K3-ERP系统作业流程及岗位责任管理制度

K/3ERP系统作业流程及岗位责任管理制度摘要:第一章总则第一条为规范公司企业资源规划（以下简称K/3ERP）系统的管理，特制定本制度。其次条K/3ERP系统各岗位人员的职责管理除有公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第三条K/3ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司KPI目标考核第一章总则

第一条

为规范公司企业资源规划（以下简称K/3ERP）系统的管理，特制定本制度。其次条

K/3ERP系统各岗位人员的职责管理除有公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第三条

K/3ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司KPI目标考核体系。第四条

我司ERP系统分为系统设置管理、销售管理、选购 管理、仓存管理、车间生产管理、支配管理、财务管理七大类模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。依据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：模块职能部门关键用户数据输入员数据审核员系统设置管理工程部工程部经理资料组文员资料组组长销售管理生管部生管部主管销售数据处理员生管部主管选购 管理选购 部选购 部主管选购 单据处理员选购 部主管仓存管理物流部物流部主管仓库数据管理员物流部主管车间管理生产部生产部经理生产流程限制员生产部经理支配管理生管部生管部主管支配管理员生管部主管任务管理员财务管理财务部财务部主管总账管理员财务部主管成本管理员存货核算员应收管理员应付管理员固定资产管理员系统维护IT部IT部经理/系统工程师

第五条

ERP项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统工程师及公司领导层组成，对整个ERP项目的实施负总责。其中项目领导小组由副总经理任组长，各部门经理组成项目领导小组，对项目的实施负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统实施胜利供应保障。ERP系统工程师（项目经理）负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施供应技术支持和保障，供应系统二次开发；第六条

各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统工程师解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的全部问题。第七条

各部门主管必需结合本部门状况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作留意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在运用过程中使系统不断趋向完善。第八条

最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。第九条

ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的运用者又是下层数据的供应者。对上层数据，如发觉错误必需向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决状况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员供应服务，解答下层数据运用者提出的质疑，确保数据正确。全部人员如发觉错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发觉自身操作失误应刚好通知受影响部门，并实行相应措施刚好订正；第十条

ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。第十一条

ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必需刚好退出系统，避开占用系统模块站点，同时避开账号被他人运用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。第十二条

ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。

其次章

岗位说明

第十三条系统设置管理模块（工程部）（一）系统设置管理模块—工程部经理主要职责：1、

负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总体方案；2、

审核并签字确认本模块全部作为K/3系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、物料BOM文件、单位换算系统文件等；3、

负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作流程，编写流程图，并发放到部门各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、换算系数的变更处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品BOM处理流程等；4、

对于物料数据表中的物料属性（自制、外购）、缺省仓库、财务科目、提前期、生产类型、生产工艺路途、检验方案方式等部分以及物料BOM表中损耗率、工序属性部分，负责联系或指导最终用户联系各相关部门供应其相关数据完成设置；5、

安排、指导、监督物料系统数据管理员的工作，检查物料数据和物料清单数据的正确性，发觉错误刚好指导订正；6、

帮助做好KPI考核工作；（二）、系统设置数据--资料组组长1、

负责制定或者收集物料编码、单位换算系统文件、BOM层次设置方案和工艺路途、生产损耗，并供应应系统设置数据管理员执行；2、

负责在有新产品、新材料或须修改数据时，必需在一个工作日内收集数据并供应应系统数据管理员输入、修改数据；（三）、系统设置管理--资料组文员主要职责：1、

负责依据系统数据供应员签发的物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；2、

负责依据系统数据供应员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间的换算系数；3、

不能随意变更各项物料数据、物料属性以及换算系数；4、

保证数据的刚好性、精确性，当有新的编码以及换算系统变更时，刚好通知选购 部、生产部、销售部等各相关部门；5、

当收到选购 部、生产部、生管部的物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清状况，如确有错误，应刚好订正，如无误，应通知各部门，并说明状况；6、

负责依据系统数据供应员签发的BOM层次设置方案和工艺路途文件，设置物料清单，及依据生产部供应的资料设置原材料、半成品的物料替代；；7、

保证物料BOM与实际工艺清单的一样性，在收到清单或工艺修改书面通知后，刚好修改物料清单并以系统中变更后的物料清单签字确认后发放到生产部和仓库等相关部门；8、

负责依据系统数据供应员签发的工艺路途流程文件，输入、更新工作中心、设备、工艺路途、工序等工艺数据；9、

新产品的完整父BOM和子BOM在接到数据供应员供应的完整数据后，必需在四个小时内完成录入确认工作，并列印受控；K/3工作流程：1、收到系统数据供应员供应的各类基础数据——录入K/3系统——本人检查确认——反馈给数据供应人员审核确认——列印受控2、

系统数据供应人员必需供应的系统物料内容包括物料代码、物料名称、具体的物料规格、物料属性、物料所属仓库、自制件来源、提前期、物料的生产类型、物料的工艺路途、检验方式、检验方案等；3、

系统供应员供应的物料BOM单必需结构完整，最底层子项物料必需为外购件，自制件物料必需有一个或以上BOM存在，物料父BOM和子BOM相嵌套.内容包括：版本号、子项物料单位用量、损耗率、物料替代等；4、

系统数据管理员对数据供应员供应的数据有监督职能，因系统数据供应员的资料不完整供应，要限期在半个工作日内更正供应，否则责任自己担当；系统业务功能名称：基础资料——物料、计量单位、BOM维护、工程变更合作部门：生管支配部、生产部、物流部、品质部、财务部第十四条销售管理模块（生产管理部）（一）、销售管理模块—生管部主管主要职责：1、负责制定客户编码、操作人员的工作安排；2、制定、发布、完善销售管理基础数据，增加修改流程、正常销售处理流程、销售退货处理流程、编写处理流程图；3、审核并签字确认本模块全部作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料、运输提前期文件等；4、如有特殊状况或订单变更时，应刚好通知销售订单处理员；5、指导、监督销售数据管理员、销售订单处理员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；6、跟踪销售订单执行状况，如有错误刚好指导订正；（二）、销售数据管理员主要职责：1、

负责依据部门主管确认的客户编码、客户资料等基础资料的输入、更新；2、

依据销售管理部门主管审核确认的销售支配输入或修改销售订单；3、

每日于下班前必需将当天的销售订单交财务部，不能因自己的工作延误影响财务的出货对帐；4、

如发觉物料数据、客户资料不正确或有疑问，应刚好通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；5、

保证数据的刚好性、精确性，全部数据的更新修改应在接到通知后马上进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；6、

跟踪订单执行状况，监督、督促下游环节刚好处理订单，以免延误，并刚好将状况反馈给部主管；K/3工作流程：1、

收到部门主管供应的销售单——销售订单K/3系统录入——本人检查确认——反馈给部门主管审核确认——列印交财务——通知下层用户；2、

审核确认的销售订单于不超过下一工作日通知下游物控人员处理；系统业务功能名称：基础资料——客户、销售订单处理合作部门：工程部、财务部第十五条支配管理模块（生产管理部）（一）、支配数据管理员(——)主要职责：1、负责支配运算方案、支配展望期等支配基础数据的系统设定；2、负责检查支配物料BOM、关键物料清单的完整性、精确性；3、负责依据部门主管签发的月生产支配、产品生产的优先依次、物料库存状况制定合理的选购 申请单，并在当天通知选购 部门；4、负责定期运行MRP物料需求运算，可以每两个工作日进行一次，计算前应检查销售订单、物料BOM是否有遗漏或错误的，如发觉问题必需立刻向工程部门、销售数据管理员反映并要求更新，待数据正确无误后在进行MRP运算；5、支配有变动时，刚好调整并维护、重运行MRP物料需求支配，并将调整结果向下游用户作正式的文字通知；6、当收到下游选购 部、生产任务管理员反馈的运算单据错误质疑通知后，有义务在第一时间主动协作要求部门查清问题，如有误立刻帮助解决；系统业务功能名称：物料需求支配——方案设置、物料需求支配——MRP计算、选购 管理——选购 申请；合作部门：工程部、物流部、选购 部（二）、生产任务管理员；（——）主要职责：1、

依据支配数据管理员MRP计算生成的生产任务单，负责对任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单；2、

当天生成的生产任务单必需当天内完成下达，跟踪生产任务单执行状况明细；3、

负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核、列印工作；4、

发觉上游MRP生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内协作解决5、

因产品BOM错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产投料单，必需通知工程部门在一个小时内马上更新；系统业务功能名称：生产任务管理——生产任务单、生产任务管理——生产投料单合作部门：工程部、生产管理部K/3工作流程：1、

每个工作日检查上游销售订单及对应物料BOM是否正确，然后对其作MRP运算——调整审核生成的选购 申请单——通知选购 部门；2、

检查生成的生产任务单——调整并下达生产任务单——维护审核生产投料单——列印生产投料单——通知物流部门备料；第十六条选购 管理模块（选购 部）（一）、选购 管理模块--选购 部主管主要职责：1、

负责制定选购 合同、委外加工合同、以及供应商编码原则；2、

审核并签字确认本模块全部作为系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资料等；3、

负责制定、完善本模块各项业务操作流程，包括正常选购 、选购 退货，编写流程图；4、

供应供应商编码文件给选购 订单处理员，供应商编码、税率等发生变更时，应刚好通知选购 订单处理员。5、

安排、指导、监督选购 订单处理员的工作，检查供应商数据、选购 订单、委外加工单的正确性，发觉错误刚好指导订正；6、

追踪选购 订单执行状况，发觉问题刚好指导订正；7、

帮助做好KPI考核工作。（二）、选购 订单处理员主要职责：1、

负责依据部门主管签发的供应商编码、供应商资料，输入、更新供应商数据；2、

对于新增加供应商应依据编码原则进行编码，确保编码的一样性、统一性；3、

负责依据选购 申请确定的选购 订单输入、修改、列印、以及传送物流财务部门；4、

当日交选购 订单、委外加工单给物流出入库限制员，不能因自己的延误影响物流物料的收发；5、

跟踪选购 订单执行状况，对于不再执行的订单和委外加工单应刚好关闭；6、

如发觉上层选购 申请单不正确或有疑问，应刚好通知生产管理协作解决，如没有得到解决，应书面对部门主管报告，在有关错误会决后才能进行下一步工作；7、

如发觉本层选购 订单、委外加工单有错误，立刻更正并以书面通知物流及财务部；K/3工作流程：1、

收到签发选购 申请单——录入K/3选购 订单——审核列印订单——传送物流财务；2、

依据生产管理部MRP生成的委外加工单——调整并下达委外加工单；系统业务功能名称：选购 管理——订单处理、选购 管理——选购 申请，委外加工管理合作部门：生产管理部、物流部、财务部

第十七条仓库管理模块（物流部）（一）、仓存管理模块—物流部主管主要职责：1、

负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限安排表；2、

负责制定、完善仓储数据增加修改流程，出入库限制流程，库存事务处理流程，仓库盘点流程，库存数据分析管理规则，编写、发布、更新流程图；3、

审核并签字确认本模块全部作为系统输入依据的基础文件，包括仓库资料、库存调整缘由、库存事务处理权限文件等；4、

确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本；5、

负责安排、指导、监督仓储数据管理员的工作，确保库存数据的精确、确保出入库限制的刚好性和精确性；6、

帮助做好KPI考核工作。（二）、仓库数据管理员主要职责：1、依据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生变更时，应刚好通知各相关部门；2、在接到选购 部门签字确认后的选购 订单，物流收料、退料通知单和送货单位送货单后，当天输入选购 收货数量完成（蓝字、红字）外购入库单及其他入库单，并确认审核、列印交财务部；3、在接到物流收料通知单和加工单位送货单后，当日完成委外加工物料入库，并确认审核、列印交财务部门；4、在接到经生产或其他运用部门签字确认的生产投料单、退料单、物料领用通知后，当日输入完成（蓝字、红字）生产发料单、其他出库单并审核；5、接到生产管理部门签发的发货通知单后，一个小时内输入销售出库单，并确认审核、打印交财务部门，不能因延误影响销售出库；6、如发觉自身操作失误应刚好通知受影响部门，并实行相应措施刚好订正；7、全部操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失；8、如发觉仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、选购 订单、生产投料单、生产物料报废单不正确或有疑问，应刚好通知相关人员，如没有得到解决，应书面对部门主管反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。9、在接到经各有关部门签字确认的车间成品入库单后，作库存转移，将成品从收货仓调入成品库，样品散数调入样品库，操作刚好精确；10、以上各项操作要谨慎，否则会影响系统各项库存的精确性；11、负责每月月初核对实际库存与系统库存，发觉错误应依据库存历史数据管理员供应的上月库存历史数据和仓管员供应的仓库进出资料，找出缘由记录备案并报告部门主管；12、照各个物料的盘点周期，仓库管理员定期对各仓库进行盘点，仓库数据管理员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核全部仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓管员物料盘点；系统业务功能名称：仓存管理——入库、出库、调拨、盘点合作部门：生产部、选购 部、生产管理部、财务部第十八条车间管理模块（生产部）（一）、生产管理模块—生产部经理主要职责：1、

审核并签字确认本模块全部作为系统输入依据的资源清单、生产工序、工作中心，工艺流程文件等基础数据；2、

负责制定、完善基础数据增加修改处理流程、工序支配流程，编写、发布、更新流程图；3、

传送经支配管理员确认的生产任务单至生产工序派工单，并跟踪派工支配执行状况，发觉错误刚好与支配部沟通，共同解决指导订正；4、

确认和传送半成品、成品的生产任务至工序汇报单，并跟踪执行状况；5、

安排、指导、监督、生产流程限制员的工作及工作结果，包括生产订单、原材料领用、成品入库的正确性和刚好性；6、

帮助做好KPI考核工作。（二）、生产流程限制员主要职责：1、

负责依据生产管理部门签发的生产任务单进行工序排程；2、

依据成品入库交接单输入产品入库数量，报告完成生产任务单，完成系统产品入库；3、

在生产任务单报告完成后，反冲原材料；4、

以上操作应刚好进行、精确，不能因自身的延误影响产品库存、产品入库和销售发货；5、

定时对比车间实际库存与系统库存，发觉错误刚好报告部门主管，必要时申请库存事务盘点处理；6、

在执行过程中如发觉物料清单、物料编码、仓库、库存等有问题时应刚好上报部门主管，或刚好通知相关部门，如发觉没有得到刚好解决应上报项目组实行措施；7、

每天刚好校对材料领用数量、成品入库数量、工序派工单执行进度状况，如发觉错误应刚好找出缘由记录备案，并刚好订正。

（三）、车间数据管理员主要职责：1、

负责依据生产任务单输入、更新工序支配单，并正派或倒排支配单后审核确认；2、

依据排产的支配单录入工序派工单，审核下发工序派工给相关工作中心；3、

在派工序支配执行完毕后供应工序汇报给生产流程限制员，依据实际运用状况，完成物料退库；4、

如发觉物料基础数据、仓储基础数据不正确或有疑问，应刚好通知相关人员，如没有得到解决，应书面对项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误；5、

定期供应派工执行进度表、工序汇报明细表、工序在制品统计表、月工序执行统计表给生产部门主管，便于生产主管限制整个生产进度；6、

全部操作要刚好、精确，不能影响原料库存、原材料领用、生产活动。系统业务功能名称：车间管理、生产任务管理、仓库管理合作部门：生产技术部、物流部、生产管理部第十九条财务管理模块（财务部）（一）、总账管理员—财务部主管主要职责：1、

负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；2、

检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；3、

结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；4、

指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和IT部相关人员解决问题；5、

提出财务管理报表规划；6、

针对实施过程中出现的问题，结合K/3的特点，提出合适的财务解决方案，并能促进该方案的顺当执行；7、

就生产、选购 、销售过程中的问题提出看法，与相关部门保持有效沟通以达到解决问题的目的；8、

维护更新部门操作手册。（三）、成本限制员 主要职责：1、

制定公司成本核算管理制度；2、

维护成本核算要素，如系统价格，生产成本，费用归集方案；3、

刚好过帐生产事务处理并检查集成结果；4、

刚好就生产结果中出现的异样状况提出看法并跟进解决过程；5、

指导公司报废物料过程及在系统中的数据归集。（四）、应付账款管理员主要职责：1、

负责审核选购 订单的价格，并维护系统物料选购 单价；2、

刚好跟进选购 员和收货部门处理已收货的记录；3、

每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理；4、

月结时跟进选购 员和收货部门出具已处理的收货单、未处理但已收货的收货单报告；5、

刚好检查收货记录处理后数据集成的正确性，刚好录入已处理的收货记录对应的进项税暂估；6、

检查对各供应商应付账余额，确保能反映真实的往来。（五）、应收账款管理员主要职责：1、

负责审核结算单的单价、扣点、金额等，发觉错误刚好通知销售订单处理员，并指导订正；2、

刚好打印销售发票，间隔期不超过1天；3、

刚好处理已交货的销售订单；4、

过账集成销售数据至财务子系统；5、

刚好处理应收账款：依据客户汇款，输入客户回款，并刚好安排回款至各销售发票，不能因自己的延误造成销售订单被冻结；发票管理，销售更正处理，保证客户余额的精确性；6、

每日对帐并存档，发觉问题刚好解决、订正；7、

如发觉财务基础数据不正确或有疑问，应刚好通知财务数据管理员，如没有得到解决，应书面对项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。系统业务功能：总帐、报表、应收款管理、应付款管理、固定资产管理合作部门：生产管理部、选购 部、物流部、生产部其次十条系统管理（一）、ERP工程师主要职责：1、

负责系统权限安排；2、

负责系统日常管理、维护和备份（见K/3日常维护操作手册、计算机系统维护及备份操作手册）；3、

负责解答其它用户按程序提交的技术性问题；4、

帮助其它部门主管制定