物业财务管理运作制度

Word版本，下载可自由编辑物业财务管理运作制度一、管理计划

财务系统的设置按深圳花园详细状况划分核算单元,每个核算单元为一个成本中心,由各成本中心,由各成本中心及共同成本中心构成物业管理核算体系。

二、管理原则

严格监管各管理单元,主要侧重于现金收支状况的监督及费用的控制、出包合同及物资选购的监督控制,确保各项费用能控制在预算之内。

三、财务会计制度

总体遵从《中华人民共和国会计法》,《中华人民共和国外商投资企业财务管理规定》、《中华人民共和国外商投资企业会计制度》,国家有关的税收规定,及物业管理有关规定,详细按财政部《房地产开发企业会计制度》及《物业管理企业会计核算补充规定》执行。

四、财产管理制度

(1)财产管理包括财产的保管、保养、使用、修理及支付保养、修理的各种支出。

(2)财产采取分级管理。全部财产由财务部列帐记载,其中工程、机电、设备类物资由工程部管理,及各使用部门保管;其他物资由办公室管理,[[及各使用部门保管。

(3)财产物资分固定资产、低值易耗品、办公用消耗性物品及其它消耗性物品。

(4)全部固定资产和非消耗性物品按使用部门设卡记下;属个人使用、保管的非消耗性物品按使用人设卡记下。

(5)各种物资应设仓库保管,各仓库应分品种、规格和型号设账记录各种物品的收、发、存状况,并按月向管理处主任、主管部门和财务部报送月报表。

(6)各种物品必需按规定定期举行检修。由使用部门提出检修方案,经批准后,由对口部门支配修理。

(7)固定资产发生损坏时,使用部门应立刻报告管理部门。损坏严峻时,必需报告管理处主任。属责任事故者,对当事人予以郑重处理。

(8)低值易耗品和非消耗性物资发生损坏时,由使用部门或使用人向有关管理部门办理交旧领新。属人为损坏者(包括需修理的)。由责任者举行赔偿。

(9)固定资产或低值易耗品报废时,由使用部门填写报废表,经仓管主管部门鉴定并经总物业经理批准后废发。由归口主管部门举行处理。全部物品举行检修、报废时均需报财务部备案。

(10)固定资产的折旧年限按国家的规定每一固定资产预计残值率10%,确定其残值后,按直线法计提折旧,从投入使用月份的次月起,按月计提;停止使用的,自停用月份的次月起,停止计算折旧。固定资产提足折旧后,仍可继续使用的,不再计提折旧;提前报废的,不补提折旧。

(11)各种低值易耗品在领用后,原则上一次性摊销。但数额较大的,按使用时光摊销。

(12)购置各种物品必需办理进仓验收手续;领用各种物品,必需填写领料单,经部门主管签批后办理领用。库存物品每月至少盘点一次,发生盘盈、盘亏或变质,应立刻查清缘由,报告主管领导。状况严峻的,应报告总物业经理。

(13)各部门全部的收支结算一律利用财务部办理。

(14)库存现金必需严格执行国家关于现金管理的有关规定。当日发生的收入一律送入银行,普通不得坐支。每日结出余额,每周填制现金收支报表,做到账款相符。发觉现金短缺或溢余,应立刻向财务经理报告,并查明缘由。重事件故应立刻报告总物业经理。

(15)银行存款的收支应天天结出余额并每周填制银行存款报表。月结时,应取得银行对账单,填制银行存款调整表。

(16)对外签订的各种合同,均应送财务部,由财务部监督和协作合同的执行。

(17)银行的结算凭证、发票、有价证券等统一由财务部管理。

五、物资管理制度

(1)物资分类:

i)固定资产:单位价值在1000元以上(含1000元),使用时光在1年以上(含1年)。

ii)低值易耗品:单位价值在100元以上-1000元以下,使用时光不足1年或超过1年的物品。

iii)办公用品:办公用消耗性物品。

iv)物料用品:管理所需的消耗性物品。

(2)物资选购(工程)申请审批程序

A全部选购须先由各所在物业管理处填写"选购单/工程承包确认单",由物业管理处主任签批后报物业管理公司审批:

a)总额在500元以上、1000元以下者,选购部门须提供1-2份报价单,由物业管理处主任审批后报物业管理公司审批;

b)总额在1000元至10000元以下者,选购部门须提供不少于2份的报价单;由所在物业管理处主任审批后报物业管理公司审批;

c)总额在人民币1万元至2万元以下者,选购部门提供3份报价单,由所在物业管理处主任审批后报物业管理公司审批;

d)总额在人民币2万元至5万元以下者,选购部门提供4份以上报价单,由所在物业管理处主任审批,报物业管理公司审批;

e)总额在人民币5万元至10万元及以上者,选购部门须提供5份以上的报价单,由所在物业管理处主任初审,报物业公司审批。

B."选购单/工程承包确认单"一式五联,分离为:-

第一联(白色)------------承包商/供给商留存

其次联(红色)------------所在物业管理处经理留存

第三联(绿色)------------物业管理部会计处留存

第四联(黄色)------------选购人员在申请付款时作附件给会计部

第五联(蓝色)------------存档于物业管理公司

C.全部选购及工程项目对外须签定正式合同,备合同原件或复印伯睛份给会计存档;

D.全部选购及工程项目完成并经有关部门验收合格后,会计部门才干予以付款。

E.对办公用品及其它低值易耗的物品及修理材料等的收、发各物业管理处须指定专人举行记下。

(3)物资的领用、使用、保管制度

a)专人使用之固定资产及及低值易耗品,由使用人办理领用记下手续,并负有保管责任;公司及部门共用物品,必需指定专人保管,保管人履行领用手续并负有保管责任。员工离职或调离必需办理物品交接手续。

b)日常物品的出入库须填写出入库单。仓库管理人员在物品领用时必需凭有关人员的签名的领料单办理出库手续。

c)各部门领用物品须填写领料单,由部门主管及有关部门人员签名后方可到仓库办理领用手续。

d)各部门领用之物品,须建立部门领用物品使用记下薄,包括领用时光、领用人、领用数量及用途。

e)仓管人员应准时将出入库单送至财务以便入账。财务应定期汇同仓管员对库存物资举行盘点。并对物资的选购、消耗、使用状况汇总分析,形成分析报告。

六、成本控制

(1)严格按预算对各单元举行控制;

(2)严格按规定审查各种财产物资的申购程序及合同报价等;

(3)员工借款必需严格执行审批制度。借款人先填写

借款申请单,经部门主管、财务主管及管理处主任审批后,由财务部办理借款。全部借款除零星选购可使用现金外,均采纳支票或汇票结算。现金借款不得超过RMB1000元,申请人必需还清旧款方可申请新的借款。

(4)有关部门费用报销规定

a)管理处必需严格遵守有关审批程序,凡需购买之物品,要先填写"选购/工程承包确认单",由管理处管理处主任签名,呈物业管理公司审批后方可履行选购。全部"选购/工程承包确认单"由各部门填写所购物品清单交管理处出纳,由出纳统一填写并编号。要求所填内容、金额必需齐全。

b)全部报销须取得正式的发票、单据,并有经办人的签名(全名);

-市内交通费:外出办事非紧张状况不得搭乘的士,特别状况除外,但事先须征得管理处管理处主任同意。报销时,报销人必需在的士车票背面注明XX年XX月XX日,由XX地方到XX地方办理XX事情,并签名(全名)。

-办公用品:各部门若需购买办公用品,每月初须填写"办公用品申请单"交由行政文员汇总后统一申请,并按规定程序填写"选购/工程承包确认单"经管理处主任签名呈物业管理公司审批后方可履行购买。暂时急需要的零星办公用品必需填写"零星物品申购单"(附后)向管理处主任申请,经同意后由行政文员暂时购买。其他人员不得任意购买办公用品,否则不予报销。任何人不得擅自购买任何收据,如有需要应到物业管理部会计处领取。

-工程部使用的工具用具及修理用品必需按月预算,统一申请并按本规定之"一"项的要求操作。暂时急用之修理用品须填写"零星物品申购单"向物业管理公司申请,经同意后,方可购买,并准时将该笔报销单据传真至物业管理公司按规定程序审批。

-通讯费用:

①管理处管理处主任之手机费用按500元/月标准报销,超过部分自理,照实际费用不足报销标准,按实际发生数据实报销。但不再报销CALL机台费。

②管理处主管及以上级员工按规定每月凭据报销CALL机台费(数字机)。

③其余员工CALL机台费一律不得报销,特别状况需报销CALL机台费者须由管理处管理处主任单独书面申请,须具体说明被申请报销人员报销该费用之须要性,经物业管理公司审批后从审批当月开头按审批标准执行。

④报销人取得通讯费报销单据后应准时按月报销,下列状况不予报销:

●所取得之原始凭据之客户名称与报销人不相符者,不予报销;

●用其他月份之原始凭据代替当月凭证报销者,或擅自修改原始凭证者,不予报销;

⑤全部购买之办公用品及修理用品报销时须附清单于发票后,否则不予报销。

(5)报销程序:

●经办人员在报销单据背后签名后,填写"费用报销单"并在"报销人"处签名,并将发票单据整齐粘贴于"费用报销单"之后;出纳审核"费用报销单"所填数据与其附件发票单据的数据是否相符;所填单据内容是否符合有关财务规定;

●管理处主任签名。

●出纳须将"费用报销单"及有关附件传真至物业管理公司审批后方可支付现金;

●出纳取得按规定的审批程序审批完毕之"费用报销单"后履行支付程序,收款人签名,出

纳加盖"现金付讫"或"银行付讫"印章;

七、会计报表规定

(1)每月财务报告须按统一的格式上报,详细报送报表如下:

a)资产负债表;

b)收支表;