企业采购流程优化的定义

Quality&Satisfy深圳德信诚经济咨询有限公司采购作业流程

★重点掌握●采购流程的环节及步骤●采购流程图●采购定单的制定过程●采购流程的优化方法★一般掌握●采购流程的注意点●进货管理●进货评价一、采购的基本流程采购流程是采购活动的全部操作过程，是采购人员从事采购活动的执行标准和业务规范，采购人员必须遵照执行。有些企业会制定明确而单独的采购流程说明书，有些企业则将有关流程,分散于各项采购作业规范当中。一般来讲，企业规模越大,采购金额越高,对流程设计越要重视而详细。第一节采购流程概述

采购的几个基本环节

（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采购条件的确定（5）发出订单（6）订单追踪与催货（7）验收（8）核对发票（9）不符与退货处理（10）结案（11）记录与档案维护请购单请购单申请部门

统一编号

请购日期

需用日期

品名/规格/料号单位数量备注（用途、厂牌及参考单价等）预算额

遇有问题时通知到

特殊发送说明

申请人

说明:一式两份,原件送采购部门,申请者保留文件副本。采购作业流程的七大注意点采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配先后顺序及时效控制关键点设置权利、责任或者任务的划分避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱采购流程应反映集体决策的思想配合作业方式的改善第二节采购订单

采购订单的定义

采购订单有时也被称为采购合同，一股在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址、位于订单的正面采购订单

采购订单的内容到底有哪些呢?采购订单的使用对于尚未使用电脑系统的公司，一份订单通常有7-9份副本。而在计算机化的条件下，将一份采购订单的副本送到每个部门的电子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后将其送回买方，这表明供应商已收到订单并同意订单的内容。用法律术语讲，发送订单的采购部门构成了合同提供者，而确认订单的供应商构成合同接受者，提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。综合采购购订单如果要重重复地从从一个供供应商那那里订购购一种或或一组商商品，采采购部门门就可以以发出综综合采购购订单。。这是一一种开放放式订单单，有效效期为一一年，包包括了重重复采购购的一种种或一组组商品。。如图5-2-2所示示。综合合订单方方便了客客户，使使其不必必一有需需求就发发出采购购订单。。在买方方同供应应商订立立了综合合订单之之后，采采购一种种商品只只需发送送常规订订单就可可以了。。买卖双双方已经经议定了了采购合合同的条条件。综综合订单单使物料料发送成成为买卖卖双方之之间的常常规事件件。采购订单单操作规规范（一）订单准备（二）选择供应商（三）签订订单（四）订单跟踪订单准备备过程示示意图订单计划物料项目技术资料熟悉物料项目确认价格确认质量标准确认项目需求量制定订单说明书订单说明书估价单_________公司估价单号号码第号号年年月月日日下列物品品希望符符合下列列条件，，请惠送送估价单单。1、估计计单提出出日期月月日日2、接受受地点公公司司3、订购购后日日交货货4、品质质构造5、估价价有效期期限采购科印印选择供应应商过程程示意图图查询采购环境计算供应商容量与供应商确认订单确认意向供应商发放订单说明书确认物料供应商签定订单单过程示示意图制作订单与供应商签订合同执行合同审批订单第三节进进货货管理与与管理评评价进货方式式（一)自提进货(二)供应商送货(三)委托外包进货自提进货货的步骤骤货物清点环节管理包装、装卸、搬运上车管理运输环节管理中转环节的管理验收入库环节的管理供应商送送货对采购商商来说，，供应商商送货是是一种最最简单轻轻松的采采购进货货管理方方式。它它基本上上省去了了整个进进货管理理环节，，把整个个进货管管理的任任务以及及进货途途中的风风险都转转移给了了供应商商，只剩剩下一个个入库验验收环节节。而入入库验收收也主要要是供应应商和保保管员之之间的交交接，进进货员最最多只提提供一个个简单的的协助而而已。委托外包包进货委托外包包，就是是把进货货管理的的任务和和进货途途中的风风险都转转移给第第三方物物流公司司。它有有利于发发挥第三三方物流流公司的的自主处处理、联联合处理理和系统统化处理理能力，，提高了了物流运运作效率率、降低低了物流流运作成成本。进货管理理的四大大基本原原则(一)进货方式选择原则(二)安全第一原则(三)成本效益统一原则(四)总成本最低的原则进货管理理评价物料的采采购可以以从四个个方面进进行评价价（一）质质量指标标（二）成成本指标标（三）供供应指标标（四）服服务指标标（一）质质量指标标（1）来来料合格格批次率率＝（合合格来料料批次÷÷来料总总批次））×100%（（最常用用）；（2）来来料抽检检缺陷率率＝（抽抽检缺陷陷总数÷÷抽检样样品总数数）×100%；（3）来来料在线线报废率率＝［来来料总报报废数（（含在线线生产时时发现的的）÷来来料总数数］×100%；（4）来来料免检检率＝（（来料免免检的种种类数÷÷该供应应商供应应的产品品总种类类数）××100%。（二）成成本指标标（1）价价格水平平：往往往同本公公司掌握握的市场场行情比比较或者者根据供供应商的的实际成成本结构构及利润润率进行行判断；；（2）报报价是否否及时，，报价单单是否客客观、具具体、透透明（分分解成原原材料费费用、加加工费用用、包装装费用、、运输费费用、税税金、利利润等以以及相对对应的交交货与付付款条件件）；（3）降降低成本本的态度度及行动动：是否否真诚地地配合本本公司或或主动地地开展降降低成本本活动，，制订改改进计划划、实施施改进行行动等；；（4）分分享降价价成果：：是否将将降低成成本的好好处也让让利给顾顾客（本本公司））；（5）付付款：是是否积极极配合响响应本公公司提出出的付款款条件要要求与办办法，开开出付款款发票是是否准确确、及时时、符合合有关财财税要求求。（三）供应指指标（1）准时交交货率＝（按按时按量交货货的实际批次次÷订单确认认的交货总批批次）×100%；（2）交货周周期：自订单单开出之日到到收货之时的的时间长度，，常以天为单单位；（3）订单变变化接受率：：是衡量供应应商对订单变变化灵活性反反应的一个指指标，指在双双方确认的交交货周期中供供应商可接受受的订单增加加或减少的比比率。订单变化接受受率＝（订单单增加或减少少的交货数量量÷订单原定定的交货数量量）×100%。（四）服务指指标（1）反应表表现（2）沟通手手段（3）合作态态度（4）共同改改进（5）售后服服务（6）参与开开发（7）其它支支持第四节采采购流程优化化影响采购流程程的因素供应商和品牌规格选择供应商签定合同重视价格管理机构采购流程的优优化方法方法特征适用范围从使用者至采购部门的在线查询系统加快信息传输速度，方便使用者适用于低价值的采购需求面对使用者的采购卡为采购双方提供方便适用于低价值的采购需求通过互联网的电子采购商务方便、简洁，但同时也产生订货的安全及控制问题采购周期长或合作时间较长的采购综合采购订单合同使采购过程更为简洁、更为迅速采购周期长或合作时间较长的采购长期采购合同采购期限较长，采购较为稳定采购周期长或合作时间较长的采购、低价值的采购需求采购流程重新设计可以节约成本、涉及范围较广采购机构臃肿需要重新设计的采购电子数据交换系统支持企业间常用的商业单证和信息的电子交换数据交换系统良好的采购允许客户向供应商直接订货方便客户客户满意度要求较高的采购，客户联系供应商较为方便面对供应商的使用者在线订货系统方便客户有较好的在线订