办公用品采购管理制度

办公用品采购管理制度一、总则1.目的为规范公司办公用品的采购管理，确保办公用品的及时供应、合理使用，降低采购成本，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构办公用品的采购、使用和管理。3.职责分工行政部门负责办公用品采购计划的制定、汇总和执行。建立办公用品库存管理制度，定期盘点库存，确保账物相符。负责办公用品的验收、发放、回收和报废处理等工作。定期对各部门办公用品使用情况进行统计分析，提出优化建议。各部门负责本部门办公用品需求的申报，配合行政部门做好办公用品的验收和使用管理工作。协助行政部门监督办公用品的使用情况，合理控制办公用品的消耗。财务部门负责审核办公用品采购预算，对采购费用进行核算和支付。监督办公用品采购资金的使用情况，确保资金安全。

二、采购计划管理1.需求申报各部门应指定专人负责每月末向行政部门申报次月办公用品需求计划。需求计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、型号、数量等信息。如有临时需求，应提前填写《办公用品临时需求申请表》，经部门负责人审批后提交行政部门。2.计划汇总行政部门对各部门申报的需求计划进行汇总，结合办公用品库存情况，编制月度办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的种类、数量、预计采购时间等内容，并确保采购数量合理，既能满足工作需要，又避免积压浪费。3.计划审批月度办公用品采购计划报行政部门负责人审核，经公司分管领导审批后执行。对于预算金额较大的办公用品采购项目，需提交公司总经理办公会审议通过。

三、采购流程1.供应商选择与管理行政部门应建立办公用品供应商名录，定期对供应商进行评估和筛选。评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商作为长期合作伙伴。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购申请根据审批后的采购计划，采购人员填写《办公用品采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、预算金额等信息，并附上供应商报价单。《办公用品采购申请表》经行政部门负责人审核后，提交公司分管领导审批。3.采购实施采购人员按照审批后的采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判等，应根据采购物品的特点和金额大小选择适当的采购方式。在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，确保采购物品按时、按质、按量交付。对于重要办公用品的采购，可要求供应商提供样品进行检验，合格后方可批量采购。4.验收办公用品到货后，行政部门负责组织验收。验收人员应根据采购合同和采购申请，对办公用品的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。对于验收合格的办公用品，验收人员应在《办公用品验收单》上签字确认，并办理入库手续；对于验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系，要求其退换货或采取其他补救措施。5.入库验收合格的办公用品应及时办理入库手续，由仓库管理人员按照类别、规格、型号等进行分类存放，并建立库存台账。库存台账应详细记录办公用品的入库日期、名称、规格、型号、数量、供应商等信息，确保账物相符。

四、库存管理1.库存盘点行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，确保账物相符。盘点周期为每月一次，盘点工作由仓库管理人员负责组织实施，行政部门其他人员参与协助。盘点结束后，仓库管理人员应编制《办公用品库存盘点表》，详细记录盘点结果。如发现账物不符，应及时查明原因，并填写《办公用品盘盈/盘亏报告表》，报行政部门负责人审批后进行账务处理。2.库存控制行政部门应根据办公用品的使用频率、采购周期等因素，合理设定库存安全量。当库存低于安全量时，应及时发出补货通知，启动采购流程。对于长期积压、不再使用或损坏无法修复的办公用品，应及时进行清理和报废处理。报废处理应填写《办公用品报废申请表》，经行政部门负责人审核，公司分管领导审批后执行。

五、发放与使用管理1.发放原则办公用品发放应遵循按需发放、节约使用的原则。各部门应根据实际工作需要领取办公用品，避免浪费。对于价值较高的办公用品，如电脑、打印机等，应实行领用登记制度，明确使用责任人。2.发放流程各部门员工如需领取办公用品，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审批后到行政部门仓库领取。仓库管理人员根据审批后的《办公用品领用申请表》发放办公用品，并在库存台账上记录发放日期、名称、规格、型号、数量、领取人等信息。3.使用监督行政部门应定期对各部门办公用品使用情况进行检查和统计分析，及时发现和纠正浪费现象。各部门负责人应加强对本部门员工办公用品使用情况的监督，教育员工节约使用办公用品，提高办公用品的使用效率。

六、费用管理1.预算管理财务部门应根据公司年度经营计划，编制办公用品采购预算。办公用品采购预算应纳入公司年度预算管理体系，严格控制预算执行。行政部门应根据审批后的采购预算，合理安排办公用品采购计划，确保采购费用控制在预算范围内。2.费用报销办公用品采购费用报销时，采购人员应提供合法有效的发票、采购合同、验收单、入库单等凭证，并填写《费用报销单》。《费用报销单》经行政部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后，由财务部门办理报销手续。3.成本核算财务部门应定期对办公用品采购成本进行核算和分析，评估采购成本控制效果。通过成本核算，找出降低采购成本的途径和方法，如优化采购流程、与供应商谈判争取更优惠价格等，不断提高公司办公用品采购管理水平。

七、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门