公司合同编号规则制度

公司合同编号规则制度一、总则1.目的为了加强公司合同管理，规范合同编号，确保合同编号的唯一性、系统性和规范性，便于合同的识别、查询、统计和管理，特制定本规则制度。2.适用范围本规则制度适用于公司各类合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。3.职责分工合同管理部门负责制定、修订和解释合同编号规则制度，并对合同编号的执行情况进行监督和检查。各业务部门负责本部门合同的编号申请、填写和使用，并确保合同编号的准确性和规范性。财务部门负责根据合同编号进行账务处理和财务核算。档案管理部门负责根据合同编号对合同档案进行整理、归档和保管。

二、合同编号的构成合同编号由合同类别代码、年份代码、月份代码、部门代码、顺序号和校验码组成，具体格式如下：

[合同类别代码][年份代码][月份代码][部门代码][顺序号][校验码]

1.合同类别代码合同类别代码采用两位大写英文字母表示，具体如下：SL：销售合同CG：采购合同ZL：租赁合同FW：服务合同JS：技术合同QT：其他合同

2.年份代码年份代码采用四位阿拉伯数字表示，代表合同签订的年份，如"2023"表示2023年签订的合同。

3.月份代码月份代码采用两位阿拉伯数字表示，代表合同签订的月份，如"01"表示1月份签订的合同。

4.部门代码部门代码采用两位大写英文字母表示，具体如下：GM：公司总部XS：销售部门CG：采购部门ZZ：制造部门KF：客服部门GL：管理部门JC：技术部门其他部门根据实际情况自行设定

5.顺序号顺序号采用六位阿拉伯数字表示，从"000001"开始依次递增，代表该部门在该年份该月份签订合同的顺序号。

6.校验码校验码采用一位阿拉伯数字表示，用于验证合同编号的准确性。校验码的计算方法如下：将合同编号中除校验码以外的其他字符依次乘以对应的权重系数，权重系数从左到右依次为1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20。将上述乘积相加，得到一个和值。将和值除以11，取其余数。根据余数确定校验码，具体对应关系如下：余数为0：校验码为0余数为1：校验码为1余数为2：校验码为2余数为3：校验码为3余数为4：校验码为4余数为5：校验码为5余数为6：校验码为6余数为7：校验码为7余数为8：校验码为8余数为9：校验码为9余数为10：校验码为X

例如，合同编号"SL202305XS000012"的校验码计算如下：计算乘积和值：(19×S+18×L+17×2+16×0+15×2+14×3+13×0+12×0+11×0+10×0+9×0+8×0+7×0+6×0+5×0+4×0+3×0+2×0+1×0)=(19×S+18×L+34+0+30+42+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0)假设S=19，L=12，则和值为：(19×19+18×12+34+0+30+42+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0)=361+216+34+0+30+42+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0=683计算余数：683÷11=62......1根据余数确定校验码：余数为1，校验码为1

三、合同编号的申请与分配1.编号申请各业务部门在签订合同前，应填写《合同编号申请表》，详细注明合同类别、签订年份、月份、部门、合同名称等信息，提交给合同管理部门。2.编号分配合同管理部门收到《合同编号申请表》后，按照本规则制度的规定，对合同编号进行审核和分配。审核通过后，将合同编号填写在《合同编号申请表》上，并反馈给申请部门。3.编号变更如因特殊原因需要变更合同编号，申请部门应填写《合同编号变更申请表》，说明变更原因和变更后的合同编号，提交给合同管理部门审核。审核通过后，合同管理部门对合同编号进行变更，并通知相关部门。

四、合同编号的填写与使用1.填写要求合同编号应填写在合同封面、合同正文首页以及其他相关页面的显著位置，确保清晰、准确、完整。填写时应严格按照本规则制度的规定，不得随意更改或省略。2.使用规范合同编号是合同的唯一标识，各部门在处理合同相关业务时，应准确引用合同编号，不得使用错误或不完整的合同编号。合同编号应与合同内容一致，不得将不同类别的合同编号混淆使用。在合同履行过程中，如涉及合同变更、补充协议等情况，应使用原合同编号，并在相关文件中注明变更或补充的内容。

五、合同编号的查询与统计1.查询方式各部门可通过公司合同管理系统或档案管理系统，按照合同编号进行合同信息的查询。合同管理部门和档案管理部门应建立合同编号查询台账，记录合同编号的查询情况，以便于追溯和管理。2.统计报表合同管理部门应定期根据合同编号进行合同统计分析，生成合同统计报表，如合同签订数量统计、合同金额统计、合同执行情况统计等。统计报表应及时报送公司领导和相关部门，为公司决策提供数据支持。

六、合同编号的存档与保管1.存档要求合同签订后，业务部门应将合同原件及相关附件按照合同编号顺序整理成册，提交给档案管理部门存档。档案管理部门应在合同封面加盖"合同存档章"，并注明存档日期。2.保管期限合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般为[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，可按照规定进行销毁或存档。3.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改或销毁合同档案。

七、监督与检查1.监督职责合同管理部门负责对合同编号的执行情况进行监督检查，确保各部门严格按照本规则制度的规定进行合同编号的申请、填写和使用。2.检查内容合同编号的准确性和规范性，是否符合本规则制度的规定。合同编号的填写是否完整、清晰，是否在合同相关页面的显著位置。合同编号的使用是否规范，是否存在混淆使用或错误引用的情况。3.违规处理对于违反本规则制度的行为，合同管理部门应及时发出整改通知，要求相关部门限期整改。对于情节严重的违规行为，公司将按照相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。

八、附则1.解释权本规则制度由公司合同管理部门负责解释。2.修订与完善本规则