加强企业科技档案管理工作的思考

加强企业科技档案管理工作的思考李洪峰

（云南海埂酒店管理有限公司，云南昆明650000）

0引言

企业在开展基本建设、科研等过程中形成种类丰富、数量庞大的科技档案。但由于企业及管理人员原因，科技档案日常管理工作存在若干问题，对企业发展支撑作用不明显。

1企业科技档案管理主要问题

1.1科技档案工作未列入企业发展战略

企业一般市场化程度高，大部分企业未制定公司战略。一些制定了公司战略的企业，基本都由战略咨询公司按战略编制模板，将国家政策、市场情况、公司发展等内容列入企业战略，未将科技档案工作列入公司战略范围内，企业决策层与执行层均忽视科技档案工作。

1.2科技档案管理混乱

未建立科技档案管理工作机构，无科技档案管理制度，没有固定场地存放科技档案，没有专门人员对公司的科技档案进行集中管理，临时被指派的工作人员未对科技档案进行分类，未按年度进行整理。

1.3档案管理水平不平衡

重视文书档案管理，轻视科技档案管理，文书档案一般由办公室或综合管理部门进行统一管理，按年度进行收集，整理、利用等工作有专人负责。但没有专门部门对科技档案进行管理，科技档案则主要散存于经办人手中，利用时才发现分散在不同职能部门，没有进行集中统一管理。

1.4科技档案管理连续性不足

企业对科技档案工作没有规划，未制定全年工作计划，对长期性的科技档案收集盲区、未收集到的档案没有持续跟踪关注与收集，档案意识低下局面长期未得到根本改善，档案信息宣传系统性、连贯性缺失，重口头安排轻实际落实，在人员变动时未进行档案交接。

1.5档案安全管理缺位

科技档案未集中统一由固定人员管理，一般将科技档案堆放于企业某个房间或固定角落，平时未进行档案安全检查，未严格落实防鼠防盗防火等基本措施，需要利用时由利用人员独自随意进入存放场所翻阅，未进行档案利用审批、登记，企业科技档案实体与信息均存在安全隐患。

1.6利用渠道单一

未建立科技档案全引目录，利用时凭利用人和保管人印象逐份查看档案，仅通过进库房翻阅档案一种方式提供利用，占用利用人大量时间，能否查询到档案、何时查询到档案全靠运气，利用效率低下。

1.7查不到所需利用档案

在利用档案时发现，所需档案未统一保管在公司综合管理部门或科技档案管理部门，查无所踪。按来源渠道查找时，经办人以已移交或其他理由拒绝查找相关档案，或保留所经办档案不进行移交，影响正常科技工作开展。

1.8未及时进行档案整理

科技项目立项、实施、结题、申报评奖等各项材料都分别由不同人员经办，未及时按课题开展情况进行整理，一般存在积压等问题，不能及时发现科技档案缺失等存在的主要问题，再利用时暴露出在科技档案管理工作中的各项不足。

2原因分析

2.1科技档案工作不能直接创造效益

企业讲求利益最大化，由于市场竞争强烈，对盈利创造中心更为重视。对科技档案管理这种纯支出工作，重视程度不足，尤其是科技档案，档案保障能力不足，只有在使用时才能更好发挥作用，一般都不能主动凸显科技档案价值。

2.2档案意识低

各经办人不清楚应主动及时移交档案、经办人对科技档案的完整准确与系统性负责，有的将所经办的所有材料当档案进行移交，有的则以各种理由拒绝将个人经办或留存的档案进行移交，习惯于所经办事项的材料保存自己手中或不让其他人掌握情况。

2.3人员素质不满足要求

企业科技档案管理人员一般不由专业档案工作人员担任，尤其是科技档案管理人员，一般都由所涉及科技档案的部门经办人员或部门内不具有各类职称的类似闲散人员临时充当保管员角色，未接受过专业培训，不具备科技档案整理收集的一般岗位技能。

2.4领导重视不够

领导将精力主要聚焦于项目开发进度、市场开拓等一些具体业务工作中，偏重于市场开拓与政治性要求，对科技档案管理等工作支持力度不够，在需进行项目总体竣工验收或领取不动产证书时才重视档案专项验收工作。

2.5人员变动大

企业机关工作人员少，科技档案管理工作一般不设专人，一般由文秘或工程管理部门具体经办人等人员兼职，与机关、事业单位差异较大，兼职人员也经常处于岗位变动、工作调动或离职等状态。

2.6对安全管理重视不够

公司安全管理人员不对科技档案安全进行检查，科技档案管理人员独立开展工作，不与企业安全管理人员进行安全工作业务对接。开展公司安全检查时，以档案库房为非公开场所理由拒绝接受检查。

2.7信息化开展程度低

对科技档案信息化工作开展必要性认识不充分，对开展方法不清楚、不调研、不研究，没有开展科技档案信息化的人员、渠道与方法，致使科技档案工作没有纳入公司信息化发展日程，没有对科技档案的信息化工作进行规划，没有为科技档案信息化准备必要的硬件与软件。

2.8与外部机构沟通协调不够

与同类企业、各级国家档案馆、城建档案馆、档案协作组等沟通不足，基本不与城建档案馆进行工作协调，不清楚国家、地区关于建设工程档案管理要求，也不清楚同类型企业科技档案工作开展的方法。

3提升科技档案管理水平的措施

3.1提高档案管理工作意识

将科技档案管理纳入企业战略，从顶层设计强化其地位，提高科技档案管理工作地位，切实落实好三同时四参加。建立企业科技档案管理领导机构，形成公司领导为主要领导的科技档案管理工作机制与机构，企业主要领导列入科技档案工作领导小组任组长，各相关部门负责人为工作小组成员，加强引导，使公司及各中层人员均属于科技档案工作领导人员，明确其工作职责。

3.2加强人才培养

开展档案工作培训，对档案专兼职人员进行档案基础知识及科技工作相关业务知识培训，使其既了解档案管理知识又了解科技项目基本情况，对科技档案进行统筹管理。开展人才交流，到一些科技档案工作发展水平较高的企业进行调研与学习。学习外部先进的科技档案管理具体业务工作开展情况，以交流学习为推手，推动内部科技档案管理具体业务工作水平不断规范与提升。

3.3发挥科技档案作用

充分发挥科技档案对现实科技工作的支撑作用，开展专题性的科技档案研究，从节约科技档案经费开支出发，逐渐主动提供档案工作服务，提供本企业的科技档案为项目的竣工验收、同类型项目开发，客户开发等方面提供便利与依据。

3.4稳定档案管理工作人员

重视科技档案管理人员，提高工资待遇与职务，减少科技档案管理工作人员主动离职，对长期从事科技档案工作的人员，了解其思想动态与具体困难，使其安心稳定从事科技档案管理工作，保持科技档案工作人员的工作连续性，避免将科技档案工作人员调整至其他岗位。

3.5加强安全管理

明确科技档案具体管理部门及安全管理部门的职责，确定由科技档案管理部门和安全管理部门共同对科技档案安全负责，科技档案管理部门负责科技档案日常管理工作，安全管理部门则负责在开展档案工作检查时，派人员参加并持续关注科技档案安全工作，发现问题时提出专业处理意见。

3.6开展科技档案信息化管理

将科技档案纳入企业整体信息化发展战略与规划，修订相关管理制度，使科技档案信息化有制度保障，加强对科技档案软硬件支持，充分使用电子档案系统，并与其他系统集成，提前制定系统集成标准与要求，在系统集成时做好统筹规划，既满足工作需要，又避免重复投资造成浪费。

3.7主动对接工作

在建设项目发起时与具体管理的专业档案管理部门进行业务对接，及时开展项目情况备案，使城建档案馆等机构了解本项目情况，在具体工作开展时，及时向科技档案管理部门进行业务沟通，请求其进行业务指导及全过程档案质量控制监督，了解其具体要求，促进完工项目尽快通过专项验收，对企业办证工作提供有力支撑。

3.8统筹开展科技档案工作