档案借阅管理办法

档案借阅管理办法一、总则1.目的为加强公司档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内部各部门、分支机构及员工对公司档案的借阅管理。3.基本原则档案借阅应遵循严格审批、限定范围、确保安全、按时归还的原则。

二、档案借阅范围1.可借阅档案类型已整理归档的各类文件、资料、记录等。合同档案、项目文档、财务档案等特定业务档案，但需符合相应的借阅规定。2.限制借阅档案类型涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经特别批准，严禁借阅。重要的核心档案，如战略规划、高层决策文件等，根据具体情况严格控制借阅范围。

三、借阅申请与审批1.申请流程借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作需要对申请进行审查，并签署意见。2.审批权限一般档案的借阅，由部门负责人审批即可。重要档案、涉及敏感信息档案或跨部门借阅档案，需经档案管理部门负责人及公司分管领导审批。

四、借阅期限与归还1.借阅期限规定普通档案的借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。重要档案、特定业务档案的借阅期限根据具体情况另行确定，最长不超过[X]个工作日。2.归还要求借阅人应在规定的归还日期前将档案归还至档案管理部门。如需续借，应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可续借。档案归还时，档案管理人员应仔细核对档案的数量、完整性及是否有损坏等情况。如发现问题，应及时向借阅人提出并做好记录。

五、借阅登记与跟踪1.借阅登记档案管理部门应建立《档案借阅登记簿》，详细记录每一次档案借阅的情况，包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称及数量、审批意见、归还日期等信息。2.跟踪管理档案管理人员应定期对借阅档案进行跟踪，提醒借阅人按时归还档案。对于逾期未还的借阅人，应及时发出催还通知。

六、档案借阅的安全与保密1.借阅人责任借阅人应对所借阅档案的安全与保密负责，不得擅自将档案转借他人，不得在非规定场所查阅、使用档案。借阅人应妥善保管档案，防止档案丢失、损坏、涂改或泄露。如因保管不善造成档案损失的，应承担相应责任。2.保密措施涉及敏感信息的档案借阅，借阅人应严格遵守公司的保密规定，采取必要的保密措施，如不得在互联网设备上处理、存储相关档案信息等。档案管理部门应对借阅过程中的保密情况进行监督检查，发现问题及时处理。

七、档案使用限制1.复制限制一般情况下，借阅人不得擅自复制所借阅的档案。如因工作需要确需复制的，应另行填写《档案复制申请表》，按照审批流程获得批准后方可复制。复制档案应在档案管理部门指定的场所进行，复制份数应严格按照审批要求执行，复制完成后多余的副本应及时交回档案管理部门销毁。2.带出限制原则上档案不得带出公司。如因特殊情况确需带出的，需经公司分管领导批准，并办理相关登记手续。带出时间不得超过[X]天，带出期间借阅人应确保档案的安全与保密。

八、监督与检查1.内部监督档案管理部门应定期对档案借阅情况进行自查，检查借阅手续是否齐全、借阅期限是否合规、档案归还情况是否正常等。对发现的问题及时进行整改，并将自查结果向公司领导汇报。2.违规处理对于违反本办法规定借阅档案的行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予相应的处理。对造成档案丢失、损坏、泄露等严重后果的，将依法追究相关责任人的责任。

九、附则1.解释权本办法由公司档案管理部门负责解释。2.修订与完善本办法将根据公司档案管理实际情况和相关法律法规的要求，适时进行修订和完善。修订后的办法经公司批准后生效执