糖业公司物资管理制度

物资管理制度1.0采购要求及标准：1.1辅料要求及标准1.1.1采购部向供应商索取各类有效证件并建立合格供应商清单，发至质管部、物管部各一份。1.1.2每批辅料采购，均应在合格供应商清单中，否则，不予接收。1.1.3辅料包装必须印有产品名称、生产企业、企业地址、净含量、产品执行标准、质量等级、合格证、生产许可证编号及QS标志，合格证上面需有QS标志。1.1.4采购进口食品原辅料时，应当向进口食品原辅料代理商索取营业执照、代理资料、报关单、注册证等相关资料以及合格的有效的检验检疫证明，否则，不予接收。1.1.5采购食品原辅料时，采购部应注意其保质期，不得采购快到期（指剩余保质期低于其规定保质期的三分之二）的食品原辅料。同时其包装物应符合国家食品卫生安全要求，不得采用盛装过其它类别物资的包装物再次进行食品原辅料的包装，原则上要求统一规格。禁止采购：1.1.5.1腐败、霉变、生虫、污秽不洁及其他感官性状异常；1.1.5.2可能含有对人体健康造成危害成分；1.1.5.3包装严重污秽不洁、严重破损或者运输工具不洁而被污染；1.1.5.4掺假、掺杂、超期及非法加工；1.1.5.5致病性微生物、农药残留、重金属、污染物质以及其他危害人体健康的物质含量超过食品安全标准的限量；1.1.5.6其它不符合食品安全及相关国家标准的情况；1.1.6检验报告单上内容包括产品名称、生产批号、生产日期、报告日期、净含量、检验依据、标准值、检测值、评定意见、检验员、复核、审核，其中检验员、复核、审核要求签字，盖章无效。2.0备品备件、化验用品、劳保、安全、消防用品验收项目及规定2.1化验用品、仪器：检验项目有外观、材质（玻璃仪器）、生产厂家、标签等，具体见《化验药品、配件检验规格书》。2.2备品备件、外协件2.2.1外协加工件按质量要求验收。2.2.2各种钢材、金属管件、PVC、ABS管件和滤芯、滤网、滤布等，首先提供产品使用说明书、合格证和相关技术指标的检测检验报告单、设备图纸，整台（套）设备本体带铭牌标识，否则不予验收。2.2.3阀门、压力表类首先应提供产品说明书和合格证明，组织相关人员进行试压试漏。2.2.4金属加工备品备件类，要实际测量有关主要技术尺寸和加工精度、光洁度和准确度等。2.2.5轴承类验质项目：①从感官观察外包装是否明晰精致；②钢印是否清晰，钢印包括生产厂家代号和轴承型号；③检查轴承游隙是否合适；④转动轴承是否有杂音和不灵活；⑤轴承外表面油渍是否均匀；⑥轴承外圆倒角是否均匀光洁度好。2.2.6外协加工件：检验项目有外观、材质、手感等。2.3劳保、安全、消防用品2.3.1检验项目有外观、材质、手感、生产厂家；生产许可证、产品合格证、国家安全部门检测证三证不齐全的不验收。2.4技改、项目物资2.4.1技改、项目采购物资质量要求：设备、材料外观质量应平整无缺、无破裂损伤、无锈蚀斑痕；技术性能检验符合标准。2.4.2核对资料清单：装箱清单、设备的技术文件、资料及专用工具；2.4.3整台（套）设备验质时，首先检查物料名称与合同物料是否相符，其次从感官上观察设备的结构、工作原理、规格型号、外形尺寸等方面整体情况，三证是否齐全，有关技术尺寸和加工精度必须实际测量，按照机械行业相关技术标准进行验收。3.0辅料、包装材料、备品备件等物资验收及规定3.1辅料3.1.1辅料到货后采购部凭到货检验报告单通知仓管员，仓管员首先对其标识、计量、检验报告、外观等逐项检查，其中有一项不合格，拒收，并及时通知采购部。3.1.2仓管员经检验外观合格，通知质管部验质员验收，验质员接到通知后，验证是否属于合格供应商，否则，不予验收。3.1.3质管部验质员接到验质通知后，取样、验收，代取样者一律停岗。验质员从标识、计量、检验报告、包装等逐项检查，发现不合格者，罚款50元/次。3.1.4每批次辅料验收检验均分为两次，卸车前检验一次（初检）、卸车中检验一次（复检），有一次不合格的视为整批不合格，初检与复检均不合格但需让步接收的，单项扣除按折扣点最多的折算。每少抽检一次罚验质员100元。3.1.5抽出样品后，检验员及时提供数据，出具检验报告单或临时卸车单交付仓管员，仓管员领车安排卸货。每批次检验后必须留样，标明名称、进厂日期及供应商，没有留样或标识不清的对检验员罚款50元/次。检验合格后，报告单一式四份，车间、仓库、采购部、存根各一份，无合格检验报告单不准办理入库手续。私自办理入库手续者罚仓管员200元/次，造成损失按公司包赔制度执行。3.1.6参与人员均在验质单上签字，无故不签的罚款50元/次，验收入库的物品由仓管员做出相应标识。3.1.7属于拒收，但又急用的物资，验质员及时开具不合格报告单，由质管部反馈给采购部，质管部组织评审，评审结论由采购部报总经理签批后办理入库手续，否则罚采购负责人100元/次。3.2包装物3.2.1塑料包装桶3.2.1.1采购部通知质管部、成品车间共同验收，不合格数按照规定扣除。相关部门接到通知后10分钟内到场，否则，罚责任人20元，人员不齐，不予验质。3.2.1.2质管部对包装桶外观做出判定，成品车间履行卸车过程中监督检查，已验收入库的包装桶，产品流向市场后因气味、强度出现质量问题，由采购部组织解决。3.2.1.3200L、50L聚乙烯包装桶：按照规定任意抽查，验收标准按照《原辅料检验规格书》执行，验收不合格需要让步接收的，按照《原辅料检验规格书》扣款，拒收的包装桶由采购部处理。3.2.1.4验收结束后由采购部、质管部、成品车间共同签字办理入库手续，缺少一人次不得办理入库手续，否则对接收单位罚款100元。3.2.2铁箍纸桶3.2.2.1采购部、质管部、物管部共同验收，采取全数检验，合格的办理入库手续，不合格退货。3.2.2.2其它同包装桶验收。3.2.3塑料编织袋3.2.3.1编织袋类，长、宽超过标准值，同时重量随之增加的不予扣除，否则，依标准扣除。编织袋折扣标准以允收范围为标准折扣，其他按《辅助材料检验规格书》相关规定执行。3.2.3.2验收结束后由采购部、检验人员、物管部共同签字后方可办理入库手续，缺少一人次不得办理入库手续，否则对接收单位罚款100元。3.2.3.3特殊情况需要复查时，由采购部写出申请，采购部、化验中心领导签字后，由化验中心安排复查。3.2.4母液3.2.4.1采购母液，必须有供方封条贴在装车入口处，返厂发现封条有变动或无封条，一律不予接收。3.2.4.2母液卸车完毕，运输车辆必须将票据原件经车间签字接收后交辅料采购部。3.2.4.3运输车辆如需票据结算运费，辅料采购部可提供票据复印件。3.2.5备品备件等物资3.2.5.1各种钢材、金属管件、PVC、ABS管件和滤芯、滤网、滤布等，资质验收合格后，实际测量主要尺寸。3.2.5.2阀门、压力表类，经检验不合格产品不予接收。阀门自发货之日期起的18个月内，在产品说明书规定的正常操作条件下，因材料缺陷、制造质量、设计等原因造成的损坏，由制造厂负责免费更换，由采购部负责办理。

3.2.5.3技改、项目采购物资，项目技术人员、仓库人员验收，依合格标准规定要求为准；必要时，不能检验的经主管领导批准，请权威检验机构检验。3.2.5.4整台（套）设备验质，有关技术尺寸和加工精度必须实际测量，按照机械行业相关技术标准验收。必须经验质小组共同验收，合格办理相关验质手续，不合格退货或调换。3.2.5.5备品备件来料时，仓管员通知设备部人员，设备部组织验收。3.2.5.6化验用品、仪器来料时，采购部通知保管员。仓库保管员初步验收（标识、计量或检验报告、包装）无误后，向质管部下发书面验质通知单，质管部组织验收。3.2.5.7外协加工件来料时，由设备部负责验收。3.2.5.8劳保、安全、消防用品来料时，仓管员通知安环部人员，安环部组织验收。3.2.5.9技改、新项目采购物资来料时，由物管部仓管员通知项目部人员，项目部组织验收。3.3不合格品处置3.3.1产品质量不合格，辅料采购部在接到检验报告后起三日内，必须将不合格产品清理出库。否则，每推迟一天，罚责任人50元。3.3.2采购部建立和保存进货记录。如实记录采购的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供应商名称及联系方式、进货日期等内容。进货记录必须真实，保存期限不得少于二年。3.3.3验质员接到通知后，查看供应商各类证件，手续不齐全的不予验收。3.3.4仓管员没有及时通知相关部门验质，影响产品入库或使用的，罚仓管员50元/次；相关部门验质员没有及时验收的，罚验质员50元/次。3.3.5验质员接到通知后，取样验收，代取样者，一律停岗。验质员按验收标准逐项检查，按照要求填写验质单，并签名，发现未按不合格规定检查者，罚款50元/次。3.3.6备品备件、化验用品、劳保安全消防用品、技改新项目采购物资到货后，仓管员首先对其标识、包装、计量或检验报告、外观等逐项检查，发现任意一项不合格的，拒收并及时通知采购部。3.4辅料、备品备件试验使用规定3.4.1生产过程中使用的辅料、备品、备件，在价格基本合理的情况下，不经总经理办公会批准，采购部不得变动供应商。3.4.2为提高产品质量、降低辅料消耗、产品升级换代、确需调整的，有关部门写出书面报告报总经理办公会批准。3.4.3供应商推荐的辅料、备品、备件（新产品）的使用，总经理办公会批准后，供应商应提供相关资料和保证。3.4.3.1权威部门认证的产品证书。3.4.3.2使用过该产品用户的试用结果（资料），因该产品使用提升的等级（样品）。3.4.3.3供应商无条件提供实地考察。3.4.3.4试验前交效果保证金，达到承诺效果保证金退回，达不到承诺效果保证金不退。3.4.3.5在试验前报价，试验成功后按试验前报价执行。3.4.3.6没有确定试验前，供应商不得进入本公司生产场所。3.4.4未经总经理办公会批准，任何人任何部门不得试用外来新产品，违者，给予严肃处理。3.4.5经总经理办公会批准，采购部更换厂家、评定新供应商时依照《辅料试验管理程序》执行。4.0入库4.1仓管员没有及时通知质管部验质员，影响产品入库或使用的，罚仓管员50元/次；质管部验质员没有及时验收的，罚50元/次。4.2辅料验收合格，在使用过程或库存辅料抽查中发现有不合格的，由质管部组织采购部再次抽样检验，结果判定为不合格的，则判定整批不合格，由采购部负责调换。因标识混乱造成物品混发、乱发的罚仓管员100元/次。4.3辅料不合格，采购部跟踪验证供方整改情况，并保存书面材料存档备查，缺少一份罚责任人20元/次。4.4仓库根据采购订单办理入库手续，打印材料验收单，一式四联，相关人员在材料验收单上确认签字，二级帐审核一二三联，仓库留存第四联。二级帐人员核对物料的价格，数量，签字状况，无误后在系统中进行审核并在材料验收单上面签字，采购部、二级帐、供应商分别留存第一联，第二联，第三联。5.0备品备件、设备等质量跟踪、异议处理：5.1使用单位对备品备件进行“二次检验”，首先从外观进行检查，包括喷漆、光泽度、零附件是否齐全，是否有缺陷，尺寸是否符合要求等。检查确认合格无误后，方可进行安装使用，否则退回仓库。5.2使用单位填写维修保养记录时，计算合格零部件的使用期限，填写在此合格零部件的“使用周期”栏内。5.3外观目测和现场验质不能发现问题的，必须经过实际运行观察，使用周期过短或出现严重质量问题，设备部组织使用单位、采购部按上述规定执行。5.4轴承、机械密封、泵类备件、滤芯、滤网、滤布和专用设备类备品备件等，必须通过实际装配后使用，暂时办理验质手续，使用过程中出现非正常使用周期的备品备件，由车间写出报告，设备部调查核实后及时通知备件库，该批备品备件不得再发货，因此影响生产上报考核办，由考核办落实。6.0财务结算6.1发票到时（包括普通购货发票和增值税专用发票）（采购员与供应部长已签字），采购员或供应商将发票、材料验收单第1联一并交与二级帐，二级帐需进行以下处理：6.2验证发票的真伪，发票与材料验收单的品名、规格、数量、单价、金额一致，在K3系统“供应链—采购管理—入库”中根据相关材料验收单下推生成K3系统中的采购发票，录入发票相关的信息，同时将发票与相应的材料验收单进行钩稽。6.3在K3系统“供应链—采购管理—费用发票”中录入费用发票，在费用发票界面中按F7选采购发票号码以确定增值税发票和运费发票的连属关系，再根据费用发票输入各项内容，税率录入应根据各种费用抵扣率录入，不能抵扣的税率为0；将增值税发票与当期的材料验收单进行钩稽（由于运费发票已与增值税发票建立连属关系，故在增值税发票与当期的材料验收单进行钩稽的同时，运费发票也进行了钩稽），并进行外购入库核算与分配，则系统自动更新本期材料验收单；6.3如发票与材料验收单数量、单价、金额不一致，且差异较大（不属于四舍五入原因形成的差异），发票金额和入库金额对比后原则上以金额少的办理，特殊情况采购部写出说明原因物供主管签字后二级帐按实际情况给予办理。则二级帐会计必须查明原因并向主管领导汇报，经批准后要求采购员进行重开发票或在发票上扣除相应金额，更新材料验收单金额。6.4发票金额与材料验收单金额一致的情况：6.4.1在K3系统“供应链—采购管理—入库”根据相关材料验收单下推生成K3系统中的采购发票，将发票及材料验收单第1联（加盖二级帐审核章后）、运费发票、材料验收单交财务进行帐务处理。6.4每月发生的采购，如发票到时，采购员必须在当月到财务办理报帐手续。6.5各种物料（包括辅助材料、备品备件等）必须按照本制度办理相关的材料验收入库手续和正规的材料领用手续，未办理相关手续的，财务分中心不得给予办理入帐手续和支付相关的货款。6.6如有特殊情况临时急购备品备件，必须在领导批示购买后两天内补齐手续（手续包括采购订单，材料验收单）；特殊情况无法进行联合验收的，由责任人写出情况说明，经公司主管领导批准后，办理有关的验收、领用手续。7.0储存及防护7.1外来人员及不明身份的人员不准随便进入辅料储存区域，否则罚责任人50元/次，造成损失的物管部包赔相应的损失。7.2各类包装物及辅料合理规划，分类分区存放，准确标识，做到防潮、防尘、防虫、无异味、无外来异物，无污染，防火，帐、卡、物相符。辅料、包装袋下铺防潮垫板，离地10厘米，离墙30厘米。上盖防尘雨布，在相应的要求下配置降温设施及温湿度仪，消防器材，否则罚责任人50元。7.3仓库物资应按货架位置、重量不同、温度/湿度要求，危险品特殊条件、批次等要求分类存放保管，做好标识。7.4易燃易爆、有毒有害物品的库房（贮藏室）应摆放整齐，做好标识，并做好通风、防火、防爆、防潮等工作；收存和发放有毒有害物品必须进行登记，做到账目清楚，账物相符。7.5有毒有害物品、洗剂、清毒剂及杀虫剂，应贮存于专门库房或柜橱内，并由专人负责保管。7.6腐蚀试剂如：硫酸、硝酸、盐酸、氢氟酸、冰乙酸、甲酸、氢氧化钠、氢氧化钾、氨水、甲醛、液溴等；除要求分类保管外，还应当注意通风，室温应低于28℃，照明灯要封闭、防爆，室内严禁烟火。并要经常检查危险品的贮存性状，及时消除隐患。7.7碳钢类备件容易生锈，定期用油对其防护，做好质量保管。7.8物资发放后，及时变动标识牌，做到帐卡物相符。否则，对仓管员罚款20元。7.9仓管员收发物资后及时做好记录，便于追溯。因未记录或记录不详导致无法追溯的，对仓管员罚款50元。7.10仓管员每十天用紫外线消毒灯对食品级包装袋消毒一次，虫鼠情况每十天检查并清理一次，防止污染，并做好记录。否则，罚责任人30元/次。8.0出库8.1技改、项目物资出库8.1.1根据技改工程安装需要，项目施工组织单位现场负责人落实批准，填写领料单，标明使用位置，领料人签字。项目施工组织单位定期落实项目物料库存情况。8.1.2项目现场负责人审批领料单，标明使用位置，不按规定填写对批料人罚款10元。8.1.3因工程变更，不使用的物资由项目施工负责人组织处理解决。不及时处理的，停发计划单位管理人员的工资。8.1.4安装使用的物料，与领料单不符的，根据物料金额对施工单位负责人、当事人处以差异物料价值10倍的罚款。8.1.5项目负责人根据库存定额及时补充计划，因计划影响工程进度，罚责任人50元/次。8.1.6仓库对项目物料建立存放专区，未经项目负责人同意不准发放。8.2常规物资8.2.1各车间、部室在领用辅料、备件等项目物资时，统一由各车间、部室负责人批准。单位负责人因事不在岗时，有各中心值班人员到仓库办理借用手续，单位主管到公司时补办正式手续。8.2.2到仓库领取物资时持单位主管签批的批料单进行领取，仓库审理批料单是否符合规定要求而给予发放物资，否则不予发放。对替签、冒领的人员，每次罚款100元。8.2.3单位管理人员开批料单时，正确填写使用单位名称、物料名称、发货品名、数量等相关内容。领料人必须签字，否则，拒绝发货。不按要求填写发货的一次罚责任人20元。8.2.2领料人凭车间主任批条到二级帐开具生产领料单，二级帐查询即时库存，确认库存能够保证生产所需，在K3系统“供应链—仓存管理—领料发货—生产领料”中开具“生产领料单”，打印一式3联，白联财务留存，红联交仓库发货，黄联领用部门留存。“生产领料单”第1联后附车间主任的批条，定期移交财务档案室留存。8.2.3领料人凭二级帐出具的领料单领用物资，否则，不予发放，特殊情况经领导批准