固定资产投资项目档案管理

基本概念内容提要项目档案管理的基本要求项目档案（文件）管理的工作职责项目档案类别的划分项目文件归档的范围及要求项目档案整理、组卷要求项目档案管理应注意的问题一、基本概念（一）国防军工固定资产投资项目：是国家发改委、国防科工委、总装备部等部门批准立项的、有国拨投资的军品专项工程建设项目。（二）国防军工固定资产投资项目档案：是指在项目立项、实施、验收等过程中形成的各种有保存价值的不同载体形式的文件材料。具体讲就是项目从提出、立项、设计、施工、竣工，以及配套工艺设备仪器申购、研制、安装、调试和维护运用等过程中形成的具有保存价值的各种形式、各种类别、各种载体的历史记录，是对项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及运用、维护、改造的重要依据。（三）国防军工固定资产投资项目档案工作：是国防军工固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是一项以项目管理为中心内容，以项目建设档案（文件）为管理对象的专业性和服务性工作。（一）项目档案工作的性质（二）项目档案工作主要任务（三）项目档案工作的原则（四）项目档案工作主要内容（五）项目档案的特点（六）项目档案工作基本要求二、项目档案工作的基本要求（一）项目档案工作的性质

项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性工作。项目档案工作具有独立的工作对象、特定的工作内容和特地的工作方法，是项目建设中不行缺少的重要环节，是实现项目建设和科学管理的技术基础和保障性工作。（二）项目档案工作主要任务项目档案工作是项目工作的重要组成部分，其主要任务是：依据国家、集团公司有关规定和要求，建立完善项目档案工作体制和有关规章制度，收集并科学管理固定资产投资项目档案，最大限度的发挥其作用。（三）项目档案工作的原则实行统一领导，分级管理保证项目档案的完整、精确、系统、平安；为项目建设、运行、修理、管理、改扩建等供应服务。项目档案工作体制和制度建设（四）项目档案工作主要内容档案部门对项目档案工作进行监督、检查和业务指导完成项目档案验收工作主要工作内容是：成立有关档案机构、将项目档案工作纳入有关支配、建立健全项目档案岗位责任制、建立完善项目档案工作管理网络、制定完善有关规章制度和标准。主要工作内容是：组织进行项目文件材料的归档工作、参与有关的单项验收、组织完成项目档案验收工作、参与项目竣工验收、将竣工验收文件补充归档等。主要工作内容是：制定项目档案工作支配、提出文件材料归档要求、定期对项目文件材料形成积累状况进行检查、参与项目专题会议及设备仪器的开箱验收等、对文件形成部门的预立卷工作进行指导等。（五）项目档案的特点项目档案是在项目建设过程中形成的重要原始历史记录，由于固定资产投资项目多数投资规模较大、建设周期较长、技术要求高，因此在整个项目建设中形成的档案数量大、种类多，主要有三个特点。成套性专业性动态性

成套性

这是项目档案最突出的特点。建设项目档案形成于整个项目建设工作，反映了项目从提出、调研、可行性评估、审批、计划、勘测、设计、施工到竣工、投产等专业领域的内容。项目档案记载了项目活动的全过程和成果。这些专业领域之间既不同，又相联系，构成了一个固定资产投资项目档案的成套性的完整整体。专业性

固定资产投资项目档案是众多专业技术活动的真实记录，包括了工程勘察、设计、建筑施工、地质、水文、测绘、设备仪器管理、地下管道、科研等，是专业技术人员智慧和劳动的结晶。经过规范整理的项目档案，反映了工程建设的指导思想、技术水平、进展实况，是检验工程建设质量必不可少的依据和凭证。动态性

这是项目档案一个比较明显的特点，决定了项目档案工作的难度，从项目的提出、设计到施工、评审、验收等，档案工作一直处于活跃的动态中，直至验收以后，才能相对稳定。（六）项目档案工作基本要求

1.总体要求项目档案工作应与项目建设工作同步进行，同步开展。项目建设单位应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，建立项目档案管理制度，明确项目档案工作领导责任制和相关人员的岗位责任制。项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。国家有关要求:国务院办公厅《关于加强基础设施工程质量管理的通知》（国办发[1999]16号）其次十四条明确规定“全部建设项目都要依据《中华人民共和国档案法》有关规定，建立健全项目档案。从项目筹划到工程竣工验收各环节的文件资料，都要严格依据规定收集、整理、归档，项目档案管理单位和档案管理人员要严格履行职责。对失职的单位和人员，要依法肃穆处理。”国家档案局制定了一系列的关于项目档案工作的文件，有《建设项目（工程）档案竣工验收方法》、《国家重点建设项目档案管理登记方法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等。2007年，原国防科工委制定了《国防科技工业固定资产投资项目档案验收方法》（科工办[2007]161号），对验收组织、验收要求、验收程序等方面进行了全面的规定。集团公司的要求:《中国航天科工集团公司固定资产投资项目档案工作管理方法》(法办字〔2013〕55号)具体要求如下:各单位要坚持以项目管理工作为中心，贯彻执行国家、集团公司关于项目管理和档案工作的法律法规和各项方针、政策，实现项目档案收集完整、管理科学、保管平安、利用便利。各单位要坚持项目档案工作与项目管理工作同步进行、同步开展。各单位要加强项目档案工作统筹策划，在制定项目管理工作支配、工作程序、岗位职责与考核制度时，应将项目文件归档与项目档案管理工作纳入其中，并把项目文件收集归档工作作为项目管理工作的重要内容进行考核。各单位要建立健全项目档案管理制度，加强对项目档案工作的领导，建立项目档案工作领导责任制和相关人员的岗位责任制，保证开展项目档案工作所必备的条件，收集并科学管理项目档案，最大限度的发挥其作用，刚好有效的为项目管理和航天工业服务。

项目档案验收工作是确保项目档案完整的有效措施，是项目管理工作的重要内容。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或者通过项目竣工验收。(2013-55)中国航天科工集团公司标准《固定资产投资项目档案管理规范》(Q/QJB237-2014)具体规定如下:项目档案管理工作是项目管理工作的重要组成部分。项目建设单位在制定项目管理工作支配、工作程序、岗位职责与考核制度时，应将项目文件归档与项目档案管理工作纳入其中，并把项目文件收集归档工作作为项目管理工作的重要内容进行考核。项目管理责任人是项目文件归档第一责任人，要将档案工作要求纳入工程质量领导责任制、项目法人责任制、招标投标责任制、工程监理制和合同管理制，确保项目档案工作有效开展。项目文件的收集、整理、移交、归档应与项目的立项准备、实施和竣工验收同步进行。项目档案应完整、精确、系统、有效、平安。项目建设单位要利用合同要约的形式，规定双方在文件资料方面的责任与义务，将文件资料的收集积累、整理归档有关要求作为合同是否履行完成的重要条件。未经项目档案验收或项目档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。项目档案验收后的文件纳入各门类档案管理，有关要求按本单位相关档案管理规范执行。(Q/QJB237)2、项目文件归档管理要求确保归档文件的完整性，须依据规定的归档范围，将项目应当归档的文件材料全部移交归档，各种文件资料原件齐全；保证归档文件的精确性，使归档文件的内容真实反映项目竣工时的实际状况和建设过程，做到图物相符，技术数据精确牢靠，签字手续完备；保证档案的系统性，使项目档案分类科学、组卷合理，反映其形成规律，保持各部分之间的有机联系；项目文件的收集归档应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的有关要求；

归档文件照综合类、基建类、设备和仪器类、科技探讨类、特殊载体类等进行分类收集和整理。项目文件材料归档范围和保管期限按《固定资产投资项目档案管理规范》(Q/QJB237-2014)附录A.1“项目文件收集、积累范围保管期限表”执行。注：此表含盖(法办字〔2013〕55号)附件1《固定资产投资项目文件材料归档范围及保管期限表》的全部内容。

2、项目文件归档管理要求归档的纸质文件应是原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，复制件需经有效确认，确认方式按各单位相关规定执行；归档文件应字迹清晰，图样清晰，图表整齐，签署完备、精确有效。；照片应同时归档数字形式照片和冲洗或打印成册的纸质照片。单张数码照片辨别率应不低于300万像素。纸质照片尺寸应不小于8.9cm×12.7cm。依据QJ2009的要求，每张纸质照片应编制照片文字说明，每个照片单元应编制单元说明。2、项目文件归档管理要求3、项目档案实体管理要求

项目档案库房保管条件应符合国家对档案库房的要求，配备相应的安防与消防设施、设备，库容量满足将来档案增长的须要，特殊载体档案应设专库、专柜保管。归档的项目文件应依据档案门类、文件类型、项目批复内容、配套关系和文件之间的内在联系进行系统整理、组卷和编目。4、项目档案验收工作要求

项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。（1）项目档案验收的组织国防科工局组织竣工的验收项目，档案验收由国防科工局组织实施，或授权符合军工资质的档案机构实施；国防科工局托付有关部门（单位）组织竣工的验收项目，档案验收由有关部门（单位）组织竣工的验收实施。项目档案验收组人数为不少于5人的单数。组长由验收组织单位人员担当。主要生产性工程、帮助工程和公用工程已按文件批准的内容建成，能满足生产或运用的须要；主要工艺设备已安装配套并且联动负荷运行指标考核合格，能够研制、生产出符合设计文件规定的合格产品或代表产品；消防、环保、职业卫生、劳动平安、人防、审计、工程质量备案等已按规定获得单项验收文件；完成了项目建设全部文件材料的归档和分类、编目等档案整理工作。（2）项目档案验收的前提条件（3）项目档案验收的依据国家批准的项目可行性探讨报告、初步设计，包括批准的设计变更、方案或概算调整以及相关文件，下达的年度投资支配；国家和集团公司制定的有关法律、法规及相关规定、标准；经审计确认的项目建设、实施、完成内容；（4）验收工作形式项目档案验收以验收组织部门（单位）召集会议的形式进行。会议议程主要包括：项目建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作概况；验收组提出质询，组长提出检查验收的有关要求；验收组检查项目文件归档状况、项目档案实体管理状况；验收组汇总项目档案检查状况，对项目档案的完整性、精确性、系统性和平安有效状况进行综合评价；验收组形成并宣布验收看法。三、项目档案类别的划分固定资产投资项目档案涉及的档案门类有：文书、基建、设备仪器、科学探讨和特殊载体（照片、光盘、录像带等）等五个档案门类。

文书

项目档案

基建科学研究特殊载体设备仪器四、项目档案（文件）管理的职责及要求（一）投资管理部门负责项目综合类文件收集、归档工作。投资管理部门应依据阶段，对项目从立项、实施、验收、后评估等全过程形成的各类管理性文件刚好进行收集、整理、配套和归档。投资管理部门在签定项目可研、设计、询问等项目合同、协议时，应明确合同方须要提交的项目文件材料范围、份数等。四、项目档案（文件）管理的职责及要求（二）档案管理部门负责综合类文件收集、积累、预立卷及归档工作的监督、检查和业务指导；负责归档文件的整理、组卷、保管与利用，并做好项目档案验收的准备工作。档案部门（或专兼职档案人员）应参与设备仪器的开箱验收，对随机资料进行清点和具体登记；档案部门要参与自行研制或托付研发设备仪器和有关研制的鉴定、验收会，对供应的研制文件是否齐全完整进行审查。（三）设备仪器部门负责从设备仪器从购置、安装调试、验收和运行维护等阶段形成的全套文件的收集、整理、配套和归档。设备仪器管理部门在签定购置、托付研制合同时，应在合同中明确供方必需供应的技术文件，并在设备仪器验收时进行清点和核对。设备仪器运用、维护阶段形成的文件，应依据阶段刚好整理归档。四、项目档案（文件）管理的职责及要求（四）基建管理部门负责基建工程从勘察设计到工程验收全过程形成的全套文件收集、整理、配套和归档。基建管理部门在基建单体工程竣工交付时，负责对施工、监理等单位移交的基建档案进行检查，办理有关的检查交接手续。在重大改建、扩建、改造工程涉及原有工程项目变更时，负责将变更过的有关基建文件统一整理归档。四、项目档案（文件）管理的职责及要求（五）技术平安管理部门职责：负责项目有关环境疼惜、职业卫生、劳动平安等相关备案、审批及验收文件的收集，并向投资管理部门移交或向档案管理部门归档相关文件。（六）保卫部门职责：负责有关项目消防申报（备案）、审批及验收相关文件的收集，并向投资管理部门移交或向档案管理部门归档相关文件。四、项目档案（文件）管理的职责及要求（七）审计管理部门职责：负责收集项目审计相关文件，并向投资管理部门移交或向档案管理部门归档相关文件。（八）财务管理部门职责：负责项目建设资金管理、竣工决算等相关财务文件的收集工作，并向投资管理部门移交或向档案管理部门归档相关文件。四、项目档案（文件）管理的职责及要求（九）文书文件管理部门职责：负责收集与项目建设相关的文书文件，并向投资管理部门移交或向档案管理部门归档相关文件。（十）声像资料摄制部门负责建设过程中重大事务、建设过程声像资料收集、整理和归档工作。归档的项目声像资料应全面精确，画面清晰，并能反映出项目的有关特征，如：建筑物外景、外貌和内建；设备仪器外观；建设、研制过程以及与项目有关的重大活动场景等。四、项目档案（文件）管理的职责及要求五、项目文件的归档范围项目文件的收集归档应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的有关要求，并依据综合类、基建类、设备和仪器类、科技探讨类、特殊载体类等进行分类收集和整理。中国航天科工集团公司《固定资产投资项目档案工作管理方法》中“固定资产投资项目文件材料归档范围”含盖DA/T28-2002的归档范围。中国航天科工集团公司标准《固定资产投资项目档案管理规范》中“项目文件收集、积累范围保管期限表”是依据国家和集团公司相关规定编制的。

综合类文件归档范围项目前期文件：上级关于项目立项的通知、文件；建设单位项目立项申请报告；项目建议书及批复文件；可行性探讨报告、请示及批复文件；项目评估、论证、招投标文件；项目初步设计、请示和批复文件或评审看法；实施方案及评审看法；环保、劳动平安、职业卫生、消防、人防、绿化等请示、批复文件；平安、职业卫生、环保等预评价和后评价文件等；法人授权书；其他项目前期建设有关的文件。

实施过程文件：项目调整报告、评审报告、请示及批复文件；项目年度投资支配文件。项目验收文件：环保、消防、劳动平安、职业卫生、人防等专项验收文件；项目文件材料归档状况报告、批复；档案验收登记表、验收看法等；审计报告和审计看法书；项目验收申请报告及批复文件；项目质量评审材料；项目验收总结报告；竣工验收纪要、结论等；项目验收会议文件；归档文件专题书目；项目建设大事记；其他项目验收文件。综合卷文件（Q/QJB237）

基建类文件归档范围基建文件：决策立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；工程招投标及承包合同文件；工程开工文件；商务文件；工程竣工验收及备案文件；其他文件。基建文件监理文件：监理管理文件；监理工作记录；竣工验收文件；其他文件。

监理文件

施工文件：工程管理与验收文件；施工技术文件；施工测量记录；施工物资文件（各种出厂质量证明文件、检测报告、复试报告等）；施工记录（建筑与结构工程、电梯工程）；施工试验记录（建筑与结构工程、给排水及采暖工程、建筑电气工程、智能建筑工程、通风与空调工程、电梯工程）；施工质量验收记录。施工文件竣工图：依据建筑工程专业，绘制建筑与结构工程、给排水及采暖工程、建筑电气工程、智能建筑工程、通风与空调工程、室外工程竣工图。竣工图

设备、仪器类文件归档范围（外购或引进）：支配购置阶段文件包括：引进报审表、购置申请单、申购请示及批复；选型、选厂调研报告、技术经济论证报告（国产单台价值10万元以上，进口单台价值2万美元以上）；购货合同；外汇审批表、征免税单等文件；商检报告、报关单。开箱验收、安装调试阶段文件包括：开箱验收记录；图样、图册、软盘、运用说明书等随机资料；装箱单、产品合格证；安装调试记录、试车记录、验收鉴定记录；安装竣工图（基础工程图、电气接线图、地下管线图）；试用期间记录；固定资产交接单。

运用修理阶段文件包括：履历书或履历卡；检定证书及检定记录；修理、修理任务书，记录及验收报告（单）；重大事故分析及处理报告；精、大、贵、关设备仪器机时统计表等。外购设备、仪器（标准）外购软件

设备、仪器类文件归档范围（自研或外研）：合同、任务书；方案报告；测试、试验记录及报告；设计、工艺文件；安装、调试记录；配套软件研制需求分析、设计、测试、源程序、运用说明等文件；研制总结报告；鉴定、定型评审文件；成果申报、审批文件。自研设备、仪器（非标）自研或外研软件

特殊载体类归档范围：照片及照片说明、单元照片说明；录像带及解说词、成果及专利获奖证书等实物和电子文件（磁带或光盘）。特殊载体

科学探讨类文件归档范围：技术探讨：任务书、合同；调研报告；方案论证及评审；配套软件研制需求分析、设计、测试文件、源程序、运用说明、操作手册；技术总结报告；鉴定、定型评审文件；专利、成果申报、审批文件。标准：立题报告；征求看法稿；送审稿、看法汇总表及编制说明；报批稿及批准件。六、项目档案的整理形成的全部综合类文件在归档后应依据国家有关规定．并按档案管理的要求，由档案部门进行整理。（一）项目档案的分类档案分类依据QJ2595A-2004标准执行综合类文件、基建类文件、设备仪器类文件和特殊载体类文件六、项目档案的整理（二）项目档案的组卷以遵循形成规律，保持案卷内文件的有机联系便于档案的保管和利用为原则。(Q/QJB-237)（