况进行统计和分析，定期向公司领导汇报。负责对违反档案借阅管理制度的行为进行调查和处理。2.借阅部门及人员借阅部门应指定专人负责档案借阅的申请和归还工作，确保档案的及时归还和安全保管。借阅人员应严格遵守档案借阅管理制度及流程，不得擅自转借、涂改、伪造、损毁档案。借阅人员在借阅档案期间，应妥善保管档案，不得在档案上圈划、批注、污损，如有损坏应及时向档案管理部门报告并承担相应责任。

三、档案借阅流程

（一）内部借阅1.借阅申请借阅部门如需借阅档案，应由借阅人填写《档案借阅申请表》（以下简称"申请表"），详细注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。申请表经借阅部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案审批档案管理部门收到申请表后，应根据档案的密级、重要程度以及借阅人的借阅目的等因素进行审批。对于一般档案的借阅，由档案管理部门负责人审批；对于机密、绝密档案的借阅，需经公司分管领导审批。审批通过后，档案管理部门在申请表上签署意见，并注明借阅期限。3.档案借阅登记档案管理部门根据审批后的申请表，对借阅档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、数量、借阅日期、预计归还日期等信息。同时，档案管理部门应将档案从档案库房中取出，交付给借阅人，并办理交接手续。4.档案归还借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案。如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。借阅人员归还档案时，应确保档案的完整性和整洁性。档案管理部门在核对无误后，在借阅登记册上注明归还日期，并办理归还手续。

（二）外部借阅1.借阅申请因工作需要，外部单位或个人如需借阅公司档案，应由公司相关部门或人员填写《档案外部借阅申请表》，详细注明借阅单位或个人名称、联系方式、借阅档案名称、数量、用途、借阅期限等信息。申请表经公司相关部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案审批档案管理部门收到申请表后，应进行严格审核。除考虑档案的密级、重要程度以及借阅目的等因素外，还需评估外部借阅可能对公司造成的影响。对于一般档案的外部借阅，由档案管理部门负责人审批；对于机密、绝密档案的外部借阅，需经公司分管领导审批，并报公司总经理批准。审批通过后，档案管理部门在申请表上签署意见，并注明借阅期限。3.档案借阅登记档案管理部门根据审批后的申请表，对借阅档案进行详细登记，记录借阅单位或个人名称、联系方式、借阅档案名称、数量、借阅日期、预计归还日期等信息。同时，档案管理部门应与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括保密责任、档案归还要求、违约责任等。档案管理部门将档案从档案库房中取出，交付给借阅单位或个人，并办理交接手续。交接时，双方应在交接清单上签字确认。4.档案归还借阅单位或个人应在规定的借阅期限内归还档案。如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。借阅单位或个人归还档案时，档案管理部门应严格按照《档案借阅协议》的要求进行检查，确保档案的完整性、准确性和保密性。核对无误后，在借阅登记册上注明归还日期，并办理归还手续。

四、档案借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，最长不得超过[X]个工作日。2.机密、绝密档案的借阅期限根据具体情况确定，原则上不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，必须重新办理审批手续。3.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案。如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并办理延期手续。未经批准逾期不还的，档案管理部门将按规定进行催还，并视情节轻重给予相应的处罚。

五、档案借阅权限1.公司内部员工因工作需要可借阅与其工作相关的档案，但必须按照规定办理借阅手续。2.公司中层及以上管理人员可根据工作需要借阅一定范围内的档案，但对于机密、绝密档案的借阅需经公司分管领导审批。3.涉及公司核心业务、商业机密等重要档案，未经公司总经理批准，任何人不得借阅。4.外部单位或个人借阅公司档案，必须严格按照本制度及流程办理相关手续，并经公司相关领导批准。

六、档案借阅保密要求1.借阅人员必须严格遵守国家有关保密法律法规和公司的保密制度，对所借阅档案的内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.对于机密、绝密档案，借阅人员应在公司指定的场所查阅和使用，不得擅自携带外出或转借他人。如需复印或摘抄档案内容，必须经档案管理部门同意，并按照公司保密规定进行操作。3.借阅人员在借阅档案期间，如发现档案内容涉及公司商业秘密、技术秘密或其他敏感信息，应立即停止查阅，并及时向档案管理部门报告。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应检查档案是否有泄密情况。如发现档案有泄密迹象，应立即采取措施进行调查，并追究借阅人员的责任。

七、档案借阅监督与检查1.档案管理部门应定期对档案借阅情况进行检查，包括借阅登记、审批手续、归还情况等，确保档案借阅工作的规范有序。2.公司内部审计部门应不定期对档案借阅管理制度及流程的执行情况进行审计，发现问题及时督促整改。3.对于违反档案借阅管理制度及流程的行为，档案管理部门应及时进行调查和处理，并视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、取消借阅资格等。情节严重的，将依法追究相关