物业行政管理制度15篇

———物业行政管理制度15篇【导语】物业行政管理制度怎么写受欢迎？本为整理了15篇优秀的物业管理制度范文范文，为便于您查看，点击下面《名目》可以快速到达对应范文。以下是我为大家收集的物业行政管理制度，仅供参考，盼望对您有所关心。

名目

【第1篇】物业行政资产管理规定工作制度

物业行政工作制度:资产管理规定

8资产管理规定

8.1本文件的适用范围

适用于对公司及公司辖下各管理处之全部相关资产的管理。

8.2资产的定义

泛指使用期为1年以上(含1年)在公司及公司辖下各管理处使用的资产。其中,单位价值在rmb2000以上(含rmb2000元)的资产,属固定资产类,财务软件系统中划分为a类资产;单位价值在rmb2000元以下的资产,属非固定资产类,财务软件系统中划分为h类资产。

8.3资产的分类

全部的资产是依据与财务账相全都的标准进行分类的,详细为:

8.31办公设备类(包括家私、传真机、复印机、打印机、空调、碎纸机、绘图仪、音像器材、电器、厨具、电话等);

8.3.2电脑网络类(包括服务器、pc、外设设备、网络设备、电脑软件等);

8.3..3交通设备类(包括汽车、摩托车、电池车等);

8.3.4房屋类;

8.4资产管理和主管部门

8.4.1管理处行政部为管理处的资产管理部门。负责根据规定办理资产的增加、调配、转移、报废、削减、盘点和资产系统的登记等工作,并对资产支配适当的维护,以保证公司资产的实物和资产的记录统一全都。

8.4.1资源部为公司全部资产主管部门。负责监督和指导管理处的资产管理工作。

8.5资产使用部门

资产使用部门是指详细贯彻执行公司资产管理和使用的有关规定,负责部门资产日常维护工作的执行部门。

8.6资产全部权及相关责任

8.6.1资产全部权

资产全部权归属于负担其成本费用的物管公司或管理处。在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处范围内,资产位置的转变并不构成全部权的转变。

8.6.2资产管理部门责任

负责根据规定办理资产的增加、转移、报废、削减、盘点等组织、登记手续,并对资产进行必要的维护支配。

8.6.3资产使用部门责任

8.6.3.1资产作用部门应清晰本部门所属下的资产所处的位置,并确保该固定资产处于正常的使用中;

8.6.3.2如发觉使用人变更、或使用地点变更、或损坏、或遗失等,应准时通知该资产管理部门,以便于更改资产的登记资料和作相应的处理;

8.6.3.3资产管理部门已对管理处全部资产及其使用人进行了编号并登记,各资产使用部门及资产的详细使用权人须对应使用,并妥当保管、疼惜使用。

8.6.3.4负责本部门的资产盘点工作。

8.7固定资产的折旧

固定资产每月折旧费用最终由该固定资产的使用部门/管理处担当。

8.8资产的取得

8.8.1申请购买资产

作购买前的预备,填写'固定资产申请表'(所申购的资产属固定资产类时适用)、或填写'非固定资产/费用申请表'(所申购的资产属非固定资产类时适用),然后将

申请表汇总到资源部审核,由资源部进行调配,无库存则再由资源部组织购买。

8.8.2资产购入后的验收

资产管理的公司责任人应负责资产到达后的质量确认,保证其今后的正常使用。

当物品送到时,申请人或接收人应检查该物品以确保以下几点:

8.8.2.1物品与资产申请单上物品全都。

8.8.2.2来的物品与送货单上物品全都。

8.8.2.3物品质量是合格的。

注:如发生物品与要求不符或质量不合格,该接收人或资产管理的部门/管理处责任人必需通知资源部,并作有关的协调,保证对资产状况的准时了解。

8.9资产的编号

8.9.1资产转移

所申请的资产是从库存中调配的,则属使用者的变更,不产生新的资产编号,资源部作相应的变更使用人登记。

8.9.2当一项物品被认定为资产后,由资源部登记,赐予其一个新的资产编号,按统一的位置将资产编号的标签粘贴在该物品上。

8.10资产的签收

资源部将该资产编号填写在申请表的'取得登记栏'中,再由申请人或使用人在'取得登记栏'上签收。

8.11资产资料的存档

资产管理的公司责任人,将该资产的申请表、购买合同、产品介绍书、保质书、发票复印件、资产卡片、资产转移单等资料存档。

8.12资产购买款的支付

由资源部负责办理资产购买款的支付手续,并将已填写'取得登记栏'的申请表原件、资产卡片、发票等资料交财务部。

8.13资产的处理

资产的处理应填写《实物资产处理申请表》,并依据有关规定执行;如属固定资产批准后交由财务部操作。

8.13.1由于使用中损坏而处理的,在归档时必需附有损坏报告。

8.13.2由于遗失(或被盗)而处理的,在归档时必需附有遗失(或被盗)报告。

8.13.3需废弃而处理的,应须附有该物品的照片,以作处理参考。

8.13.4固定资产的变卖,必需附有变卖的有关资料,包括变卖报告、手续、票据复印件等。

8.13.5其它

8.14定期资产检查

两种周期性的维护来保持记录的精确、真实:

8.14.1资产的年报(由资源部负责)

8.14.2周期性盘点(由资源部主持各部门协作)

8.14.3资产的年报

资源部于每年12月31日前,依据当年二次资产盘点的状况,调整好资产登记后,打印出公司/管理处资产的年报,交档案室归档;同时将各部门/管理处的资产年报发给各资产管理的部门责任人。

8.14.4周期性的盘点

周期性的盘点为每年的3月和9月。

【第2篇】物业行政制服管理规定工作制度怎么写

物业行政工作制度:制服管理规定15制服管理规定

1

5.1目的为了统一物管公司对形状象,加强员工的归属感,促进公司的业务和管理水平,公司均为各岗位的员工订制制服,现特制定相关的员工制服管理规定,详细内容如下:

1

5.2一般规定

1

5.2.1员工入职时可获发两套工作制服;

1

5.2.2每位员工当值时,必需穿整齐制服,下班后应将制服放回更衣柜,工作服要干净,钮扣要扣齐,不允许放开外衣,非工作需要不允许将衣袖、裤管卷起,不允许将衣服搭在肩上;

1

5.2.3制服衣袖,衣领不显露个人衣物,制服外不显露个人物品,有装衣袋不装过大或过厚的物品,袋内物品不外露;

1

5.2.4员工应保管及爱惜好制服,除集中换洗外,员工应勤洗勤慰熨,时刻保持制服清洁;

1

5.2.5任何人为损坏或遗失,员工需负责赔偿制服费用,同时亦将会赐予必要的纪律处分,严峻者将由公司管理层作出裁决;

1

5.2.6员工离职前需将制服交还,若制服有损坏者按规定折旧作出赔偿,若未能交还制服者按全额赔偿;

1

5.2.7遇下雨天,保安部可统一不戴帽子;

1

5.2.8因保安制服分冬装和秋装两款,保安部可依据天气状况统一窒着其中一款,原则上以温度摄氏22度为穿着标准,22度以上的统一穿秋装,但一切视实际状况而定,各班组必需统一着装;

1

5.2.9员工不得在制服的任意部位标记个人标识,只能在制服的腰线及裤头部位标记员工工号以作识别。

1

5.3折旧标准

1

5.3.1男、女西装之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

1

5.3.2男、女衬衫、西裤、西裙之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

1

5.3.3保安服、帽之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

1

5.3.4工程服之折旧由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大,且一年四季只有两套服装,所以按一年时间折旧。

1

5.3.5工鞋之折旧皮鞋类按一年时间折旧;

布鞋类按半年时间折旧;

涉及个人卫生问题,员工离职时一律采纳工鞋折旧方法,工鞋不予回收

1

5.3.6其他用品之折旧如女门童使用的保暖长袜等,一般按半年时间折旧,离职时不予回收,其他如保安精神带等配饰,一般按一年时间折旧,或依据详细状况作出打算。

1

5.4工衣换洗

15.

4.1工衣清洁原则上由员工自行负责,但管理处也会供应必要的换洗服务,集中换统一律由公司行政部指定统一由一家合标准之洗涤服务商进行,各管理处均按统一标准执行。

15.

4.2各管理处行政人员负责工衣交收,检查及费用核算工作,并于月底统一洗涤服务商结算

15.

4.3换洗周期:(依据目前各管理处的经营状况,暂定以下标准)适用范围夏季冬季备注客服人员4次/月2次/月保安人员2次/月1次/月工程人员1次/月1次/月后勤人员2次/月1次/月

15.

4.4制服的保管

15.

4.5各管理处行政人员/仓管员负责制服的进出仓,保管工作

15.

4.6员工离职时,行政人员/仓管员应认真检查制服,将破损状况3打算回收或折旧报废,并将详细状况在员工离职手续清单上标明,如需要折旧或赔偿的,须准时通知财务部门计算费用。

15.

4.7制服缴仓后,行政人员/仓管员须准时送厂商洗涤,做好保洁工作

15.

4.8行政人员/仓管员于每次集中换洗时,要认真检查制服的使用状况,对破损状况要做好相应记录,除向洗涤厂商跟进修补外,对造成制服破损的员工准时赐予警告,情节严峻时应准时向管理处主任汇报。

【第3篇】某物业公司行政和人事管理制度（1）

e物业公司行政和人事管理制度(1)

1.员工考勤管理规定

1.1.工时制度

1).下列岗位员工实行综合计算工时制:

内保人员、工程技术人员及值班人员等因工作性质需连续作业的岗位,以月为计算单位,平均工作时间每周不少于40小时。

1.2.定时工作制

1).除上述规定的人员,其余岗位员工均实行定时工作制,每周工作五天,每天工作8小时,每周工作不少于40小时。

2).定时工作时间(星期一至星期五作息时间):

上午工作时间:08:30-12:00

下午工作时间:13:00-17:30

午餐时间:12:00-13:00

1.3.各种假期的规定

依照公司发布的《员工手册》相应条款执行。

2.员工打卡管理暂行规定

2.1.员工出勤,执行上、下班打卡规定。

2.2.员工因公外出延误打卡,须准时填写'补卡单',月末按出勤统计。

2.3.员工患病、非因工负伤(急诊除外)或有事不能上岗工作须提前填写《请(休)假申请单》,经批准后,免打卡。

2.4.月末出勤统计,以员工考勤卡及补卡单、请假单为依据进行考勤汇总。

2.5.凡出勤日未打卡者,同时也无请假单、补卡单,按旷工处理。

2.6.代他人打卡或托付他人打卡,及打卡中弄虚作假者,按《员工手册》规定处理。

2.7.记录及表格

yz-zg/b*r-f08-01《请(休)假申请单》

3.计算机使用管理规定

3.1.全部员工在使用计算机时需遵守本规定。

3.2.各部门的计算机原则上只供本部门员工使用,如有特别状况需使用其它部门的计算机时应事先取得该部门经理的许可。

3.3.初学计算机的使用者在操作中遇到难题,不得擅自处理,应向技术人员求助。

3.4.在使用过程中,因事临时停止使用时,应保存文件,并退出应用程序。

3.5.使用完毕计算机后,必需退出应用程序,以防止意外造成对机器的损害。

3.6.各部门使用计算机进行文件编辑处理时应建立部门子名目,避开在根名目下直接处理管理文件。

3.7.子名目的命名用各部门名称,如属个人专用文件应另设子名目进行处理。

3.8.文件名称使用汉字,要基本反映文件内容。

3.9.文件处理应在硬盘上操作,并留意保存,文件处理完毕后存储文件的同时应用软盘备份,保证软硬盘都有文件。

3.10.对硬盘上长时间不再使用的文件定期删除,只保存软盘备份。

3.11.使用软盘时应确保软盘没有病毒,否则在使用前应进行病毒检查。

3.12.软盘中存储文件时应在软盘上做出标记,便于使用查阅。

3.13.遵守软盘的使用爱护规定,防止软盘损坏时文件丢失。

3.14.各部门的计算机维护由公司设专人统一负责。

3.15.维护人员定期对计算机进行维护,包括检查、处理病毒和硬盘整理等。

3.16.工作时间禁止在计算机上玩嬉戏或与进行工作无关的作业。

3.17.计算机消失故障时,应准时请维护人员处理,严禁未明故障缘由擅自处理。

3.18.凡因使用不当造成机器损坏的,据情节轻重赐予责任人相应的惩罚。

4.关于印章使用管理的暂行规定

4.1.印章种类

公司印章、公司业务专用章、部门印章、签字印章和其他内部印章等。

4.2.印章使用

1).公司印章的使用

i.凡以公司名义发送的公文,须经公司主管领导审批签字后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。

ii.重要的公文,如财务、人事和业务等方面或涉及面广的公文,必需由公司总经理或主持工作的副总经理核签后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。

iii.公司各部门对外定期报送各类业务报表需加盖公司印章的,由使用部门填写《印章使用审批表》,经公司主管领导签字后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。

iv.对外发出的便函、证明及对外联系工作的介绍信需加盖公司印章的,由使用部门填写《印章使用审批表》,经公司主管领导签字后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。

v.公司对外签订的合同、协议,按合同评审程序使用公司印章。

vi.各物管中心在所辖业务范围内对外签订的经济类合同、协议须加盖公司印章的,按合同评审程序,以公司确定的合同金额标准为限,合同金额在标准以上的,须经中心内部审核,公司审批、总经理签字后,方能送交公司行政与人力资源部加盖公司合同专用章;合同金额在标准以下的,经中心内部审批、中心总经理签字后,可送交公司行政与人力资源部加盖公司合同专用章。(合同原件要在公司备案)

vii.物管中心以公司名义对外发文、报送报表、办理相关业务等需加盖公司印章的,由中心填写《印章使用审批表》,中心总经理审批,公司相关职能部门经理、公司总经理或主管领导签字后,方能送交公司行政与人力资源部加盖公司印章。

2).各部门印章的使用:

i.凡以部门名义发出的公文或便函,须经部门经理核签后加盖部门印章。

ii.公司部门不能以公司的名义加盖部门印章对外发送公文。部门仅能向外发送本部门业务权限范围内的公文。物管公司颁发的证书、奖状等,经物管公司领导签字同意后,加盖北京物业管理公司印章。

4.3.印章的保管

1).公司的印章,原则上由公司行政与人力资源部经理指定专人负责保管。遇特别状况,由其他部门专人负责保管时,需经公司总经理批准。

2).部门的印章由各部门指定专人负责保管。

3).使用印章须有登记存底,随用随取,用毕即存,严防私用、盗用公章,以免造成损失。

4).未经公司总经理批准,任何人不得携带公司印章外出。

5).印章保管人员应严格执行本规定,履行加盖印章的手续。对不符合程序或超出授权范围的,印章保管人有权拒绝用印。

6).印章保管人员因工作疏忽而造成印章丢失或误用、错用,须担当关联责任。不能为空白信笺盖印。

4.4.记录及表格

yz-zg/b*r-f09-02《印章使用审批表》

5.女职工劳动爱护管理方法

5.1.女职工的特别爱护,是指依据其身体、生理特点以及培育教育子女的需要,而实行的对女职工在生产劳动中的平安与健康实行的管理方法。

5.2.本方法所涉及的女职工系指公司依据国家有关法律法规的规定,通过正常聘用程序正式聘用的女性员工,包括临时聘用人员和环境保洁人员。

5.3.女职工月经期的爱护措施参照国家有关规定从事适当劳动强度的工作。

5.4.女职工孕期的爱护措施:

1).女职工自确定妊娠之日起持医院证明向人事部门准时报告备案。

2).女职工怀孕期间不得接触超过卫生防护要求剂量当量限值的*射线、y射线和其他工业毒物和有急性中毒危急的作业及国家规定的三级强度的劳动内容。

3).妊娠女职工不应加班加点,妊娠满7个月不得上夜班,并可依据个人身体状况申请休假。

4).对不能相宜原工作的妊娠女职工,应依据医务部门证明,予以减轻劳动量或支配其它岗位工作。

5).从事立位作业的女职工,怀孕7个月以后,其工作场所应设立工间休息座位,在劳动时间内支配肯定的休息时间并允许孕妇在预产期前休息两周。

6).怀孕女职工在劳动时间内进行产前检查,应按劳动时间计算。

5.5.女职工生育期爱护措施:

1).女职工生育期间享受国家规定的产假待遇。

2).女职工产假为90天,其中产前休假15天;晚育者(24周岁及以上初育)增加15天产假;遇难产状况延长产假30天;生育多胞胎的,每多生育一个婴儿,延长产假15天。

3).女职工怀孕期间流产的,依据医疗部门证明,赐予北京市有关规定产假。

5.6.女职工哺乳期爱护措施:

1).对有不满一周岁婴儿的女职工,每班工作赐予两次授乳时间,每次半小时,可合并使用,并不得支配夜班及加班加点。

2).女职工哺乳期间不得支配从事接触有毒物质的作业。

【第4篇】物业公司行政管理制度格式怎样的

物业公司行政管理制度范本办公室是直接对管理中心总经理负责中心行政事务管理的部门,亦可称为总经理办公室,行政事务包括中心办事处内部行政管理、部门协调、及帮助总经理处理文书、租户沟通和外界联络工作。

1内部政策管理

1.1有关申领选购的规定1.部门员工依据工作需要申请领用文具时,须填写文具申请表。

2.文具申请表由部门经理审核签批后,该表格于每月20日前送达办公室。

3.办公室接收申请表后,由办公室经理审核并由办公室统筹做预算。

4.办公室采纳'先进先出'方法,发放文具用品,于次月7日、14日前,将文具送达使用者。

5.申领原则:要力尽节省,避开铺张。

1.2有关印刷品及印刷名片的规定1.由申请人填写'印刷品申请表'及'印刷品申请表(名片)'(市场推广所用印刷品除外)2.填写申请表应列明所需印刷品的名称、数量、规格。

3.申请表由部门经理审核签批后,于每月20日前送达办公室。

4.由办公室统筹做预算,报总经理审批。

5.预算经总经理批准后,由办公室按财务规章支出申请ref表程序统一进行印刷。

如未批准,办公室将申请表,退还申请部门。

1.3有关杂费报销的规章1.全部杂费须在'杂费批据'上记录,每宗以rmb300元为限。

2.'杂费批据'由申请人填写,部门经理核准,并附上这些杂费的文件资料如供应商的发票等。

3.批准后,办公室通知申请人,收款签字后支配付款。

1.4有关电脑操作的规定1.电脑操作人员必需严格遵守电脑操作规程,做好计算机设备的平安维护工作,爱惜机器设备,保持机器设备的清洁。

2.对管理处的各种软件,严禁私自外传。

严禁使用外来磁盘,以免感染病毒。

1.5申请购买固定资产、办公室设备及用品的规定1.各部门在申请购买固定资产、办公设备及用品时,需填写'物品购买申请表'。

2.在填写时,应列明所购物品的名称、品牌、规格、数量、理由。

3.'物品购买申请表'由申请部门经理核准后,由行政部签署看法。

如可以在部门间调拨,则优先调拨2物业管理处财务的管理有关预算申请、审批、执行的规定概由行政部统筹。

一贯乐观提倡节省,反对铺张,将费用开支严格掌握在预算之内及低于预算。

1.严格的选购,发包制度(将专项工程包给专业公司完成),要货比三家,跟踪商品质量及修理质量。

2.健全的材料物质收发存制度。

3.严格借支、报销制度和审批权限。

预算内项目及预算内金额开支有严格的申请、审批、借支、报销制度,预算外开支必需向业主申请批准。

5.预算内项目及预算内金额大的合同,于洽谈后须经业主审批。

【第5篇】某物业管理公司行政例会制度

物业管理公司行政例会制度

为提高会议质量,增加行政办事效率,现对公司行政例会作出以下规定:

一、例会时间:每周一上午8:30,与会人员必需提前5分钟到场(如有变动,另行通知)。

二、出席人员:酒店总经理、各部门主管级以上人员,行政文员负责会务后勤、签到和会议记录。行政扩大会议如有参与人员变动,行政部另行通知。

三、会议内容:会议由总经理或总经理支配专人主持,常规例会支配各部门汇报上周工作完成状况、未完成工作、下周工作方案及工作建议,需要协商事务,总经理下达工作指令和质量要求;行政办负责汇总行文并传达落实。

四、例会纪律:

1、无特殊紧急状况,应与会人员不得请假,都应按时参与。否则,迟到一次罚款20元,无故缺席一次罚款50元。

2、自觉维护例会秩序和办公环境,关闭通讯工具,加快会议进程,避开中途退场、接听电话或其它干扰。

3、对于会议上达成决议的要求和总经理下达的工作指令,各部门未能按时按要求贯彻、落实和传达,将追究部门负责人工作失职责任。

五、本制度自公布之日起执行。

签署人:zz物业管理有限公司

【第6篇】物业行政办公区域管理规定工作制度

物业行政工作制度:办公区域的管理规定

21办公区域的管理规定

21.1保持办公区域的干净

21.1.1通道上不许放置任何的物品。

21.1.2保持办公桌的干净,上班时电话机、文件要摆放整齐,不放置与工作无关的东西。

21.1.3下班前整理桌面,关闭电脑、显示器、打印机等设备的电源和所属区域内的门窗,将桌面上的物品削减到最低程度,而且要摆放整齐。

21.1.4办公桌下不许放置非经同意的任何物品,如文件夹、图纸、纸箱、或私人物品等;电脑主机、电源设备、移动柜、垃圾篓除外。

21.1.5文件(特殊是机密、重要的文件)归档后分类后存放在文件柜内,柜内不要放置与工作无关的物品、或过时的文件等。平常文件柜钥匙请不要插在柜上,应由专人负责保管以免遗失或不慎折断。

21.1.6文件柜面不许放置非经同意的任何物品。位于公共通道上的文件柜面,不许放置任何物品;座位旁的文件柜面,只许放置整齐的文件夹;图纸一律放到文件柜内。

21.1.7办公屏风、玻璃部分不行张贴任何纸张(包括图纸等);木板部分只能张贴与工作无关的内容,并准时更换破损不齐的或过时的内容。

21.1.8垃圾篓只供临时放置纸屑的杂物,食物残渣、饭盒、纸杯、茶包、液体物品等请勿放进垃圾篓。

21.1.9会议室内不许放置未经同意的物品。开会所需的物品,在会议结束后,马上由该部门负责搬离会议室。

21.2用餐要到管理处饭堂或指定位置,不行在办公室内用餐。

21.3会客请在会议室。

未经特殊允许,非本公司的工作人员,原则上不得进入办公区域;特殊状况,需经批准并由管理处人员伴随下,方可进入办公区域,不能操作办公设备。

【第7篇】z物业项目管理处行政制度

物业项目管理处行政制度

1.物业管理处办公室守则

(1)办公室人员须严守公司的机密,各部门的各种内部规定及不公开的决策;

(2)根据公司档案规定处理及保存档案,未经允许,不得私自将档案外借;

(3)须流转的文件和分发的通告,务必直接交到有关人士的手中;

(4)办公室员工须保持仪容干净穿公司规定的制服,男性员工留意头发长度、指甲;女性员工须留意化妆适度及避开过量饰物;

(5)办公室作为整个公司的窗口,须留意言谈举止,为公司树立一个良好的形象;

(6)办公室员工应自觉提高自身的业务水平,紧密协作,提高工作效率;

(7)办公室员工如因需外出,需在接待秘书处将其外出缘由、外出时间、去向及估计归来时间填写清晰;

(8)办公室员工在执行公务时,应以维护公司利益为前提,不接受任何形式的贿赂或向他人行贿;

(9)办公室员工尽量削减私人电话,若因要事的状况下,也需要在三分钟内结束;

(10)办公室中全部来电,必需在电话铃声响起三次的时间内接听,接听时需报:'_同馨管理处,您好!'在接听客户电话时,请多用:'请、感谢及麻烦你'等礼貌用语。

2.往来文书掌握及保密制度

(1)文书往来需严格,其中包括:

a.外发文书:必需由总经理办公室发出。

b.内部文书:必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效公文。

c.保密文件:必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。

(2)保密制度

a.本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必需依据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。

b.本规定的修改与废止、由办公室提议,公司总经理打算后实施。

c.本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项,凡符合下列条款之一者均属于此。

关于公司的重要政策或方案;

关于人事问题;

关于重要会议的争论事项;

关于业主或租户的档案资料;

契约、协定或依据协商而打算的事项;

规定、命令中特殊指定的事项。

d.机要文件及其处理,按其程序可分为以下三种:

公司内部隐秘,不能向公司以外公开。

绝密,不能向部门经理及主管,以及特殊指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。

e.机要文件、机要事项及其种类的认定,原则上由所管部门的经理负责,但公司总经理可以命其变更。

f.机要文件或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。

g.机要文件由其制发部门制成正本、副本两份、一份由制发部门分门别类加以保管,另一份由办公室专人保管。机要文件应加盖相应的红色标记,其处理和保管由收件人自行处理。

h.机要文件的制发部门应备有发文簿,文件发送至有关部门时,必需请收件人签字盖章。

i.公司内机要文件的传递,除责任者自行携带方式外,必需加封后传递。不能以文件方式传递的隐秘事项必需由直接关系者亲自传达。

j.机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上具体记录,并在上述(2.2.8)款规定的发文簿上记载复制件的去向。

k.隐秘文件或公司外隐秘文件以及隐秘事项,由制发部门的经理负责,请专人进行分发和传送,但必需履行上述规定的手续。

l.机要文件及其相关草案、其它无用物品的销毁,应确定肯定的时间,由所管经理负责销毁。

m.凡违反本规定者,由总经理办公室争论处理。

n.文件大致可分为:

法律效力文件:包括公约、手册、指南等;

报告/表格;

作业指导书/工作手册;

程序文件

3.档案系统

管理档案系统是管理工作中一重大系统,全部员工都必需乐观关怀,需采纳简洁及简单明白设计,各员工应根据下列规定处理文件:

(1)分管经理工作职责

a.必需把档案管理工作列入经理任期目标责任制,并分解下达管理目标。

b.要重视档案管理工作,乐观解决档案管理工作经费及其它问题,每年至少要召开两次档案工作会议。办公室依据'档案法'和经理的年度方针、工作目标制定每年工作方案。

(2)档案资料员工作职责

a.负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。

b.按规定程序准时、正确地办理各种资料的动态注记。

c.按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档。分类要精确     ,装订要工整,要符合立卷标准。

d.准时制订工作方案和做好工作总结,每月或每季供应给各级领导正确、牢靠的统计表。

e.严格执行查阅资料的规定方法和资料保密纪律。

f.妥当保管好各类档案资料。

4.会议系统

为有效率地执行管理及不断完善管理运作,将实行下列支配:

(1)会议召开之前应作好预备工作,确定议题内容,预备好有关的会议资料、文件。

(2)各种会议一般应与办公室联系,对出席对象提前一天以上发出通知,以备会议出席者支配好工作。

(3)会议出席者应准时到会,假如无法参与,应事先向会议组织者请假,未请假或未经允许请假而缺席、迟到者按有关出勤考核方法担当责任。缺席者应事后准时主动补阅会议记录,了解会议精神。

(4)会议应坚持讲效率、开短会原则,发言者做到言简意赅,不作题外话但又要畅所欲言,要使各种会议都能起到应有的效果。

(5)固定性会议为:总经理办公室会议,部门经理例会、部门例会、段组例会。

(6)会议如需增加、延期、合并或扩大出席对象时,由会议主持者商定后准时发出变更及扩大范围的通知。

(7)出席会议人员于会议前支配好工作,会议期间其它人如无特别状况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话,支配适当人员作好接待记录,待会后再通知当事人处理。如遇急事必需当事人亲自接待时,应先得到会议召集者的允许,由其通知有关人员离开会场,并尽量不影响会议进程与发言,维护会议正常进行。

(8)有关部门和人员应严格执行会议纪要、决议、打算的相关内容,于规定完成日期后的首次会议上作出完成状况的扼要汇报。

(9)会议纪要,及所形成的决议、打算文稿应妥当保管,无关人员未经批准不得借阅。

(10)与会者需遵守会场纪律,敬重他人发言,充分阐明自己的观点,手机请调至振动档,以维护会议正常进行。

5.办公室设备使用管理

(1)电话

a.公司电话设备专为保障公司各项业务工作得以顺当进行而配备,必需严格按规定使用,无故损坏应赔偿;

b.公司各部门办公区域,因公事要求申请安装电话,须由部门或个人提出申请,办公室统一办理,报总经理审批后,交工程部实施。

c.公司各部门职员办公用电话,除总经理办公室电话及传真机外,其余均不具有国际、国内长途功能,任何人不得以任何理由申请开启ddd、idd功能,确因公需拨打长途的,应填写长途申请单,经办公室审批后指定拨发。

d.不准用公司电话谈天及处理私人事务。

(2)复印、电脑、打印机

a.复印、打字是公司文书机要岗位,工作人员应严守岗位,非指定人员不得使用;

b.复印机保证每天上午8:15开机,下午5:30关机;

c.使用复印机、电脑、打印机应遵守操作规程,留意爱惜。

6.库存系统及方案

(1)制定小区下月耗用材料的方案,并依据实际库存状况打算请购数量,并报审批。

(2)购进材料、工具在进库前必需验收数量及质量,合格无误方可进库。

(3)材料、工具领用要填写领料单并签字领料单应用处,个人专用工具要填写个人领用单,如有遗失由个人担当。

(4)领用工具如自然报废,要填写报废单,由主管以上签字认可,如属意外报废,要写明缘由,由主管以上签字认可,否则照价赔偿。

(5)每月清库一次,做到帐物相符,对库存材料、工具准时申报给上级部门。

(6)仓库内物品摆放分类,地面保持清洁,易腐

、易碎、易燃、易挥发物品应另外放置。

7.仓库管理制度

(1)凡入库物料,需依据进仓单进行数量、外观、技术资料和品质的检查、清点,对缺损和不合格物料,应准时在进仓单内说明。

(2)物料入库后要准时登帐、立卡、建立物料档案,帐卡物要常常核对,做到帐物相符。如发觉备料不足或缺损要查明缘由提出书面报告。

(3)入库物料要尽量合理堆垛,定量存放,过目成数,做到不歪不倒,搬运便利和平安不受损坏。

(4)应做好仓库的门窗和库存物料的保管和平安防患工作,要常常检查、维护、保养、保证物料不变形、不受损、不变质。

(5)仓库内严禁吸烟和火种入内。对存放库内的珍贵、易燃或挥发性化工物料,要定期重点检查和防护。

(6)物料出库或领用均要按物料出仓单内容填写好出仓物料品名、规格、数量、经办清出库或领用交接手续后,方可发料。

(7)物料出仓后,仓管人员要准时清理库房,整理货垛,搞好库内干净,并准时凭出仓单上所发的物料登销帐卡。

(8)非本单位或本单位非有关人员,未经仓管人员许可严禁进入仓库,仓管人员所管理的仓库锁匙亦不准任意交他人保管或开启。

(9)出库物料一般要成套领发,对散件及包装好的散装部件,应分别附有标明物料品名、规格的标签。属配件的,还应标记'备品备件'文号。

(10)任何负责物料运输的公司,在运输途中应确保货物的平安和完好。特别和珍贵物料仓管人员应随车押运,做到接运准时、超卸平安、交接精确     。

(11)对回收剩余或废旧的物料,仓管人员应负责将所回收的物料分类收存保管,并在入库时亦应办理进仓手续,另立帐册准时进行登帐。

8.各员工应具备的礼仪及当值时所需留意事项

(1)员工应具备的礼仪

a.仪表

制服必需穿着整齐和清洁。

头发应定期修剪及梳理整齐。

胡子必需刮好。

皮鞋必需擦亮。

手指甲必需定期修理及保持清洁。

必需留意个人卫生。

必需佩带工作证。

b.礼貌

见到相熟的业户,必需有礼貌地打招呼。

对全部业户的提问,必需有礼貌地急躁回答。

在早上,中午及下午时间,在当值班之员工看到业主须问安,如早上好,午安及再见。

即使面对无理取闹的业户主,亦不行任凭恶言相向,必需急躁地解释缘由。若有必要时应转达上级处理。

在当值时应尽量面带笑容,保持亲切友善的形象。

即使正在向生疏人询问时,亦应尽量保持笑容及礼貌,切记不行无故厉声喝问,影响管理处形象。

当值时肯定不行粗言秽语。

肯定不行在面对业户时任凭抽烟或吃零食,更不行咬着香烟或食物跟业户讲话。

不行无故迟到早退,即使有任何理由亦必需先向上级报告。如因故未能上班,更应预先作出通知,以便支配其它员工替补。

若有需要轮班当值,交接班必需准时,而下班前亦必需收齐全部需交予下一班员工办理的事项,向下一班员工交代清晰方可离去。如果下一班的员工因任何理由而延迟到达,则必需等待下一班员工全部返回后方可离去,以免岗位消失真空。

'若因用膳或其它理由而需要离开任何岗位,应先通知当值主管,并且必需等待其它接岗员到达方可离开,以免岗位消失真空。

'若在巡逻时发觉有岗位消失真空,应临时接替有关岗位,并马上通知主管处理。

'必需紧记服务业户原是管理处员工应尽的责任,全部员工严禁向业户索取任何形式的赏赐。即使业户主动提出,亦应当尽量礼貌地作出拒绝。

(2)礼貌培训

a.常备纸笔。

b.在正常状况下勿让电话响闹超过三下。

c.先说公司/部门名称。

d.回答勿离题。

e.讲一般话,发音清楚,咬字标准。

f.听时勿打断。

g.记事/留言要笔录,清晰,全面。

h.尊称来电者姓氏。

i.供应进一步帮助/服务。

j.友善、客气。

k.让来电者先挂电话。

l.挂后勿当众争论刚才来电者身份或谈话内容。

m.预备再接下一个来电。

(3)服务行业以客为尊,电话应对以礼为本,人人学习专业应对方法,同事间不会相互开罪对方客户。工作有准则,齐来遵守,借此赐予客户第一个良好印象。亦以此将服务水平提高。

a.接听和应对

'前台/接待员/秘书回应:您好,公司/部门名称。请问有甚幺我可以帮您

'其它回应:您好,部门,自己的名字,请问有甚幺我可帮您

'说话清晰:低音且慢。

'语气:喜气而热诚。

'尊称客人:*董、*总、*经理、*博士、*先生、*小姐、*女士(勿妄称太太,除非她自己已告知您。)

*先生,请您稍等。

不要只说:请稍等。

'转分机号:熟识使用电话机功能。

勿乱转分机号。

勿重复胡乱再转。

勿转后不顾,不理睬根本无人接听。

'套取客人全名:如有必要询问来电者身份时,勿查问/盘问,有礼貌地查询,用智套取。

如:您找的那位同事刚外出办事,假如阁下留下全名和联络电话,就更能够关心他/她在外,即时回电话给您。感谢。

'当事人不在时,慎说:我很愧疚,他/她出去办事/刚刚出去办点事,很快就回来或与另一位客人在开会。

切忌说:他/她仍未上班/仍未有来/上午都未见过他。

他/她不在。

他/她不知道去了哪里。

'假如因事令来电者等久了

要说:我真对不起,让您久等啦,**先生,我再给您转。

或:当事人可能临时无法接听您的电话,请您留言,我肯定会帮您转达。

b.一般来电查询

转分机号之前告知来电者该与哪一部门或哪一位同事联络,然后代转。一般来电查询要登记。要跟进,要处理。

c.留言

若来电者是生疏人士请他留下:

'公司/单位全名。

'听不清晰以礼再问。

'重复姓名及电话号码,保证精确     性。

'写上自己的姓名。

切记:要求来电者留言只能以礼巧问,不重犯查问语气。

d.留言字条

'立刻亲交/托人转交当事人或其秘书。

'托人转交要确保尽快转达。

'当事人或秘书不在,贴在当事人电话机上。

e.接听电话/录音留言

接听限响三下,电话录音限响五下。

f.交谈完毕

说:感谢来电,*先生,我确保代您转达。

或:感谢来电,*先生,他/她回来时我肯定会告知他

g.电话制度

'一个公司可能用超过一种电话机、总机、分机、传真机电话功能,每位员工都要熟识操作及分机号码。

'前台接待,有人值班。

'前台离位,有二线人员接一线工作。

'对答语气用一线用语。

'接触与跟进。

'令客户感到宾至如归,受重视,受欢迎。

'欢迎与接待。

'需要久侯着,奉茶,找人伴随或暂接待。

'每五分钟招呼一次,直至当事人接待为止。

'客人需要上卫生间,请具体指引。

'路过时对客人微笑/点头,不要分是否是自己的客户,全部客户都是管理处珍贵的客户。

'在任何状况下:

'勿胡乱泄露公司隐秘。

'有客户在场,同事间要更友善,相互敬重。

【第8篇】物业行政制服管理规定工作制度

物业行政工作制度:制服管理规定

15制服管理规定

15.1目的

为了统一物管公司对形状象,加强员工的归属感,促进公司的业务和管理水平,公司均为各岗位的员工订制制服,现特制定相关的员工制服管理规定,详细内容如下:

15.2一般规定

15.2.1员工入职时可获发两套工作制服;

15.2.2每位员工当值时,必需穿整齐制服,下班后应将制服放回更衣柜,工作服要干净,钮扣要扣齐,不允许放开外衣,非工作需要不允许将衣袖、裤管卷起,不允许将衣服搭在肩上;

15.2.3制服衣袖,衣领不显露个人衣物,制服外不显露个人物品,有装衣袋不装过大或过厚的物品,袋内物品不外露;

15.2.4员工应保管及爱惜好制服,除集中换洗外,员工应勤洗勤慰熨,时刻保持制服清洁;

15.2.5任何人为损坏或遗失,员工需负责赔偿制服费用,同时亦将会赐予必要的纪律处分,严峻者将由公司管理层作出裁决;

15.2.6员工离职前需将制服交还,若制服有损坏者按规定折旧作出赔偿,若未能交还制服者按全额赔偿;

15.2.7遇下雨天,保安部可统一不戴帽子;

15.2.8因保安制服分冬装和秋装两款,保安部可依据天气状况统一窒着其中一款,原则上以温度摄氏22度为穿着标准,22度以上的统一穿秋装,但一切视实际状况而定,各班组必需统一着装;

15.2.9员工不得在制服的任意部位标记个人标识,只能在制服的腰线及裤头部位标记员工工号以作识别。

15.3折旧标准

15.3.1男、女西装之折旧

按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

15.3.2男、女衬衫、西裤、西裙之折旧

按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

15.3.3保安服、帽之折旧

按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

15.3.4工程服之折旧

由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大,且一年四季只有两套服装,所以按一年时间折旧。

15.3.5工鞋之折旧

皮鞋类按一年时间折旧;布鞋类按半年时间折旧;

涉及个人卫生问题,员工离职时一律采纳工鞋折旧方法,工鞋不予回收

15.3.6其他用品之折旧

如女门童使用的保暖长袜等,一般按半年时间折旧,离职时不予回收,其他如保安精神带等配饰,一般按一年时间折旧,或依据详细状况作出打算。

15.4工衣换洗

15.4.1工衣清洁原则上由员工自行负责,但管理处也会供应必要的换洗服务,集中换统一律由公司行政部指定统一由一家合标准之洗涤服务商进行,各管理处均按统一标准执行。

15.4.2各管理处行政人员负责工衣交收,检查及费用核算工作,并于月底统一洗涤服务商结算

15.4.3换洗周期:(依据目前各管理处的经营状况,暂定以下标准)

适用范围夏季冬季备注

客服人员4次/月2次/月

保安人员2次/月1次/月

工程人员1次/月1次/月

后勤人员2次/月1次/月

15.4.4制服的保管

15.4.5各管理处行政人员/仓管员负责制服的进出仓,保管工作

15.4.6员工离职时,行政人员/仓管员应认真检查制服,将破损状况3打算回收或折旧报废,并将详细状况在员工离职手续清单上标明,如需要折旧或赔偿的,须准时通知财务部门计算费用。

15.4.7制服缴仓后,行政人员/仓管员须准时送厂商洗涤,做好保洁工作

15.4.8行政人员/仓管员于每次集中换洗时,要认真检查制服的使用状况,对破损状况要做好相应记录,除向洗涤厂商跟进修补外,对造成制服破损的员工准时赐予警告,情节严峻时应准时向管理处主任汇报。

【第9篇】物业行政选购管理规定工作制度

物业行政工作制度:选购管理规定

9选购管理规定

9.1目的

规范物管公司各管理处物品选购,物品入仓、出仓的程序,确保选购物品符合规定要求。

9.2适用范围

适用于物管公司各管理处有形产品选购工作,供应商管理及仓库管理等。

9.3职责

9.3.1各管理处行政助理负责编制管理处的月资金使用方案及选购清单,并负责仓库管理

作及货款报销、选购资料存档管理工作。

9.3.2各管理处主任负责审核本管理处的月资金使用方案及选购清单。

9.3.3公司资源部负责收集有关供应商信息及资料,负责审核各管理处的月资金使用方案及选购清单,并汇总编制物管公司的月资金使用方案,报总经理审批,负责落实供应商的评审管理工作。

9.3.4财务部负责资金审核及调拨。

9.3.5总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金使用方案及选购清单。

9.3.6仓管员负责物品的验收、领用,库存物品的管理。

9.4选购制度要点

9.4.1修理物料的选购原则:实行补仓制,由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。仓存金额最高限额在10,000元内,零星或补储备仓的选购每月的次数不超过(含)三次。

9.4.2选购行为分类

9.4.2.1固定资产类

指单位价值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处内使用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。

9.4.2.2非固定资产物品/费用类

指单位价值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的修理费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。

9.4.3选购方式

9.4.3.1长期协议范围:

员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养(协议期限一般为一年)等。

9.4.3.2固定供应商范围:

文具/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。

9.4.3.3一般供应商

经市场调查,固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时,临时查找的供应商,选购品单价在300元(含)以上,或总价值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。

9.4.4选购审批权限按《广州zz物业管理有限公司财务审批权限》执行。

9.5其他选购要求:

9.5.1尽量要求按时送货,如需外出选购,行政助理应支配集中物品选购。

9.5.2选购物品均要求供应商供应正式的商品销售发票。

9.5.3对于批量货品或大宗物品,均要求供应商送货上门。

9.6选购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。

9.6.1请购

9.6.1.1仓管员于每月月底编制好仓库存量报表,以便审核各部门提交的请购方案,并于每月25日前汇总本管理处下月的资金使用方案(附请购清单),依权限逐级报批。

9.6.1.2资源部汇总审核各管理处的资金使用方案,并交总经理批准。

9.6.1.3急需及临时需选购的小件物品价值在人民币五百元以下,由申请部门填写《请购表》交行政助理审核,经管理处主任批准后交行政助理统筹选购,价值在人民币五百元以上,一律报公司资源部及总经理批准。

9.6.1.4大件珍贵物品除根据资金使用程序报批外,仍需由使用管理处拟写书面具体申请报告报总经理批准。

9.6.1.5固定资产(1000元以上)选购需填写《固定资产选购申请表》。

9.6.2询价、比价、议价

9.6.2.1行政助理按月资金使用方案中的选购清单或《请购表》的缓急,参考市场行情及过去选购记录进行询价作业,若因特别状况(独家制造或代理等缘由)应于《请购单》上注明并填报《独家特约托付方/供应商审批表》外,原则上应精选三家以上的供应商办理比价,或经分析后议价。

9.6.2.2行政助理应猎取正式书面的报价资料,内容须具体、真实,除包括产品的必要信息外(如货号、规格、产地、价格、货期等),还须显示供应商的具体资料,必要时要有盖章确认,并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。

9.6.3呈核、订购

9.6.3.1行政助理须将经议价后的报价资料汇总,归纳整理报价分析,并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于《请购单》上,依权限逐级报批。

9.6.3.2于议价后商定的货品规格与选购清单上载明的有出入或属代用品,行政助理应在《请购单》上注明并附上具体资料,一同呈报使用部门核准后,再依权限逐级报批。

9.6.3.3选购材料较专业简单时,行政助理需亲密联系使用部门,并先把《请购单》交使用部门确认无误后,才依权限逐级报批。

9.6.3.4《请购单》经核准后,如数量、金额发生变更尤其增加时,行政助理应重新依权限报批。

9.6.3.5行政助理接到核准后的《请购单》后,应亲密跟进交货事宜,并及早做好相关的收货预备工作。

9.6.4验收

9.6.4.1验收原则上应有行政助理和仓管员会同使用部门人员共同检验,专业产品还需要专业人员伴随验收,验收合格后验货人需在《送货单》上签名确认收货,如不合格,由验货人填写《不合格产品验收表》要求供货商签名,交人事资源部存档备案,月底总结,如《不合格产品验收单》超过肯定数量,取消供货资格,另换其它供货商。

9.6.4.2仓管员须准时做好货品的入仓进帐纪录,对退换及分批交货产品需准时反馈使用部门,并作出跟进。

9.6.4.3行政助理持手续完备的《请购表》、《入仓单》、相关申请报告及发票到财务部报销。

9.6.5存档跟踪管理

9.6.5.1购项目应设立档案,便于查阅,以及做好跟踪管理工作。

9.6.5.2货品的保修、使用说明等相关资料,须由行政助理统一管理。

9.6.5.3行政助理应定期整理资料,做好归类、数据统计工作,随时为管理处供应精确     的记录信息

。

9.6.5.4选购记录及规程须接受各部门、财务人员、总经理及业主的定期稽核监督。

9.7仓库管理

9.7.1.物品出仓

9.7.1.1各部门出仓物品范围:《请购单》中申购的物品;必需的办公用品。

9.7.1.2各部门依据出仓物品范围凭《工作任务单》向行政助理办理材料出仓手续。

9.7.1.3行政助理将每天出仓的物品数量登记在《库存物品盘点表》上。

9.7.2物品盘点

9.7.2.1每月25日前,人事行政助理对仓库内物品进行逐一清点。由财务部复核。

9.7.2.2依据清点结果,填写《库存物品盘点表》。

9.7.2.3将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上的实物余额进行核对。

9.7.2.4在次月1日前将前月《库存物品盘点表》、《入仓单》、《出仓单》交人事资源部主任审核。

9.7.3仓库管理

9.7.3.1仓库物品应摆放整齐,由大到小、由重到轻、从上到下的挨次依次摆放;

9.7.3.2物品应分名别类,在物品前挂上物品标签卡;

9.7.3.3仓库除仓管员外,无特别状况其他人员不准入内;

9.7.3.4仓库应通风良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠药,对易腐烂、发霉的物品应定期晾晒;

9.7.3.5仓库内的机械设备应定期保养上油;

9.7.3.6仓库内应摆放足够的灭火器;

9.7.3.7仓库内应做好平安用电管理,不准在仓库内进行加工、烹调等作业,必需做到人走灯关;

9.7.3.8仓库内应做好防范措施,门、窗、锁保持完好;

9.7.3.9仓管员休息或不在岗位时,应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管,在此期间如需领用物品须有两人同往,并做好登记记录。

9.8物品供应商评审管理

9.8.1评审范围

9.8.1.1长期供货合作的供应商/托付方;

9.8.1.2成交标的大额的供应商/托付方

9.9行政助理应当对合格供应商准时建档,包括以下内容:

9.9.1供应商/托付方的名称、注册地址

9.9.2营业执照复印件

9.9.3资质等级证书

9.9.4评审结果和记录

9.9.5其他证明材料

9.10物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次,并编制成一览表报总经理阅示。详细要求:

9.10.1把握托付方/供应商内部管理的状况

9.10.2托付方/供应商产品价格的变化

9.10.3社会信誉的变化

9.10.4同本管理处合作的状况跟踪

9.10.5其他应当跟踪管理的要素

9.11跟踪评审结果的处置

9.11.1资源部应当依据每半年的跟踪评审结果将托付方/供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2托付方/供应商将作为管理处对外选购的优先合作对象,可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优待和便利。

9.12物品选购流程

选购流程

预算内预算外

【第10篇】物业行政对讲机使用管理规定工作制度

物业行政工作制度:对讲机使用管理规定

12对讲机使用管理规定

12.1对讲机的管理

12.1.1对讲机由各管理处各部门领用保管,遵守'谁领用,谁保管,谁损坏,谁负责'的原则,层层落实。

12.1.2对讲机由各管理处行政助理统一编号管理,定期对使用状况进行检查。

12.1.3各管理处各部门必需设立对讲机使用登记薄,由部门每天统一发放、验收,并做好对讲机交接工作。

12.2对讲机的修理

12.2.1对讲机的修理统一由各管理处行政助理负责,由资源部指定统一的修理商进行修理保养。

12.2.2行政助理应建立对讲机的设备台帐,准时把握对讲机的性能状况及使用状况。

12.2.3收对讲机发觉有损坏或故障,必需马上通知行政助理处理。行政助理需向使用人了解清晰状况,要求使用人供应书面报告,查明缘由,属于人为损坏的须负赔偿责任。

12.3对讲机的使用

12.3.1对讲机必需随身携带,当心爱惜,使用时应当心轻放,严禁手提对讲机天线,严禁用对讲机敲击硬物,因使用不当造成损坏须照价赔偿。

12.3.2用对讲机后必需保持对讲机处于开机状态,并留意准时更换电池,更换电池时,必需先关机后再更换电池,以爱护和延长对讲机使用寿命。

12.3.3须严格按对讲机的操作规范使用,发话时,按住发话按钮,发话完毕后松开发话按钮接听,严禁长时间按住发话按钮,影响正常通话。

12.3.4在公众场合留意掌握对讲机音量,避开对客户造成滋扰。

12.3.5对讲机仅供工作上的联系,不准用对讲机讲与工作无关的事情,不得讲影响公司/管理处形象的说话或泄露公司/管理处隐秘。

12.3.6用对讲机时应先报岗位,然后讲要找的岗位,再说详细事情;使用对讲机时应使用礼貌用语,要求别人办事时应多用'请'字,如'消防中心call巡楼保安,请即到××层检查×号烟感',接收人收到后应回复'收到'或不清晰时说'请重复',检查后回复'巡楼保安call消防中心,检查无火情,请复位','感谢'。严禁用对讲机讲粗言烂语。

12.3.7对讲机使用过程因接受信号不好,接收双方听不清晰时,呼叫三次无反应,其他同事应马上转呼并准时代为转告。

【第11篇】物业行政管理工作沟通制度格式怎样的

物业行政管理之工作沟通制度为全面了解各部门各项工作,准时发觉并解决工作中存在问题,建立上下全都思想共识,提高工作效率质量,以达到有效沟通与沟通,特作如下规定:1.会议制度

1.1常规例会支配:时间会议名称主持参与人员逢周六上午10:00周例会经理一般为部门主管级以上管理人员每月1日进行月例会经理一般为部门主管级以上管理人员每半个月一次经营班子例会经理主管以上管理人员、财务会计人员3月、6月、9月、12月的每月30日季度总结会经理全体员工7月1日年中总结大会经理全体员工次年1月10日年终总结大会经理全体员工备注以上会议时间若遇休息日,可适当提前或顺延,以通知为准。

1.2以上未定详细时间的会议,由人事行政部提前一天通知。

1.3以上会议记录由人事行政部负责,会后48小时以内上报会议纪要。

1.4各部门每周必需进行一次部门内部沟通会议,自行支配并记录,会后24小时以内上报会议纪要。

1.5会议纪律

1)与会人员应按时到会,不得迟到或早退。

特别状况者,须提前向主持人请示,经批准后方可缺席。

2)与会人员应自觉签到,手机或调到震惊,保持安静。

3.)会议上应保持端庄坐姿,仔细倾听,维护会议气氛,不得在场下交头接耳杂谈,不得哄谈吵闹。

4)与会人员应等到宣布散会时方可离场。

5)退场时,应礼让公司各阶层领导先行,之后井然有序逐一退场,不得抢先拥挤,退场时亦不得大声喧哗。

2.周/月/季/年工作报告2.1为更好的协作工作会议顺当进行,各部门必需在会议前预备好相关工作报告,报告的工作内容包括:(按统一格式)

1)大事记(主要成果);2)经营目标、业绩指标完成状况;3.)部门工作进度,以及业务状况汇报;

4)下一步工作支配,及费用预算;

5)存在问题及对策,需有关部门协作或解决事宜。

2.2详细如下:工作报告内容完成时间报告递沟通程周工作方案/总结逢周五16:30前部门负责人→人事行政部→经理月工作方案/总结每月最终一天季度工作报告3月、6月、9月、12月的每月28日前年中述职报告6月28日前年终述职报告次年1月5日前3.外出参观/学习/讨论性质的活动外出参观、活动(如:踩盘),回公司须上交工作报告,阐述学习的心得与收获,达到共同沟通与共享的目的。

4.工作沟通要求

4.1各种工作报告必需根据统一格式制作上报。

4.2各部门必需高度重视,责任人须准时出席会议并完成相关工作报告,周/月/季/年的工作报告,应于会后结合最新会议精神,重新整理并24小时以内上交人事行政部。

4.3外出活动报告填写使用《外出工作考察报告》,活动完毕两天内完成上报人事行政部。

【第12篇】物业管理公司行政办公制度格式怎样的

物业管理公司行政办公制度总则

第一条为规范公司行政办公行为,明确行政办公工作流程,保障行政办公体系高效、有序、协调地运作,特制定本制度。

其次条公司行政办公制度包括公文处理规定,行政办事制度,会议制度,请示、报告制度四项主要内容。

第三条公司行政与人力资源部负责公司行政工作的批办、督办、检查、协调和信息反馈。

第一章公文处理规定

第四条公文是贯彻党和国家方针、政策,贯彻上级指示精神,发布规章制度,实施经营决策,下达工作任务等各项管理工作的重要方式和途径。

第五条公司行政与人力资源部是公文处理工作的中枢部门,负责撰写、审核、处理公司往来公文,并指导监督各部门及各管理中心(处)的公文处理工作。

第六条公司常用的公文种类主要有:

(一)打算--用于对重要事项做出决策和支配;

(二)指示--用于对下级单位布置工作,阐明指导原则;

(三)公告--用于向公司内外宣布重大事项;

(四)通告--用于在肯定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要知道的事项;

(五)会议纪要--用于记载和传达会议状况及议定事项;

(六)通知--用于传达上级批示、要求下级办理或知道的事项;

批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文;

发布规章;

任免和聘用管理人员。

(七)通报--用于对人和事的表扬或批判;

传达重要精神或状况;

(八)请示--用于向上级恳求指示、批准;

(九)报告--用于向上级汇报工作,反映状况,提出看法和建议,答复上级询问;

(十)批复--用于答复下级请示事项;

(十一)总结--用于向上级做综合性的全面工作汇报;

(十二)方案--用于对今后工作做出全面支配;

(十三)签报--用于各部门向公司领导请示、汇报工作;

(十四)函--用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题;

(十五)复函--用于回复来函。

第七条公文格式包括下述内容:主办单位、分管领导审核、核稿、拟稿人、会签、标题、正文、发文单位及印章、主送对象、呈报、抄送(报)对象、发送对象、、发文字号、打印份数、校对、签发、主题词、发文时间、密级、紧急程度等。

(一)公文的标题应当精确     、简要概括公文的主要内容,并标明公文种类;

(二)发文字号,一般包括单位代字、年号、序号。

联合行文,只标明主办单位发文字号;

(三)发文单位、主送单位应落全称;

(四)除会议纪要外的公文,一律加盖与发文单位相全都的印章;

(五)密级公文,应当分别标明'a级'(绝密)、'b级'(机密)、'c级'(隐秘)字样;

(六)紧急公文,应当分别标明'特急'、'急'、'平急'字样;

(七)公文如有,应在正文之后,发文单位名称之前,注明的挨次和名称;

(八)呈报、主送、抄报、抄送、发送:呈报,为文件内容的执行对象或必需呈达的上级主管单位;

主送,为文件内容的执行对象或必需送达的对象;

抄报,为需要了解文件内容的上级主管单位;

抄送,为需要了解文件内容的本单位领导、同级单位;

发送,为需要了解文件内容的下级单位。

向上级请示的公文,一般只写一个呈报单位,假如需同时报知另一上级单位,可用抄报的形式;

(九)发文时间应以领导签发的时间为准;

联合发文,以最终签发单位领导的时间为准。

(十)公文应标明签发人,签发人为主签发人;

(十一)公文用纸为a4型,左侧装订;

(十二)对外行文的字体要求:

1、发文字号为四号宋体加粗;2、标题为小二号宋体加粗;3、发文对象为四号宋体加粗;

4、正文为四号宋体;

5、呈报、主送、抄报、抄送、发送对象为四号宋体;

6、主题词为四号黑体加粗。

第八条发文字号详细规定:公司及各部门发文字号为:

1、物业管理有限公司物业(宁)字[年号]号;2、公司行政与人力资源部物业(宁)行人字[年号]号;3、公司财务部物业(宁)财字[年号]号;

4、公司品质培训部物业(宁)品培字[年号]号;

5、公司市场进展部物业(宁)市场字[年号]号。

6、公司工程管理部物业(宁)工程字[年号]号

第九条行文关系和规章:

(一)各管理中心(处)的行文关系,应依据各自的隶属关系和职责范围确定,在权限范围内可以自主行文;

(二)非紧急状况不得越级行文;

(三)各管理中心(处)不得直接向公司总部及以上单位行文。

如确需请示公司总部或以上单位,应由各管理中心(处)拟稿,经公司行政与人力资源部审核,报公司总经理批准后,加盖公司印章、呈报;

(四)各管理中心(处)呈报公司的文件,统一报送至行政与人力资源部,报送一份即可,由公司行政与人力资源部依据需要向有关领导和部门送阅;

(五)除公司领导直接交办的事项和重大紧急状况外,行文原则上不得直接呈报领导个人;

各管理中心(处)不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件;

(六)'报告'、'纪要'类公文中不得夹带请示事项;

(七)全部公文原则上统一由公司行政与人力资源部收发、登记、签转;

紧急、特别状况可直接由领导批转、交办,事后履行公文处理程序;

(八)凡传达、贯彻上级指示精神、打算;

向上级的请示、报告;

颁发公司规范性文件;

发布具有全局性指导意义的通知、通告等公文,由主管职能部门拟稿,分管领导审核,总经理签发,并由行政与人力资源部统一编字号、印发。

第十条公文处理程序:

(一)公文处理程序为收文程序和发文程序。

收文程序包括登记、分办、催办、反馈、归档等;

发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、封发和存档等;

(二)公司收文要统一制作《来文阅办表》,发文首页统一制作《发文稿纸》,传真使用统一的《图文传真》,部门签报统一使用《文件会签单》;

(三)公司字发文应由总经理签发;

部门发文,可由分管领导签发;

一般性行政事务公文可由公司行政与人力资源部经理签发;

(四)凡涉及其他部门的公文,主办部门应主动与有关部门协商、会签。

假如看法不全都时,应在公文会签中照实反映;

(五)撰写公文应留意事项:

1、符合党和国家的方针、政策、法律、法令及上级单位的规定;2、内容详实、观点明确、文字精炼、条理清楚、标点符号正确;3、公文中的人名、地点、数字要精确     ,引用公文要注明发文机关、公文字号、标题和发文时间;

4、公文中的数字,应尽量使用阿拉伯数字;

5、发文时间使用中文数字标识;

6、请示问题应一文一事。

(六)公文受理应留意事项:

1、凡需两个以上部门会签处理的公文,由主办部门牵头,组织有关部门会签办理;2、各部门报公司领导审批的公文,除机密公文外须经行政与人力资源部签转各分管领导批阅、批示;3、各管理中心(处)报公司的公文,应报公司行政与人力资源部,由行政与人力资源部依据公文内容签转涉及到的各部门,由各部门在职权范围内处理。

若需报公司领导审批的,由该部门提出看法后,由行政与人力资源部签转有关领导批阅、批示;

4、机密公文由送文单位直接送分管领导批阅、批示。

(七)公司字发文