会议组织筹备管理制度及工作流程

6/6会议组织流程图相关负责人办公室参会人员确定参会人选支配议事日程确定会议主题确定参会人选支配议事日程确定会议主题审批形成决议主持会议审批形成决议主持会议支配会议场所支配会议场所信息存档下发会议纪要整理睬议记录发布会议信息信息存档下发会议纪要整理睬议记录发布会议信息执行打算参会材料确定执行打算参会材料确定参与

一、公司级会议的组织工作

会议分为：大、中、小

大型会议一般较少，以年终总结会议为代表

中型会议以竞岗、办公会议等为主

小型会议最多，以领导班子会议为代表

如何组织大型的会议呢？

绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参与会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做许多的工作。

1、前期的筹备：

1.1会前通知：有2大工作：一是通知，二是反馈先说通知，方式有：

书面：一般是大的、时间长、参与人员多的会议；

口头：小型的、小范围的会议。

内容：时间、地点、参与人员、会议内容、要求（笔记等）

•••留意：通知时要：通知、再落实（跟踪究竟）

假如通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））

所以，下通知肯定要下到人！这要切记！另外，下通知必需设立记录本，刚好记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！”打算会议须要的资料：设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为和会代表每人一份）会议日程支配表铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给和会代表）签到表，一般小型的技术性会议，假如是社会性大会议，可以不用。横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作）1.2会议的日程：中型以上会议：

1、主持人2、讲话人3、发言人是谁？4、发奖人是谁？

肯定要书面的第一、其次、三、四……

时间……某某作什么…某某做什么……

如对主持人有特殊的要求（如公司领导的特殊要求），也可以托付

讲话人：总经理或其他分管领导主持。

另外，要对演讲稿进行审核，特殊是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……始终到最终的确认，必需我们什么，特殊是大会、年会等。

如有发言人必须要选择、是门店的必需和店长或其上级主管沟通、举荐后，我们再排查！

排查内容：1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行

选好后再支配召集全部发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应当写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！

1.3会场的布置会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、主席台的支配：谁？、几个人？、怎样支配？是否须要铭牌？位置如何支配、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用？怎样支配？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。给和会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。悬挂横幅特别重要的会议，请速记员。国际性会议，打算同音翻译。1.4现场的支配：要求参会者提前10分钟入场，

1、在入口处支配服务人员，明确、清晰的告知每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？

2、支配谁服务？应当留意什么？

3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好支配！（设备最好打算2套以上）

4、假如发放奖品：要提前打算好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要留意不要混淆、怕压的物品要留意单放）。打算的礼仪人员是否设置好上台的时间、路途、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？

二、会议中：

问题往往出现在会议中！

如：空调的温度问题（作为主导会议方必需全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（假如在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必需在会议前进行支配，可以提前进行降温或升温！

出入口的门窗留意关闭，支配人员全程负责！

因为成年人最简单受到外界的干扰！所以，温度特别重要！

案例：02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未结束，人员就走掉一般！效果特别差！

——假如人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能全神贯注！切记！

服务人员：1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以肯定要留意着装）如：女性的皮鞋，走动时留意不能发出声响。

2、动作要轻、慢、柔、避开快、重！

冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要拦住领导形象，不能干脆在桌面上冲等。

给主席台上公司级领导倒水的依次按进入的依次就可以了（特殊支配除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。

冲水的服务人员最好只支配1人，可以避开太多的吸引会场参和者的目光

主持人也要避开少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。

上面是会议的组织及留意事项，有些部分内容培训中也适用。

下面说一下培训：

一、讲师的行李包（或笔记本包）留意要放在椅子或其他上面，应避开干脆放置在地上，这能反映出企业服务细微环节的水平！

二、前期的工作：1、调研

2、确定培训公司

3、和培训公司沟通沟通是一个具体的过程：1）老师是谁？几位？几点到？怎样到？2）课程的支配：6小时还是7小时？还是7.5个小时(一般在6—7个小时)，课程从几点起先？上午几个小时？下午几个？中间怎样支配休息？休息多长时间？休息几次？3）讲师来时：怎样支配？巡店？沟通？还是须要休息？（此小环节要向上级主管汇报）

其次天讲课的内容是那些？有什么怀疑？误区是什么？

座谈：假如支配座谈（沟通）有谁来参与？怎样座谈组织？

服务意识：讲师的饮食习惯？茶水？矿泉水还是咖啡？——要留意花了钱还做不好的误区！（把全部人作为一个人来对待是错误的！！）

讲师必须要敬重！

有的讲师习惯在授课时喝水，有的不喝，喝和不喝我们都要打算好，假如和咖啡，我们要依据其身份来选择不同档次的咖啡

主持人：从始至终要留意：一旦出现问题，第一个快速反应的是主持人，必需快速处理，全局限制！主持人特别重要！！！在一节课程结束时，要先示意大家鼓掌。还应留意在中间休息快到时间的时候要主持：“请外面（室外）的人员回到位子上来，课程（会议立刻起先）”。

在中间结束时主持人要先带动鼓掌，再主持感谢词！

主持人：在介绍时，应先抛出几个现在存在的问题，我们为什么要培训，培训的目的是什么？然后再重点介绍老师。

中午或晚上的就餐：选择对应的主管沟通、座谈，要留意事先支配：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

组织会议的时候不行能是一个部门全部完成，是须要其他部门来协调的，但必需有一个部门主导，其他不么协作，这须要部门之间要沟通、沟通、协调、互助，主导的部门主管必需作到细致、周到。

事先要考虑问题，假如出现怎么办？

其他的一些问题：

1、在会议（培训）课见休息的时候，参会人不能按时返回怎么办？

答：这须要我们在平常的会议中留意这些问题，要留意会议中的这些问题，那些是好的，那些不好，下一次怎样解决？

方法：1、制定会议管理制度2、下一次会议时提前强调

例如：手机铃声的问题和中间休息不能按时返回是一样的，在主持时提前强调要记录好，对于到晚的如何处理？对手机铃声如何处理？对于一而再出现的问题，也可以强调，假如不按规定，我们对部门的负责人进行指责或在下课时让其上台表演节目。假如还不行那就干脆纳入个人的考核

不要强调了的事情还犯，就是要改正！

留意：会议前最好进行点名，我们可以了解到人数、实际人数、未到人数、未到的缘由

2、中间休息的时间可否放音乐？

答：当然可以，但要留意几个问题1、播放时要留意选择歌曲，要选择轻音乐，喜闻乐见的歌曲，避开流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音肯定不能太吵，因为开会大脑都简单类，在下一节会议时会产生疲惫感3、在快起先前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。

3、如何作好和老师之间的礼仪或者说尺度？

答：在讲师来之前要先了解讲师的资格、职务，然后有对应的领导或部门进行接待或陪伴，我们要一般不须要送到酒店，但酒店的须要我们支配的必需提前预定，是否有早餐？假如没有，怎样支配并告知客人？

另外，在课间、在路上，我们都要进行沟通，把须要办理的事情提前了解清晰，有时候，我们只须要一个电话、一句话就可以解决的要立刻办理

4、对于会场中有电话铃声、接打电话的问题如何解决？

答：在会议中、授课中，参会者有人干脆接打电话，能反映出一个企业的管理水平和个人的素养，我们要求大家在会议中把手机调整到静音状态，而不强行说必需关机（极特殊状况除外），因为我们是企业，以经营为主，不是党政部门，假如是公司领导、上级主管或者特别重要的事情（人物）打来电话，可以选择到会场外面接打。

在前面我们也谈到，如何会议中的手机铃声或其他违纪的始终是某几个人，那么我们可以在会议结束时说：“在前几次的会议时我们一再强调……但还是出现了……（几种现象），那么各店、各部门的负责人看一下是谁的手机响了？这样，我们请他们到前台来表演个节目或者……”

或者：“……圆满结束，但还有问题……那些部门……希望下一次不要出现类似的问题”

5、对会议中的温度如何进行限制和把握？

答：对于温度的限制，我们一般把握好“适中”就可以了，但如何作好适中是一个高校问。老师来之前我们要作好沟通，我们当地的温度有多少？老师的服饰是否和参会人员的服饰及温度相符？会议中是否温度过高（低）？如何限制？是否须要协助材料？（如增加电风扇、电暖气）

6、倒（冲）水的过程中还要留意什么问题？

答：1、整个会议的过程中要保证有饮用水。2、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。3、对领导、主席台、主持人、特殊人物肯定要保证有水，参会者不肯定照看到。

7、关于课间和老师沟通时要留意什么？

答：课间要主动和老师沟通，应针对工作中的问题、老师讲课不理解的问题进行，但要留意几点：1、看老师的劳累程度2、整个会议中是否留有单独沟通的时间