双语版英语商务信函

英文商务信函BusinessLettersInEnglishLetterBodyClose商务信函包括三部分HeadAddresser'sAddressReferencenumberDateInsideAddressSalutationSubjectHeadingTip1(1)

The

heading

信头Actuallycompanywillhavespecialprintingwithletterhead.(2)The

reference

number

编号Itisaimedatunderstandingwhichletteritisreferringto.Thereareusuallytwokindsof

reference

numberwrittenforms：the

onesimple:“Re:XXX”:Re:Invoice12345

OR

Re:YourletterdatedJanuary20,2006.Anotherone“Yourref:XXX（你方编号）,Ourref:XXX”（我方编号）Tip1the

date

日期

Dateshouldbeprintedonthebottomrightoftheletterhead.Attn.YEAR

shouldnotbeabbreviatede.g.2006√06×[E]day/month/yeare.g.1May1998[M]month/day/yeare.g.May，1，1998

(3)The

inside

address信内地址

Themailingaddressmustrespecteachotherhabits，justfollowtheletterheading.Don’tforgetthecountrynamewhenyouwriteanairmail.(4)The

salutation称谓

useCOURTESYandPOLITEtitle(5)Subject主题ExpressthepurposeofwritingTip2The

body

of

the

letter

The

closing

sentencesLetterBodyThe

body

of

the

letter正文

The

body

of

the

letteris

thekeypart.onecontentanddecentletternotonlygetthegoalbutalso

promotethefriendshipbetweenthetwosides.Thebusinessoftenuse5Ctoevaluateoneletter:

Conciseness(简洁)、Clarity(明了)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Courtesy(礼貌)。The

closing

sentences结尾句

Theclosingsentencesareusedtosummarizethetextaboutitems,suggestingthattherecipientoftherequest,itwillbeaddedwithsomepolitewords.The

complimentary

close

The

signatureCloseThecomplimentary

close

结束语

Almostallthebusinessletterswillusepoliteexpressiontomakeanend.Payattention:addacomma!

The

signature

签名Thesignatureshouldbeoneshapeallthetimeandalsobetypedonthepaper.如果信中有附件，应在左下角注明Encl.

或Enc.。EnclosureCarboncopy/PostscriptCarboncopy抄送

如果本信函需要抄送他人阅览，则须注明抄送人的名称，例如：cc.Mr.DavidSchiller,ExecutingManagerPostscript（P.S.

附言）

用来说明没有包括在信中的想法和内容。有时一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时可用附言填补遗漏内容。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。附言应尽量做到简明扼要。附言通常在签名下方，从左侧顶格书写，例如：P.S.Eachindividual’sE-mailaddressremainsunchanged2023/2/6Sample2023/2/6SampleTHANKYOU2023/2/6信内地址2023/2/6致某公司：Messrs.LakeKane＆Co.，Ltd.66MartinsLaneLondonEC3V7BH致公司中某职位：TheManagerEaglePressInc.66MartinsLaneLondonEC3V7BH致公司某人：Mrs.JuttaBrownEaglePressInc.66MartinsLaneLondonEC3V7BH称谓2023/2/6如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“DearSirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用ToWhomItMayConcern或DearSirorMadam。在写信给特定的组织时，更愿意使用DearMember,DearCustomer,和DearHumanResourcesManager这样的称呼。如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。商务信函一般用DearMissBrown，DearMr.Smith。Dear纯属公务上往来的客气形式。主题2023/2/6书写Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有ReferenceNumber，就不一定再写Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。

为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：INVOICE12345Re:Invoice12345Subject:Invoice12345正文2023/2/6DearMr.Smith,

Aswementionedinourpreviousquotation,thepriceislikelytorise.Sincematerialpriceisaverycrucialelementforourcostaccounting,wearecompelledtoshiftthisrisetoourcustomers.Thepricefor33Eurohasincreasedto33.5Euro,packingchargeandfreightremainingunchanged.Wethankyouforyourunderstandingandlookforwardtohavingagoodcooperationwithyou.

Yourssincerely，MingLi正文2023/2/6DearMr.Smith,

Aswementionedinourpreviousquotation,thepriceislikelytorise.Sincematerialpriceisaverycrucialelementforourcostaccounting,wearecompelledtoshiftthisrisetoourcustomers.Thepricefor33Eurohasincreasedto33.5Euro,packingchargeandfreightremainingunchanged.Wethankyouforyourunderstandingandlookforwardtohavingagoodcooperationwithyou.

Yourssincerely，MingLi结束语2023/2/6几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是DearSirs，（英式）或Gentelmen:（美式），则结尾敬辞采用Yoursfaithfully，（英式）或Yourstruly，（美式）；2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是DearMr.Brown，则结尾敬辞采用Yourssincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。签名2023/2/6签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名既要难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。签名格式和规则有以下一些约定：

1.签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。

2.女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by,for,perpro