安全档案管理制度

安全档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司安全管理工作，规范安全档案的建立、管理和使用，确保安全管理工作有章可循、有据可查，有效预防和减少事故发生，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各项目及全体员工在安全管理活动中形成的各类文件、资料的档案管理。

（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映安全管理工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集与安全管理相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息准确无误，便于查阅和使用。4.及时性原则：及时整理、归档安全管理文件和资料，保证档案的时效性。

二、安全档案管理职责

（一）安全管理部门职责1.负责制定和完善安全档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门安全档案的收集、整理、归档工作。3.集中管理公司安全档案，建立安全档案目录和索引，便于查询和利用。4.定期对安全档案进行整理、分类、鉴定、销毁等工作，确保档案的质量。5.配合有关部门查阅、借阅安全档案，提供必要的服务。

（二）各部门职责1.负责本部门安全档案的收集、整理、保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.按照公司安全档案管理制度的要求，定期将本部门的安全档案移交至安全管理部门。3.严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自销毁、涂改、转借安全档案。

（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握安全管理知识，具备良好的职业道德。2.负责安全档案的日常管理工作，包括文件资料的收集、分类、编号、装订、上架等。3.对安全档案进行妥善保管，做好防潮、防火、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。4.按照规定的程序和要求，办理档案的查阅、借阅、归还等手续，做好记录。5.定期对安全档案进行盘点，发现问题及时报告并处理。

三、安全档案的分类与编号

（一）分类安全档案分为以下几大类：1.安全管理制度类：包括公司安全管理方针、目标、计划、规章制度、操作规程等。2.安全检查与隐患排查类：安全检查记录、隐患排查报告、整改措施及跟踪复查记录等。3.安全教育培训类：员工安全培训计划、培训记录、考核成绩等。4.安全事故类：事故报告、调查处理文件、事故统计分析资料等。5.安全设施设备类：安全设施设备台账、维护保养记录、检测检验报告等。6.应急管理类：应急预案、应急演练计划及记录、应急物资储备清单等。7.职业健康管理类：职业健康档案、职业危害因素检测报告、员工健康体检记录等。8.其他安全相关类：与安全管理有关的其他文件、资料，如安全会议纪要、安全奖励记录等。

（二）编号安全档案采用分类编号法进行编号，编号规则如下：1.一级类目用大写字母表示，如"A"代表安全管理制度类，"B"代表安全检查与隐患排查类，以此类推。2.二级类目用两位数字表示，如"A01"代表安全管理方针，"A02"代表安全目标等。3.三级类目用三位数字表示，根据实际情况依次编号。4.编号示例："B01001"表示安全检查记录中的第一次月度检查记录。

四、安全档案的收集与整理

（一）收集1.各部门应指定专人负责安全档案的收集工作，确保各类安全文件、资料及时、准确地收集齐全。2.安全管理活动中形成的文件、资料，包括纸质文件、电子文档、照片、录像等，均应纳入安全档案收集范围。3.对于外来文件，如政府部门的安全法规、标准、通知等，应及时收集并进行登记。

（二）整理1.收集到的安全档案资料应按照分类要求进行整理，保持文件资料的系统性和完整性。2.对纸质文件进行分类、排序、编目，去除无关的附件和重复文件，确保文件内容清晰、完整。3.电子文档应按照规范的文件名和文件夹结构进行存储，便于查找和管理。4.照片、录像等资料应进行标注，注明拍摄时间、地点、事件等信息，并进行分类保存。

五、安全档案的归档

（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的安全档案整理完毕，并移交至安全管理部门归档。2.对于紧急、重要的安全文件、资料，应及时归档，确保档案的时效性。

（二）归档要求1.归档的安全档案应符合档案整理规范，文件资料齐全、完整、真实，签字盖章手续完备。2.档案管理人员应对归档的安全档案进行认真核对，确保档案质量符合要求后，办理归档手续。3.归档的安全档案应编制详细的目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查询和管理。

六、安全档案的保管

（一）保管期限安全档案的保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：涉及公司安全管理方针、目标、重大安全事故处理等重要文件、资料，应永久保管。2.长期保管：安全检查与隐患排查记录、安全教育培训记录、安全设施设备台账等，保管期限为[X]年。3.短期保管：一般性的安全文件、资料，保管期限为[X]年。

（二）保管方式1.安全档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照分类顺序排列，便于查找和取用。档案柜应具备防潮、防火、防虫、防盗等功能。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。4.对于重要的纸质档案，如安全事故报告、应急预案等，应进行扫描备份，并存入电子档案系统。

（三）档案保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.库房内应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、烟雾报警器、防盗门窗等，确保档案的安全。

七、安全档案的查阅与借阅

（一）查阅1.因工作需要查阅安全档案的，应填写《安全档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.《安全档案查阅申请表》经部门负责人签字批准后，交安全管理部门审核。安全管理部门审核同意后，指定档案管理人员提供查阅服务。3.查阅安全档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。

（二）借阅1.因特殊原因需要借阅安全档案的，应填写《安全档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间、归还日期等信息。2.《安全档案借阅申请表》经部门负责人签字、安全管理部门负责人审批后，方可借阅。3.借阅安全档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的安全档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时报告并处理。

八、安全档案的鉴定与销毁

（一）鉴定1.安全管理部门应定期对保管期满的安全档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理人员会同相关部门人员组成鉴定小组进行，对档案的内容、价值等进行全面评估。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，提出存毁意见，并填写《安全档案鉴定意见书》。

（二）销毁1.经鉴定需要销毁的安全档案，应编制《安全档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.《安全档案销毁清单》经安全管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁安全档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在《安全档案销毁清单》上签字确认。4.严禁将应销毁的安全档案出售或赠送他人。

九、监督与考核

（一）监督检查1.安全管理部门应定期对各部门安全档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.监督检查内容包括安全档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节的执行情