记录管理程序

文件类别文件编号:版本:A二阶文件记录管理程序修正次数：0生效日期：文件名称：记录管理程序签章：发放部门:品质部发放与签收记录会签是否分发部门份数会签分发部门份数□是□否总经办□是□否行政部□是□否市场部□是□否采购部SMT事业部组装事业部会签是否分发部门份数会签分发部门份数□是□否PMC部□是□否PMC部□是□否NPI□是□否生产部□是□否生产部□是□否品质部□是□否测试部□是□否工程部□是□否品质部□是□否财务部□是□否财务部□是□否****修改记录*****版本修改内容备注A首次发行制定：审核：核准：文件类别文件编号:版本:A二阶文件记录管理程序修正次数：0页次：4/4生效日期：1.目的为有效管理记录制作、书写、变更、储存、调阅之规范，以显示所需质量之达成，且证明质量管理系统之有效运作。2.范围适用于本公司质量系统内所有使用的表单记录。3.定义无4.组织与权责4.1文控中心制定保存期限，并记录于《品质记录一览表》4.2各部门主管负责督导表单格式编修、保管与报废的执行。4.3各部门相关负责人负责执行表单格式编修、保管与报废。5.作业内容、规定、注意事项5.1品质记录之保存期限：5.1.1各检测设备校准书、工具记录、采购订单及修订通知书的期限保存时间，除非客户另有规定者外，都应比零组件（或零组件族群）的实际生产和服务要求期限再多加日历年一年。5.1.2各品质绩效记录（如：管制图、检验及测试结果等），其保存期限为三年。5.1.3各项内部品质稽核和管理审查记录应保存三年。5.1.4上述要求与政府法令抵触者无效，也不得取代客户的要求且所有规定的保存期间应考虑到“最低量”。5.1.5到期的记录由文控中心统一处理。5.2品质记录保存方式：5.2.1须依不同数据别分别设立档案并依序妥善存放，且不得有缺页破损之情形。5.2.2须编制索引号码，依索引顺序归纳档案。5.2.3存放时须易于取得及归放为原则，以便随时验证品质之趋向，作为品质改善及纠正措施之参考。5.2.4品质记录电子文件由文控中心统一编号归档保存。5.2.5其它相关之品质记录，由各单位自行汇整保管。5.3储存条件：5.4.1储存环境：品质记录必须储存于良好的环境下，防潮湿，防虫害，以避免数据之毁损。5.4.2储存方式：品质记录可以使用档案夹、计算机储存装置(如光盘片、磁盘驱动器)…等备存，但需易于寻找。5.4.3品质记录若为传真之感光纸，为避免储存期间记录内容因年久模糊不清，得使用扫瞄器或复印机等转换为电子档或纸档方式备存，各单位并须列管保存。5.4所有品质记录数据必须有充分的讯息，足以追查所达成之品质目标，并判定品质管理系统之有效性.且记录之内容必须清楚干净并标示日期以利于识别存取，若有契约约定，可提供客户评定。5.5品质记录填写之注意事项5.5.1品质记录、表单等数据，不得以铅笔填写且字迹必须清淅可资辨别。5.5.2记录修改时，可使用修正液涂销或以""符号划销错误处，再写正确数据并于旁边空白处加以签名或盖章以示负责。5.5.3当品质记录表单项目内容空白时：5.5.3.1非选择性数据时，空白字段须以"/"或"x"或"NA"等符号划销，以避免规定须填列之字段漏记。5.5.3.2选择性数据时，空白字段可经行跳格不记。5.6各项品质记录表单等，均需由各单位相关人员制定内容及设计表单格式，若填写内容无法一目了然者，须制作表单填写说明并经相关单位审核，