济钢工程建设项目设备采购管理的实践

济钢工程建设项目设备采购管理的实践

济钢建设的200万吨全钢自焦炉、燃烧、铁匠、精炼、中厚板连接及钢铁公司200万吨的项目是济钢充分利用发展机遇的结果。该项目的建设将进一步促进产品的替代品，提高济钢产品的核心竞争力。如何保证该项目顺利、按期、保质投产是一项重要任务和课题。1通过加强对设备及其部件的交付和质量控制1.1采购成本调整型按照项目管理的理论,项目组织所关注的三大主要因素是时间、成本和质量。在项目设备采购实施过程阶段,合同一经生效,采购成本已经基本固定,此时的采购管理重点应当向加强合同执行情况协调、监督与控制方向转移,采取各种技术、管理的措施,保证设备以适当的交货期和最优的质量交货。如何实现这一目标,对于加快工程项目建设,确保项目尽快投产达效至关重要。因此,必须采取有力措施,确保设备供应的货期和质量。1.2采购过程“形式化”目前,济钢项目设备采购管理工作仍然停留在“三化一性”(计划指令化、管理方式单一化、管理控制定性化和内外信息沟通的静态性)的基础上,采购过程中往往“质价”分离,“三超”(资金超预算、工期超计划、质量超标准)现象严重,缺乏全过程、全方位、动态管理的意识,对一些国际市场的既定做法不熟悉;另外,管理过程控制乏力,因设备交货延迟影响工期进度时有发生,工作局面较被动。2强化跟踪管理适当的交货期是指设备供货日期与项目的设备实际安装进度要求相匹配,避免交货期延迟与提前交货,从而以最低的整体采购经营成本保证项目的需求。加强跟踪管理,一方面要加强采购人员的货期意识,以设备合同约定交货时间为基础,把握好设备实际的在制状态,实现与项目设备安装实际的有效衔接并做好货期变更的应对预案;另一方面要充分把握跟催要领,掌握设备采购时间管理常用的实际技能和工具技术。2.1生产准备阶段采购人员应当严密跟踪供应商物料准备的详细过程,保证订单正常执行,发现问题及时反馈,需要中途变更的立即解决,具体管理要领如下:2.1.1纸、规范是否发放采购人员应认真确认有无正式可交付生产的图纸和制造规范,确认图纸、规范是否发放(包括工艺卡片),已发放的,予以跟踪,未分发时应确认如何分发,何时发放。必要时向生产厂商提出对图纸、规范的检查要求。所提出的图纸、规范不完备时,要求其修订并予以跟踪。2.1.2工模具性能的影响采购人员要认真核查与制造合同设备有关的工机具性能是否满足制造设备的技术要求,是否符合最经济的成本要求。若不符合,厂家要自制或外购以补充工机具的缺陷。2.1.3外购材料或配套件采购人员要检查制造厂家是否按照预定时间自制或外购材料或配套件。对有可能影响整个交货期的部分予以追查,并决定对策,有必要时从中协助,共同催货,确保材料或配套件的按期到位。2.1.4负荷总量确认采购人员要进行负荷状况调查(包括人力的),当负荷的总量与能力一致时,仍要确认每一批的交货期是否有勉强之处。同时进行供应厂商的设备加工能力的调查,以指导下一步的采购工作。2.2实施有效管理,确保供应商俄该阶段是设备能否如期交货的关键阶段,同时也是受各种因素影响最多的阶段,在转入正常加工工序之后,必须及时督促检查。首先,请供应商提次,要按时检查实际制作进度,将设备的实际需求时间与制作方及时协调一致;再次,建立设备跟催作业表,切实掌握实际进度,以报表形式警示供应商,促其改善。对于加工过程中出现的问题,建立起完善的管理预案,确保进度受控,具体要领如下:1)设备故障原因致使供货期延长。采购人员要与供应商协调,最大限度地挽回工期损失,与内部有关部门接洽并采取对策,进而调整货期。2)由于制造厂设备、人员原因致使供货期延长,要求供货厂方加班,同时做好调整货期的准备及措施,如与其他货品调配、改换其他供应厂商、改为自制等。3)火灾、水灾等不可抗力。视其影响程度,改由其他公司制造或自制,然后调整货期。4)倒闭。改由其他公司制造或自制,然后就债权、债务进行进一步处理后,调整货期。5)由于需方原因造成延期交货。在充分考虑不抵触法律、法规条件下,调整货期,并采取质保金对策。6)中止合同。办理清理手续,决定在制品、半成品的处置及对契约变更的损害补偿双方进行讨论与协商。2.3注意设备运输方的选择设备交货阶段包含设备运输、验收以及安装调试指导、异议处理等方面的内容。在运输过程中不仅要考虑运输费用,还要考虑设备的运输安全,因此要慎选设备承运方;在接收货物的过程中,针对出现的单据不全、包装损坏、数量缺失或不合格等问题,要及时与厂商进行沟通协调,避免影响项目设备的安装和使用;对于异议的处理坚持“不查清不合格原因不放过,不查清责任者不放过,不落实改进措施不放过”原则,具体管理要领如下:2.3.1运输过程的影响采购人员要确认设备包装的合规性,运输方式、运输工具的安全性和运输影响,运输沿途的障碍物排除情况,运输过程中由于运输方式变化引起的衔接性,运输费用是否合理以及运输过程的调度、协调方式等。2.3.2确认和检查采购人员要确认已收物料是否迅速通过检查并运抵指定地点,已收物料能否在预定的验收期间完成验证,督促紧急进货的检查。2.3.3取消手续,取得新的零部件采购人员要对追查缺失数量的设备,催促交货,确认货期。货期已过,已不需要该设备时,办理取消手续。损失的零部件要调查损失原因,重新协调安排,取得新的零部件。对于不合格品,应确认不良内容并查明原因,重新安排厂家制造或采取改目整体进度的视情节追究责任。2.3.4交货期长的影响交货期基本上由供应商决定,但采购却能通过有效的管理方法来影响整个交货期的长短。采购管理人员若要有效控制交货期,必须了解供应商不能如期履约的原因,通过采取异常发生报告、延迟对策报告、供应商扶持等措施,确保交货期。3设备采购的质量管理加强设备采购质量的全过程管理主要有事前控制、事中控制和事后控制3个方面,具体工作从以下几个方面入手:3.1尽快提出处理意见确定制造厂商后,必须对其详细设计图纸进行严格的审查,确保设计方案的准确,并对其系统配置标准与招标时的有无偏离进行核实,避免制造厂家从中做手脚,降低标准,谋取不合理的利益。对设计审查中发现的问题,要尽快提出处理意见,并达成共识;一旦出现了重大工艺方案性的重新改变,并对合同商务条款产生了重大影响时,需组织重新评标、确定设计方案乃至制造厂商,另行设计审查后方能转入正式制造阶段。3.2设备关键控制点是档案在设备制造过程中的控制策略是全面控制加工过程,控制重点工序和工作质量。具体措施是加工工序交接有检查、质量控制有对策、质量保证措施有交底、动态控制有方法、质量处理有复查、行使质控有否决、质量文件有档案。根据设备的特点和制造过程,视设备的重要程度,可采取全过程驻厂监制、巡回监制和通知点监制等方式。选好关键点监制比较符合济钢的实际,一般来讲,在设备加工制造过程中,大型毛坯件的浇锻,关键工序的机床加工安排、工序装配、出厂前试验等均属于关键控制点,要特别加以关注和控制。监制过程中严格明确监制责任,按照监制计划和设备设计及相关标准的要求,认真开展监督检查;从另一个角度来讲,控制关键点包括的内容较多,主要从影响设备质量的5大因素(人、机、法、料、环)着手,找出起主导作用的因素加以控制,避免系统因素发生变异,确保设备质量始终受控。3.3加强过程质量控制在设备制造过程中,对于各工序的质量控制,严格对照国际、国家标准,行业或企业标准进行监制。非标设备的监制工作更应在充分占有设计图纸、技术协议等信息资源的基础上展开,对于关键提供诸如材质化验单、加工工序质量自检试验记录等证明性资料,以确认其过程质量控制的有效性,对于批量订货的设备质量过程监制,要重视通过抽样检查的方法来进行质量控制。采取调查表、直方图、决策树、散点图等多种控制手段,加强过程质量控制;另外合理规定职权和权限,明确从事采购、设计、使用单位等各类人员的职责和权限,建立责任关系,加强专业技术人员技能、风险意识、法律法规、行业要求等有关能力的培训与考核。3.4设备安装过程中出现的质量问题设备进厂以后,一是加强现场的技术服务,确保设备安装调试期间的技术服务质量;二是设备安装过程中发现的质量问题要迅速加以协调解决。由于项目工期紧张的原因,对在此期间发生的质量问题处理,应当以最大限度地保证项目顺利推进为第一要务,遵循“解决问题—分清责任—责任追究”的原则,妥善解决。3.5提高企业内部的沟通和协调能力首先明确引起协调差距的主要原因。通过分析近几年济钢设备采购交货期延迟及质量异议的原因,发现由于购销双方之间的协调差距是主要因素。一是采购方对供应厂商产能及订单变动情况动态掌握不够;二是出于自身保护的需要,供应商在未与济钢详细交流,未充分掌握设备规格、规范的情况下仓促生产;三是济钢未充分掌握供应商的经营状况,供应商资金短缺而无法购进材料;四是双方关于设计、设备进度等要求联络不切实,接洽不充分,未能详细传达到具体处理人员,使得获得协力的可能性降低。解决的具体方法是:1)实施高层领导促进战略。设备的关键加工工序集中于供应商关键的几套机器设备上,形成制约供货的“瓶颈”。在此情况下,供应厂商总是要排出先急后缓的加工顺序。为此,应选择最佳时机,适度策划高一级的领导巡查,通过企业决策者间的沟通,求得相互的支持。2)充分了解供应商承制能力。在对供应商产能及生产设备向适当的供应厂商下订单,避免出现设备制造任务的过量和不足。3)提高内外部沟通能力。强化部门内部以及与项目部、设计施工部门的沟通,避免“信息孤岛”现象的产生。根据项目实际需求,统一对外口径,建立货期及质量权威,提高信赖度,提高合同的遵守度。4)建立设备交货期及质量异常发生报告制度。对供应厂商提出发生异常进行报告的要求,通过报告尽早预测货期的延迟量和质量可能的状态。5)培养采购人员的交货期和质量意识,提高采购人员对交货期和质量控制的技能,做到快速反应,工作有效,并将其工作绩效纳入考核,促进人员素质的提高。6)认真开展设备采购及运行效果的后评估。将评估的结果及时向设备承制商、使用单位、供应部门内部各环节进行反馈,用以指导今后建设项目的设备采购管理工作。4设备安装基本情况运用项目管理(PM)的理论,全面加强设备供应管理中的货期和质量控制,特别是管理要领书的制定,有效的解决了在货期和质量控制管理中的条理不清、重点不明等