专业时间管理培训教材

专业时间管理培训把握时间，胜人一筹！——专业时间管理培训

2014/10/31主要内容时间管理

一、课程简介

二、时间管理重要性

三、时间管理的方法

四、时间管理的应用

五、课程小结培训收益帮助您：分析您目前的时间安排，并寻找改进机会确定哪些任务对实现您的长期目标最为关键使用专业工具来有效地计划时间控制时间浪费因素成为高效的时间管理者主要内容时间管理

一、课程简介

二、时间管理重要性

三、时间管理的方法

四、时间管理的应用

五、课程小结1、情景分析下午5点，小张抬头看到同事们正在收拾东西准备回家。以他目前的速度，他可能要在办公室里待到半夜。盯着自己的任务列表，他沮丧地叹了口气，还剩下三项关键任务。自己一整天都做了些什么呢？为什么任务还完不成？他回顾一天工作：上午，他与同事一起讨论他的月度报告。午餐时间则用来回复20多封电子邮件。然后与一个客户联系解决问题占去了一下午时间，而这件事本该由其他人来处理。如果他没有完成确实需要处理的工作，那他的任务列表和精心规划又有何意义呢？如果是您，您会怎么做？2、为何要管理时间？当您：身陷各类琐碎的事务中（邮件、会议、报表、文书）而下属又不断向您寻求帮助或给您带来问题时，您将如何成为一名平易近人、尽忠职守的管理者，同时又能圆满完成任务，实现自己最高的目标呢？解决之道：您需要巧妙地管理自己的时间。7、时间管理的概念猜一猜（谜语）：世界上所有事物中，什么东西既长又短，既快又慢，

可无限分割亦可无限延展，最易为人轻忽且最令人遗憾，少了它，事情便无从发生，它不但能吞没诸物，亦能赋予生命伟大。

3、时间管理的概念时间管理：是一门关于如何合理地组织、分配和控制各种活动时间才能实现预期结果的学科时间管理能够促使您真正了解自己的价值，帮助您相应地安排好自己的工作把握时间，胜人一筹！当时间的主人，做最好的自己4、判别和消除常见的“时间浪费因素”①拖延②超负荷日程安排③下属的问题④不必要的出差⑤过多的电子邮件和书面工作⑥管理不善的会议⑦分心因素和转换成本①、拖延拖延是一种推推迟、耽搁或或延误行动的的习惯。请考考虑以下对抗抗拖延的方法法：拖延的原因解决方案任务令人生厌或枯燥乏味将任务委托给他人，他们可能会感兴趣。承认自己的拖延行为并非努力完成工作。设想自己完成任务后的愉快心情。避免造成任务踟蹰不前的安排方式。惧怕失败如您缺乏完成任务所需的资源，应如实反映并获取必要的帮助如果您是缺乏自信，极主动的姿态，对所有事宜进行规划坚持工作：行动有助于消除恐惧。无从入手自由地决定切入点。您很可能逐渐步入工作的轨迹。将工作分解为几个部分，然后具体说明完成每部分工作所需的任务。确定任务的顺序，然后着手处理首要任务。②、超负荷日程程安排您超负荷了吗吗？如果回答答是肯定的，，请采取以下下措施：牢记自己关键键职责和目标标，避开与目目标无益的活活动。授权。要将任任务委托给认认真负责的人人。不要奢望面面面俱到。集中中精力处理真真正重要的任任务。学会向同事和和上司说“不不”。阐述您您的关键职责责，指出承担担无关任务对对自己目标的的危害，并提提出合理的替替代方案。③、下属的问题题您是否总是疲疲于奔命而下下属们却无所所事事？您放任下属将将本应自己解解决的问题推推卸给您。如果是这样，，请学会帮助助下属们解决决他们自己的的问题。允许下属征求求您的建议，，但仅限于报报告问题解决决的进展或所所遇到的困难难询问下属准备备如何处理这这种情况对下属方案给给予反馈，由由下属执行解解决方案。④、不必要的出出差出差会占用很很多时间，因因此需要定期期评估它的价价值。评估方方法是：记录各项活动动所花费时间间。依照您的工资资和收益标准准，估算这些些时间的成本本。将该数字字与交通费、、食宿费用累累加。比较差旅的成成本收益，是是否有净收益益或净损失？？考虑差旅的机机会成本，即即如果在办公公室工作所创创造的价值。。考虑出差的替替代方案，例例如电话会议议或网络会议议。不要为了出差差而出差！⑤、过多的电子子邮件和书面面工作避免因电子邮邮件浪费宝贵贵时间的对策策：每天仅在指定定的时间检查查电子邮件。。让非业务联系系人使用家庭庭电子邮件地地址。将您的信件分分类：删除所所有垃圾邮件件，然后将紧紧急信件转移移至“紧急””邮件夹。在在规定的时间间内处理这些些信件。要求员工创建建明确的邮件件主题行，便便于您分清如如何处理相应应的邮件。让员工了解您您希望通过电电子邮件接收收哪些信息，，不希望接收收哪些信息。。⑥、管理不善的的会议要减少在会议议上浪费的时时间：取消或不参加加不必要的会会议避免参加自己己无所建树或或毫无收获的的会议在同意出席之之前，索要会会议的议程表表以决定是否否参会。如果您要组织织一个会议，，应确保严格格遵循议程，，遵循日程表表，并按照向向会者承诺的的具体行动来来结束会议。。⑦、分心因素和和转换成本分心因素会迫迫使您必须花花时间回顾之之前所进行的的工作，并将将注意力重新新集中到当前前的任务上来来。这些转换换成本总体上上会使企业效效率下降20%-40%。如何抵制分分心因素：使用语音信箱箱应答来电。。关闭电子邮件件。消除办公桌上上的报纸和其其他与工作无无关的材料。。关上办公室的的门并放置““请勿打扰””的标志。专注于一项任任务直至完成成。然后再开开始下一项任任务。消除时间浪费费的因素小结结检查是否存在在“时间浪费费因素”，例例如延误、超超负荷日程安安排以及不必必要的出差。。制定策略来消消除“时间浪浪费因素”；；例如，将不不合意的任务务委托他人以以避免延迟，，学会向同事事和下属说““不”以避免免日程超负荷荷，寻找替代代方案避免不不必要的出差差。5、如何更加有有效安排时间间？①选择计划工具具②制定日程表③充分利用任务务列表④让日程表具有有灵活性①、选择计划工具具有很多种计划划工具：任务列表约会时间表书面或电子版版的日、周计计划联网的日程安安排软件和硬硬件挂历如果这些工具具符合您的个个人风格，就就使用它们;如果不适合，，应该另寻他他法。②、制定日程表将任务输入日日程表，并指指定完成任务务的预期时限限即可制定日日程表。以下下指导原则可可以帮助您制制定实用的日日程表：首先输入优先先级为A任务务，，将将剩剩余余时时段段分分配配给给优优先先级级为为B的任任务务。。在每每天天您您精精力力最最充充沛沛的的时时段段安安排排需需要要创创造造力力与与活活力力的的活活动动预留留一一些些时时间间不不做做安安排排，，以以应应对对突突发发事事件件以以及及临临时时性性交交流流。。避免免连连续续不不断断的的会会议议尽量量固固定定处处理理电电子子邮邮件件、、书书面面工工作作和和电电话话等等各各任任务务的的时时间间将日日程程表表置置于于电电脑脑显显示示器器或或办办公公桌桌的的明明显显位位置置。。③、充分分利利用用任任务务列列表表任务务列列表表：：是是一一种种简简便便、、常常用用的的工工具具，，一一目目了了然然地地列列出出您您一一天天内内必必须须完完成成的的所所有有任任务务。。其其中中包包括括：：要参参加加的的会会议议必须须制制定定的的决决策策必须须拨拨打打或或要要接接听听的的电电话话需要要起起草草的的电电子子邮邮件件、、信信件件和和备备忘忘录录前一一天天未未完完成成的的优优先先级级为为A和B的任任务务。。③、充分分利利用用任任务务列列表表运用用以以下下策策略略可可以以充充分分利利用用任任务务列列表表：：仅包包括括您您认认为为可可以以完完成成的的一一半半任任务务；；人人们们经经常常低低估估完完成成任任务务所所需需的的时时间间。。“紧紧急急但但不不重重要要””和和低低优优先先级级的的任任务务一一概概不不列列入入任任务务列列表表。。下班班时时要要查查看看列列表表。。是是否否还还有有未未完完成成的的优优先先级级为为A和B的任任务务？？如如果果有有，，必必须须重重新新进进行行安安排排，，但但首首先先您您要要考考虑虑为为什什么么没没有有按按计计划划完完成成任任务务。。④、让日日程程表表具具有有灵灵活活性性在每每天天的的日日程程表表中中预预留留更更多多的的““空空闲闲时时间间””在您您的的日日程程表表中中只只列列出出未未来来两两周周（（或或更更长长））的的最最关关键键任任务务及及最最终终期期限限。。培养养在在机机遇遇或或危危机机出出现现的的时时刻刻主主动动放放弃弃计计划划任任务务的的意意识识。。较大大的的灵灵活活性性并并不不会会令令您您的的日日程程不不饱饱满满，，而而是是会会确确保保您您有有充充裕裕的的时时间间处处理理最最重重要要的的事事务务。。有效安安排时时间小小结使用计计划工工具，，如任任务列列表、、约会会时间间表以以及日日程表表。制定日日程表表：将将任务务纳入入其中中并指指明完完成任任务的的时限限。在日程程表中中预留留自由由支配配的时时间，，以应应对突突发事事件。。6、监督督和完完善您您的时时间管管理策策略①检查进进度②寻找规规律③改进您您的计计划系系统①、检查进进度每天至至少对对照日日程表表检查查一次次任务务的完完成情情况。。许多多管理理者每每天早早晨和和下班班之前前进行行这项项工作作。在在检查查进度度时，，向自自己提提出以以下问问题：：“我是是否完完成了了今天天安排排的任任务？？”“我是是否向向着目目标的的实现现又跃跃进了了一步步？””“我的的精力力是否否更加加集中中？””“我是是否能能坚持持使用用这个个日程程表？？”根据您您对上上述问问题的的回答答，决决定是是否要要对时时间管管理系系统进进行彻彻底改改革还还是进进行微微调。。②、寻找规规律在您检检查自自己的的进度度并考考虑是是否需需要改改进计计划系系统的的同时时，寻寻找您您所经经历的的各种种问题题的规规律。导致您您无法法按时时完成成任务务的常常见原原因包包括：：习惯性性地对对任务务所需需时间间估计计不足足拖延各种干干扰浪浪费时时间为意外外需求求预留留的时时间不不足③、改进您您的计计划系系统以下做做法会会对您您有所所帮助助：学以致致用。。在确确定未未来如如期完完成计计划任任务的的原因因之前前，不不要将将未完完成任任务重重新列列入日日程表表。一一旦发发现计计划缺缺陷背背后的的原因因，您您就需需要重重新安安排日日程，，将自自己了了解的的情况况反映映到日日程安安排中中去。。征询建议，，询问您的的上司、同同事和下属属怎样不断断改进其管管理时间的的方法。您您将发现他他们提出的的一些创造造性的想法法可能变成成显著。要有耐心。。由微小的的改变入手手。如果这这些变化取取得成果，，那么就尝尝试更大的的改变。监控完善小小结每天至少对对照日程表表检查一次次任务的完完成情况寻找规律，，例如工作作延时或对对所需时间间的估计不不足。根据经验修修正部分日日程表，以以调整时间间管理方法法。主要内容时间管理

一、课程简介

二、时间管理重要性

三、时间管理的方法

四、时间管理的应用

五、课程小结四、时间管管理的应用用时间管理应用与上司打交道平衡工作和个人帮助您的员工1、与浪费时时间的上司司打交道①向上司阐明明您的目标标②掌握上司的的偏好③反对无谓的的会议④消除瓶颈⑤考虑您在哪哪些方面可可能浪费上上级的时间间①、向上司阐明明您的目标标请求与上司司会谈以讨讨论您的目目标。确保目标的的具体、有有实效性、、可衡量并并与部门或或公司目标标的一致性性。确保您为既既定目标所所做的工作作会受到奖奖励而非处处罚。评估您实现现目标的能能力将目标整理理为书面材材料。定期与上司司会面，讨讨论您的进进展并对照照目标做出出必要的调调整。②、掌握上司的的偏好当上司安排排您处理项项目时，起起草一个初初步计划，，说明您打打算如何处处理这项任任务。与上司面谈谈。根据上司的的反馈修订订计划。就改进后的的计划征询询反馈。重复以上过过程直至上上司批准您您的计划。。③、反对无谓的的会议在会议开始始之前，要要求调整议议程以突出出会议的重重点。向上上司说明您您建议改变变的原因。。礼貌地表达您您对会议安排排方式的顾虑虑如果您的上司司一意孤行，，继续接听电电话或容许其其他与会议无无关且乏味的的行为，那么么您就准备一一些可以利用用这些时间完完成的额外工工作。④、消除瓶颈为打破这一瓶瓶颈，可以采采取以下步骤骤：评估由瓶颈引引致的生产率率损失。与您的上司面面谈，讨论评评估结果并寻寻求补救措施施。制定上司能够够接受的修正正方案。例如如，明确哪些些任务可以不不经“瓶颈””就能自行开开展。或敦促促上司将次要要任务的审批批权授予您或或其他人。⑤、考虑您在哪哪些方面可能能浪费上级的的时间如果您或您的的下属不用上上司帮忙就能能完成任务，，就要避免频频繁地要求上上司介入。不要将问题推推给上司处理理。适应上司的工工作风格。对上司说“不不”的步骤：：当上司要求您您承担与既定定目标无关的的任务时，应应避免明确的的答复。赢取时间来寻寻找答案。利用赢得的时时间准备回复复。与上司面谈并并说明这个附附加项目将如如何危及您的的目标。提出合理的替替代方案。2、平衡工作需需要和个人时时间①澄清您的个人人目标。②区分目标的优优先次序。③明确实现最高高目标所必须须完成的任务务。④安排任务和目目标。⑤寻找释放个人人时间的机会会。①、澄清您的个人人目标请思考，“我我的最高个人人目标是什么么？”哪些目目标使您最具具有成就感并并且符合您生生活中重要人人员的目标和和喜好？具体描述您的的目标。②、区分目标的优优先次序您设定的个人人目标可能超超出了自己的的精力范围。。因此，请确确定他们的优优先级。例如，如果与与家庭共度假假期是您最为为重要的目标标，那么重新新装修书房可可以稍后再完完成。③、明确实现最最高目标所必必须完成的任任务为实现最重要要的个人目标标，您可能必必须同时完成成工作与家庭庭两方面的具具体任务。工作方面。为为了与家庭共共度两周的假假期，您可能能需要在成行行前对工作进进行安排以腾腾出时间。您您还需要委托托其他人员在在这段时间内内处理您的项项目。家庭方面。您您可能需要请请保姆、“宠宠物保姆”，，或请朋友临临时代管自己己负责的社区区志愿活动。。④、安排任务和目目标您已经明确了了最高目标和和完成他们所所需的任务，，现在要在日日程表中留出出时间。不要将个人时时间安排得太太紧，以免无无法应对意外外事件和机会会。如果您的日历历没有足够的的空余空间，，就创建一份份个人时间的的活动日志。。⑤、寻找释放个人人时间的机会会评估人际关系系养精蓄锐评估社区责任任减少混乱3、帮助您的员员工管理他们们的时间①运用技术手段段缩短差旅时时间。②保持工作/生活平衡。③传授时间管理理方法。3、帮助您的员员工管理他们们的时间①运用技技术手手段缩缩短差差旅时时间。。②保持工工作/生活平平衡。。③传授时时间管管理方方法。。3、帮助助您的的员工工管理理他们们的时时间①运用技技术手手段缩缩短差差旅时时间。。②保持工工作/生活平平衡。。③传授时时间管管理方方法。。①、运用技技术手手段缩缩短差差旅时时间视频会会议网络会会议在线培培训②、保持工工作/生活平平衡注重结结果而而不是是工作作的方方式、、时间间和地地点。。尊重员员工的的家庭庭生活活。鼓励更更有效效的工工作方方式。。考虑远远程办办公。。创建灵灵活的的工作作日程程表。。提供供节节省省时时间间的的便便利利。。③、传授授时时间间管管理理方方法法与下下属属讨讨论论所所学学的的时时间间管管理理知知识识。。建议议员员工工创创建建和和使使用用活活动动日日志志，，分分析析自自己己的的时时间间利利用用情情况况，，并并提提出出改改善善时时间间管管理理的的想想法法。。经常常与与员员工工就就他他们们的的目目标标交交换换意意见见，，并并说说明明明明确确目目标标是是时时间间管管理理的的良良好好开开端端。。帮助助您您的的下下属属制制定定日日程程表表并并有有效效利利用用任任务务列列表表。。主要要内内容容时间管理

一、课程简介

二、时间管理重要性

三、时间管理的方法

四、时间管理的应用

五、课程小结ThankYou!时间间管管理理—工具具1目标确定及排序工作表使用本工作表确定您的目标，并根据目标与公司计划的一致性程度来排列目标的优先顺序。第一部分：组织与部门目标。您公司的总体目标是说明？组织的使命宣言、竞争战略以及与高级经理的沟通将帮助您确定公司的总体目标。您的部门对公司总体目标的实现能做些什么贡献？您的部门或团队对公司目标的实现提供哪些支持？第二部分：个人目标个人目标关键性使能性辅助性说明目标规划分为关键性、使能性或辅助性的原因优先级时间间管管理理—工具具2将目标分解成任务的工作表使用本工作将目标分解为易于管理的任务或活动。审查每个目标，列出实现目标所需的所有关键任务和活动。确定任务的顺序，并在每项任务旁边标上数字，说明它处于顺序中的什么位置。然后，估算每项任务或活动所需要的时间。给每项任务分配一个优先级，用A、B或C来表示：优先级为A的任务支持关键性目标，优先级为B的任务支持使能性目标，优先级为C的任务包括没有多大价值或重要性的紧急和非紧急任务。目标：优先级：任务顺序：

预计完成任务所需要的时间：

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目标：优先级：任务顺序：

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目标：优先级：任务顺序：

预计完成任务所需要的时间：

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预计完成任务所需要的时间：

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时间间管管理理—工具具3日常活动日志表填写下面的活动日志以记录您每天的活动。利用前三列记录活动开始的时间、活动名称，以及完成活动所需要的实际时间。请核对每项活动所对应的类别。日期：时间活动所用时间（分钟）类别电子邮件会议电话计划其他（出差、文字工作）时间间管管理理—工具具4时间浪费因素判别及评估工作表使用下面的工作表确认耗时的工作、可能的原因及可能的解决方案。在尝试实施解决方案之后，对其效果进行评估。日期：耗时的工作原因解决方案解决方案的效果无效有效非常有效时间间管管理理—工具具5任务列表使用下面的表格来跟踪每天需要完成的任务。任务一旦完成即予以勾掉。日期任务所需时间完成日期9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。14:13:0514:13:0514:131/7/20232:13:05PM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。1月-2314:13:0514:13Jan-2307-Jan-2312、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。14:13:0514:13:0714:13Saturday,January7,202313、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。1月-231月-2314:13:0714:13:07January7,202314、他乡生白白发，旧国国见青山。。。07一月月20232:13:07下下午14:13:071月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月232:13下下午1月-2314:13January7,202316、行动出出成果，，工作出出财富。。。2023/1/714:13:0714:13:0707January202317、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。2:13:07下下午2:13下下午14:13:071月-239、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。1月月-231月月-23Saturday,January7,202310、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。14:13:0714:13:0714:131/7/20232:13:07PM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。1月-2314:13:0714:13Jan-2307-Jan-2312、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一