企业档案管理制度（汇编7）

第8页/共25页档案管理制度第一章总则第一条为了规范（集团）股份有限公司（以下简称公司）档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。第二条档案的范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。3、下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。第二章档案的管理部门第三条档案的管理部门档案管理由行政部及财务中心共同管理，其中行政部为主管部门。第四条档案管理部门的职责1、行政部档案管理的职责（1）负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。（2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。（3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。（4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。（5）负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。（6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录并写入OA档案系统。2、财务中心档案管理的职责（1）负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。（2）负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。第三章档案的分类管理第五条档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整。第六条档案的分类档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。1、按内容进行分类：具体各级的分类目录详见《档案分类管理流程》中具体规定。主要有：（1）、章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。（2）、会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。（3）、股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。（4）、企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。（5）、经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。（6）、经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。（7）、案件资料。（8）、行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。（9）、人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。（10）、财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。（11）、战略投资部资料（12）、工会文件（13）、登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。（14）、签字印模。包括签字样本、印章印模等。（15）、特殊业务资料。2、按保存形式分类（1）纸质形式（2）电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。3、按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。（1）、绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂（七天内不能恢复链接）；管理系统崩溃（三天内不能恢复运行）或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：A、总裁指定的绝密事项资料；B外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；C公司的重大经营决策、战略投资计划；D购买或开发的科研成果和专利等资料；E资金运作计划、协议、等相关财务资料；F重大项目的资料。(2)、机密：保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳（七天内恢复链接的）；管理系统遭受破坏（技术平台、作业工具等三天内恢复使用的）或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：A集团公司领导指定的机密事项资料；B外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；C集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议；D关于集团及控股子公司商业利益，发展的合同；E公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；F尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；G投资计划书、项目协议、项目运作方案；H财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；I集团公司人事档案、工资；J未公布的内部重大改革及人员变动的方案；K涉及总裁个人的收发文件。3、秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如导致公司财产损失1万元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包括但不限于：A外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；B公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；C具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；D合同，技术协议；E公司制度汇编原件。（4）一般（无密级）档案：除以上外，其他均为一般档案。第四章档案的移交管理第七条档案移交的基本要求1、资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案。2、移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。3、结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。4、原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。5、采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。第八条分类档案的移交人、保管人、移交时间、移交流程等的规定，详见《档案分类管理流程》中的规定。第九条档案移交时移交人填写《档案交接登记表》，报部门主管审核确认签字。接收人核对无误后签字确认。第五章档案的备案管理第十条档案的备案是指子公司向集团备案。集团各档案管理员对备案档案的管理应分公司分年度按分类顺序建立目录并立卷归档。第十一条具体需要备案的分类档案、子公司备案人、集团受理人、备案时间等详见《档案分类管理流程》中具体规定。第六章档案的归档管理第十二条档案的归档原则1、按立档单位分开建档。2、按形成或针对的年度分开建档。3、自有档案和备案档案分开建档。4、按档案内容分类排序归档。5、按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。6、按末级分类档案登记档案目录。7、不相容职务档案分开归档。第十三条档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档。档案管理员填写登记《分类档案目录》，将档案文件有序置放在目录后面。档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。第七章档案的立卷管理第十四条档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷。分类档案资料较多时，可分多盒立卷。档案管理员应编制《档案立卷目录》，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务、典当业务，应在完结当年立卷归档。与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档，建立清单目录，经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。比如：1、单个专题会议相关组合要素：（1）关于召开会议的请示与批复；（2）提交会议审议批准的资料：包括工作规划、计划、报告；预算决算；各项决议的草案；（3）会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告；（4）会议参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸或图表；（5）会议管理性资料：包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿；（6）会议宣传性资料：包括会议简报；会议纪要；新闻报道；（7）照片、录音、录像等资料。2、单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：简历、身份证复印件、授权书及其他资料。3、单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。4、单个案件相关组合要素：诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。5、单个员工的档案相关组合要素：员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡（养老保险册）、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。6、单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。第八章档案的保管要求第十五条档案管理员负责档案的保管。各档案管理部门应指定专人进行档案管理。行政类档案指定行政主管保管；人事类档案由人事主管保管，涉及员工个人信息档案及时报档案管理专员保管；财务类档案应由秘书和会计作为档案管理员;其他业务类档案应由行政类的档案管理员统一管理。行政部应对OA中单位档案系统应指定专人作为系统管理员进行维护和管理，主要负责：1、负责统一建立集团及子公司的单位档案结构体系。2、负责指导集团及子公司行政人事档案管理员将《档案分类目录汇总》写入OA单位档案系统中。3、负责检查人事档案管理员在OA单位档案系统中对《档案分类目录汇总》的查阅权限进行合理授权。第十六条纸质或实物档案的保管的一般要求1、档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；2、采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；3、档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；4、档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；5、严防毁坏损失、散失和泄密；第十七条电子档案的保管的一般要求1、档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。2、电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设置密码，注意防泄。3、电子文件应定期进行备份，防病毒等安全措施。4、备份磁介质应注意防磁。第十八条密级档案管理的特别要求1、严禁在不具备保密条件的地方存放档案。2、档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公司的保密规定，做到对公司的机密不说、不外传。3、档案管理员在调离或离职时，由总裁办负责人监督办理移交、档案交接之后，方可离开。4、档案管理员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收筹划、核心技术等机密性档案内容。丢失档案或擅自泄露档案机密，公司将追究其个人的经济责任和法律责任。5、秘密载体必须确保任何时候都处于绝对安全、保密状态，对秘密载体生成过程中不需归档的材料，应及时销毁。秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、光盘等各类物品。6、秘密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政部负责人审批，有对外发布需要时，必须报经批准。7、绝密、机密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政部分管领导、批准。8、在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则，进行管理。9、秘密事项由形成部门在档案归档时，按照密级资料具体分类标准做好标识（盖上标识印章，标识印章由档案管理员保管，绝密档案移交前移交人须做好密封），交档案管理员负责妥善保管，并建好记录、台帐。第九章档案的借阅管理第十九条申请借阅、查阅或复印档案时，应填写《档案查阅/借阅/复印申请单》，根据档案密级级别向各级领导申请报批。除此外，公司外部人员借阅时还应持单位正式介绍信，档案保管人员方能接待。第二十条借阅人应认真填写档案借阅/查阅/复印登记簿，详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还签名等情况。第二十一条在借阅、查阅或者复制档案时，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。第二十二条申请复印时，应由档案管理员亲自复印，并加盖“再复印无效”印章，并注明“此复印件仅用于…用途”。第二十三条一般档案的借阅、复印由借阅人提出申请，报部门负责人、行政部负责人审批后至档案员处办理相关手续。档案一般不得带出档案室。档案管理人员应负责将原件及时、完好无缺地归放原处。第二十四条绝密、机密文件严禁带出档案室、复制，经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还。如确因工作需要带出、复印，除签批手续外，档案员还需当面或电话联系方式，向、确认后办理相关手续。办理中做好记录，按时追回加密的复印文件存档（由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外）。第二十五条绝密、机密、秘密、一般档案借阅、复印如涉及财务内容的，除正常审批手续外，还需财务负责人、签批。第二十六条行政部应根据公司对档案软件系统档案目录的查阅、复制、下载权限的书面授权权限进行管控。第十章档案的销毁管理第二十七条档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员填写文档销毁申请单，编制销毁清册，经部门主管、档案管理部门主管、、鉴定审核方能销毁。销毁时，应有、在场监督销毁。监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册上签名盖章。档案保管期限满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的档案，应在档案销毁清册和档案保管清册中列明。

档案管理制度XY/GL-10为了规范公司内、外文件，资料、证件的管理，确保各类档案保管的规范有序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效率，特制订本制度。本制度适用于公司各部门档案的规范管理。各级档案管理员职责公司办公室负责公司级档案资料的保管，各部门只负责涉及本部门业务的档案资料的保管；各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理，切实做好保密工作，严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确；档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作，定期对纸质档案进行整理，确保安全；各级各类档案，一律采取纸质档案和电子档案保管同步的方式，确保档案查阅快捷、准确。档案分类法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。公司的重大决议。包括由公司董事会、管委会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。计划性文件。包括公司总体计划或规划、项目发展计划、经营质量计划、营销计划、财务计划等。总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。劳资人事资料。包括公司下属各部门的人事任命、调整，员工培训、工资审核记录，员工档案等相关资料。声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。各部门在档案管理工作中，凡是涉及以上资料的，应在本部门内进行分类管理。各部门负责管理与本部门业务紧密相关的各类档案资料，办公室还要负责对公司级各类档案资料的管理。档案管理程序建档。档案管理人员收集到的档案资料，应按照档案性质进行合理分类，建立电子档案和纸质档案，确保电子文档记录与纸质档案统一、对应。遵循“批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后”原则进行建档。对于没有名称的资料，档案管理人员必须命名。编号。同类档案资料，按收到资料的时间先后顺序进行排序。每份档案资料可以用铅笔或打印字条进行编号，按编号顺序在《档案登记目录表》（见附件一）中填写名称、日期等信息，以便查阅。保管。各部门应具备档案柜，对档案柜及其钥匙进行编号。可以采用文件盒或档案袋对各类档案资料进行装存，文件盒或档案袋上必须标注清楚档案分类名称、年份等。存档。档案保存期限分为定期、永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。永久保存：公司章程、制度、合同组织规程及办事细则董事会、管委会记录财务报表政府机关核准文件不动产所有权及其他债权凭证工程设计图其他经核定须永久保存的文书10年保存：预算、决算书类会计凭证事业计划资料其他经核定须保存10年的文书1年至5年保存：期满或解除之合约其他经核定保存5年的文书会议纪录1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。四、档案日常管理借阅借阅手续：公司档案密级分为绝密、机密、秘密和非密四给级别。因工作需要，公司的其他人员需借阅档案时，由借阅人填写《借阅档案申请表》（见附件二），经过部门负责人审核并由办公室主任签字批准后，方可借阅。如果审核人或批准人不在公司，可以由借阅人或经办人通过微信、手机短信等方式申请同意后办理，待审核人或批准人回公司后签字确认。绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在《借阅登记表》（见附件三）上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。借阅人须爱护档案，保持整洁，不得转借、拆卸、遗失、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。销毁公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。凡属于密级的档案资料必须由公司办公室主任批准方可销毁；一般的档案资料，由部门负责人批准后方可销毁。每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案资料销毁清册》（见附件四），报公司主任审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案资料销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章。《档案资料销毁清册》需永久保管。保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。移交需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》（见附件五），报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。保密档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。附件一：档案登记目录表附件二：借阅档案申请表附件三：借阅登记表附件四：档案资料销毁清册附件五：档案移交登记表附件一：档案登记目录表档案登记目录表目录编号档案名称内容种类档案编号归档日期交件人签名收件人签名备注附件二：借阅档案申请表借阅档案申请表档案名称及文号总页（份）数借阅用途借阅时间归还时间借阅人审核批准注：1、归还时间原则上不超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续；秘密级档案不得超过4小时。2、人事档案转移时，归还时间栏填档案不归还和档案转移字样。3、外单位借阅档案，需持单位介绍信，经部门领导签字，副主任审核、主任批准后借阅。附件三：借阅登记表借阅登记表借阅日期部门档案名称及文号方式密级页数借阅人归还日期收档人备注借阅查阅附件四：档案资料销毁清册档案资料销毁清册序号档案名称销毁人签章监销人签章公司负责人意见销毁原因销毁时间页数备注附件五：档案移交登记表档案移交登记表序号档案名称份数移交方签章监交人签章接交方签章移交时间原因原件复印件

档案分类编号方法为加强本行机关档案工作规范化、标准化建设，中国人民银行档案管理规定》（银办发[2004]259号），《机关档案工作业务建设》、《归档文件整理规则》等规定，结合本行档案工作实际情况，对本行形成的文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、设备档案、实物档案分别制定了分类与编号方案：一、

文书档案1、

2001年前的文书档案，按保管期限——年度的方法进行分类，即：永久

1997

1998·······2001长期

1997

1998·······2001短期

1997

1998·······2001排列与编号：排列在同一保管期限，同一年度内，按机构排列顺序进行，同一机构按事由结合时间排列，编号在同一保管期限内采用年度大流水编号。2、2002年（含2002年）以后的文书档案采用《归档文件整理规则》的方法，对归档文件以件为保管单位进行整理，采用年度——保管期限的方法进行分类，即：2002年度

永久

2002年度

长期2002年度

短期2003年度

永久2003年度

长期2003年度

短期排列与编号：件与件的排列次序按事由结合时间的方法排列。归档文件在相同保管期限内采用年