会议服务工作方案

第页竭诚为您提供优质文档/双击可除会议服务工作方案

篇一：会议服务方案

会议服务方案

1、会议服务程序

领受任务会前准备会前检查引领登记会场服务会后清理汇报总结

A、领受任务

会议名称；会议性质；与会人数；会议期限；会议休息时间表；会议活动范围；准备内容；注意事项

b、会前准备

会标；音响；主席台；茶具饮品；登记台；签到薄；休息安排；服务员配备就；会场清洁；接手纪念品、礼品；会场指示牌；礼仪演习彩排

c、会前检查

根据表格列项检查、设备设施、会议物品

D、引领登记

准备大厅指示牌、引领员、电梯引领员、会场引领员、指示牌

F、会场服务

?主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务

?会场秩序维持服务（清理闲杂人员）

?清洁服务

?委托代办服务

?出会场的引领服务（先生，请问需要帮助吗）

?应急情况处理（火灾疏散、禁坐电梯、失窃、当事人询问笔录、相关人询问笔录、

停电、溢水、电梯停机、急症救护）

g、会后清理

?撤会议物品，桌椅、餐具

?清理与会人员遗留物并登记

?清洁会场

?撤出带入会场物品

?查对清理纪念品、礼品

?检查清理情况

?关闭动力电器设备

?服务人员撤出，锁闭会议厅

h、汇报总结

?向主办方主办人员汇报会议情况，遗留物品，剩余礼品，征求意见，说明情况?会后总结专题会（部门经理，会议服务人员参加）

2、会议服务标准

?日常会议服务

A、会议服务专员接到会议通知后，按会议通知人数、规格要求进行安排。提前半小时将会议室门打开，仔细检查卫生，是否符合会议室卫生标准。

b、把禁烟牌、茶具、桌签、桌椅及会议桌中心植物、花木摆放整齐，叶面干净。

c、需要使用多媒体设备时提前安排工程部专业弱电人员调试音响设备，保证声音清晰、音量适度

D、会议服务专员整理好仪表仪容，佩戴好工牌。

e、会议开始前15分钟在会议室门口站立接待与会人员。

F、接到临时会议通知，会议服务专员要迅速到达现场，在规定时间内做好准备工作。g、将消毒后的茶杯，按会议人数，放在桌子前方三分之二处，并将茶叶放在杯中，或矿泉、饮料放在客人右前侧。

h、根据会议人数多少测算暖瓶数量，一律放在台柜上备用。

I、会议服务员每隔15-20分钟加水一次，倒水时由会议桌对面取客人水杯时顺时针加水。重要会议按上述排列，将小毛巾摆放客人左前方。

J、倒水时，轻拿轻放，不出现杯与盖相碰声音。

K、倒水完毕后，轻轻退出会议室，关门时不发出门的碰击声。

L、服务员在会议室外等待服务时，站姿端正精神集中，随时听从客人的召唤。

m、会议结束时，要逐一检查灯光、空调等设备是否关闭，检查所有用具是否完好，按《会议室保洁标准》将会议室保洁干净。若发现客人遗失物品和文件及时上缴领导。

篇二：会议服务方案

接待服务标准1.0目的

为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。

2.0适用范围

适用于大厦各类会议接待工作。

3.0职责

3.1客户部负责会议接待的具体实施。

3.2客户员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施；

3.3客户部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；

3.4会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；

4、程序

4.1会议的分类

根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会议。

4.2会议接待服务标准

1）每天安排一名会议接待员于早上8：00上班，于8：00-8：15分时段完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开及18F会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。

2）每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。

3）会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。

4）到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告；

5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。

6）与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔20-25分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。

7）在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；

8）会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；

9）接到热线人员通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。

10）会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面较脏，应通知清洁员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。

11）每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。

4.2.2一类会议（专指服务区域在主楼内的会议室）：

1)会议接待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后，与预订会议人员联系，了解会议的需求，并要求对方在《会议物资需求表》、《会议费用结算表》中签字确认。

2)按客户要求申购会议物资。

3)申购物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花；并对会议室进行全面检查，与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；一切准备妥当后，可要求客户到现场观看。

4)会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。

5)按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开展工作。

6)会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；

7)客户部主任或客户服务经理，必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；

8)如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；机电设备部人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证走火通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。

9)会议结束后，会议接待负责人持客户确认的《会议物资需求表》、《会议费用结算表》到我部收费员处开发票。

10)将发票交客户时一定要求客户签收，会议接待负责人一直跟进，直到我司收到该费用为止。

4.2.3临时会议：

1)接到热线人员的通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开

展工作。

4.3会议工作流程

4.3.1服务热线值班人员下班前将oA网上收集会议的信息填写在《商务接待活动登记表》上交会议接待负责人员，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到语音、投影系统的会议及其他部门配合的接待工作，应将会议情况记录在《会议接待设备准备工作表》中交弱电组及其他部门进行会议准备。

4.3.2服务热线值班人员每20分钟对oA网进行临时会议信息的收集，并将新信息及时通知会议接待负责人员，由其安排工作并将新信息登记在《商务接待活动登记表》中。会议接待人员在会议前15分钟完成对会议室的检查及准备工作，检查结果记录在《商务接待活动登记表》上。无语音、投影系统的会议不用填《会议接待设备准备工作表》。

4.3.3会议接待负责人员在领取当天《商务接待活动登记表》时，应将前一天的《商务接待活动登记表》、《会议接待设备准备工作表》交服务热线值班人员统一归档。

4.3.4服务热线值班人员收到语音、投影会议室预定信息后，

5分钟内将《会议接待设备准备工作表》交给弱电组指定的技术员，由其在会议前15分钟内做好准备工作。

4.3.5参观接待、二类会议、电视电话会议的

会议接待工作，应在管理中心发出通知后进行。客户部对接会议使用方，确定会议议程，转交弱电组、严格按议程准备及配合。

4.3.6领导日常办公会议、参观接待、二类会议及4电视电话会议，由服务热线值班人员通过公司内部网向客服中心负责人及公司直接领导发布信息。

备注：参观接待、二类会议、多功能会议厅及4楼电视电话会议的工作流程均应按上述内容实施，以保证商务活动的统一性及各项质量记录表格的有效性。

4.4弱电技术员的日常维护及会前准备

4.4.1原则：保证会议系统的设备正常运行

4.4.2措施：

1)每周维护、检查会议室的会议设备（语音、投影），做好维护、检查工作的记录，每月进行会议室会议设备功能性的评估。

2）会议前半小时按照服务热线提供的《会议接待设备准备工作表》，对会议室会议系统进行检测，并将完成情况记录在《会议接待设备准备工作表》上，由会议接待人员进行复核。

3）领导以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟进。

4）会议开始前5分钟，会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好（下午好），进行最后一次试音”，验证

会议系统。一、上岗前按规定着工装，服装整洁并佩戴胸卡；头发梳理整齐，不浓妆艳抹；

二、业主来访时应站立服务，站姿端正，保持自然亲切的微笑，

工作时间不得随意离岗；

三、受理投诉时礼貌周到，耐心解答。见到业主主动打招呼，语言规范、清晰，对疑难问题不推诿，做到一视同仁。如遇繁忙，需请业主稍等、谅解，务求提供周到、细致的服务；

四、对业主应主动热情，遇个别业主无理言行时，晓之以理，动之以情，不以恶言相待，不得与业主发生打骂行为；

五、接听电话时语言标准、清晰，态度和蔼、亲切，服务快捷、准确。对投诉内容要认真记录，及时派人处理或向主管汇报，并在24小时内予以解决或答复，做到事事有着落，件件有回音，修缮后迅速回访，作好记录；

六、当被投诉者受理投诉时，受理者必须如实记录，不得回避；

七、接待工作中坚持原则，秉公办事，不徇私情，自觉抵制不正之风，严守法纪，不以权谋私。

八、做好各项（入住、装修、保修等）记录，各项工作清楚、准确、及时、无差错；

九、保证前台各种工作用品完好、整洁、有序，周围环境整洁，美观；

篇三：大型会务安排方案(通用)

xx地区第xx届xxx研讨会

会议实施方案

一、主办单位、承办单位：

1、主办单位：

2、承办单位：

3、协办单位：

二、机构及人员：

1、会议领导小组：

组长：

副组长：

成员：

2、会务服务组：统筹安排整个会议，明确落实各项责任，及会议期间的联络等

组长：

成员：

3、论文编集及文字组：负责论文收集汇编、宣传资料设计、领导讲话稿起草等。

组长：

成员：

4、后勤保障组：负责安排代表接待、住宿、伙食、参观及会议用品纪念品发放等。

组长：

成员：

5、企业服务组：负责接待和联络企业人员。

组长：

成员：

三、研讨会日程（共三天）。

第一天：11月16日。

1、全天参会代表报到（后勤保障组）

（1）负责报到登记。责任人：

（2）负责发放会议文件袋、纪念品、房卡。责任人：

（3）再次确认参会代表是否需要预定返程机（车）票，由会务公司负责代订返程机（车）票。责任人：

（4）收取会务费，设置刷卡机（部分企业免若干参会会务费）责任人：要求：1、提前拿出房卡，同一地区代表尽可能安排在同一楼层。

2、中午12：00视情安排桌餐（会务组）。

3、下午17：00召开组委会会员单位负责人预备会，地点：酒店会议室。（会务组）

要求：按照20人安排会场，准备文件袋、笔记本、笔等会议用品，协调酒店安排好会议服务。责任人：

预备会内容：（1）征求会议日程安排意见、两天正式会议主持人安排。

（2）收集会后旅游线路确认登记。（3）商议论文评比事项。（4）确定下届主办单位。（5）其它事项。

4、18：00在酒店举行欢迎晚宴。（会务组）

晚宴主持人：

另：每天安排参会代表所住房间水果（责任人：）。

第二天11月17日。

1、早餐7:30-8:30

2、会场布置：音响照明、影像设备、摄影摄像、席签、主席台代表胸花、茶水服务、

会议及企业资料、服务人员到位。早上8：30要求准备到位。（会务组）

时间：上午8：45代表进场，9：00会议开始。

3、会议议程：主持人：。

（1）开幕式

（2）介绍与会领导、来宾和单位；

（3）领导致欢迎辞；

（4）领导讲话；

4、上午10:30-11:30专家讲座和论文交流（会务组负责）

主持单位：

（1）专家讲座

（2）协办单位发言

（3）论文交流（先排好次序，每个单位控制在10分