文件编制和管理培训资料

文件管理及编制方法培训编制部门：质量保证部编制人员：日期：2015.3.25培训议程组织机构介绍文件编制方法介绍过程方法介绍文件管理要求介绍举例说明及答疑实际操作一、公司组织机构会议内容特殊说明：在编制文件的过程中，只能出现以上组织机构中存在部门/条线名称，其他对以上机构的称呼均为错误称呼。二、过程方法简介2.1、原过程划分介绍2.2、更改后过程划分介绍会议内容一、顾客导向过程（COP:Customersorientationprocesss)C1:市场开发与合同管理C2：产品实现策划和设计开发C3：产品交付与支付C4：售后服务/顾客信息反馈二、支持过程（SP:Supportprocess）S1；文件控制S2：记录控制S3：沟通管理S4：人力资源管理S5：基础设施管理S6：工作环境与安全管理S7：采购控制S8：生产计划管理S9：产品制造控制S1O：产品标识及可追溯性S11：产品防护与物流管理S12：监视和测量装置管理S13：顾客满意度控制S14：内部审核控制S15：产品监视和测量S16：不合格品的控制S17：持续改进控制S18：纠正和预防控制S19：顾客财产的控制三、管理过程（MP:Managementprocess)M0：质量管理体系策划M2：职责与权限规定M1：业务计划管理M3：管理评审旧版沈阳捷众过程划分：过程方法定义：1、过程：通过使用资源和管理，将输入转换为输出的一项或一组活动，可视为一个过程；2、过程方法：为了产生期望的结果，由过程组成的系统在组织内的应用，连同这些过程的识别和相互作用，以及对这些过程的管理，可称之为“过程方法”一、顾客导向过程（COP:Customersorientationprocesss)C1:市场开发与合同管理C2：产品实现策划和设计开发（APQP、FMEA、PPAP)（GP9、GP12）C3：产品交付与支付C4：售后服务/顾客信息反馈（包括顾客满意度调查过程、顾客财产管理过程）C5：产品制造控制（标准化操作、分层审核、变更管理）（包括生产计划管理过程）二、支持过程（SP:Supportprocess）S1；文件和记录控制S2：人力资源管理(标准化员工操作培训）S3：基础设施管理（防错验证）S4：工作环境与安全管理S5：采购控制S6：产品防护与物流管理（产品标识及可追溯性控制）S7：监视和测量装置管理（MSA）S8：内部审核控制S9：产品监视和测量（岗位缺陷验证、SPC）（包括产品标识及可追溯性控制）S10：不合格品控制（不合格品控制）S11：持续改进控制（GP8)S12：纠正和预防控制（快速响应）三、管理过程（MP:Managementprocess)M1：质量管理体系策划M2：业务计划管理（包括信息沟通、职责和权限、质量成本过程）M3：管理评审新版沈阳捷众过程划分：各个职能部门所主管的过程：财务部：M2：业务计划管理中的质量成本过程。

技术部：C2：产品实现策划和设计开发（APQP、FMEA、PPAP)（GP9、GP12）；S3：基础设施管理中焊接工装、模具管理、QSB中防错验证的牵头推行；S11：持续改进控制（GP8)经济运行部：C1:市场开发与合同管理；C4：售后服务/顾客信息反馈（包括顾客满意度调查过程、顾客财产管理过程）S5：采购控制行政人事部：S2：人力资源管理(标准化员工操作培训）M2：业务计划管理（包括信息沟通、职责和权限）M3：管理评审质量保证部：M1：质量管理体系策划S1：文件和记录控制S7：监视和测量装置管理（MSA）S8：内部审核控制S9：产品监视和测量（岗位缺陷验证、SPC）（包括产品标识及可追溯性控制）S10：不合格品控制（不合格品控制）S12：纠正和预防控制（快速响应）生产制造部：生产条线：C5：产品制造控制（标准化操作、分层审核、变更管理）（包括生产计划管理过程）计划物流条线：C3：产品交付与支付S6：产品防护与物流管理（产品标识及可追溯性控制）设备条线：S3：基础设施管理中的设备管理每个过程的运行，并不是主管部门（过程所有者）一个部门的事情，而是需要相关的部门履行相应的职责，共同推进过程的良好运行。一般为主管部门（过程所有者）策划过程运行流程、方法和要求，相关职能部门提供支持和服务。举例说明：过程（COP）中的C5产品制造控制部门职责生产条线负责产品制造以及执行相应的过程控制要求；技术部负责工艺以及作业指导书提供、标准化操作的推行；设备条线负责设备维修、维护的服务以及作业指导书的提供；计划物流条线负责物料供应服务以及作业指导书提供；质量保证部负责过程监控的实施以及作业指导书的提供，分层审核、变更管理的推行；行政人事部负责人力资源的提供，标准化操作工的培训的推行。经济运行部负责辅料物资的提供；安全监察室负责制造过程的安全监控。部门职责质量保证部过程的策划，文件管理流程和要求的制定，以及质量管理体系文件和记录的监管；技术部负责现场标准化作业文件的管理；设备条线负责现场标准化作业文件的管理；计划物流条线负责现场标准化作业文件的管理；所有部门/条线本部门/条线体系管理文件的改进和记录的管理。支持过程（SP）中的S1文件和资料控制管理过程（MP）中的M2业务计划管理部门职责行政人事部负责业务计划管理流程、要求的策划以及公司及业务计划的编制，并定期统计、分析、验证业务计划的完成情况，适当时实施改进。所有部门/条线负责公司级业务计划的分解，形成部门级业务计划，并按计划实施具体工作，同时定期将计划实施结果统计报于行政人事部，同时对未及时有效完成的业务计划内容实施纠正和改进。三、文件编制方法会议内容1、文件编号方法

QP□-□

文件流水号(01.02…依次编制）过程名称代号文件类别(QP代表程序文件)文件类别：一级文件（QM管理手册）二级文件（QP程序文件）三级文件（WI管理规定、作业指导书）

四级文件(表单/表格) 过程代号（略）举例说明：质量手册编号：SYJZ-QM-2013程序文件编号：QPS9-01三级文件编号：WIS9-01四级文件编号：QPS9-01.1、WIS9-01.1英文缩写：QM:qualitymanagementQP:qualityprocedureWI:Workinstructions2、文件版本号设置方法版次编码由A、B、C、D…依顺序编列。文件中出现不影响文件内容的错别字或语序需要调整等情况时，由质量保证部在文件原稿上予以手写修改，在修改处加盖修改人印章后，将在用文件进行相应更新；文件中出现五处以上变更内容的修改情况时，应制作文件更改通知单，发放至各部门，作为一次修订。修订第一次修订用A/1表示，即（A1→A5），依次修订至第五次（A/5）,文件应进行换版,版本编码转换为B/0，依此类推。文件中出现五处以上变更文件内容的修改情况时，应即时换版，如A版直接可以升为B版。3、体系管理文件的构成目的 说明描述本文件的目的,益处。适用范围

说明本文件在哪个工作领域下，应用于哪项工作的管理。定义 列出本文件所涉及到的特有的定义和缩写。职责根据文件描述的工作内容，明确每项工作的负责/牵头部门。工作流程描述文件所写工作的具体操作步骤，以图形的形式体现。规定描述

说明本文件具体的规定，以文字的方式叙述。相关文件列出编制/修改本文件所参考,引用或相关联的文件。引用记录在其他文件中已规定清楚的记录，本文件中应用到。生成记录列出与本文件直接附属的表单,检查清单等。附件需要进一步阐述的规定和要求。发放管理—岗位应获得此管理规定；以—的途径获得此管理规定。4、章节格式文件各章节中段落应按如下进行编号条文号码采用阿拉伯数字，中间以点分开，组合号码不得超过三位数。例如1.1.21.2.3...当条文号码不敷使用，需使用细目号码，细目号码规定如下：

（1）（2）（3）（4）．．．．．．．

ABCD．．．．.

abcd．．．．．．．5、文件格式文件封面设计、页面设置、应用字体、字号等内容详见《文件编写管理规定》和文件模板。6、文件编制语言要求规范性：质量管理体系文件的编写要求用语标准，采用规定统一格式。简洁性：质量管理体系文件的文字要求精炼，每一句话要求实用，具有可操作性。消化性：消化的途径是改写。改写规章制度性文件，要注意去掉原来文件中无法落到实处的语言，保留文件精髓，同时，要注意将原文件中没有明确执行岗位/部门的工作过程加以明确。改进性：质量管理体系文件要体现自我检查可操作性：要求质量管理体系文件清晰描述过程基本走势，清楚交代过程接口关系。可控性：质量管理体系文件要充分关注关键过程，人性化的小过程可以不写进文件中。可查性：质量管理体系文件要交代哪些过程必须留下过程证据，方便日后检查。要让人看了文件就知道该文件对哪些重要环节明确了控制点，知道该检查什么。和自我改进的管理思想。要明确相关人员/岗位对关键过程的检查监督职能。循环性：质量管理体系文件要体现标准所要求的PDCA质量管理循环思想。这种思想要求在程序文件中保持清晰，作业指导书则不必求全。注：PDCA:策划-实施-检查-处置四、文件管理要求介绍会议内容1、文件和资料的管理1.1文件的增、修、废、补1.1.1一级、二级、三级管理、四级文件：在文件存在增加、修订、废弃、补发的时机时，由提出部门填写《文件增修废补申请单》至质量保证部体系工程师处，待申请被批准后，方可实施以上行为：文件的增加的编制、修订由提出部门实施文件的废弃、补发由质量保证部实施。1.1.2三级技术文件：在文件存在增加、修订、废弃、补发的时机时，由提出部门填写《文件增修废补申请单》至技术文件管理部门处，待申请被批准后，方可实施以上行为：文件的增加、修订、废弃、补发均由技术文件管理部门实施。1.1.3文件修订后需形成《文件更改记录表》。2、文件和资料的管理2.2文件的评审、审核、会签、批准2.2.1文件评审所有新增文件均需完成文件的评审流程。（1）质量手册评审参与人员：总经理、副总经理、管理者代表、所有部门/条线经理、体系管理主管、文件编制人员。（2）程序文件评审参与人员：副总经理（需要时）、管理者代表、所有部门/条线经理、体系管理主管、文件编制人员。（3）三级文件评审参与人员：编制部门经理/主管、文件中涉及到的相关部门、体系管理主管、文件编制人员。（4）四级文件：随所隶属的文件评审。（5）文件主办部门依据文件性质选择文件评审的方式，可以召开会议形式进行，也可用《文件评审表》协同文件发放至相关部门进行评审。2.2.2审核、会签、批准（1）一级文件：质量保证部主管拟定，管理者代表审核，所有部门会签，总经理批准。（2）二级文件：各相关部门拟定，部门分管主管审核，所有部门会签，管理者代表批准。（3）三级文件：各相关部门拟定，制定部门主管和体系管理审核，相关部门会签，制定部门经理批准。（4）四级文件：随所隶属的文件进行拟定、审核、批准。3、文件和资料的管理3.3文件的受控分发3.3.1

一级、二级、三级管理、四级文件：发放方式一：待评审、审核