办公用品管理规定制度

办公用品管理规定制度一、总则（一）目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，合理控制办公用品费用，提高办公用品使用效率，特制定本规定制度。

（二）适用范围本规定制度适用于公司总部及各分支机构全体员工。

（三）基本原则1.按需配置原则：根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。2.节约使用原则：倡导员工节约使用办公用品，降低办公成本。3.归口管理原则：办公用品由行政部门归口管理，负责统一采购、发放、调配和监督。

二、办公用品分类及标准（一）办公用品分类1.办公文具：如笔、纸、笔记本、文件夹、订书机等。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等。3.办公耗材：如墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。4.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜等。5.其他办公用品：如计算器、电话机、饮水机等。

（二）办公用品配置标准1.办公文具：根据岗位需求，合理配置笔、纸等常用文具，确保满足日常办公需要。2.办公设备：按照工作岗位和业务需求，配备相应的办公设备，如电脑、打印机等，并规定使用年限和更新标准。3.办公耗材：根据办公设备的使用情况，合理确定耗材的配备标准，如每月打印纸的用量等。4.办公家具：根据办公空间和岗位需求，合理配置办公家具，如办公桌、办公椅等，并规定使用年限和更新标准。5.其他办公用品：根据工作需要，合理配置计算器、电话机、饮水机等其他办公用品。

三、办公用品采购管理（一）采购计划制定1.各部门应于每月[具体日期]前，根据本部门办公用品的使用情况和需求预测，填写《办公用品采购申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对各部门提交的采购申请表进行汇总、审核，结合办公用品的库存情况，制定月度办公用品采购计划。

（二）采购渠道选择1.行政部门根据办公用品采购计划，选择合适的采购渠道进行采购。优先选择与公司有长期合作关系、信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。2.对于批量较大、金额较高的办公用品采购项目，应通过招标、询价等方式进行采购，确保采购过程公开、公平、公正。

（三）采购流程1.行政部门根据采购计划，向选定的供应商发送采购订单，明确办公用品的名称、规格、数量、价格、交货时间等要求。2.供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时组织生产和发货，并在规定的交货时间内将货物送达公司指定地点。3.行政部门负责对采购的办公用品进行验收，核对货物的名称、规格、数量、质量等是否与采购订单一致。如发现问题，应及时与供应商沟通解决。4.验收合格后，行政部门应填写《办公用品验收单》，并办理入库手续。

四、办公用品库存管理（一）库存设置1.行政部门应设立专门的办公用品仓库，用于存放办公用品。仓库应保持整洁、通风良好，确保办公用品的质量不受影响。2.办公用品仓库应建立库存台账，详细记录办公用品的入库、出库、库存数量等信息。库存台账应定期与实际库存进行核对，确保账实相符。

（二）库存盘点1.行政部门应定期对办公用品仓库进行盘点，每月至少盘点一次。盘点内容包括办公用品的数量、质量、存放位置等。2.盘点结束后，应编制《办公用品盘点表》，如实记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。

（三）库存安全管理1.加强办公用品仓库的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，确保仓库安全。2.严格控制仓库人员出入，非仓库管理人员未经许可不得进入仓库。3.定期对仓库进行检查，及时发现和消除安全隐患。

五、办公用品发放管理（一）发放原则1.按需发放原则：根据员工的工作需要和实际用量，合理发放办公用品。2.限量发放原则：对于部分办公用品，如打印纸、墨盒等，实行限量发放制度，避免浪费。3.以旧换新原则：对于可重复使用的办公用品，如文件夹、订书机等，实行以旧换新制度，鼓励员工节约使用。

（二）发放流程1.员工因工作需要领取办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交至所在部门负责人审批。2.部门负责人对员工的领用申请进行审核，根据工作需要和实际情况进行审批。审批通过后，员工持《办公用品领用申请表》到行政部门办公用品仓库领取办公用品。3.行政部门仓库管理人员根据《办公用品领用申请表》，按照规定的发放标准和数量，为员工发放办公用品，并在《办公用品领用申请表》上签字确认。4.员工领取办公用品后，应在《办公用品领用登记表》上签字确认。

六、办公用品使用管理（一）使用要求1.员工应爱护办公用品，合理使用，避免浪费和损坏。2.对于办公设备，如电脑、打印机等，应按照操作规程正确使用，定期进行维护和保养，确保设备正常运行。3.对于办公耗材，如墨盒、硒鼓等，应按照规定的使用方法使用，提高耗材使用寿命。

（二）节约措施1.推行无纸化办公，尽量减少纸张的使用。如文件传递、资料共享等可通过电子文档方式进行。2.双面打印、复印文件，降低纸张消耗。3.合理设置电脑、打印机等设备的待机时间，减少能源浪费。4.对可重复使用的办公用品，如文件夹、订书机等，应妥善保管，以便下次使用。

（三）损坏赔偿1.员工因个人原因损坏办公用品的，应照价赔偿。2.对于正常使用过程中出现的办公用品损坏，行政部门应及时进行维修或更换。如因维修成本过高或无法维修的，经行政部门审核后，可进行报废处理，并重新采购。

七、办公用品报废管理（一）报废条件1.办公用品已超过使用年限，且无法正常使用的。2.办公用品因损坏严重，无法修复或维修成本过高的。3.因公司业务调整、办公环境变更等原因，不再使用的办公用品。

（二）报废流程1.使用部门填写《办公用品报废申请表》，详细说明报废办公用品的名称、规格、数量、购置时间、报废原因等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对使用部门提交的报废申请表进行审核，核实报废办公用品的情况。审核通过后，报公司领导审批。3.经公司领导审批同意后，行政部门负责对报废办公用品进行处理。对于有残值的报废办公用品，应进行变卖或回收处理，变卖或回收所得款项应上缴公司财务部门。

八、监督与检查（一）监督职责1.行政部门负责对公司办公用品的采购、使用、保管等情况进行监督检查，确保办公用品管理规定制度的有效执行。2.财务部门负责对办公用品费用的核算和监督，确保费用支出合理、合规。

（二）检查方式1.定期检查：行政部门每月对办公用品仓库进行检查，每季度对各部门办公用品的使用情况进行检查。2.不定期抽查：行政部门不定期对各部门办公用品的使用情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。

（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时向相关部门或人员发出整改通知，要求其限期整改。2.对于违反办公用品管理规定制度的行为，行政部门应按照公司相关规定进行处理，情节严重的，给予相应的纪律处分。

九、附则（一）解释权本规定制度由行政