论新时期档案数字化工作中的信息安全问题

论新时期档案数字化工作中的信息安全问题

文档的物质安全和文档信息安全是文档工作的生命线，文档和文档信息安全是重要的。在2013年年底召开的全国档案局馆长会议上,国家档案局杨冬权局长的报告用较大的篇幅对涉密档案数字化工作提出了更高更严的要求。他指出:近两年,有关部门发现并查处了一些档案部门的档案信息泄密事件,有的对开放档案审核鉴定不细,不看档案,仅看标题就确定档案开放,以致把涉密档案上网开放;有的把涉密档案外包给公司进行数字化,所有数字化信息皆由外包公司掌控,安全隐患非常大。针对存在的问题,杨冬权局长要求,在数字化外包前应先做好有密级档案或信息敏感档案的挑选和鉴定、解降密工作,无需继续保密的档案可在解降密后委托外包,仍需要继续保密的档案则不要外包,仍属绝密一律不搞数字化。按照国家档案局的要求和杨冬权局长的讲话精神,云南省档案馆结合本馆开展档案数字化工作实际,对准备进行数字化档案中的涉密档案进行逐卷逐件筛查,确保档案数字化外包安全。一、什么是国家秘密、保密涉密档案是指具有档案管理权限的单位或者个人对机关、团体、组织及个人在从事各类社会活动中形成具有一定保存备查价值,并且要求在一定时间、空间、范围内限制或者划控使用的各类载体形式的原始记录。按照《保密法》规定,国家秘密的保密期限,划分为秘密、机密、绝密,这三种形式在档案中都有具有体现。涉密档案具有其不宜公开性、主体的涉密性、来源的广泛性、涉密的时效性等特征。把握涉密档案的这些特征,对于我们开展筛查涉密档案工作作用不可小觑。二、多卷件档案云南省档案馆目前保管着建国后档案247个全宗,几十万卷(件)档案,数量浩大,涉及立档单位多。在近期的筛查涉密档案过程中,发现有这样几种情况存在:1.什么是什么会产生质量上的不符档案档案广泛来源于各单位所从事的社会活动和从事社会活动的主体,由于各单位在从事职能活动中产生的差异性,必然会产生涉密档案。在云南省档案馆保管的档案中,涉密档案在各单位的档案中都有存在,其中机密档案居多。除了有密级档案外,还有相当档案内容涉及涉密的情况。2.档案内容具有普遍性由于建国之初为保证新生的中华人民共和国的政权稳定,各单们保密意识很强,所发文件大多标注密级,60年代开展的文化大革命,以阶级斗争为纲的内容,在各机关、社会组织所形成的档案中均有反映。由于受左思潮影响,内容大量涉及到人与人之间紧张关系的记录,标明密级的档案也很多。70年代末期到80年代,尤其是十一届三中全会召开后,全党的指导思想从以阶级斗争为纲转向以经济建设为中心,各机关单位形成的档案标有密级的明显减少,90年代随着保守国家秘密法的出台,涉密文件标注更加规范,管理更加严格,形成的涉密档案相对更少。3.档案保密期限,当事人多以密。依《保密法》第20条,第202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020.目前,我们筛查的现行档案基本上都是上个世纪50年代至90年代的档案,以及部分2000年以后按新规则整理的档案,按照《保密法》规定,国家秘密的保密期限,除另有规定外,绝密级不超过三十年,机密级不超过二十年,秘密级不超过十年。根据这一规定,我们目前筛查出的涉密档案已经大大超过解密年限。4.解降密的主体《保密法》规定,机关、单位根据工作需要确定具体的保密期限、解密时间或解密条件。也就是说,按照《保密法》的要求,无论是定密还是解密都应该由从事各项社会活动形成档案的主体机关单位来确定,其它机关团体和个人包括各级档案馆都无权解降密。但事实上,现实又面临着这样一些问题:在我们所筛查的全宗档案中,有的全宗单位或已撤销或已合并,或已分撤到不同单位,主体单位不存在,涉及到这些单位相关涉密档案的解密问题由谁来确定,成为一道难解的题。由于秘密档案太多,在档案数字化大量外包扫描处理的情况下,涉密档案已经成为一种负担。三、不得随传播或禁止传播的行为主体涉密档案承载着国家在一定时限内更多的不宜公开的信息,这些信息在一定的时间和空间内不得随意传播,或者是禁止权限外的有关行为主体了解和使用。涉密档案的不宜公开性,决定了对其管理只能实行划控管理,在规定的时间内不便随意公开或对外开放,当然包括实行档案数字化外包工作的公司人员不得接触或直接从事涉密档案的数字化加工工作。1.筛查人员个人素质的提高一部档案史就是一部政治史,档案里所包含的内容大到国家政权稳定,小到鸡毛蒜皮关乎百姓生活,涉密档案信息一旦泄露就会引起不必要的麻烦。因此,对涉密档案筛查人员的政治素养,个人道德要求很高,档案是否涉密,涉密程度怎么样,需要筛查人员掌握全面知识,具备丰富的阅历。涉密档案形成年代不同,形成的时代背景不一样,这就需要筛查人员熟悉了解不同机关单位的性质职能,以及档案中记载的历史事件、涉及到人的背景情况等,才能把控涉密档案内容,清晰涉密档案范围。2.建立档案数据库时档案标注注意事项现行的涉密档案都广泛隐藏在各个案卷里,在档案接收进馆时的文件目录里普遍没有标明哪些或哪几件档案涉密,导致筛查涉密档案时要一卷一卷或一件一件从头翻起,筛查档案量增加,工作难度加大。我们认为在档案形成初期的单位内控阶段,各机关单位形成档案目录时就应该标注某某份档案的秘密等级。建议相关业务指导处和档案接收处根据现行涉密档案的管理要求,要注重涉密档案标注备注方面的业务要求。档案接收处室在各单位移交档案时要对照移交清册标注的涉密档案进行逐一清点备案,做到移交与清册相符。作为档案保管处室对涉密档案形成主体的机关单位、涉密档案内容要了熟于心,严管可控,保证涉密档案实体不丢失、不损毁,做到涉密档案管理常态化、规范化。3.建立完善的数字化管理制度鉴于目前省档案馆对馆藏档案还没有开展解密和信息敏感档案内容的挑选和鉴定工作,筛查出来的涉密档案的数字化只能由本馆人员按照要求开展工作,必须做到“三有”:即有专人负责,有专门设施设备,有健全的管理制度。在对涉密档案进行数字化的同时,要建立专门的涉密档案数据库,同时做好涉密档案数据备份工作。4.档案身份:将档案地气调整为什么是什么档案形成单位作为形成涉密档案的主体,理应负起涉密档案的解密责任,这是保密法赋予他们的职责,而档案馆负起宏观鉴定和挑选涉密档案的责任,提供涉密档案数据,协助涉密档案形成机关单位从社会的角度把握其涉密档案筛查的结果是否合理。5.严格控制违法犯罪,适当利用延伸档案触角,服务一方经济,充分发挥档案的重要作用,是档案工作的永恒主题。但是由于涉密档案的特殊性,涉密档案信息的重要性,决定了档案馆在提供涉密档案和涉密档案信息对外利用时会有更加严苛的要求和使用控制范围,否则一旦公开,会给国家、社会组织、团体或个人带来极大的危害或损失。但随着涉密档案的解密或降