业务管理及岗位描述培训

优化人力资源基础管理体系，

助力业务的可持续增长

-岗位分析和描述培训

2010年6月Hay（合益）集团管理咨询有限公司岗位分析-概述00为何进行岗位分析？岗位分析是使得岗位描述更有意义和价值的工具

岗位/职位从何而来？岗位表示公司如何通过组织和管理资源以达到其战略目标的方式方法。岗位结构战略组织目标何为岗位？组织结构的基本组成单位；需要以下特定的组合：知识，技能和经验；以最基本工作目标的达成而促成组织整体目标的达成；它的存在是为了收获结果，而不仅是执行任务；便于沟通－

使员工明确他们需达成的目标以及为何需要达成，同时也使他们理解这些目标的达成如何决定了组织整体目标的达成与否；注重于达成组织目标需作出的努力；不同岗位具有不同价值；…岗位分析-简要概述岗位分析并不是：个人分析人事分析绩效评估岗位匹配岗位分析是：分析而非核查岗位而非人事实而非评判岗位的现实状况可接受的绩效水平进行岗位分析的结果岗位分析的最后结果是：认可的(被批准的)岗位描述（岗位说明书）岗位分析和岗位描述的用途岗位分析是理解岗位的过程培训者评价者在岗者组织计划者岗位评估者职能经理职业/继任计划者招聘者一份岗位描述文件的解析岗位说明栏岗位目的主要职责岗位范围工作协作关系主要挑战工作环境素质要求组织结构图岗位说明栏01岗位说明栏栏该部分设置置目的：对对岗位的基基本信息管管理岗位基本管管理性信息息：岗位或职位位名称（及及职位编码码）该岗位或职位位直接向谁报报告（列出该该岗位需直接接报告的高级级岗位名称，，不需列出该该职员姓名））该岗位或职位位在职能上向向谁报告该岗位所属业业务块或部门门该岗位描述最最初通过的日日期，以及该该岗位描述正正式被更正或或改变的日期期（可选）岗位说明栏岗位说明栏岗位名称编号所在部门所在团队任职者签字主管签字拟制人最后调整日期岗位目的02岗位目的宏观层面上，，该岗位需达达成的整体目目标的清晰描描述总体以三部分分构成，分别别为简短的一一句话进行描描述：该岗位的员工工应做什么？？-用动词表述该该岗位需首要要执行的任务务（请参见附附录-建议使用的““动词”））该岗位影响什什么？为何该岗位员员工需做这些些任务，或改改岗位能达成成何种结果？？岗位目的清晰表述（以1-2句为佳）该岗位总体目标以及岗位存在的原因。可以从上级岗位目的中提取，但不可相同Stateconcisely(1or2sentencesmax)theoverallobjectiveofthisjobandbasicreasonforitsexistenceinitspresentform.Shouldbecascadedfromthesupervisor’sbutcannotbeidentical岗位目的描述述(由三部分构成成的岗位描述述举例)岗位名称：轮班生产主管管岗位目的描述述：监督工厂厂生产组工作作，以达到预预定生产目标标：在预定的的或减少的成成本范围内保保证生产质量量和生产安全全。三部分结构:该岗位的员工工应做什么？？监督该岗位影响什什么？工厂生产组为何该岗位员员工需做这些些任务（该岗位可达达成成果）达到预定生产产目标：在预预定的或减少少的成本范围内内保证生产质质量和生产安安全。岗位名称：生生产总监岗位目的描述述：计划和控控制所有生产产管理活动，，以保证产量量，质量，成成本和顾客满满意度达到预预期标准三部分结构:该岗位的员工工应做什么？？计划和控制该岗位影响什什么？所有生产管理理活动为何该岗位员员工需做这些些任务（该岗位可达达成成果）岗位目的描述述(由三部分构成成的岗位描述述举例)保证产量，质质量，成本和和顾客满意度度达到预期标准准一份岗位目的的描述必须只只针对某一特特定岗位当我们将岗位位目的描述和和一个工作单单位领导职位位或其任一下下属职位相比比，会发现一一些相同点。。同时我们也也会发现有一一个职位“管管理”产出，，另一职位负负责进行产出出活动。若我们不能立立即分辨该区区别（通过阅阅读岗位目的的描述），那那么该岗位目目的描述则需需改进以使岗岗位间的区别别清晰明了。。岗位目的描述述的原则练习：岗位目目的示例分析岗位目的的的三层结构构销售经理：计划，组织和和控制销售运运营，以在预预计的或减少少的成本额内内达到预定销销售目标。人力资源经理理:制定并发展人人力资源政策策和流程以确确保有效的员员工发展、招招聘和选拔，，薪酬计划和和福利以协助助实现公司目目标和战略。。主要职责03什么是主要职职责？针对某一岗位位，由总体岗岗位目的陈述述分解出的多多个特定目标标“组织所要求求的某一特定定岗位特定的产出，或特定的最终成果，并并且必须由该岗位现任任员工提交该该成果”。对于每个岗位位来说，“特特定的产出””都不相同。。主要职责的数数目没有最佳的岗岗位职责数目目是某一岗位的的产出或最终终成果(由总体岗位目目的陈述提炼炼出的分级目目标)并非小任务/活动的罗列一般为4-8项主要职责的五五个关键特征征1.结果导向必须描述出达达成怎样的结结果，而不是是如何达成；；与直属领导需需达成的最终终成果有直接接关系与组织或部门门的KPI相联系内容全面且与与企业目标契契合3.无时间限制在组织正式复复审该岗位预预期达成的目目标前，主要要职责不作改改变并不因该岗位位员工的改变变而改变4.清晰明了使用者必须能能够认识到下下列不同之处处：该岗位和监督督管理该岗位位的职位该岗位和所有有其下属岗位位（如果存在在）5.只针对某一特特定岗位主要特征一：：结果导向性指指最终成果，，而不是任务务描述“如何”罗列可能变化过程/输入型任务责任描述“什么”明确相对恒定结果/输出型例一：护士洗护病患换病床床单例二：公交车车售票员检查站点收钱发车票例三：司机保持汽车整洁洁卫生安全驾驶遵守交通规则则保持病患清洁洁舒适向乘客收取正正确票额保持车内环境境舒适，快速速安全地将客客人载至目的的地任务罗列最终成果描述述主要职责：举例说明任务务和最终成果果不同之处Continued…主要职责：与企业整体目目标契合将岗位目的陈陈述分解为4至8个最终成果责责任（按岗位位分）整体岗位目的的陈述需要什么产出出才能达到组组织的商业目目标？组织目的，商商业目标，业业务战略全面且与岗位位目的契合主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责将岗位目的陈陈述分解（一个级别））为达成总体岗岗位目的所必须得到的的主要成果以下这些主要要职责是赋予予销售秘书的的吗？‘处理信件’‘与同事讨论问问题’‘学习会议记录录’‘为销售访问约约定日程’以下这些主要要职责是赋予予财会经理的的吗？“有效管理所所在部门”“改善公司形形象”如何撰写主要要职责？[动词]+[宾语]+[结果]主要职责PrincipleAccountability概括本岗位需要负责的一系列最终结果Summarizetheprincipalresultsexpectedfromthisjob.绩效衡量标准KeyPerformanceIndex主要职责结果简例：动词 宾语结结果指导员工工作与与部门工作流流程相配合组织 员工交交流沟通确保信息的一一致和清晰招聘 销售员员工确保销售小组组工作的连贯贯性确保产品质量以达成客户需需求绩效衡量标准准的类别和示示例数量质量成本时间人的反应单位成本实际与预算比边际利润产量收入利润率收入增长市场渗透新客户数量投资回报率每股收益率准确性可靠性服务规范错误率投诉称赞反馈员工流失率客户满意度限期到达市场的时间单位产出反应时间岗位范围04岗位范围简单单描述“规模模”，助以完完成一个公平平、适宜的岗岗位评估财务信息是最最有用的，但但其他具体信信息如产量，，员工数量也也很有用。例如：年运营预算，，详细费用，，分解运营成成本（原材料料，员工薪资资，能源，运运输等）年收入，利润润，销售额项目成本何为岗位范围围?岗位范围请列出能够反映该岗位工作范围、规模的相关数据财务数据非财务数据（下属或其他相关数据）下属人数直接下属：间接下属：不同职能的岗岗位范围职能经理1.产量2.监管的员工数数3.运营预算4.耗损率营销经理1.销售量2.运营预算人力资源总监监?财务总监?地区销售总监监?工作协作关系系05工作协作关系系该岗位员工需需与哪些内外外部的岗位联联系互动,以达成该岗位位目的?工作协作关系系包括:内部岗位外部岗位Continued…针对岗位描述述我们需要知知道:对于内部岗位位和外部岗位位来说:相联系的岗位位名称简单描述为何何联系工作协作关系系工作协作关系WorkingRelationship描述本岗位任职者工作中可能涉及的公司内部和公司外部的关系DescribebothInternalPositions&ExternalPositionsintermsof:需要联系的岗位Thenameofthepositionscontacted简要说明原因Simpleinformationabout‘why’内部(Internal)外部(External)对于内部岗位位:意味着和组织织内其他部门门的工作单位位相联系不包含直接经经理职位不包含部门内内同级职位不包含直接/间接下属职位位下面举例……工作协作关系系Continued…举例-与内部岗位联联系:“与信贷部高级级文员联系,核查顾客信用用等级是否良良好,一周约三次”“与市场部行政政人员联系,以取得实际销销售数据用以以准备利润预预计,每月一次”“与化工工艺工工程师联系,核查应采购的的特定的化学学添加剂是否否在一定使用用量内,每月一次”（注意:内部关系不包包括:“每月一次去秘秘书那取新铅铅笔”）工作协协作关关系Continued…举例–与外部部职位位联系系:“每月月一次次与行行业同同仁进进餐，，为行行业制制订说说服政政府的的策略略”“每月月和购购买超超过一一百万万美元元产品品的客客户进进餐，，以保保证客客户满满意度度，以以及汲汲取关关于客客户未未来需需求的的见解解”“为每每件输输入的的原材材料货货物，，去政政府海海关办办公室室获得得船运运通关关（大大约一一个月月两次次，每每次运运输价价值平平均约约50,000美元））（文文件由由高级级文员事事先完完成，，无需需和海海关办办的工工作人人员谈谈判或或进行行商业业会谈谈）工作协协作关关系主要挑挑战06主要挑挑战指指：岗位履履行职职责，，达成成结果果时会会遇到到的困困难主要挑挑战主要挑战MajorChallenges详细说明本岗位典型的1-2个主要挑战，并说明其原因。示例:营销经经理保证其其所在在下列列市场场中的的市场场份额额:市场中中已存存强有有力竞竞争者者市场中中不断断有新新进入入者竞争者者通常常推出出新颖颖质优优,并且价价格极极具吸吸引力力的产产品国民经经济陷陷入低低谷我们的的产品品提供供长期期而非非短期期利益益我们的的生产产成本本较竞竞争者者高(由于我我们的的竞争争者大大部分分拥有有较大大和较较灵活活的生生产线线)示例:生产经经理激励和和教导导下属属如何何获得得更高高技能能水平平,并因此此提高高产品品质量量和产产量,这是因因为:工作量量很大大,员工通通常需需要加加班工工作,甚至周周末也也不例例外薪酬水水平与与同行行业比比较低低公司薪薪酬哲哲学中中不包包括基基于绩绩效的的薪酬酬主要挑挑战:反面示示例不要仅仅注重重于恼恼人之之事反面示示例一定要要去商商店买买一个个自己己的笔笔记本本电脑脑,因为采采购部部(ABC先生)买的电电脑从来不不对,或者实实在太慢!!!因为人人手严重短短缺而不能能按时时完成成任务务不能控控制预预算,只因为为士气太太低,工资太太少素质要要求08该部分分岗位位描述述常被被错误理理解素质要要求并并不是是指目前在在岗员员工的学历历、知知识技技能和和经验验素质要要求Continued…在职位位描述述中,该部分分应包包括:学历(受教育育程度度)知识(某一特特定领领域的的知识识,或领域域较宽宽的学学术知知识)经验(或是操操作性性水平平,或者是是管理理性水水平，，通常常以年年限表表示)行为素素质和和个性性特征征以达成成该岗岗位并并仅是该岗位位的预期产产出,岗位目目的.素质要要求Continued…包括:学历知识技技能经验关键素素质个性特特征素质要要求素质要求该岗位所需的最低资格要求，包括学历和经验及关键素质、个性特征或行为学历、知识和经验关键素质、个性特征或行为最低学历要求：

相关经验要求：

相关知识技能要求：注：人力资源部门和管理层可能会根据公司发展需要对该项标准进行调整。行为素质要求：

个性特征要求：

知识包括:某一领领域的的初级级知识识某一领领域的的高级级知识识某几个个领域域的初初级知知识某几个个领域域的高高级知知识Continued…知识和和技能能技能包括:基础技技能特殊技技能例如:硬技能能:使用螺螺丝起起子的的技能能,硬技能:制作金银银首饰的的技能硬技能:使用PowerPoint的技能,或软技能:能够有效效与员工工沟通并并激励100名员工的的能力软技能:谈判大额合合同的能力力知识和技能能Continued…经验包括:操作经验,或是简单任任务,或是专门的的流程管理或领导导经验(或包括管理理领导5名员工,或是1000名员工)我们还需表表明,该种经验(操作/管理)应至少在2年,或5年及以上.Continued…经验岗位描述中中的素质要要求应与其其承担的职职责相匹配配。毋须多，也也不可少！！Continued…素质要求组织结构图图09应仅包括该岗位直接经理或或主管岗位位直接下属岗岗位其他向同一一经理或主主管报告的的岗位组织结构图图应显示岗岗位名称组织结构图图不应显示示该岗位所所在员工姓姓名组织结构图图组织结构图Organizationchart画出与本岗位相关的组织结构图，包括本岗位任职者的直接上司，平级同事以及直接管理的下属。Drawanorganizationchartthatshowsclearlythisjob,itsimmediatesupervisor,his/hersupervisor,colleagueswhoalsoreporttothisjobholder’ssupervisorandhis/hersubordinates.

示例:该岗位报告告的经理或主管管被分析和记记录的岗位直接下属岗位位(只包括低一个个级别者)其他同等级的的岗位,且向同样的经经理或主管报告其他同等级的的岗位,且向同样的经经理或主管报告直接下属岗位位(只包括低一个个级别者)直接下属岗位位(只包括低一个个级别者)只显示岗位名名称,不显示该岗位位所在员工姓名名组织结构图核查岗位描述述的质量10发展分析增长核查指导达成安装校对建立达到维持发放控制使得监督收集计划评估谈判操作预测提议加工识别复审生产实施叙述提供改善制定提提高动词(示例动词)政策制定/目标设置工作执行初级任务岗位描述应回回答以下问题题:岗位为何存在在?为何企业创造造该岗位?该岗位对达成成组织目标有有何贡献?它如何与组织织业务目标契契合?该岗位主要职职责和预期产产出是什么?请记住:以上所有问题题都是仅关于于岗位,并非关于在岗岗员工个人岗位描述写得得好吗?是否清晰,重点突出?岗位描述中的的信息是否连连贯一致?各部分细节是是否冲突?该岗位是否表表示现今状况况?(请不要将过去去或未来的信信息包含在内内)核查岗位描述述Continued…是否提供岗位位相关信息,而不是在岗员员工信息?是否有足够信信息来理解该该岗位?是否描述了该该岗位对达成成组织整体目目标的特定贡贡献?是否描述了该该岗位如何为为组织增值?该岗位的目标标或责任是否否与其他岗位位重复?该岗位预期产产出所用的动动词是否适合合?核查岗位描述述谢谢1月-2304:06:4604:0604:061月-231月-2304:0604:0604:06:461月月-231月月-2304:06:462023/1/54:06:469、静夜夜四无无邻，，荒居居旧业业贫。。。1月-231月-23Thursday,January5,202310、雨中中黄叶叶树，，灯下下白头头人。。。04:06:4704:06:4704:061/5/20234:06:47AM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。1月-2304:06:4704:06Jan-2305-Jan-2312、故人江海海别，几度度隔山川。。。04:06:4704:06:4704:06Thursday,January5,202313、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。1月-231月-2304:06:4704:06:47January5,202314、他他乡乡生生白白发发，，旧旧国国见见青青山山。。。。05一一月月20234:06:47上上午午04:06:471月月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月234:06上上午1月-2304:06January5,202316、行动出成成果，工作作出财富。。。2023/1/54:06:4704:06:4705January202317、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。4:06:47上午4:06上上午04:06:471月-239、没有失败败，只有暂暂时停止成成功！。1月-231月-23Thursday,January5,202310、很多事情情努力了未未必有结果果，但是不不努力却什什么改变也也没有。。。04:06:4704:06:4704:061/5/20234:06:47AM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。1月-2304:06:4704:06Jan-2305-Jan-2312、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。04:06:4704:06:4704:06Thursday,January5,202313、不知知香积积寺，，数里里入云云峰。。。1月-231月-2304:06:4704:06:47January5,202314、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。05一月20234:06:47上午04:06:471月-2315、楚塞三三湘接，，荆门九