电子文件的管理

电子文件的管理

在19世纪，信息技术的快速发展导致了信息浪潮，计算机化趋势在世界范围内展开。计算机网络向各个行业扩展。为了促进社会的信息和网络化时代，出现了大量的电子文件。由于电子文件自身的特殊性,使得电子文件的真实性、可靠性和长期存取性受到多方的质疑,如何做好电子文件的管理工作,已成为当前信息管理部门所面临的新课题。现结合实践工作,谈一谈自已对电子文件的认识,以期对电子文件的科学管理提供有益思路。1以计算机盘片、存储的化学磁性材料为载体的文字材料所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。2电子文件的特性2.1与其他电子邮件相比，电子文件具有基本特征要求由法定作者制发,具有法定的权威性和现行效用,具有规范的体式和特定的处理程序。2.2制代码的特点从信息的编码形式来看,在计算机系统中,电子文件的信息内容皆以二进制代码的形式存在,是一种纯粹的数字化信息,因而具有非人工识读性、信息的易更改性及对计算机系统的依赖性等特点;从其载体特性来看,电子文件又具有载体与信息的可分离性、信息存储的高密度性和载体的不稳定性等特点。2.3电子文件也具有传统纸质文件信息的集成性和交互性特点3电子文件的收集、积累与脱机保存由于目前多数单位电子文件形成后大多分散在承办人员的计算机中,缺乏统一管理,同时,电子文件的信息形态及其组成一般要比纸质文件复杂。因此,档案工作者必须从电子文件形成的源头进行有效控制,对电子文件及时进行收集、积累并脱机保存。应该抓住电子文件形成之初这个关键环节,及时对其加以收集进行逻辑归档,才能保证电子文件的完整性和真实性。3.1收集区域3.1.1电子文件的收集3.1.2对于起鞘助作用或正式作用的电子文件,则应及时收集;3.1.3对于电子文件生成的软硬件环境和元数据,也应加强管理,并列入收集范围。3.2收集方法3.2.1电子文件的收集、共享、备份加强对电子文件的前期控制,保证从网络渠道流通的电子文件不散失;3.2.2定期或不定期的对一些个人电子计算机产生的与工作相关的电子文件进行收集、登记、备份;3.2.3及时对即将更新或已更新的操作环境及数据进行登记和保存。4电子文件筛选4.1实行组盘、组盘和保管期限以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。4.2文件的办理、保管通过文书室进行处理,扫描成影像文件后输入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性确定密级和保管期限,经档案人员审查后,加上档案管理信息,存入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。5数据安全整理电子文件归档,一般是指将应归档的电子文件,经过整理从电子计算机存储器或网络上拷贝到可移动的磁盘或光盘等记录介质上,以便长期保存的工作过程。5.1电子文件的分类和顺序电子文件的分类、排序是指将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合,使电子文件易于查找和提供利用。5.1.1多渠道元素之研究5.1.2电子文件的标引应注明电子文件的来源、责任者、时间、载体类型、操作环境等诸多元素;5.1.3电子文件的组合应当考虑到电子文件与其产生的相关操作环境存放在一起。5.2电子文件的录入与纸质档案相比,电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的,数据库是存取电子文件的“虚拟文件库”。电子文件一旦经过登记,就应将其所有的标注信息全部录入到数据库当中。经过分类和排序的电子文件,逐一登记进入“虚拟文件库”,并在电子文件名和电子文件内容之间建立关联,实现数字保存、数字检索和数字显示。5.3电子文件的打包要求5.3.1电子文件的归档电子文件的归档一般在年度或任务完成后,或一个阶段之后的一段时间内进行。5.3.2归档范围。电子文件的归档范围应尽可能包括机关活动中形成的各种载体的电子文件,同时注意将电子文件存贮的载体及电子文件产生的外部环境和元数据保存起来,形成有机的结合体,保证电子文件不遗漏、不散失。5.3.3归档份数。一般拷贝三套是比较稳妥的,两套异地保存,另一套提供借阅。6软磁盘存贮由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存。所以,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定相应的保护措施。6.1备份盘的保存6.1.1统一的软盘模式使用3.5英寸的厚盘保存。6.1.2软磁盘的质量控制；6.1.3调整存储条件6.1.4加强病毒预防。6.1.5更新加密盘6.1.6立即更换存储在电子文件的软磁盘载体，以便长期保存6.2cd存储设备6.2.1标准的排水和使用。2.2.2保持不变的温度和湿度环境。注意照明。6.2.3注意光7加强数据库管理档案工作的根本目的在于利用。一是,必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度,实现电子档案管理的标准化和规范化;二是,要把好数据库质量关;三是,做到馆室共建,应将计算机录入工作分散到该立档单位的内设机构;四是,充分利用信息安全技术,切实保障档案信息数据库的安全。因此,档案人员要适应信息技术和档案事业的发展,就必须采取积极措施,抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术发展的需要。8认真进行鉴定,区分文件价值由于电子文件的保存价值取决于其自身价值和可读性,因此,在电子文件归档前,一要认真进行鉴定,区分文件价值,只有对本单位工作具有查考利用价值的,才有必要进行归档;二是由于部分电子文件保持期限较长,其读取软件的操作系统可能随着时间的推移不再具有兼容性,因此,要定期将有关电子文件的读取软件和操作系统同步归档。9电子文件对文件管理的影响9.1生活数据库内容对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。使得文件与档案之间不再有明显的界限。9.2系统的整序保护档案档案档案的档案案实体分类也可能将被概念分类整理所取代,因为实体分类的结果只能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要,但在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。9.3电子文件的保管期限难定自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一