浅谈实物档案的整理工作获奖科研报告

浅谈实物档案的整理工作获奖科研报告【摘要】单位工作过程中除了形成纸质文件材料外，还会形成奖杯、奖牌、证书等各种的实物，这些物品反映了单位工作过程中的活动面貌，是单位发展的历史记录。整理好这些实物，进而以档案的形式予以管理，才能发挥实物独特的价值和作用。

【关键词】实物档案;整理;工作

实物档案是档案众多门类中的一种，它是一种以实物（有形物品）的形式存在，从一个侧面反映单位或各种活动的原始记录。按照档案全宗管理的原则，实物档案要纳入单位全宗进行统一管理，不得分散保管，以更全面地反映全宗的面貌。做好实物档案的整理工作是实物档案管理的基本环节，实物档案整理包括，对实物档案进行歸类、排序、标注、编目、装盒等的工作过程。受传统管理方式影响，过去一直过于重视纸质文件档案材料的管理工作，实物档案管理往往被忽视，导致规范性不够，甚至呈现散存、堆放保管的状态。因此，加强单位实物档案整理，纳入单位整个档案规范化管理之中，是提高单位档案工作整体管理水平的关键。

一、实物档案的分类

科学合理的对实物档案进行分类，是实物档案科学管理的前提，是实物档案整理的关键一步。实物档案种类繁多，形式多样，除有各类奖杯奖牌匾阁证书外，还有证章、票据、设备、字画、题词等形式和内容。实物档案分类可以按年度和保管期限为要素进行分类，首先按年度依据实物档案的形成或接收年度予以区分，同一个年度的实物档案归为一类进行管理;按问题分类就是将档案的属性和形式特征为问题分类依据，如可以分为奖品类、纪念品、赠品、产品等门类，奖品下的二级分类含有证书、奖牌、匾阁、锦旗等实物;按保管期限分，可根据档案的重要性和保存价值确定为永久、长期、短期等。也可以采用复式分类法，如年度-问题或年度-保管期限分类法，做到所分门类明确清楚，涵盖所有实物档案的种类，可以方便的查找和利用，提高实物档案整理水平和整理质量。

二、实物档案的排列

排列是对实物档案进行规范化管理的重要步骤，要按照预先设定的分类方案，按照时间结合事由确定实物档案排列的先后顺序进行排列。实物档案只有经过科学系统排列，才能提高实物档案的规范化程度，便于高效管理利用。实物的排列一般按照载体类型不同分别进行排序，也就是相同载体的实物档案排列在一起，按照载体形式排列档案在保持档案整齐美观的同时，也便于按载体形式进行查找，便于检索利用。在按照相同载体档案排列在一起的原则下，一般再按照年度和具体形成时间进行摆放，保证上架排列的合理性，体现排列的科学化和规范化。

三、实物档案的标注

标注就是在确定好实物档案的排列顺序以后，用不干胶贴签在实物载体的统一位置，标注实物档案的年度、类别和排列顺序。贴签是实物档案管理的基础，用标签的形式将实物档案在整个库房档案中予以定位，方便档案统一编目和存取工作的顺利开展。标签的编制要按照简便、易识别的原则进行，同时要制定实物档案登记薄，内容应包括实物名称、形成单位、形成时间、所属类别等项目，或者根据实物档案管理需要增添相应的项目内容。

四、实物档案的编目

编目是指编制检索工具和归档目录。实物档案的目录编制，要以实物档案管理规范为依据，所列编目的项目和内容等都要符合实物载体的管理要求，为实物档案的保管利用等工作的开展创造有利条件。实物档案一般按件为单位进行编目管理，实物档案目录中一条目录要对应一件实物，登记顺序按照形成时间先后顺序，如果没有明确时间，只能确定有效年度，那就将其排在本年度归档目录的最后，并在备注栏中标注清楚，与实物档案一一对应。实物档案目录内容要实用科学，可包括顺序号、年度、实物名称、制发时间、保管价值、载体形式等，让利用检索可以简洁明了。

五、实物档案的装盒上架

装盒是将适合于用档案盒装载的实物档案按照编目顺序依次装入专用档案盒中进行存放的工作，是实物档案经过系统化整理后的后续管理工作，装盒要做到实物与档案盒相匹配，装入后保持档案盒的整齐而不变形，如锦旗、奖状等实物档案可进行适当折叠或卷成圆柱状。装有实物档案的档案盒脊背、封面及封底内部的备考表等各项目内容要填写齐全，检查人、时间等内容也要填写完备。装盒后要对实物档案进行上架排列，上架要做到从左至右，自上而下排列，不同载体的实物档案上架完成后要留有一定的空间，以方便逐渐增加的档案的后续排放要求，避免存放空间不足而导致的频繁倒架。实物档案排列采取平放时，注意不要堆积过高，如不适合平放的可要采用竖放方式存放。对于装盒上架的实物档案要制作存放索引，可以采用示意图或者表格的形式，张贴于库房或者档案柜架旁，以便于随时查看，方便管理和利用。

六、结论

实物档案不同于传统纸质档案，其自身特殊载体的特点和属性较为明显。虽然目前实物档案的具体管理过程中，从收集、鉴定到整理、保管都存在一定的认识不同和不同观点，但是作为档案门类中的一种，实物档案的整理