管理信息系统-第五章-系统分析

第五章管理信息系统的系统分析管理信息系统第五章管理信息系统的系统分析第一部分可行性分析第二部分详细调查第三部分编制数据字典第四部分系统化分析第五部分研究和确定管理模型第六部分新系统的逻辑方案教学目的教学重点与难点掌握MIS开发中系统分析这一重要环节,包括问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析等步骤,最后完成新系统的逻辑方案,形成系统分析报告。

可行性分析、详细调查

系统分析、新系统逻辑方案

系统分析报告系统分析的任务任务:在充分认识原信息系统的基础上，完成新系统的逻辑模型设计，解决系统“做什么”的问题。具体任务:了解用户需求和系统现存问题；确定系统目标；可行性分析；业务调查分析；系统数据和功能分析；形成文档。系统分析在很大程度上决定了系统开发的成败。数据、要求计算机能处理的信息和功能解决“做什么”的问题系统分析的步骤问题识别可行性分析详细调查系统化分析逻辑方案设计第一节可行性分析开发信息系统的要求往往来自对原系统的不满。原系统可能是手工系统也可能是正在运行的信息系统。原系统存在的问题可能充斥各个方面,内容分散,甚至含糊不清。要求系统分析人员针对用户提出的各种问题和初始要求,对问题进行识别,通过可行性分析确定开发新系统的必要性。一、可行性分析的任务任务:明确新系统开发的必要性和可行性。必要性:取决于开发新系统的迫切性。可行性:取决于实现新系统的资源和条件。可行性分析建立在初步调查的基础上。如果领导或管理人员对新系统的需求很不迫切，或者条件尚不具备，就是不可行。二、可行性分析的内容1.管理上的可行性2.技术上的可行性3.经济上的可行性管理人员的态度管理方面的条件软、硬件技术水平开发人员的技术水平预估费用评价经济效益（钱、非钱）三、可行性分析报告可行性分析的结果——《可行性分析报告》1.内容（1）系统简述（2）系统目标（3）所需资源、预算和期望效益（4）可行性分析的结论2.结论（1）可立即开发（2）改进原系统（3）目前不可行,或需推迟到某些条件具备以后再进行实例《某高校图书馆管理信息系统可行性分析报告》/p-99357130055.html/p-88509180.html第二节详细调查（1）对象（2）目的完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料。为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑方案设计做好准备。现行系统（3）原则（4）方法开座谈会问卷调查查阅资料参加业务实践详细调查应遵循:“用户参与”原则使用部门的业务人员、主管人员设计部门的系统分析人员、系统设计人员共同进行（5）内容管理业务调查数据流程调查详细调查管理业务调查数据流程调查组织结构调查管理功能调查管理业务流程调查数据流程图数据字典描述处理逻辑第三节管理业务调查建立MIS的目的在于提高管理水平,应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的改变过程。因此对现行管理业务的调查十分重要。一、组织结构调查二、管理功能调查三、管理业务流程调查一、组织结构调查组织结构:一个组织的组成以及这些组成部分之间的隶属关系。描述工具:组织结构图注意:组织结构调查中还应详细了解:（1）各级组织的职能；（2）有关人员的工作职责、决策内容、存在的问题以及对新系统的要求。厂长计划调度组计划科生产部财务部供销科计划组统计组统计组外协组成本组会计组出纳组供应组销售组仓

库组织结构图实例图书馆管理信息系统之组织结构调查--->二、管理功能调查为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。描述工具:功能层次图描述从系统目标到各项功能的层次关系。销售系统的管理功能图销售计划管理三、管理业务流程调查各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单据、屏幕显示等）。（1）内容（2）描述工具业务流程图表格分配图业务流程图:用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。业务流程图易于阅读和理解,是分析业务流程的重要步骤。（3）业务流程图的画法目前尚不太统一,但大同小异只是一些具体的规定和所用的图形符号有些不同都必须准确反映业务流程业务流程图常用符号案例某企业物资管理的业务流程分析车间填写领料单到仓库领料,库长根据用料计划审批领料单,未批准的领料单退回车间。库工收到已批准的领料单后,首先查阅库存账,若有货,则通知车间前来领取所需物料,并登记用料流水账,否则将通知采购人员缺货。采购人员根据缺货通知,查阅订货合同单,若已订货,则向供货单位发出催货请求,否则就临时申请补货。供货单位发出货物后,立即向订货单位发出提货通知。采购人员收到提货通知单后,就可办理入库手续。库工验收入库,并通知车间领料。仓库库工还要依据库存账和用料流水账定期生成库存的报表,呈送有关部门。业务流程图绘制图表图例说明业务处理单位业务处理描述表格制作传递存储收集资料（本框内容为具体流程）31

业务流程图绘制举例计划处银行技改处各部门各单位局领导上级领导投资总规划更新改造贷款规模开会讨论报表审批综合平衡（讨论）批准下达各单位各部门正式计划计划各单位上报表计划处各部门各单位技改处银行各部门各单位存档32（4）表格分配图表示:系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。收货部门财会部门采购部门业务流程实例分析物流企业仓库管理业务流程分析详细调查管理业务调查数据流程调查组织结构调查管理功能调查管理业务流程调查数据流程图数据字典描述处理逻辑第四节数据流程调查管理业务调查过程中绘制的业务流程图和表格分配图虽然形象地表达了管理中信息的流动和存储过程，但仍没有完全脱离一些物质要素。绘制数据流程图的目的:为了用计算机进行信息管理，还必须进一步舍去物质要素，收集相关资料，绘制出原系统的绘制数据流程图。一、数据流程图一种能全面地描述信息系统逻辑模型的工具可以用4种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。（1）定义抽象性:完全舍去了具体的物质，只剩下数据的流动、加工处理和存储；概括性:它可以把系统中的各种不同业务处理过程联系起来，形成一个整体。（2）特点（3）符号外部实体处理数据流数据存储或或或或（4）示例P1销售处理P1销售处理销售部D1订单F1销售记录F1销售记录（5）数据流程图的实例厂办统计表销售统计用户合同合同登记处理合同数据合同台账销售数据合同执行登记合同执行数据销售分配处理库存台账车间入库单入库处理入库数据出库数据查

询查询出库处理发货处理发货通知出

库

单

出

库

单财务科出库单例:某企业成品销售管理的DFD1.销售科:负责成品销售及成品库管理。2.该科计划员将合同登记入合同台账，并定期根据合同台账查询库存台账，决定是否可以发货。如果可以发货，则填写出库单交成品库保管员；保管员按出库单和由车间送来的入库单填写库存台账。出库单的两外两联分送计划员和财务科。3.计划员将合同执行情况登入合同台账。4.销售部门负责人定期进行销售统计并上报厂办。成品销售管理DFD厂办统计表销售统计用户合同合同登记处理合同数据合同台账销售数据合同执行登记合同执行数据销售分配处理库存台账车间入库单入库处理入库数据出库数据查

询查询出库处理发货处理发货通知出

库

单

出

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单财务科出库单（6）数据流程图的画法首先:画出顶层数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。下一步:对顶层数据流程图中的“处理”进行分解。第一点:数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下、逐层分解的办法。分解P1销售处理订货单发货单用户某厂销售子系统的顶层DFD:销售科根据用户送来的订货单，进行销售处理后，向用户发货。销售子系统的数据处理流程销售科:根据用户送来的订货单进行销售处理后向用户发货。销售处理分解为3个处理1.判定订货处理方式。依据:用户信用情况、库存情况和购货金额（1）可以赊物，立即发货同时修改库存帐。输出数据流为D1（订货单）（2）等有货后再发货，输出数据流为D2（订货单）。（3）要求先付款，输出数据流为D3（订货单）。2.开发货票。（1）发货票一式4份，分发仓库、用户和财务科。（2）财务科按此记应收账。3.开付款通知单。（6）数据流程图的画法应视现实际情况而定对于一个复杂的大系统，可分至七八层之多。一般情况下每层为3-5个处理，如超过5个加工最好分解画，否则容易出错。第二点：数据流程图分几个层次？（6）数据流程图的画法对各个元素编号S：外部实体P：处理D：数据流F：数据存储处理的编号？第三点：数据流程图的命名规范？PP2P1P3P2.2P2.1P2.3P3.1P3.2

顶层（不编号）0层1层50外部项的确定也就是规定了系统与外部环境的分界线（7）绘制数据流程图应遵循的原则

（1）首先确定系统的外部项

（2）高层流程图与中、低层流程图的分工高层DFD中只画出系统正常运行时的主要输入和输出。对于错误或例外条件所产生的数据流不在高层DFD中反映。（3）按从左到右、从上到下的原则进行（4）反复修改,仔细检查,保证其正确性。例某企业财务管理的数据流程分析采用“自顶向下”的原则进行是否有遗漏的数据处理功能有关数据载体部分是否与业务流程图一致（8）业务流程图→数据流程图的检查（1）检查DFD和BFD的一致性

（2）检查DFD的一致性和完整性检查数据流:确认数据流是否有遗漏或多余检查数据存储:是否没有被业务过程使用或没有生成它的业务过程（根据U/C矩阵的判别标准来进行）检查处理功能，所有的处理功能都应有输入数据流或从数据存储中检索数据，也要有输出的数据流或向数据存储中发送数据。由于实际数据处理过程常常比较繁杂,故应该按照系统的观点,自顶向下地分层展开绘制。黑灰半透明透明业务流程图:理出业务流程顺序调查:掌握了数据及数据处理过程绘制完整的数据流程图:业务流程顺序+数据+数据处理过程一边整理绘图，一边核对相应的数据和报表、模型等。如果有问题，则定会在这个绘图和整理过程中暴露出来。二、数据流程调查需收集的资料1.原系统全部输入单据、输出报表、数据存储介质的典型格式。2.在上述各种单据、报表、账本的典型样品上注明各项数据的类型、长度、取值范围。3.在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度、发生的高峰时间及发生量等。4.弄清各环节的处理方法和计算方法。三、数据的来源现行组织机构现行各系统或部门的业务流程各种会议的决议计算机文件（或数据库）系统的数据组织结构上级下达的各种文件和各项任务指标与本单位有关的其它单位的有关信息其它各种报表、报告、图表

第四节数据字典

内容:对数据流程图中的各个元素作出详细的说明。作用:（1）数据流程图+数据字典图文并茂的对系统的逻辑模型进行完整的描述。（2）系统设计阶段进行数据库设计的参考依据。二、数据字典的内容对数据流程图中的各个元素作出详细的说明。1.数据项的定义2.数据结构的定义3.数据流的定义4.处理逻辑的定义5.数据存储的定义6.外部实体的定义1.数据项的定义数据项:又称数据元素，是数据的最小单位。在数据字典中，仅定义数据的静态特性。“I”(1)数据项的编号、名称、别名和简述；(2)数据项的长度；(3)数据项的取值范围。

2.数据结构的定义描述:某些数据项之间的关系。构成:若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成；还可以由若干个数据项和数据结构组成。“DS”1.数据结构的名称和编号；2.简述；3.数据结构的组成。3.数据流的定义数据流:由一个或一组固定的数据项组成。定义数据流:要说明数据流的名称、组成等指明它的来源、去向和数据流量等。D03-084.处理逻辑的定义

仅定义数据流程图中最底层的处理逻辑处理5.数据存储的定义只描述数据的逻辑存储结构,而不涉及它的物理组织。6.外部实体的定义定义:外部实体编号、名称、简述、及有关数据流的输入和输出。第四节描述处理逻辑的工具简单的计算性的处理逻辑:在数据字典中定义，如工资计算。复杂的处理:处理逻辑工具常用的描述工具:一、判断树二、决策表三、结构英语

一、判断树

>库存量

欠款时间≤30天>100天

>30天≤100天需求量需求量≤库存量≤库存量>库存量先按库存发货，进货后再补发先付款，再发货立即发货不发货通知先付欠款

处理方案判断树:用于查找产品并计算金额说明:对不同交易额、不同信誉、不同交易时间的顾客所采取的不同优惠待遇。判断树:直观、容易理解；但当条件多时，不容易清楚地表达出整个判别过程。二、决策表（判断表）清晰地表达:条件、决策规则和应采取的行动之间的逻辑关系。决策规则号123456条件欠款时间≤30天YYNNNN欠款时间>100天NNYYNN需求量≤库存量YNYNYN应采取的行动立即发货

╳先按库存量发货,进货后再补发

╳先付款,再发货

╳不发货

╳要求先付欠款

╳

╳条件语句行动语句条件项行动项三、结构英语表示法模仿计算机语言描述处理逻辑使用"IF'、"THEN"、"ELSE"等词组第五节系统化分析在详细调查（原系统）的基础上进行系统化分析是提出新系统逻辑模型的重要步骤。具体任务:（1）找出原系统业务流程和数据流程的不足（2）提出优化和改进的方案（3）给出新系统所要采用的信息处理方案系统化分析的内容一、分析系统目标二、分析业务流程三、分析数据流程四、功能分析和划分子系统五、数据属性分析六、数据存储分析七、数据查询要求分析八、数据的输入输出分析九、绘制新系统的数据流程图十、确定新系统的数据处理方式一、分析系统目标根据详细调查再次考察可行性分析报告中提出的系统目标对项目的可行性和必要性进行重新考虑根据对系统建设的环境和条件的调查,修正系统目标,使系统目标适应组织的管理需求和战略目标。二、分析业务流程具体内容原有流程的分析业务流程的优化确定新的业务流程新系统的人机界面分析原有系统中存在的问题，以对现有业务流程进行重组，产生新的更为合理的业务流程。系统中存在的问题:（1）管理思想和方法落后，业务流程不尽合理；（2）计算机等新技术的使用，为优化原业务流程提供了新的可能性。例:过去某工厂仓库由管理人员凭印象确定订货量，新系统改为根据各种备件的库存量和订货点来确定订货量。信息处理流程就有了很大的变化。1.原有业务流程的分析分析各处理过程有必要存在,哪些过程可以删除、哪些可以合并,哪些过程不尽合理,可改进或优化。2.业务流程的优化原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理,可以按计算机信息处理的要求进行优化,并指出流程的优化可以带来什么好处。3.确定新的业务流程画出新系统的业务流程图。4.新系统的人机界面新的业务流程中,人与机器的分工,即哪些工作可由计算机自动完成,哪些必须有人的参与。三、分析数据流程与业务流程的改进和优化相对应,数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容。原有数据流程的分析数据流程的优化确定新的数据流程新系统的人机界面具体内容四、功能分析和划分子系统为了实现系统目标,系统必须具备一定的功能。功能:做某项工作的能力。目标:系统第二层的功能:子系统再下面:各项更具体的功能。功能分析划分子系统可以大大简化设计工作:因为划分以后，只要子系统之间的接口关系明确，每一子系统的设计、调试，基本上可以互不干扰地各自独立地进行。将来，如果要修改或扩充系统，可以在相关子系统范围内进行而不至于牵动全局。划分子系统的方法目前，还没有一套公认的方法。实际工作中:划分方案往往受个人经验、企业原有业务处理关系、是否便于分阶段实施等多种因素的影响。大系统:划分子系统在系统规划阶段进行，常用U/C矩阵。五、数据属性分析事物的特征:属性名/属性值例,某职工:姓名/黄一峰,性别/男,年龄/54静态特性动态特性数据的类型、数据的长度、取值范围、发生的业务量。固定值属性固定个体变动属性随机变动属性属性名属性的值固定值属性固定个体变动属性随机变动属性数据属性的动态特性分析目的正确确定数据和文件的关系固定属性的数据----主文件固定个体变动属性的数据----周转文件随机变动属性的数据-----处理文件六、数据存储分析数据库设计在系统分析阶段要做的工作。任务:建立数据库的概念模型（E-R图、3NF关系群）数据存储分析的内容:分析用户要求：调查用户希望从MIS中得到哪些有用信息。综合抽象：建立数据库的概念模型。七、数据查询要求分析调查、分析用户查询需求将用户需要查询的问题列出清单或给出查询方式示意图。一个单位所有单位一个时间一个以上时间八、数据的输入、输出分析输入/输出:目的、适用范围、数据量的大小、存在的问题。如:输入的数据是否都得到了有效地利用；哪些数据输入是多余的或是不符合实际需要的；现在的数据输入方式能否满足要求；输入速度是都能完成数据量的要求；是否需要改变输入方式、增加输入设备；分析数据的精确程度和数据间的相互联系等。如:弄清哪些输出报表是多余的；哪些是不符合实际要求的；系统的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求等。九、绘制新系统的数据流程图绘制新系统的数据流程图:为了明确新系统的人机接口，还应在绘成的数据流程图上标明哪些部分由计算机完成，哪些部分由人工完成。完善数据字典用工具描述复杂的处理逻辑十、确定新系统的数据处理方式

按一定时间间隔（小时、日、月）把数据积累成批后一次输入计算机进行处理。特点：费用较低、可有效地使用计算机。成批处理方式面向处理，数据直接从数据源输入中央处理机进行处理，由计算机即时作出回答，将处理结果直接传给用户。特点：及时、费用较高。

联机实时处理方式十、确定新系统的数据处理方式成批处理适用的情况固定周期的数据处理需要大量的来自不同方面的数据的综合处理需要累计一段时间后才能进行的数据处理没有通信设备而无法采取联机实时处理的情况需要反应迅速的数据处理负荷易产生波动的数据处理数据收集费用较高的数据处理联机实时处理适用的情况第六节研究和确定管理模型何为“管理模型”？

管理模型是系统在每个具体管理环节上所采用的管理方法。在MIS的系统分析中,就要根据业务和数据流程的分析结果,对每个处理过程进行认真分析,研究每个管理过程的信息处理特点,找出相适应的管理模型。一、综合计划模型综合计划是企业生产、经营活动的总规划。

企业中长期计划模型、厂长任期目标分解模型、新产品开发和生产结构调整模型和中任期计划滚动模型。综合发展模型

数学规划模型、资源分配限制模型等。

资源限制模型二、生产计划管理模型

主要安排与综合生产计划有关的生产指标，常用模型有：数学规划模型（如优化生产计划模型）、物料需求计划模型、能力需求计划模型和投入产出模型等。生产计划大纲

具体安排了生产产品数量、加工路线、加工进度、材料供应、能力平衡等，常用的模型有：投入产出矩阵、网络计划、关键路径模型、排序模型、物料需求、设备能力平衡、滚动作业计划和甘特图等。作业计划模型三、库存管理模型库存物资分类法库存管理模型最佳经济批量模型库存管理模型四、财务成本管理模型成本核算模型包括直接生产过程的消耗、间接费用的分配成本预测模型数量经济模型、投入产出模型、回归分析模型等成本分析模型实际成本与定额成本比较模型、本期成本与历史同期可比产品成本比较模型、产品成本与计划指标比较模型、产品成本差额管理模型、量本利分析模型等。五、统计分析与预测模型多元回归预测模型时间序列预测模型普通类比外推模型常用的预测模型反映:销售、市场、质量、财务状况等的变化情况及未来发展的趋势。内容:市场占有率分析、消费变化趋势分析、利润变化、质量状况与指标分布、综合经济效益指标分析等。第七节提出新系统的逻辑方案什么是逻辑方案？逻辑方案:新系统开发中要采用的管理模型和信息处理方法。详细调查、系统化分析都是为建立新系统的逻辑方案作准备。逻辑方案：系统分析阶段的最终成果，也是今后进行系统设计和实施的依据。新系统的业务流程新系统的数据流程新系统的逻辑结构新系统中数据资源的分布新系统中的管理模型逻辑方案的内容（1）原系统的业务流程的不足及其优化过程（2）新系统的业务流程（3）新系统业务流程中的人机界面划分。（1）原数据流程的不合理之处及优化过程（2）新系统的数据流程（