中小企业财务报销制度及报销流程

中小企业财务报销制度及报销流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。本制度旨在确保公司各项经济业务的真实性、合法性和合理性，保障公司资金的安全与有效使用，提高公司财务管理水平和经济效益。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的内容和实际发生情况。合理性原则：费用报销应符合公司的财务规定和实际需要，杜绝不合理、不必要的开支。审批原则：所有费用报销必须经过规定的审批流程，未经审批不得报销。及时性原则：员工应及时报销费用，不得拖延，以保证公司财务数据的准确性和及时性。

二、财务报销审批流程1.报销人填写报销单报销人应按照费用性质分类填写相应的报销单，如差旅费报销单、费用报销单等。在报销单上详细填写报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额等信息，并确保字迹清晰、内容完整。对于涉及多张发票的报销，应在报销单上注明发票张数，并将发票粘贴整齐附在报销单后面。2.部门负责人审核部门负责人对本部门员工的报销事项进行审核，重点审核费用的真实性、合理性以及是否与本部门业务相关。如发现报销内容不符合公司规定或不合理的情况，部门负责人有权拒绝签字，并要求报销人作出解释或补充相关资料。3.财务审核财务部门收到报销单后，对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。审核内容包括发票的真实性、有效性、发票内容与报销单填写是否一致、报销金额是否符合公司规定的标准等。对于不符合财务规定的报销凭证，财务部门有权要求报销人更换或补充合法有效的凭证，否则不予报销。4.总经理审批经部门负责人和财务审核通过的报销单，提交总经理审批。总经理根据公司的财务状况、费用预算以及业务实际情况，对报销事项进行最终审批。总经理有权对重大或异常的报销事项进行进一步调查和决策。5.报销支付报销单经总经理审批通过后，交财务部门办理报销支付手续。财务人员根据审批后的报销金额，通过银行转账、现金支付等方式将款项支付给报销人。对于采用银行转账方式支付的报销，财务人员应确保提供准确的银行账号信息；对于采用现金支付的报销，应按照公司现金管理规定进行支付。

三、费用报销标准及规定1.差旅费报销标准交通费用飞机票：员工因公务需要乘坐飞机的，应根据公司规定的级别乘坐相应舱位。经审批同意后，可报销经济舱机票费用。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前报总经理批准。火车票：员工应根据实际需要选择合适的车次和座位类型。报销时，按照票面金额实报实销，但不得超过相应的标准。汽车票：长途汽车票按照实际票价报销，市内交通费用（如公交车票、地铁票等）原则上不予报销，但因特殊情况确需乘坐出租车的，应在报销单上注明原因，并经部门负责人批准后，按照实际发生金额报销。住宿费用根据出差地区的不同，设定不同的住宿费用标准。一般地区住宿标准为[X]元/天，一线城市及经济发达地区住宿标准为[X]元/天。员工应选择符合公司标准的酒店或住宿场所，并在报销时提供正规发票。实际住宿费用超过标准的部分，由员工自行承担；低于标准的，按照实际发生金额报销。餐饮补贴员工出差期间，按照出差自然天数给予餐饮补贴，补贴标准为[X]元/天。补贴费用无需提供发票，直接在差旅费报销单中体现。2.业务招待费报销规定业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等支出。业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性和适度性原则。报销时，需在报销单上详细注明招待时间、地点、招待对象、招待事由等信息，并附上相应的发票和消费清单。单次业务招待费用超过[X]元的，需提前报总经理批准。未经批准的业务招待费用，财务部门不予报销。3.办公用品及低值易耗品报销规定办公用品及低值易耗品由公司行政部门统一采购和管理。员工因工作需要领用办公用品时，应填写领用申请表，经部门负责人批准后到行政部门领取。办公用品及低值易耗品的采购应遵循经济、实用、适量的原则，避免浪费。采购发票应注明商品名称、规格、数量、单价、金额等详细信息，并加盖销售单位发票专用章。报销办公用品及低值易耗品费用时，应提供发票及详细的物品清单，并经行政部门负责人签字确认。4.通讯费报销规定公司为员工提供通讯补贴，补贴标准根据员工岗位级别设定。员工应凭正规发票报销通讯费用，发票抬头应为公司名称。员工应确保通讯费用的支出与工作相关，不得将个人通讯费用混入报销。对于超出补贴标准的部分，由员工自行承担。5.其他费用报销规定员工因工作需要发生的其他费用，如培训费用、会议费用、咨询费用等，应按照公司相关规定执行。报销时，需提供相应的审批文件、发票及费用明细清单等资料。对于一些特殊费用，如捐赠支出、赞助支出等，需经总经理特别批准后方可报销。

四、报销凭证要求1.发票要求所有报销凭证必须是合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。发票内容应与报销事项相符，不得虚开发票或开具与实际业务不符的发票。发票必须是原件，复印件或传真件不得作为报销凭证。发票应加盖销售方的发票专用章，且印章清晰、完整。对于发票上存在涂改、挖补、字迹不清等情况的，财务部门有权拒收。2.其他凭证要求除发票外，一些费用报销还需要提供其他相关凭证，如出差审批单、会议通知、培训证书、合同协议等。这些凭证应能够证明费用支出的真实性和合理性。报销凭证应按照报销单上的顺序整齐粘贴，不得随意折叠或粘贴不规范。对于较大的凭证，可采用A4纸进行粘贴，并在粘贴处注明凭证名称、金额等信息。

五、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内填写报销单，并按照审批流程提交报销。2.对于差旅费报销，应在出差返回后的[X]个工作日内办理报销手续。逾期未报销的，如无特殊原因，财务部门将不再受理。3.每月[X]日前，财务部门对上月的报销单据进行集中处理。如遇节假日，报销时间顺延。

六、特殊情况报销处理1.预借差旅费员工因公务需要预借差旅费的，应填写借款单，注明借款金额、借款事由、预计出差时间等信息，并按照审批流程经部门负责人、财务审核、总经理审批后，到财务部门办理借款手续。预借差旅费的金额应根据出差的实际需要合理确定，一般不得超过预计差旅费总额。员工出差返回后，应在规定时间内办理报销手续，并及时归还预借的差旅费。如有剩余借款，应在报销时一并交回财务部门；如有不足，应及时补足借款。2.报销单据遗失如报销人不慎遗失报销凭证，应及时向财务部门说明情况，并提供相关证明材料。经财务部门核实后，可根据以下情况处理：对于发票遗失的，如能取得开票单位加盖公章的发票存根联复印件，并注明原发票号码、金额、内容等信息，经财务部门审核同意后，可作为报销凭证。对于其他凭证遗失的，应提供相关证明材料，如出差审批单复印件、会议通知复印件、合同协议复印件等，并经部门负责人签字确认后，作为报销的辅助证明材料。3.跨年度报销一般情况下，费用报销应在费用发生年度内完成。如因特殊原因需要跨年度报销的，应在次年[X]月[X]日前向财务部门提出申请，并说明原因。经财务部门审核同意后，可在次年办理报销手续，但应按照费用发生年度的财务制度和报销标准进行报销。

七、监督与处罚1.公司财务部门负责对报销制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对报销凭证、报销流程等进行审查。2.对于违反本报销制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：对于报销凭证虚假、虚报费用等行为，一经查实，除追回已报销的费用外，公司将给予报销人警告处分，并视情节严重程度处以虚报金额[X]倍以下的罚款。对于未经审批擅自报销、审批流程不完整等行为，财务部门有权拒绝报销，并责令相关责任人限期改正。如造成公司经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。对于因故意或重大过失导致报销错误、延误报销等情况，影响公司正常财务管理的，公司将给予责任人相应的纪律处分，并可根据情节要求其承