业务流程标准化工厂采购

业务流程标准化工厂采购工作目标保证供应,优化库存优化供应商资源降低采购成本提高采购来料质量提高部门工作效率工作职责部门编制（定岗定位）工作分配原则（1）优先一个供应商对应一个采购工程师；一类物料对应一个采购工程师（2）重点供应商、关键物料优先骨干采购员负责主要工作职责订单管理：及时、准确和定期的完成SAP订单制作、发出、核对、归档、删除，并在SAP中确认和更新订单的交货期,保证SAP订单与实际订单一致；FORCAST管理：及时并准确地定期滚动给出物料的采购预测（即FORCAST）；物料需求管理及时并准确地反馈到料信息及物料问题；根据生产计划合理安排到货,保证每天生产正常进行；关注生产动态，不断优化库存控制；参与项目各阶段的评审工作;供应商考核1.参与供应商的评估工作，参与供应商配额协议的建议工作，不断优化供应商资源；2.掌握各自负责物料的供应情况（如供应资源，产能，采购周期)和供应环境，定期同供应商交流；定期更新供应商到货计划和优化交货期管理；不良品管理：及时记录和处理不良来料的退货、补货及来料少的补货；账目管理：1.委外加工:根据生产需要，与物控一起妥善安排物料的委外加工事宜,并做好记录和跟踪，并保证账目的及时核销；2.协助结算、财务部门与供应商进行对帐，保证供应商物料订单明细、账目明细与我公司系统资料明细的一致；定期协调供应商的付款安排工作;

考核关键指标量产供货及时率计算公式：1-生产缺料损失数量/（生产完成数量+生产缺料损失数量）2005目标：每月达到96%库存周转率计算公式（月期末库存价值＋月期初库存价值）/(2*月使用库存价值）2005年目标：0.56订单确认及时率,5天是基准计算公式：供应商回传订单系统内确认数量/总系统订单数量2005目标：85%订单再计划交货期与系统及时率计算公式：系统交期与rescheduledate一致（±7天都算）的ITEM数目/shipnoteITEM总数2005目标：业务概览---工厂采购过程(订单、FORCAST、交货）业务概览---工厂采购过程（物料管理）具体以《SC过程》为准关键控制点-订单管理订单格式国内以SAP格式为准，国外英文合同以英文标准模版“国际采购订单格式”为准（来源于SAP订单），全部为书面形式；订单根据MRP跑出的PR每周四前滚动制作、审批、发出、回传（供应商的承诺）并在系统确认；订单修改、删除根据每周的MRP计划变化、BOM变化及供应商变更等信息按标准流程和表单进行订单的修改、取消以及在SAP系统内的删除订单数量核对、订单交货期再计划管理至少每2周一次；做好供应商的订单数量、交货期核对和更新；订单归档至少每季度一次；采购周期模型4天安全库存时间供应商交货周期

PO完成日期MRP运行生产开始日期PR释放时间收货时间有效库存7天~12周

1天

3天~2周生产需求日期

7天

3天PO完成时间计划覆盖时间采购周期1W包装盒说明书纸箱2W胶圈垫五金件3W薄膜按键屏蔽片电池侧健标牌/护镜充电器转轴天线国模（结构件）4W受话器马达PCBFPCCONNLDOLED电容电感电阻5WHALL开关磁珠ESD+EMI热敏电阻6W二三极管MOS管滤波器模拟开关7W钽电容逻辑开关VCO8WCAMERA晶体功入语音后备电子PHILIPS/BRD套料10WDSPLCDV20套料9WPASAGEM物料FLASH11WSIMENS模块MOTO套料12WSAGEM模块类高通芯片4周12周8周关键键控控制制点点-订订单单管管理理流流程程流程、制度：：《宁波波导股股份有限公司司合同管理规规定》《工厂采购订订单产生流程程》《工厂采购转转单流程》《工厂采购订订单处理流程程》《采购订单变变更对供应商商偿付处理流流程》表单：《工厂采购订订单修改公函函》《采购订订单变更对供供应商偿付报报告》《订单取消赔赔偿协议》《SAP订单单格式》（SAP系统标标准格式）《国际采购订订单格式》关键控制点-FORCAST管理FORCAST格式以标标准的EXCEL格式为为准正常项目物料料：FORCAST发出出给供应商至至少每2周一一次；新品项目物料料：在收到采采购BOM的的当天内给出出至少3个月月FORCAST发给供供应商；在遇到项目计计划调整时需需要及时更新新FORCAST发出给给供应商；FORCAST发出后需需要与供应商商及时沟通、、核对；做好好物料预测和和需求管理;表单：《FORCAST标准格格式》关键控制点-物料需求管管理之库存控控制按需到货，实实现JIT（（JustInTime)；确保生产的前前提下库存最最优化;《库存控制策策略》安全库存设置置3天14天1W2W>9W5W~6W3W~4W7W~8W14天10天7天5天交货期关键控制点-物料需求管管理每天、每周、、每月需求的的跟踪（三要要素：需求量量、计划量、、实际量）及及预测关键物料（大大价值物料如如LCD、模模块、摄像头头和长周期物物料如IC)的3-6个个月的每月需需求确认及预预测供应商产能的的确认（尤其其是模具产能能）及预测---模具产产能,机器产产能，生产线线产能，原材材料供应(如如按键、护镜镜、天线、结结构件等）---供应商商的分货情况况,---我公司司占供应商的的生产、销售售的配额情况况表单：《关键物料需需求交货确认认表单》（标标准SAP表表单）制度、操作原原则：《工厂采购交交货期管理及及原则》（不不受控）关键控制点-供应商考核核之工厂采购购采用记录式考考核每天记录，月月度总结；客观公正记录录和反映供应应商的交货过过程中出现的的重大物料交交货问题、质质量问题、服服务问题；使使供应商的日日常表现信息息知会到各相相关部门,不不断推进供应应商资源的优优化；同时使使采购对供供应商的问题题有一个投诉诉的平台;表单：《供应商日常常表现考核记记录》（不受受控）关键控制点-不良品管理理不良品来源：：IQC来料料不良品，生生产线不良品品，售后返回回的不良品退货/补货期期限：不良品补货期期限统一为供应商收到后后3周内，超出期限采采取不补货且且扣款或要求求供应商返回回货款不良品采购处处理频率：零星退货集中中每两周一次次(零散的月月中一次/月月未盘库一次次,大批量的的当天处理)不良品处理业业务检查：每每月月底统计计当月已确认认退货的不良良清单各采购购员的完成率率。不良品处理采采购职责:1、负责根据据库房提供的的不良品数据据1个工作日日内提供退货货订单及根据据需要制作退退货订单；2、(1)对对于退货国国外的物料，，不良品退出系系统后，负责责制作有关退退货的相关协协议、单据，，提交物流部部及进出口部部门；(2)对于退货国内内的物料，需需要制作《发发货通知单》》向物流部申申请将不良品品退往供应商商；3、有关国外外物料退货参参照《进出口口退货流程》》相关规定、、单据和《换换货返修退货货协议》4、按照“退退货/补货期期限”要求供供应商进行补补货；针对前T/T、L/C付付款的退货，如果果不补货需要要及时向供应应商索回货款款或通过其它它方式扣款；；关键控制点-不良品管理理一、当月有收收货记录退当当月收货订单单,当月无作作退货订单,由采购提供供订单,如果果与结算处协协商可以退上上月订单,则则可以提供供上月订单号号二、(1)国内内退货需要补补货:采购订订单制作要求求作”退货补货”两个行项目订订单,如果退退货不能明确确是针对哪个个订单退货,价格取最近近两个月中的的最高价,订订单以书面形形式发给供应应商,供应商商补货时务必必注明补货订订单号,原则则上要求优先先执行补货订订单(2)国国内退货不需需要补货:采采购订单制作作要求只作”退货”行项目订单,如果退货不不能明确是针针对哪个订单单退货,价格格取最近两个个月中的最高高价,订单以以书面形式发发给供应商,并注明不补补货,结算处处进行发票校校验，有两种种情况：1、、有红字发票票，可直接进进行校验；2、没有红字字发票，按《《供应商来料料少或零星不不良来料退货货财务处理》》进行处理（（进项转出））。(3)国国外退货:如如果有未校验验订单直接退退未检验订单单,平衡后的的收货多少结结算校验多少少,如果发票票数量大于收收货数量,则则复印形式发发票并注明未未校验数量,下次供应商商补货时再次次检验如果没有未校校验发票订单单且不需补货货只作退货订订单,由结结算根据SAP系统内退退货订单作直直接扣款,并并进行发票校校验，按《供供应商来料少少或零星不良良来料退货财财务处理》进进行处理，校校验时在文本本处注明扣款款所在的发票票所对应的发发票号码并注注明扣以前货货款。如果需补货,则同样作”退货+补货”订单,结算先先作退货订单单发票校验,供应商补货货后针对补货货订单作发票票校验,价格格取最近两个个月中的最高高价,退货订订单在退货协协议中注明,供应商补货货时务必注明明所对应的退退货订单号，，并在有退货货和收货记录录产生后分别别进行发票校校验。针对前T/T或LC订单单退货,如果果与供应商协协商好可以在在后续订单中中扣款,采购购务必将“扣扣款协议”(注明订单号号及金额)发发给结算及财财务,财务对对退货订单扣扣款项作坏帐帐处理,避免免重复扣款;同时结算处处每月通报““L/C、前前T/T退货货未补的备查查记录”,采采购负责反馈馈和处理；关键控制点-来料少管理理处理频率：库房每月7号号、17号、、27号给出出来料少汇总总清单。采购购部三日内回回复是否可以以补料。能补补的采购部立立即安排补料料，不能补的按盈盈亏处理。处理原则：(1)与供应商有““相关包装容容差协议”：：所有物料出出现来料少情情况原则上要要求根据与供供应商达成的的“包装容差差”处理；在在包装容差范范围内直接扣扣款或供应商商补货；在包包装容差范围围外与供应商商协商，尽量量补货或扣款款处理；(2)无“相关包装装容差协议””：与供应商商协商，尽量量要求补货或或扣款处理；；补料期限：同同不良品管理理；关键控制点-不良品管理理及来料少管管理表单：《不良来料清清单》（来源源：库房）（（不受控）《发货通知单单》（来源：：库房）《库房来料少少回复表》（（来源：库房房）（不受控控）《退货订单》》（SAP系系统标准表单单）《换货返修退退货协议》流程、制度《不良来料处处理流程》《不良品处理理规范》《退货安排流流程》（包括括国内退货和和国外退货））《进出口退退货流程》《来料少处理理规定（流程程）》“相关包装容容差协议”关键控制点-委外加工管管理表单：《委外加工协协议》（模版版,来源：库库房）《委外加工物物料报损审批批单》《正常委外加加工跟踪表》》（不受控））《委外加工订订单》流程、制度《委外加工流流程》委外加工：委外加工订单单：(1)对对于委外加工工物料需要做做两份订单（（一份为委外外加工的原材材料订单如电电池壳，一份份为委外加工工成品订单如如电池）（2）委外加工工成品退货直直接通过922退货，不不用做退货订订单；委外加工需求求来源：原则则上只针对国国外的电池壳壳进行委外加加工；对于在在国内采购的的物料原则上上不安排委外外加工操作委外加工的控控制：(1)对于委外加加工的物料的的检验、入库库、发货、供供应商入库、、发出数量要要有详细的记记录；(2)对于委外加加工物料需要要强调委外加加工协议，确确定报损范围围；（3)需需要每月定期期核对、清单单委外加工的的出、入库数数据，及时核核销和保证系系统数据的准准确；(4））物控每周定定期发布“委委外加工跟踪踪表”委外加工账目目:(1)按照协议规定定，对于需要要供应商承担担的费用需要要根据“委外外加工协议””在委外加工工结束时进行行索赔或扣款款;(2)如如果是属于我我公司报损范范围内，需要要填写“委外外加工物料报报损审批单””；并报结算算处、财务核核销;关键控制点-计划变动、、BOM变动动应对管理流程、制度《计划及BOM变更物料料采购应对管管理规定》表单：《XX项目计划变化化物料分析表表》（不受控控）《BOM变更造成的呆呆料明细表》》（不受控））操作原则:1、采购工程程师有责任根根据公司生产产计划和安全全库存控制原原则、库存控控制策略合理理安排到货，，在保证正常常生产的前提提下使库存最最优化2、采购工程程师严格按照照MRP进行订单的安安排；一般情情况下不允许许采购手工申申请PR3、在计划变变更发生前、、BOM变更前，采购购工程师有责责任根据事先先得到的信息息在第一时间间内通知供应应商停止生产产、发货；在在计划变更、、BOM变更确认后，，采购工程师师有责任根据据相关信息尽尽可能多的取取消多余的供供应商未执行行订单、要求求供应商反馈馈订单执行情情况、有关损损失情况，并并对供应商提提供数据的真真实性负责核核实；4、在发生有有关供应商赔赔偿问题处理理时，应参照照公司《采购购订单变更对对供应商偿付付处理流程》》进行处理；；5、采购每月月不定期根据据MRP结果对当前风风险的物料库库存、订单进进行分析并形形成报告，提提交相关部门门（SCM、波导销售、、波导采购部部、生产部、、波导物料计计划部、积囤囤物料控制处处）；采购每每月对当前SAP系统无用库存存的KPI进行分解、汇汇总和分析；；关键控制点-账目管理一：退货账目目采购处理原原则：按照“退货/补货期限””要求供应商商进行补货；；针对前T/T、L/C付付款的退货，如果果不补货需要要及时向供应应商索回货款款或通过其它它方式扣款；；结算处每月月通报“L/C、前T/T退货未补补的备查记录录”,采购负负责反馈和处处理；二：退货账目目财务处理原原则：退货不补货：：结算处直接接扣款；退货补货：先先扣款,补货货后再付款二：委外加工工账目处理原原则：委外加工账目目每月核对、、清理一次，，并完成账目目的核销和系统库库存数量的调调整；定义：：报损损率＝＝报损损数量量/完完成的的成品品数量量（如如电池池壳报报损数数量/加工工后我我公司司收货货的成成品电电池数数量））三：价