档案人员岗位职责

PAGE1档案人员岗位职责积极宣传和认真贯彻执行《档案法》、《档案实施办法》及《上海市档案条例》。热爱档案事业，刻苦学习档案业务和科学文化知识，不断提高业务水平和工作能力。加强组织纪律性，自觉遵守党的纪律和国家的法律．法规，严守党和国家的机密，遵守机关的各项规章制度。集中统一管理高兴实验学校的全部档案，维护档案的完整与安全，并按规定积极提供利用，为学校各项工作服务。热情、耐心接待查档人员。坚持查档规定，做到调卷迅速准确，不断提高工作效率。负责学校各部门各种门类的档案的收集、整理、立卷、归档工作的监督和指导。认真做好档案库房的内务管理，箱柜排列有序，整齐清洁，布局合理，分类明确，查找方便。认真做好档案库房防火、防盗、防潮、防尘等八防工作。积极开发档案信息资源，编制各种检索工具和编研材料。做好信息利用和档案利用效果收集整理及有关档案工作情况的统计。文书处理制度文书处理工作是学校工作的一项重要内容，为使文书处理做到及时、准确、安全、保密，根据本校的实际情况，特拟订以下制度：一、严格执行《国家行政机关公文处理办法》，公文处理必须规范化、制度化。二、公文必须按照公文写作的规则和要求用A4拟稿纸和钢笔书写。合理应用文种，格式符合要求，请示应坚持“一文一事”，避免请示报告混杂。三、发文必须按规定审批程序，经领导签发、统一编号后行文，并做好发文登记。四、收到外来文件后必须先登记，传阅文件要合理安排，严格管理，做到及时、准确、安全，并要做好催交、传阅工作，以免积压和散推。组织传阅时，应本着先急后缓、先领导后一般、先主办后协办、先办理后阅知的原则进行。五、凡本校人员外出公务活动中形成、带回的文件，均应交校长办公室或有关人员登记、归档，任何人不应据为己有。档案立卷归档制度凡是学校在各项活动中形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的材料，必须归档保存。立卷归档的基本要求：应归档的文件材料齐全、完整，书写材料字迹符合保存要求。分类组卷合理正确、案卷标题简明确切，符合“三要素”（作者、内容、文种）要求。卷内文件的排列，必须保持文件之间的历史联系，准确区分保管期限，便于保管和利用。案卷装订结实，页号编写正确，封面封底填写完整。归档时间文书档案按年度整理立卷，在次年6月底前归档。教学档案、教师业务档案按学年度整理立卷，在次年12月底前归档。教科研项目文件材料必须经鉴定后立卷归档。会计档案在会计年度终了后，暂由财会部门保管一年。期满后，由财会部门编造清册移交档案室。基建、设备、声像、荣誉档案在项目或活动结束后三个月内归档。档案利用制度档案查阅、外借、复制均要登记，办理档案利用手续。本校有关人员查阅带有一定保密范围的档案，须经档案主管领导同意，方可登记查阅。外单位查阅档案，须凭单位介绍信及个人身份证查阅，档案外借，须经档案主管领导批准。阅借档案要保持档案材料整洁与安全，不得擅自拆散、抽取、复印、折叠、涂抹、暴晒、受潮、污损等。档案查阅完毕，须及时归还。外借档案时间不得超过十五天。档案室要注意收集利用实例，做好档案利用效果登记。档案保密制度档案管理人员必须认真贯彻执行上级有关保密的批示和规定，严格执行党和国家的保密制度。档案管理人员不得借工作之便，私自将秘密档案带出库房或送予无关人员阅看。由于工作需要使用档案，应妥善保管，不得擅自扩大阅读范围，用后及时归还。档案管理人员不得在公共场所和私人来往信件中泄漏党和国家秘密。复印秘密档案应进行登记，由领导批准方可进行。严禁将档案文件拿到营业性复印场所复印。严禁向废品收购部门出售档案文件资料，销毁档案必须严格按照鉴定、销毁制度执行。提供利用档案资料，要严格执行借阅制度，注意保密。档案库房未经工作人员许可，其他人员不得入内。不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。档案库房管理制度档案库房是保管学校档案的机要重地，必须严格执行档案库房技术保护管理办法，认真做好保密和防盗、防火、防潮、防光、防尘等保护工作。非档案管理人员未经允许不得进入库房。档案库房内必须配备适宜保存档案的铁质箱柜，并采取防盗、防火、防潮、防光、防尘、防高温等八防措施，使库房温度控制在14℃—24℃，相对湿度保持在45—60％，并做好记录。库房门窗必须保持坚固，出入库房应随手关门，以确保库房的安全。调阅或出借档案，应严格执行本单位制订的档案查（借）阅制度。库房内应经常保持清洁，做到窗明、门洁、地净，箱柜无灰尘。库内档案应分类存放，箱、柜、架必须摆放整齐，并编上箱号，严禁在库房内存放个人物品或堆放杂物，严禁烟火。对库房的档案，定期进行检查核对，并做好记录，发现可疑情况应追查。档案统计制度为了科学管理，了解库情，有利于保护、促进利用，使各项档案工作健全地发展，特制定本制度。做好各类档案收进和移动登记台帐。做好档案查阅、借阅登记簿。每年年末对库存档案的数量、类别，提供利用情况，档案机构人员变动情况进行统计。坚持统计原则，仔细核对数据，按时、按质、按量完成各项统计工作。档案鉴定、销毁制度学校档案的鉴定、销毁工作，由航华二中校长办公室组织实施，并会同档案室和有关人员组成鉴定小组。档案室销毁的档案，一般指保管期限经鉴定无保存价值的档案文件。档案销毁由本校档案人员根据档案保管期限提出工作意见，再由档案鉴定小组逐件进行鉴定。经鉴定为销毁的档案，由鉴定小组负责编制销毁清册和撰写销毁档案内容的分析报告，经学校领导审批后销毁，未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。为慎重起见，准备销毁的档案，经领导批准后应继续保存一年后再执行。销毁档案时，应派两人监销，销毁后监销人员应在销毁清册上注明“已毁”字样和销毁日期及方式，并签名以示负责。销毁清册一式二份，分别归“全宗卷”和上级单位备案。档案保管制度档案库房机要重地，未经管理人员许可，不得擅自入档案库房。二、查阅档案，必须按规定办理登记手续。查阅档案毕，及时归放原处。定期清点检查库存档案，发现差错及时报告，并补救措施。经常检查库房内防蛀、防光、防盗、防火等各类设施，杜绝一切隐患。保持库房整洁，通风、干燥、库房内不得堆放杂物。离开档案库房，要随手关门，钥匙要妥善保管。教师业务档案管理办法教师业务档案是反映教师教育、教学水平的真实记录，是教师评定职称、评选先进的重要依据，必须加强管理。为此，特制定本制度。教师业务档案由三个组成部分：教师业务考绩档案正本、教师业务考绩档案副本、教师教学工作中的其它材料。教师业务考绩档案正本由教师本人填写，每学期填写一次，由教务处集中收、发，档案室保管，教师业务考绩档案副本由学校分管领导通过考核评定后填写，由档案室集中保管。教师业务档案按学科分类排列，每位教师组一卷，并以此大流水编制档号，保管期限为长期。教师业务档案立卷类目及保管期限：教师业务档案按学科分类排列，每位教师组一个卷。教师业务考绩档案正本目录（见沪教职改（92）第6号文）教师业务考绩档案副本目录（见沪教职改（92）第6号文）教师教学工作中的其它材料（教师情况表、工作考核表、获奖材料、论文、公开课材料等）保管期限为长期。荣誉档案管理办法荣誉档案是档案工作的一个组成部分，为切实做好荣誉档案的收集、整理和保管工作，充分发挥荣誉档案在学校教育、教学工作中的作用，特制定本制度。荣誉档案是指上级单位针对本校工作而颁发的或者是本校在工作中产生和形成的各类具有保存价值的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等。本校各部门和教职员工在工作中产生和形成的荣誉档案属国家财产，均应上交档案室集中统一管理，任何部门和个人不得占为已有。荣誉档案的归档范围：1、本校各级各类奖状2、本校各级各类奖杯3、本校各级各类奖牌4、本校各级各类证书5、其它各类荣誉荣誉档案的整理、保管及利用荣誉档案按载体分类，再按不同保管期限分别归档。本校的荣誉档案由档案室集中统一保管。荣誉档案一般应拍成照片，以备查用。会计档案管理办法为了加强对会计档案的科学管理，健全会计档案工作制度，根据中华人民共和国财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》的规定，结合本校的实际情况，特制定本办法：会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计专业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料的证据。因此必须加强对会计档案的管理，建立和健全会计档案的立卷归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案管好。本校每年形成的会计档案，应由财会部门按照归档要求，负责整理立卷及装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管一年，第二年上半年应由财会部门编造清册移交档案室保管。归档范围：1、会计报表2、会计帐簿3会计凭证实行会计电算化单位，年末必须将本年帐套数据软盘备份，每份数据均要备份二份，异地保管在指定的保管柜内。整理方法：分类：一般按年度形成分类，即首先按会计年度分开，然后按“类别名称”将会计档案分为报表、帐簿、凭证三大类。帐薄：一般是一本为一卷（册），即一个保管单位。活页帐应抽出空白页，再按会计科目顺序装订成册，并加具帐簿封面。凭证：按会计凭证的材料形成时间为顺序，连同所附的原始凭证，按日、旬、月的先后整理装订成册，年内连续编号共几册，并填写封面和备注。每册厚度要适中，装订线处要封角并由立卷人、会计主管人员签名或盖章，履行签封手续，以示负责。报表：按年报、季报、月报、旬报等分别组成保管单位，可按文书立卷要求进行，卷内目录一般填到月或季表类型。组卷：会计凭证中工资清单签名的一页，应按月、按年归入到当年度的文书档案中去，属长期保管。卷内排列：一般应按会计材料形成时间顺序排列，报表卷内文字材料（如决算说明等）在前，表格在后。编页号：只编有效页号，一页一号，活页空帐页要抽出。装订：应拆除所有金属物，对已损坏的会计材料要进行裱糊，缺少装订线的要加边。拟写案卷题名（标题）：一般应由责任者（即作者）、时间（针对年月）、内容和名称四部分组成。案卷排列与编卷号：应先分报表、帐簿、凭证三大类，再按每类的不同保管期限顺序由长到短排列，一年度一个流水案卷号。编制案卷目录：历年案卷目录分报表、帐簿、凭证装订成三本。归档时间：当年的会计档案、在会计年度终了后，可暂由本校财会部门保管一年，以方便利用。期满后，原则上应按期将会计档案移交给档案室保管。移交时，财会部门应编制会计档案移交清册（案卷目录）一式两份，交接双方应签字，一份由会计部门留存，一份随会计档案移交。若档案库房限制不能全部接收时，可暂留财会部门保留，但会计部门需编制会计档案案卷目录送档案室存档。保管期限：会计报表：年报为永久；月报表和季报表为五年。会计帐簿：总帐十五年；现金日记帐二十五年；银行日记帐二十五年；明细帐和辅助帐均为十五年。会计凭证：十五年。会计档案的保管和利用：会计档案实行集中统一管理的原则。对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管。存放有序，查找方便。同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。会计档案积极为本单位提供和利用。向外单位提供利用时,原则上不得借出，如有特殊需要，须报经本单位领导批准办理借阅手续，但不得拆散原卷册，并限期归还。七、会计档案的鉴定与销毁：

会计档案保管期满需要销毁,(除未了结的债权债务的原始凭证、涉及房地产权的转让契约外)，由档案室提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查、编造销毁清册，按不同情况分别报请主管领导或上级主管部门批准后销毁，销毁时应派人监销。销毁后，经销人、监销人、批准人均应销毁清册上签名盖章。教科研档案管理办法教科研档案是学校教育教学改革深入发展和教学研究过程中的真实记录和反映，必须加强管理。为贯彻国家科委、国家档案局关于《科学技术研究档案管理暂行规定》，充分发挥教科研档案在教育教学中的作用，特制定本办法：教科研档案工作是学校教科研管理的重要组成部分，是教科研活动的重要环节。本校教科研管理工作的分管领导要把教科研档案工作与建档工作实行“四同步”管理，即：下达计划与提出教科研文件材料的建档、归档要求同步。检查计划进度与检查教科研文件材料的形成情况同步。鉴定、登记教科研成果与验收、审查教科研档案材料同步。上报和评审科技成果与档案部门出具归档证明材料同步。教科研文件的归档范围，按教科研过程划分为：教科研准备阶段：课题申请书、计划任务书、教科研立题审批文件、协作协议书等。研究试验阶段：研究过程中产生的实验、分析、测试等各种原始记录和数据、图表、照片等材料，调研考查报告，重要的来往技术文件等。总结鉴定阶段，研究计划年度工作报告、专题总结、阶段总结、论文、专著、成果鉴定书、推广作用报告、课题经费决算。成果申报和奖励阶段：申报材料、审批材料、奖状证书。实行由课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制。凡列入本校教科研计划的课题，应由课题负责人按归档范围，进行文件材料的收集、整理、立卷归档工作，因故中途停止或失败的计划内课题，所形成的文件材料也应归档，并说明情况。教科研材料应在项目完成后一个月内整理移交归档。周期长的课题，可分阶段归档。课题负责人在归档时，负责填写课题档案简介和参加人员名单，并经主管领导审查签署意见，向档案室移交。由几个学校协作参加的课题项目材料的归档，一般应由主持学校负责保管，协作学校如有需要可复制保存与本学校业务有关的部分材料。凡申请成果鉴定的课题，必须在报审材料的同时，通知档案室对项目材料进行检查验收，凡不符合归档要求的，不得组织鉴定。教科研档案立卷类目及保管期限以课题为类目，保管期限为永久、长期、短期。设备档案管理办法为加强设备档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合学校的实际情况，特制定本办法。设备档案是指价格在5000元以上的财产及部分检测仪器所形成的各类文字、图表等文件材料。本校各部门新购仪器设备,必须邀请档案人员参加开箱，并由档案人员负责归档。设备的归档范围：购置仪器设备的请购单、请示、控购单。开箱单、装箱单、合格证、使用说明书、保修单。安装、调试、记录、检定、检测报告、维修、事故处理报告。报废单、调拨单。设备档案的整理、立卷：应根据购置仪器设备的有关程序（开箱单、请购单、报批材料、控购单、说明书、保修卡、检定书、使用维修记录等）组卷，然后再填写卷内目录、备考书、编页号，然后装入科技档案专用盒归档保管。设备档案的保管：设备档案应由档案室统一保管，需借阅时，应办理登记手续，并限期归还。设备档案的保管期限为长期。基建档案管理办法为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、使用管理，工程维护和改建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合学校基建工作具体情况，制定本办法。基建档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建设投产的全过程中形成的应归档的文件，包括基本建设投产的全过程中形成的，应归档的文件。综合性文件：计划任务书，有关该工程的项目申请和上级批复文件、合同、协议书、各种协调会纪要。施工前的文件：用地许可证，水、电、煤气供应批准书、施工合同、设备合同、拆房执照、造房执照。设计文件：初步设备、技术设计、施工图设计、说明书及设计修改变更材料。财务文件：工程概算、预算、决算、投资款项申请、追加预算报告、上级批复文件及审计书。全套竣工图纸、验收报告、竣工总结。图纸：学校各类建筑物，地上地下管道的现状图，用地范围图新建、扩建、改建单项工种的竣工图和使用中的变更图纸及有关资料。质量鉴定和验收材料：甲、乙双方共同签署的施工技术文件，隐蔽工程验收记录，正式验收记录，正式验收证书，质量保证书。二、基建档案，应在基建项目完成后，由学校分管基建部门负责收集后，交档案室整理、立卷、归档。声像档案管理办法为了加强声像档案的管理，更好地开发利用声像档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》和《上海市声像档案管理暂行办法》，制定本办法。声像档案是指学校及其工作人员在社会、业务活动中直接形成的，具有保存价值的照片、录音带、录像带等不同载体的历史记录。二、声像档案归档范围：1、学校召开的重要会议和教育、教学重要活动形成的声像材料。2、市、区领导来学校视察、检查工作形成的声像材料。3、学校主要职能活动和其他具有长期保存价值的声像材料。学校获市、区级以上奖励项目或荣誉称号、名次等弟声像资料。三、声像档案归档要求：归档的声像材料必须是原版、原片（照片档案包括照片和底片）凡是归档的声像材料必须图象清晰，声音清楚。声像材料形成后，承办人应按规定进行整理并加以必要的文字说明。文字说明要反映以下要素：即事由、地点、人物、时间、责任者。各部门应把形成的声像材料按规定进行收集、整理与立卷，并按规定向档案室归档，任何个人不得占为已有。文书档案管理办法文书档案是指学校在各项管理活动中形成，具有查考使用价值的、集中保管起来的文书材料，是单位基本情况和历史面貌的真实记录。根据国家有关档案的规定，为加强学校文书档案的科学管理，特制定办法。一、文书档案归档范围：凡是反映本校主要职能活动，具有查考利用价值的文件材料（包括党、政、工团等工作中形成的文件材料）均应归档。1、上级机关下发的指导性、法规性、政策性文件和需贯彻执行的文件以及批文。2、学校工作活动中形成的文件材料，如工作计划、总结、会议记录、请求报告、规章制度、合同契约、调查研究材料等。二、文书档案的分类及保管期限按本校文书档案编制说明及分类表执行。三、文书档案按年度—组织机构分类法进行整理分类，由档案室集中统一管理，做好检