质量会议管理制度目的

质量会议管理制度目的第一章总则

质量会议管理制度目的

为确保公司质量管理体系的有效运行，提高产品质量，加强各部门之间的沟通与协作，规范质量会议的组织与管理，特制定本质量会议管理制度。本制度旨在明确会议的召开原则、流程、会议纪要的跟踪落实以及会议室的管理规定，为公司的质量改进工作提供有力保障。

一、适用范围

本制度适用于公司内所有涉及质量管理的会议，包括但不限于质量管理委员会会议、质量分析会、质量改进研讨会等。

二、会议原则

1.实事求是：会议讨论内容应以事实为依据，客观公正地分析问题，提出解决方案。

2.高效务实：会议应注重实效，提高工作效率，避免形式主义。

3.沟通协作：会议应加强各部门之间的沟通与协作，形成合力，共同推进质量改进工作。

4.保密原则：会议涉及到的公司内部信息、商业秘密等，应严格保密，不得泄露。

三、会议类型

根据会议的目的和内容，质量会议可分为以下几种类型：

1.定期会议：按照预定的时间周期召开的会议，如质量管理委员会会议、质量分析会等。

2.临时会议：针对突发事件或特定问题召开的会议。

3.专题会议：针对某一特定主题或项目召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织：会议应由相关部门或人员负责组织，明确会议主题、议程、参会人员等。

2.会议的通知：会议组织者应在会议召开前，提前通知参会人员，并明确会议时间、地点、议程等。

3.会议签到：会议开始前，应进行签到，确保参会人员准时参会。

4.会议记录：会议应指定专人负责记录，记录会议内容、结论及行动计划。

五、参会人员

1.会议主持人：负责主持会议，引导讨论，确保会议有序进行。

2.与会人员：根据会议主题和内容，相关部门负责人及专业人员应参会。

3.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意离场。

2.会议内容应保密，不得泄露给无关人员。

3.会议结束后，参会人员应按照会议纪要中的行动计划，认真落实相关工作。

4.会议组织者应定期检查会议纪要的执行情况，并对未完成事项进行跟踪。

本章节为质量会议管理制度的第一章总则，以下章节将分别阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司质量管理的需求，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确各议题的讨论时间及顺序。

3.确定参会人员：根据会议主题，邀请相关部门负责人及专业人员参会。

4.通知与报名：会议组织者应在会议召开前，将会议通知发送至参会人员，并要求参会人员按时报名确认。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，组织者应安排专人负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人致辞：会议主持人简要介绍会议主题、议程及参会人员，宣布会议正式开始。

3.议题讨论：按照会议议程，逐项进行议题讨论。各议题负责人需提前准备相关材料，并在规定时间内完成汇报。

4.自由讨论：在议题讨论结束后，主持人可邀请与会人员进行自由讨论，充分发表意见和建议。

三、会议决策与总结

1.形成决策：根据讨论结果，主持人或会议组织者应引导与会人员形成决策，明确责任人和完成时间。

2.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结，强调会议重点和后续工作要求。

3.会议记录：指定专人负责记录会议内容、决策及行动计划，确保会议纪要的准确性。

四、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要的编制：会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的编制，包括会议主题、议程、讨论内容、决策及行动计划等。

2.会议纪要的审核：会议纪要应提交给会议主持人或相关部门负责人进行审核，确保纪要内容的准确无误。

3.发布会议纪要：审核通过后，会议纪要应及时发送给所有参会人员，以便于大家了解会议内容并按照行动计划执行。

五、会议跟踪与评估

1.跟踪会议决策：会议组织者应定期检查会议决策的执行情况，对未完成事项进行跟踪，确保工作落实。

2.评估会议效果：会议结束后，组织者可收集与会人员的意见和建议，对会议效果进行评估，为后续会议提供改进方向。

本章节为质量会议管理制度的第二章会议流程，以下章节将阐述会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发放与确认

1.会议纪要的发放：会议纪要经审核无误后，应尽快通过邮件、企业内部通讯平台等方式发送给所有参会人员及相关部门。

2.会议纪要的确认：参会人员应在收到会议纪要后的一定工作日内进行阅读确认，确保了解会议内容和个人承担的任务。

二、行动计划的执行与监督

1.行动计划的分解：会议纪要中明确的行动计划应分解到具体的责任人和执行时间，确保每项任务都有人负责。

2.执行情况的反馈：责任人需按照行动计划的规定时间节点，向会议组织者或指定负责人反馈任务执行情况。

3.定期监督与检查：会议组织者应定期对行动计划的执行情况进行监督和检查，确保任务按计划推进。

三、问题与困难的解决

1.及时沟通：责任人在执行过程中遇到问题或困难时，应及时与会议组织者或相关人员沟通，寻求解决方案。

2.协调资源：会议组织者应根据实际情况，协调公司内部资源，协助责任人解决问题，确保行动计划顺利实施。

四、会议纪要的更新与汇报

1.更新会议纪要：随着行动计划的执行，会议纪要应相应更新，记录任务完成情况、遇到的问题及解决方案等。

2.定期汇报：会议组织者应定期向公司高层或相关部门汇报会议纪要的执行情况，以便于领导层了解工作进度。

五、闭环管理与持续改进

1.闭环管理：对于已完成任务的行动计划，应进行闭环管理，确保问题得到彻底解决。

2.持续改进：根据会议纪要执行过程中的经验教训，会议组织者应不断完善会议流程和管理制度，提高会议效率。

本章节为质量会议管理制度的第三章会议纪要的跟踪落实，以下章节将阐述会议室管理规定等内容。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.预订流程：各部门需提前向行政管理部门或指定人员提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议室分配：行政管理部门根据预订申请，合理分配会议室资源，确保会议需求得到满足。

3.使用规范：会议室内应保持整洁，参会人员应爱护公物，遵守会议室内各项规定。

二、会议室设备管理

1.设备检查：会议前，行政管理部门应检查会议室内的设备设施，确保设备正常运行。

2.设备使用：参会人员应按照操作规程使用会议室设备，如有损坏，需及时报修并承担相应责任。

3.设备维护：定期对会议室设备进行维护保养，确保设备性能稳定。

三、会议室环境与安全

1.环境卫生：会议室内应保持干净整洁，严禁吸烟、乱扔垃圾等行为。

2.安全通道：确保会议室内的安全通道畅通，消防设施完好，参会人员应熟悉安全逃生路线。

3.会议室安全：会议期间，严禁无关人员进入会议室，确保会议的顺利进行。

四、会议室保密措施

1.保密意识：参会人员应具备良好的保密意识，会议内容不得泄露给无关人员。

2.保密协议：涉及公司机密的会议，参会人员需签订保密协议，明确保密义务和违约责任。

3.会议室安全检查：会议前后，应对会议室进行安全检查，防止遗漏保密文件或资料。

五、会议室服务与反馈

1.会议服务：行政管理部门应为会议提供必要的服务，如茶水、文具等。

2.参会人员反馈：鼓励参会人员对会议室的管理和服务提出意见和建议，不断优化会议室管理规定。

本章节为质量会议管理制度的第四章会议室管理规定，以下章节将阐述附则等内容。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司质量