企业合同管理制度年

精选企业合同管理制度年通用合同编号：__________甲方（合同一方主体名称）：法定代表人：地址：联系方式：乙方（合同另一方主体名称）：法定代表人：地址：联系方式：一、总则1.1目的与适用范围本合同管理制度旨在规范企业合同管理的全过程，保证合同的合法性、有效性、完整性以及可执行性，防范合同风险，维护企业合法权益。本制度适用于企业内部与外部主体签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。1.2相关定义在本合同管理制度中，“合同”指企业与其他法人、非法人组织或自然人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。“合同管理机构”指企业内部负责合同管理相关工作的部门或组织。“合同履行”指合同各方按照合同约定履行各自的权利和义务的过程。二、合同管理组织与职责2.1合同管理机构设置企业设立专门的合同管理部门（或指定某一部门负责合同管理工作），负责统筹协调合同管理的各项事务，包括合同管理制度的制定与完善、合同的审核、档案管理等。同时根据企业的组织架构，在其他相关部门设置合同管理联络人，负责本部门与合同管理部门之间的信息沟通与协作。2.2各部门合同管理职责业务部门负责合同需求的提出，根据业务需求寻找潜在的合作对象，并进行初步的业务洽谈。财务部门负责对合同中的财务条款进行审核，包括付款方式、金额、税务等相关条款，保证财务条款符合企业财务政策和法律法规要求。法务部门负责对合同的合法性进行审核，对合同条款进行风险评估，提供法律专业意见。其他相关部门根据各自的职能范围，参与合同管理相关工作，如技术部门对涉及技术条款的合同进行技术审核等。三、合同的订立3.1合同订立的原则合同订立遵循平等自愿、公平公正、诚实信用、合法合规的原则。各方在合同订立过程中地位平等，均有权自愿表达自己的意愿，不受任何一方的强迫或威胁。合同条款应公平合理地分配各方的权利和义务，不得存在显失公平的条款。各方应秉持诚实信用原则，如实提供与合同相关的信息，不得故意隐瞒或欺诈。合同的内容和订立程序必须符合法律法规的规定。3.2合同订立的流程3.2.1合同需求提出业务部门根据企业的业务发展规划和实际业务需求，提出合同需求。合同需求应明确合同的类型、主要内容、预期的合作对象等信息，并以书面形式提交给合同管理部门。3.2.2资信调查在确定潜在合作对象后，企业应进行资信调查。资信调查可通过多种方式进行，如查询企业信用信息公示系统、向合作对象索取营业执照副本、财务报表等资料，或者委托专业的资信调查机构进行调查。调查内容包括合作对象的基本情况（如企业性质、经营范围、注册资本等）、经营状况、信用记录等，以评估合作对象的履约能力和信用风险。3.2.3合同谈判在资信调查合格后，企业与合作对象进行合同谈判。谈判过程中，双方应就合同的主要条款进行协商，包括合同标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、违约责任等。谈判双方应保持沟通顺畅，尊重对方的意见，寻求双方都能接受的条款。谈判结果应以会议纪要等形式记录下来。3.2.4合同起草与审核根据合同谈判结果，由业务部门或合同管理部门负责合同起草。合同起草应依据法律法规和企业内部规定，保证合同条款完整、准确、清晰。起草完成后的合同应提交给相关部门进行审核，审核顺序一般为业务部门初审、财务部门审核财务条款、法务部门审核法律条款。各审核部门应在规定的时间内提出审核意见，如发觉问题应及时与起草部门沟通并要求修改。3.2.5合同签订合同经过审核并修改完善后，进入签订环节。签订合同应由企业法定代表人或其授权代理人签字，并加盖企业公章。合同签订应在各方对合同条款无异议的情况下进行，签订地点和日期应在合同中明确记载。四、合同的形式与内容4.1合同的形式要求合同的形式应符合法律法规的规定。一般情况下，合同可采用书面形式、口头形式或其他形式。但对于涉及金额较大、履行期限较长、权利义务关系复杂的合同，应采用书面形式，以保证合同的稳定性和可证明性。书面合同应包括合同正本和副本，合同正本由各方各执一份，副本根据企业内部管理需要留存。4.2合同内容的基本要素合同内容应包括以下基本要素：合同名称，明确合同的性质和类型；合同当事人的基本信息，包括名称、地址、联系方式等；合同标的，即合同双方权利义务所指向的对象，应明确、具体；数量和质量条款，应准确描述合同标的的数量和质量要求；价款或者报酬条款，明确合同的计价方式、金额等；履行期限、地点和方式条款，详细规定合同履行的时间范围、地点和具体方式；违约责任条款，约定各方违反合同约定应承担的责任；争议解决条款，确定合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。五、合同的审核5.1审核主体与流程合同审核主体包括业务部门、财务部门、法务部门等相关部门。审核流程为业务部门首先对合同进行初审，主要审核合同内容是否符合业务需求，合同条款是否完整地反映了业务谈判结果等。初审通过后，将合同提交给财务部门审核财务条款，财务部门重点审核合同中的付款方式、金额计算、税务处理等是否符合企业财务政策和法律法规要求。财务部门审核通过后，由法务部门进行法律审核，法务部门对合同的合法性、条款完整性、风险评估等进行全面审核，提出法律专业意见。审核过程中，各部门应相互沟通、协作，如发觉问题应及时反馈给上一环节进行修改。5.2审核要点5.2.1合法性审核法务部门在进行合法性审核时，首先审查合同的订立主体是否具有相应的民事权利能力和民事行为能力。对于企业法人，应审查其是否依法注册成立，经营范围是否包含合同涉及的业务内容等。审核合同内容是否符合法律法规的强制性规定，如是否违反法律法规关于合同效力、合同形式、合同条款等方面的规定。例如，合同中不得约定排除一方主要权利、免除另一方主要责任的不合理条款，不得违反法律法规关于反垄断、反不正当竞争等方面的规定。审查合同的订立程序是否合法，如是否经过必要的审批程序等。5.2.2条款完整性审核审核合同条款是否完整涵盖了合同的基本要素，包括合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决等条款。对于特殊类型的合同，还应审核是否包含特定的条款，如买卖合同中的货物验收条款、租赁合同中的租赁物维修条款等。同时审核合同条款之间是否相互衔接、逻辑一致，避免出现条款冲突或矛盾的情况。5.2.3风险评估法务部门应对合同履行过程中可能出现的风险进行评估。风险评估包括但不限于合同对方的履约风险、法律风险、市场风险等。对于履约风险，应根据资信调查结果和合同条款，分析对方是否有能力按照合同约定履行义务，如对方的财务状况是否稳定、经营是否正常等。对于法律风险，应评估合同条款是否存在法律漏洞或法律争议点，如合同条款是否符合最新的法律法规要求，是否可能引发法律诉讼等。对于市场风险，应考虑合同履行期间市场价格波动、政策变化等因素对合同履行的影响，并在合同条款中尽可能采取措施进行防范，如设置价格调整条款等。六、合同的签订与盖章6.1签订权限与流程合同签订权限根据合同金额、重要性等因素进行划分。对于金额较小、风险较低的合同，可由企业法定代表人授权的部门负责人签订；对于金额较大、风险较高或者涉及企业重大利益的合同，应由企业法定代表人亲自签订。签订流程为在合同经过审核并确定无误后，由具有签订权限的人员在合同上签字，并加盖企业公章或合同专用章。签字和盖章应在合同规定的位置进行，保证合同的完整性和有效性。在签字和盖章之前，签订人员应仔细核对合同内容，保证与审核后的版本一致。6.2合同盖章管理企业应建立严格的合同盖章管理制度。合同盖章应由专人负责，设立专门的盖章登记台账，记录盖章日期、合同名称、合同编号、盖章份数、盖章人等信息。盖章前，应对合同进行严格审查，保证合同已经过审核且符合盖章要求。严禁在空白合同上盖章，防止合同被恶意利用。对于需要多页的合同，应加盖骑缝章，以防止合同内容被篡改。同时应妥善保管公章或合同专用章，防止印章被盗用或冒用。七、合同的履行7.1合同履行的监控合同履行过程中，企业应建立有效的监控机制。业务部门作为合同履行的主要责任部门，应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行的进度、质量等情况。对于涉及多个部门的合同，应建立跨部门的沟通协调机制，保证各部门之间信息畅通，协同履行合同义务。在合同履行过程中，如发觉对方存在违约行为或者可能影响合同正常履行的情况，应及时向合同管理部门报告，并采取相应的措施，如书面通知对方要求其纠正违约行为等。同时合同管理部门应定期对合同履行情况进行汇总分析，向企业管理层汇报合同履行的整体情况，为企业决策提供依据。7.2合同履行中的变更与解除7.2.1变更的流程与要求合同履行过程中，如需对合同条款进行变更，应遵循一定的流程和要求。变更应由一方提出书面变更请求，明确变更的内容、原因等信息，并提交给对方。对方应在收到变更请求后，及时进行审查和答复。如果同意变更，双方应签订书面的变更协议，变更协议应明确变更后的合同条款，并作为原合同的补充部分，具有与原合同同等的法律效力。变更协议的签订应按照原合同的签订流程进行，即经过审核、签字、盖章等程序。在变更过程中，应注意保护各方的合法权益，保证变更后的合同条款公平合理，符合法律法规的要求。7.2.2解除的条件与程序合同解除分为法定解除和约定解除。法定解除是指根据法律法规的规定，当出现特定情形时，一方有权解除合同。例如，因不可抗力致使合同目的不能实现、在履行期限届满之前，一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务、一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行等情形。约定解除是指双方在合同中约定了解除合同的条件，当条件成就时，一方有权解除合同。合同解除时，应按照一定的程序进行。解除方应向对方发出书面解除通知，通知应明确解除的原因、依据等信息。对方收到解除通知后，如有异议，可在规定的时间内提出。如果双方对解除合同存在争议，应按照合同中的争议解决条款进行处理。八、合同的档案管理8.1档案的建立与保管企业应建立完善的合同档案管理制度。合同签订后，应及时将合同文本、相关附件（如谈判纪要、审核意见、变更协议等）进行整理归档。合同档案应按照合同编号进行分类管理，建立专门的合同档案库或电子档案系统。合同档案的保管期限根据合同的性质、重要性等因素确定，一般情况下，重要合同的保管期限应不少于合同履行完毕后的[X]年。在合同保管期间，应保证档案的安全、完整，防止档案丢失、损坏或被篡改。8.2档案的查阅与利用企业内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅人员等信息，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，应严格遵守档案管理制度，不得擅自复制、传播档案内容。对于涉及企业商业秘密的合同档案，应采取保密措施，限制查阅人员的范围。同时企业可根据合同档案中的信息进行数据挖掘和分析，为企业的业务决策、风险防范等提供参考依据。九、合同的纠纷处理9.1纠纷处理的原则合同纠纷处理应遵循平等自愿、公平公正、合法合规的原则。在处理纠纷过程中，各方应平等协商，尊重对方的合法权益，不得采取不正当手段强迫对方接受不合理的解决方案。纠纷处理结果应公平合理，符合法律法规的规定，保护各方的合法权益。同时应尽可能采取高效、低成本的纠纷解决方式，减少对企业正常经营活动的影响。9.2纠纷处理的流程9.2.1协商解决协商是解决合同纠纷的首选方式。当合同发生纠纷时，双方应主动进行沟通协商，寻求解决问题的方案。协商过程中，双方应保持理性、客观的态度，以合同条款为依据，明确各自的权利和义务，分析纠纷产生的原因，寻求双方都能接受的解决方案。协商结果应以书面形式记录下来，如签订和解协议等。如果协商能够达成一致意见，双方应按照协商结果履行各自的义务，纠纷即得到解决。9.2.2仲裁与诉讼如果协商无法解决纠纷，则可根据合同中的争议解决条款选择仲裁或诉讼方式。如果选择仲裁方式，应按照仲裁机构的仲裁规则进行仲裁。仲裁程序包括仲裁申请、仲裁受理、仲裁庭组成、仲裁审理、仲裁裁决等环节。在仲裁过程中，双方应提供充分的证据支持自己的主张，遵守仲裁庭的仲裁纪律。仲裁裁决具有终局性，双方应按照仲裁裁决履行各自的义务。如果选择诉讼方式，则应向有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼程序包括起诉、受理、审理、判决等环节。在诉讼过程中，双方应遵守诉讼程序的相关规定，积极参与诉讼活动，提供证据，进行辩论等。法院判决生效后，双方应按照判决结果履行各自的义务。十、监督与检查10.1内部监督检查机制企业应建立内部监督检查机制，对合同管理的全过程进行监督检查。内部监督检查可由企业内部审计部门或专门的监督检查小组负责。监督检查的内容包括合同管理制度的执行情况、合同订立的合法性和合规性、合同履行情况、合同档案管理情况等。监督检查应定期进行，如每季度或每半年进行一次全面检查，同时可根据需要进行不定期的专项检查。检查结果应形成书面报告，向企业管理层汇报。对于检查中发觉的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，保证问题得到有效解决。10.2违规处理对于在合同管理过程中违反合同管理制度的行为，应根据违规情节的轻重给予相应的处理。对于轻微违规行为，如未按照规定的流程进行合同审核、未及时归档合同档案等，可给予警告、责令改正等处理措施；对于严重违规行为，如故意签订损害企业利益的合同、伪造合同等，应给予纪律处分，如降职、撤职等，同时