监理资料信息管理及归档制度

监理资料信息管理及归档制度一、总则1.目的为加强本项目监理资料信息管理，确保监理资料的真实性、完整性、准确性和时效性，使其更好地服务于工程建设和监理工作，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于[项目名称]监理项目中所有与监理工作相关的资料信息管理及归档工作。3.管理原则遵循集中管理、分级负责、规范有序、及时准确的原则，确保监理资料信息管理工作的有效开展。

二、管理职责1.项目总监理工程师职责全面负责监理资料信息管理工作，制定和完善监理资料信息管理制度。审核重要监理文件资料，对监理资料的真实性、完整性、准确性负责。协调解决监理资料信息管理工作中的重大问题。2.专业监理工程师职责负责本专业监理资料的收集、整理、审核和归档工作，确保资料符合规范要求。对所负责专业的工程变更、工程计量等资料进行及时记录和整理。配合总监理工程师做好监理资料信息的汇总和上报工作。3.监理资料员职责具体负责监理资料的日常收集、分类、整理、保管和归档工作。建立监理资料台账，对资料的收发、借阅等情况进行详细记录。协助专业监理工程师做好资料的审核和装订工作，确保资料格式规范、内容完整。

三、资料信息分类及内容1.监理规划工程项目概况监理工作范围、内容与目标监理工作依据监理组织形式、人员配备及进退场计划、监理人员岗位职责监理工作制度工程质量控制、造价控制、进度控制的方法与措施安全生产管理的监理工作合同与信息管理组织协调监理设施2.监理实施细则专业工程特点监理工作流程监理工作要点监理工作方法及措施3.监理月报本月工程概况本月工程形象进度工程进度工程质量工程计量与工程款支付合同其他事项的处理情况本月监理工作小结4.监理会议纪要会议基本信息（会议名称、时间、地点、参会人员等）会议主要内容（工程进展情况、存在问题及解决措施、下一步工作计划等）会议决议事项及责任落实情况5.工程开工报审表工程开工条件具备情况申请开工日期附件（施工许可证、施工组织设计、施工管理人员及施工人员资质证书、施工机械及设备进场情况等）6.工程复工报审表工程暂停原因整改情况申请复工日期附件（整改报告等）7.施工组织设计/（专项）施工方案报审表施工组织设计/（专项）施工方案内容概述编制、审批情况监理审核意见8.工程材料/构配件/设备报审表材料/构配件/设备名称、规格、型号、数量等质量证明文件自检情况监理审核意见9.报验、报审表隐蔽工程报验表检验批报验表分项工程报验表分部工程报验表单位工程竣工验收报审表其他报验、报审表（根据工程实际情况确定）10.旁站记录旁站的关键部位、关键工序旁站时间旁站情况记录（施工情况、监理情况等）11.见证取样和送检见证记录见证取样和送检的材料、构配件、试件等信息见证人员、取样人员情况见证取样和送检过程记录12.工程质量检验记录检验批质量验收记录分项工程质量验收记录分部工程质量验收记录单位工程质量竣工验收记录工程质量问题处理记录13.工程计量审核记录工程计量报审表工程量计算书监理审核意见及相关依据14.工程款支付证书本期应支付工程款情况累计已支付工程款情况应扣除款项情况本期实际应支付工程款金额15.工程变更单工程变更原因工程变更内容工程变更费用及工期调整情况各方签字确认情况16.费用索赔报审表索赔事件概述索赔理由及证据索赔金额及工期索赔天数监理审核意见17.工程临时或最终延期报审表工程延期原因申请延期天数附件（相关证明材料等）监理审核意见18.监理通知单发出日期事由通知内容签收情况19.工程暂停令暂停原因暂停部位及范围暂停日期复工条件及要求20.工作联系单发出部门及人员接收部门及人员联系事项及内容21.监理工作总结工程概况监理工作成效监理工作中存在的问题及改进措施经验与建议

四、资料信息收集与整理1.收集要求监理资料应随工程进度同步收集，确保资料的及时性和完整性。各部门和人员应按照职责分工，及时将各自工作中产生的资料提交给资料员。对于施工单位报送的资料，应认真审核，不符合要求的及时退回并要求整改。2.整理要求资料应分类整理，按照本制度规定的类别和顺序进行归档。每份资料应注明日期、编号、标题、内容摘要等信息，确保资料清晰可查。资料应采用统一的纸张规格和格式，字迹清晰，签字盖章齐全。

五、资料信息审核与审批1.审核流程专业监理工程师对本专业资料进行初审，确保资料内容真实、准确、完整。总监理工程师对专业监理工程师初审后的资料进行终审，签署审核意见。对于重要资料，如监理规划、监理月报等，应组织相关人员进行会审。2.审批要求所有监理资料必须经过审核和审批，未经审批的资料不得归档和使用。审核和审批意见应明确、具体，指出资料存在的问题及整改要求。

六、资料信息归档与保管1.归档要求监理资料应定期进行归档，确保资料的系统性和完整性。归档资料应编制目录，注明资料名称、编号、日期等信息，便于查找和使用。归档资料应采用纸质和电子两种形式保存，电子资料应进行备份，确保数据安全。2.保管要求设立专门的资料档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防潮防虫设备等。资料档案室应保持整洁、干燥、通风良好，确保资料不受损坏。严格限制资料的借阅范围，借阅资料应办理借阅手续，按时归还。

七、资料信息借阅与查阅1.借阅规定因工作需要借阅监理资料的，应填写借阅申请表，经总监理工程师批准后，到资料员处办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借、涂改、损坏或丢失。2.查阅规定因工作需要查阅监理资料的，应提前向资料员提出申请，经总监理工程师批准后，在资料员的陪同下查阅。查阅人员应遵守资料档案室的管理制度，不得在资料上随意标记、涂改。

八、资料信息保密1.保密范围涉及工程建设单位、施工单位等各方商业秘密和技术秘密的监理资料。尚未公开的工程进度、质量、造价等信息。2.保密措施加强对监理人员的保密教育，提高保密意识。对涉及保密的资料进行单独存放和管理，限制查阅范围。与接触保密资料的人员签订保密协议，明确保密责任。

九、考核与奖惩1.考核内容监理资料信息管理工作的完成情况，包括资料的收集、整理、审核、归档等环节。资料的质量情况，如资料的真实性、完整性、准确性等。资料信息管理工作的及时性，是否按时完成各项资料的编制和报送。2.奖