电算化第三章1

第三章会计电算化基本要求第一节会计电算化法规制度第二节会计核算软件的要求第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求第四节计算机替代手工记账的基本要求第五节会计电算化档案的基本要求从宏观和微观两个方面对会计电算化工作加强管理。微观管理是指实施会计电算化的单位自身对该项工作所制定的管理办法、措施和制度。宏观管理则是指国家或地区为保证会计电算化的顺利开展所制定的法律、法规、规章和制度。第一节会计电算化法规制度1999年的《中华人民共和国会计法》就以法律的形式规定“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定”，“用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定”。所以，对会计电算化相关规定的理解应以会计制度为依据。

会计电算化法规制度按照《会计法》规定，财政部先后制定发布了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》等一系列相关的国家统一的会计制度。【多选题】1．财政部制定并公布了（）一系列国家统一的会计制度。A．《会计电算化工作规范》B．《会计核算软件基本功能规范》C．《会计电算化管理办法》

D．《会计档案管理办法》【答案】ABCD第二节会计核算软件的要求会计电算化法规制度对会计软件提出了基本要求，并从会计数据输入、会计数据输出、会计数据处理三个方面提出了具体的要求学习方法：看书、做题，力求有印象。考试时是选择题或判断题，没有简答题，所以觉得合理的就选，不需要死记硬背。一、会计核算软件的基本要求根据《会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：1、设计符合法律法规及标准，信息披露真实合法、准确、完整。2、划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。3、必须提供中文输入及输出，可以提供少数民族或外文对照。4、提供人员岗位及操作员权限设置的功能。5、符合GB/T19581-2004《信息技术-会计核算软件数据接口》国家标准的要求。6、在设计性能允许使用范围内，不得由软件自身原因造成死机或非正常退出7、提供数据恢复功能8、使用单位修改升级软件、改变运行环境，需建立审批手续等9、软件销售单位需提供培训维护升级的服务【例题·判断题】会计核算软件具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。【答案】对【解析】属于会计核算软件的基本要求。【例题·单选题】会计核算软件必须提供人员岗位及（）的功能，以实现会计电算化环境下的财务分工。A.数据备份 B.数据恢复C.操作权限设置 D.维护审批手续【答案】C【解析】属于会计核算软件的基本要求。二、会计数据输入功能的基本要求（概念的学习建立在会操作的基础上）（一）初始数据输入（把通用会计软件变为专用软件：初始数据、准备工作）1．输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等；2．输入需要在本期进行对账的未达账项3．选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录；4．定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等；5．用户设置，输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等；6．必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。此外，会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法，必须符合国家统一会计制度的规定。【例题·多选题】会计核算软件必须进行初始化设置的内容包括（）。A.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料B.输入需要在本期进行对账的未达账项C.选择会计核算方法D.明确操作人员的岗位分工情况【答案】ABCD（二）对记账凭证输入的基本要求会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能，输入项目包括；填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额、辅助核算信息等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。（三）对记账凭证的控制功能（凭证填写）1、记账凭证的编号是否重复2、以编号形式输入会计科目的，提示编号所对应的会计科目名称3、会计科目及金额提示：有借必有贷，借贷必相等4、凭证类别提示：收、付、转账凭证的相关定义【例题·多选题】记账凭证的输入项目包括填制凭证日期、经济业务内容摘要、（）等。A.凭证编号B.会计科目或编号C.辅助核算信息D.金额【答案】ABCD【解析】从凭证的结构便能回忆起相关内容。【例题·多选题】下列（）数据输入应有必要的提示功能A.记账凭证编号是否重复B.借贷双方金额不平衡，或没有输入金额C.有贷方科目而无借方科目D.不能以编号形式输入会计科目【答案】ABC【解析】ABC选项都没问题，D的话在做凭证的时候往往可以直接输入科目编码，系统可以自动根据编码提示会计科目（三）对记账凭证的控制功能（修改与审核）5、提供修改和审核的功能：对于已审的不能再直接修改，对于已记账的，不允许再撤销审核。若已经记账的凭证要修改，应采用红字凭证冲销或补充凭证法进行更正，红字可以用负号“-”表示。6、对同一张凭证，对审核、输入、修改功能的使用权限进行控制：审核与输入凭证不能是同一人。

（四）对原始凭证输入的基本要求1、输入方式：与记账凭证同时输入或提前输入2、对原始凭证进行审核，保证与记账凭证的一致性3、应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能，记账凭证已经审核或记账，相应原始凭证不能修改4、由总账模块以外的其他业务模块根据原始凭证产生记账凭证传递到总账模块的，记账凭证不能直接修改，从哪儿来的到哪儿去改。（逆操作，原路返回）【例题·判断题】输入的记账凭证登账后，对输入的相应原始凭证可以直接修改。（）【答案】错【解析】记账凭证登账后，因为已经确定了记账凭证的正确性，当然不能再修改记账凭证的依据即原始凭证。三、会计数据输出功能的基本要求会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、保存到存储介质以及利用网络传输输出等形式。查询和打印是最基本形式。（一）屏幕查询的基本要求：科目账户、各种余额、发生额、凭证、账簿、票据及往来账的结算情况、会计报表（二）打印输出的基本要求：各种凭证、账簿、报表、明细账可以有三栏账、多栏账、数量金额账等多种形式【例题·多选题】会计数据输出包括的形式有（）A．打印输出B．保存到存储介质C．屏幕查询输出D．利用网络传输输出【答案】ABCD【解析】ABCD选项都没问题打印输出时的细节要求：1、在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代2、在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少3、对于业务量较少的账户，会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能4、打印输出的会计账簿、会计报表，如果是根据未结账数据生成的，应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别；5、根据机内会计凭证和相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能；6、会计年度终了进行结账时，软件应提供结账强制备份功能。四、会计数据处理功能的基本要求（记账、结账和报表生成）1．会计核算软件应当具有根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。2．会计核算软件应当具有自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。3．会计核算软件应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。4．结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记人账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证(如折旧计提凭证等)是否已生成和人账，全部登记入账后才能结账。5．结账后，不允许再处理当期的会计凭证。6．会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表功能。通用会计核算软件应提供会计报表的自定义功能。7．会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除功能。【判断题】发现已经输入并审核通过的记账凭证，或者已经记账的记账凭证有错误的，可以重新结账进行更正。（）【答案】错【解析】已经审核通过的记账凭证或者已经记账的记账凭证，不能直接修改，如当月已经结账，则不能再对当月数据进行修改。第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求总体而言，会计电算化岗位可以下分为基本会计岗位和电算化会计岗位两大类。基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等。基本会计工作岗位，可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人，但应当符合内部牵制制度的要求，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。基本会计岗位的会计工作人员还应当有计划地进行轮换，以促进会计人员全面熟悉业务，不断提高业务素质。一、会计电算化岗位的划分及职责会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。电算化岗位分为：电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案保管等岗位。【例题·多选题】电算化会计岗位可设置如下：电算主管、（）、会计档案保管和数据分析A.审核记账B.软件操作C.电算维护D.电算审查『正确答案』ABCD一、会计电算化岗位的划分及职责（选择、判断）（一）电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作（宏观调控）。1、负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统故障时，应及时组织有关人员尽快恢复系统的正常运行。2、协调各类人员的工作，负责考评、任免，进行财务分工，设置和调整权限。3、负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。4、建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。5、完善管理制度，保证数据安全【例题·单选题】下列（）人员负责规定会计软件系统各类使用人员的操作权限。A.系统维护员B.系统操作员C.软件编程人员D.电算主管『正确答案』D（二）软件操作：负责会计核算软件具体使用操作。（1）负责所分管业务的数据输入、数据处理、数据备份和输出会计数据（包括打印输出凭证、账簿、报表）的工作。（2）严格按照操作程序操作计算机和会计软件。（3）数据输入完毕，应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账员复核记账。对审核员提出的会计数据输入错误，应及时修改。（4）每天操作结束后，应及时做好数据备份并妥善保管。（5）注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，定期更换自己的密码。（6）离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。（7）操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。（8）每次操作软件后，应按照有关规定填写上机记录。（9）出纳人员应做到“日清月结”，现金出纳每天都必须将现金日记账的余额与库存现金进行核对；银行出纳每月都必须将银行存款账户的余额与银行对账单进行核对。（10）在由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章；收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。【例题·多选题】在电算环境下，软件操作员的岗位责任有（）A.输出会计报表B.数据输入操作完成后应进行自检核对C.操作过程中发现问题应及时处理D.及时审核凭证与记账『正确答案』ABC（三）审核记账：负责凭证的审核记账。（1）审核原始凭证的真实性、正确性，对不合规定的原始单据不作为记账凭证依据。（2）对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。（3）对操作员输入的凭证进行审核并及时记账，并打印出有关的账表。（4）负责凭证的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性、会计科目和会计数据的正确性，以及附件的完整性。（5）对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。（6）审核记账人员不得兼任出纳工作。（7）结账前，检查已审核签字的记账凭证是否全部记账。（四）电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。要求具备较高的计算机、网络通讯和会计知识，不对会计数据进行操作。1、定期检查软、硬件的运行情况2、及时对软、硬件的故障进行排除3、负责电算化系统升级换版的调试工作，与软件开发人员或开发商联系，进行软件功能的改进4、负责电算化系统的维护【例题·多选题】（）属于软件维护员的职责A.定期检查软件、硬件的运行情况B.负责软件的安装和调试工作C.对系统进行功能完善、欠缺的改善D.负责会计数据的录入『正确答案』ABC（五）电算审查：对电算化系统运行进行监督，防范利用电算化系统的舞弊。（与审核人员区别）1、负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。2、审查电算化系统工作岗位设置是否合理，内控是否完善，各类人员是否越权使用软件3、发现系统问题或隐患时，及时反映（六）数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析。制定分析方法、模型，对历史信息进行分析，提供预测分析报告等（七）会计档案保管：负责会计电算化数据和程序备份，打印的账表、凭证和各种会计档案资料的保管。1、按规定期限，索要会计备份数据和纸质会计档案资料2、数据、软件存储介质及纸质资料的存档保管工作3、做好安全保密工作。对经过批准借阅的会计档案资料进行借阅登记软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。基本会计岗位与电算化会计岗位，可在符合内部控制原则前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限；具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。电算主管：组织管理经验可由会计主管兼任软件操作：电会初级基本会计岗位的会计人员兼任审核记账：电会初级可由主管会计兼任电算维护：电会中级不对实际会计数据进行操作电算审查：电会中级可由会计稽核人员兼任数据分析：电会中级可由主管会计兼任【例题·多选题】下列各项中属于电算化会计岗位中的基本岗位的是（）。A.系统管理员B.系统操作员C.档案管理员D.系统维护员『正确答案』ABCD二、中小企业实行会计电算化的岗位设置实行会计电算化后，其岗位应根据实际需要进行设置，有时一人可以兼任多个工作岗位。设置的电算化会计岗位应该注意满足内部控制制度的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等；【例题·单选题】下列职责中，（）岗位是不相容职责。A.电算主管与审核B.凭证录入与修改C.凭证录入与审核D.电算化主管与记账『正确答案』C【例题·判断题】在中小企业中可以一人兼任多个工作岗位，如由会计人员兼任软件操作员和出纳。『正确答案』错『答案解析』软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。第四节计算机替代手工记账的基本要求替代手工记账的任务和条件替代手工记账的过程一、替代手工记账的任务和条件

（一）替代手工记账是会计电算化的目标之一

从广义上讲，替代手工记账，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。替代手工记账包括两个方面内容，即部分会计核算业务采用计算机替代手工记账和全面会计核算业务采用计算机替代手工记账。狭义地讲，即脱离手工会计核算工作的过程（俗称甩账）。

替代手工记账是一个单位会计电算化工作的起点。其主要任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账验收等工作。（二）计算机替代手工记账的基本条件1.配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备从企业对会计信息的要求和计算机技术的发展来看，可分为单机环境下的硬件选择和网络环境下的硬件选择。2．配备相应的会计电算化工作人员

开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：（1）财政部组织全国开展的普及型培训及会计人员后续教育。无论本单位是否使用会计软件都可以接受培训；（2）软件公司提供的针对购买的会计软件的培训。一般只能培训会计软件的操作员；（3）由企业自己组织的培训。3.建立严格的内部管理制度

会计电算化的内部管理制度主要包括岗位分工制度、操作管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。二、替代手工记账的过程根据规定，完全甩掉手工账之前，计算机与手工会计核算至少并行三个月以上（一般不超过六个月），初始时间最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期，时间跨度最好能跨年。在计算机运行稳定并且数据结果与手工核算数据结果一致后，甩掉手工帐。【例题·多选题】从手工会计方式转换为电算会计方式最好在（）时进行A.随时B.跨月C.跨年D.跨季度【正确答案】CD替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，是会计电算化工作中非常重要环节，具体工作内容包括：（一）整理手工会计业务数据1.重新对账2.整理各账户余额（年初建账和年中建账）3.清理往来账户和银行账户（二）建立会计账户体系并确定编码建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级设置明细科目。设置会计科目时应遵循以下原则：

1.符合财政部规定（一级会计科目按财政部统一规定，新会计制度规定为四位编码）；

2.满足本单位要求；3.满足会计报表的要求，报表所用数据需要从账务处理模块中取数，须设立相应科目；4.保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目（科目编码），会计科目编码采用全编码方案：即本级科目全编码=上级科目全编码+本级科目编码；5.保持科目相对稳定；6.要考虑与核算模块的衔接。（三）规范各类账证表格式和会计核算方法与过程会计核算程序变更1.确定数据传递次序；同一模块要事先确定录入、审核、记账次序不同模块间，如材料核算、账务处理、成本核算等模块预先确定。2.会计部门还要结合计算机特点，重新确定各种会计核算方法，如成本计算方法、折旧计提方法、工资分类汇总口径等。在电算化方式下，能够很方便地单项计算固定资产的折旧额，因此可以采用个别折旧率分别进行计算，以便提高计算的精确度。3.信息输入量增大。涵括了金额信息和非金额信息，例如凭证信息除了基本信息，还有特殊信息。凭证账簿格式变更电算化环境下，采用的是统一的记账格式和编码。（四）会计核算软件初始化会计软件初始化是确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程。根据使用单位的业务性质，对会计软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作，用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式。(五)计算机与手工并行试运行时间应在年初、年末、季初、季末等特殊时期，并行期可以用计算机打印输出的记账凭证代替手工填制的记账凭证，原始凭证应附于背面，装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。人工与计算机数据对比工作：（1）检验各种核算方法；（2）检查会计科目体系有效性；（3）考查操作准确性；（4）纠正会计软件程序错误或业务处理错误。第五节会计电算化档案的基本要求遵循《会计法》的基本要求，结合会计电算化的特点来进行会计数据的主要表现形式有（存储介质）：（1）记载会计业务的原始凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）；（2）会计电算系统开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料（3）其他会计资料，如客户、供应商资料等【例题·多选题】会计电算化档案包括（）。A.机内会计数据B.软盘等备份的会计数据C.会计软件使用手册D.打印输出的会计账表数据『正确答案』ABCD一、应当保存打印的纸质会计档案

已经实现计算机进行会计核算的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质的形式按《会计档案管理办法》的规定进行保管。（一）现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结。如果每天业务较少，也可以按旬打印输出。对于日记账通常采用定期对计算机打印输出的活页账页装订成册进行保存。（二）明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印。（三）会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额发生额对照表”替代，“总分类科目余额发生额对照表”一般要求每月打印一次。（四）会计报表每月打印一次进行保管。会计数据量大的企业，账、证、表的打印工作量极大，在具备采用磁带、磁盘、光盘和微缩胶片等存储介质保存档案的条件下，可以用以上存储介质保存会计档案。必须定期复制，并且其保存期限同打印输出的书面形式的会计账簿、报表一样。【例题·判断题】电算化后，对于现金日记账，可以采用计算机打印输出活页账后再装订成册，而不一定要有订本式账簿（）。『正确答案』对二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管会计电算化系统开发过程中的资料一般有：系统分析说明书、系统设计说明书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等，这些都应视为会计档案保管，保管期截止到该系统停止使用或有重大更改之后的5年。会计软件系统也应视为会计档案进行保管，在保管过程中要特别注意版本的升级管理。【例题·单选题】会计电算化系统开发的全套文档资料，其保存期限截至该系统停止使用或有重大更改后（）。A.一年B.二年C.三年D.五年『正确答案』D【例题·单选题】采用会计电算化软件的单位，