公文写作基础知识规范培训课件

公文写作基础知识2014年3月公文写作基础知识1142常见错误纠正常用文种介绍公文基础知识3标题写作规范142常见错误纠正常用文种介绍公文基础知识3标题21公文基础知识1公文基础知识3公文是公务文书的简称在企业中公文是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和特定体式的文书，是企业开展工作、实施管理的重要工具。一、公文的定义公文是公务文书的简称在企业中公文是指企业在实施4公文的作

用规章与准则作用

领导与指导作用

宣传与教育作用

依据与凭证作用

信息沟通作用

二、公文的作用公文的作用规章与准则作用领导与指导作用宣传与教育5三、公文的分类法定公文常用应用文(非法定公文)命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

签报、协调单、综合性工作总结、计划、调查报告、批示、合同、简报、公报、电报、书信、讲话稿、规章条例、大事记等（一）常用分类三、公文的分类法定公文常用应用文命令、决定、公告、通告、通6三、公文的分类

（二）其他几种分类从公文性质和作用上分

从行文关系上分

从公文载体上区分

从密级上区分从公文承办时间要求上区分

法规性公文行政性公文党内公文

上行文平行文下行文纸质公文电子公文机密公文商业秘密公文普通公文特急件急件平件

三、公文的分类（二）其他几种分类从公文性质和作用上分从行7四、公文的特点具有法定的制作者必须由依法成立、能以自己的名义形式权利和承担义务的组织制成和发布。

具有法定的权威性具有特定的格式要求可独立行文在公文制发机关的职权范围内管辖范围内具有法定的权威性和行政的约束力。

公文在篇章结构、行文款式上具有较为固定的格式，制作者要严格按照公文格式草拟公文，从而做到公文制作的规范性。

主要与非法定公文的区别。四、公文的特点具有法定的制作者必须由依法成立、能8五、公文的格式公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等眉首主体版记主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等++五、公文的格式公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、9眉首主体标题：2号小标宋体加粗正文：3号仿宋体主体版记眉主体标题：2号小标宋体加粗正文：3号仿宋体主体版10保密等级

紧急程度

发文字号

签发人

发文机关标识

保密等级紧急程度发文字号签发人发文机关标识11标题

主送单位

正文

成文日期

标题主送单位正文成文日期12主题词

抄送单位

印发机关

印发日期主题词抄送单位印发机关印发日期13六、行文规则及内容要求行文规则行文应当确有必要，注重效用，坚持少而精。可发可不发的不发，可长可短的要短。

按照隶属关系和职权范围逐级行文，一般不得越级行文。特殊情况确需越级行文时，应同时抄送被越过的直接上级公司。

内容要求符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规以及有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

情况确实，材料翔实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

六、行文规则及内容要求行文规则行文应当确有必要，注重效用，坚14七、公文字体字号及排版要求标题正文二号宋体加粗黑色字；分一行或多行居中排布，回行时，注意词意完整，排列对称。三号仿宋黑色字；文中如有小标题可用三号小标宋体字或黑体字；一般每面排22行，每行排28个字。

七、公文字体字号及排版要求标题正文二号宋体加粗黑色字15公文写作基础知识规范培训课件162常用文种介绍2常用文种介绍17常用文种通知通报批复函报告请示常用文种通知通报批复函报告请示18通知的定义

常用文种

（一）通知

通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的公文文种。

在法定公文中，通知是使用范围最广、使用频率最高的一个文种。通知的定义常用文种通知是“批转下级机关的公文，转19通知的分类指示型通知发布型通知转发型通知把现有的公文转给下级、平级以及不相隶属单位。例：关于转发集团公司《关于中国人寿系统创先争优活动信息报送工作情况的通报》的通知带有指示性和指导性，下级单位应贯彻执行。

例：关于学习贯彻万峰总裁重要讲话全面加强总部管理能力建设的通知发布型通知重点在发布对象。

例：关于印发《中国人寿保险股份有限公司党委会议事规则（试行）》的通知通知的分类指示型通知发布型通知转发型通知把现有的公文转给下级20通知的分类任免通知会议通知事项通知事项通知：成立、调整和撤销机构、催报材料、变更时间等。例：关于上报2011年二季度基础率数据的通知上级单位需要向下级单位知照对有关人员的任免决定时，可使用。

例：关于××同志任职的通知会议通知：依据、目的、时间、地点、要求。例：关于召开公司系统办公室工作会议的通知通知的分类任免通知会议通知事项通知事项通知：成立、调整和撤销21请示的定义

常用文种

（二）请示请示是向上级机关请求指示、批准时的使用的一种上行文文种。

请示文种的适用范围较广。各机关都有自己的职权范围，对属超出职权范围的事项，即应向上级机关行文请示，获准后方可执行和办理。请示的定义常用文种请示是向上级机关请求指示、批22请示的特性一文一事请示应在事前，不能先斩后奏遵守隶属关系的行文规定，逐级请示理由要充分、有力，注重行文的逻辑

常用文种

（二）请示请示的特性一文一事常用文种23请示的格式规范

常用文种

（二）请示正文部分第一部分是请示缘由。要用简明扼要的语言将请示的原因和背景交代清楚，常以“现将相关问题请示如下：”等开启下文。第二部分是请示事项。即请示的具体内容。关键在于两点，其一是明确，直截了当；其二是具体，清晰明了。结尾部分“妥否，请批示”或“特此请示”请示的格式规范常用文种正文部分24报告的定义

常用文种

（四）报告报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求时使用的一个上行文文种。报告的定义常用文种报告是向上级机关汇报工作、反25报告的分类综合报告专题报告工作报告向上级汇报或总结工作时所写的报告。为了使上级机关全面了解一定时期内工作进展等方面的情况所作的内容复杂、反映问题较多、篇幅较长的一种报告。内容专一，集中汇报、反映某项工作、某一件事件或某一问题的报告。报告的分类综合报告专题报告工作报告向上级汇报或总结工作时所写26报告的分类情况报告建议报告调查报告向上级机关反映某项调查研究成果或专题为内容的报告。向上级反映有关情况、重大问题等所写的报告。向上级机关提供建议或提出设想为特点的报告。报告的分类情况报告建议报告调查报告向上级机关反映某项调查研究27报告的格式规范

常用文种

（四）报告正文部分第一部分是报告引据。是报告的开头，要用简明扼要的语言交代主要内容、基本情况，有关背景，常以“现将有关情况报告如下：或为此，特作如下报告”开启下文。第二部分是报告事项。这部分是报告正文的主体和核心。要准确简要、条理清晰地将有关工作或事件表述清楚。结尾部分“特此报告”或“此报告”报告的格式规范常用文种正文部分28报告与请示的区别（1）目的不同报告的目的：向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问请示的目的：向上级单位请求指示或批准目的不同，是这两个文种的根本性区别。（2）发文时机不同报告：在事后；请示：在事前。（3）内容宽窄不同

报告的内容：可宽可窄，既有专题报告，也有综合性报告；请示的内容：只能一文一事。（4）结束语不同报告的结束语：多用“特此报告”、“此报告”等；请示的结束语：多用“妥否，请批示”、“特此请批准”等。（5）处理方式不同请示：上级对下级报送的请示必须表态；报告：上级对下级报送的报告可以表态，也可以不表态。报告与请示的区别（1）目的不同29通报的定义

常用文种

（五）通报通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的一个文种。

通报的特点是重在叙述事实，通过正、反两个方面事实的陈述，起到示范、指导、教育和警戒作用。通报的定义常用文种通报是用于表彰先进、批评错误30通报的分类表彰性通报批评性通报情况通报是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导工作为目的的通报。例：关于2009年反洗钱自查自纠工作现场检查情况的通报 表彰先进单位和先进个人，重在介绍其先进经验或事迹，以便树立典型。

例：关于表彰2010年度全系统“财会工作先进单位”和“财会工作先进个人”的通报用来批评、处分错误行为，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训。

例：关于×××分公司擅自开发外挂程序情况的通报通报的分类表彰性通报批评性通报情况通报是在一定范围内传达重要31通报的格式规范

常用文种

（五）通报正文部分一是表彰缘由。一般包括先进事迹介绍和简要评价。二是表彰决定。写清何机关决定给予被表彰对象何种表彰奖励。三是希望号召。希望被表彰者再接再厉，并号召向先进学习。结尾部分“特此通报”通报的格式规范常用文种正文部分323标题写作规范3标题写作规范33

标题写作规范标题的结构形式公文标题有较强的程式性，其表现就是公文标题有相对统一的结构形式。完整、规范的公文标题，一般由发文机关+事由（内容）+文种（公文种类）构成，即人们常说的公文标题“三要素”。

例：中共云南省省委关于中国共产党成立90周年纪念活动的通知标题写作规范标题的结构形式公文标题有较34标题“三要素”写作规范发文机关事由文种即公文的种类，反映出公文的性质和价值，是标题的重要组成部份，一份公文只能有一个文种。

发文机关一般写在标题的开头，要写全称或者规范的简称，不可滥用缩略语。例：“中国共产党北京市委员会党校，可用其规范简称“中共北京市委党校”，不可简称“北京党校”。对公文行文内容加以集中和概括，一般标在标题的中间，是标题的核心部份。常用介词“关于”、“对”和表述主要内容的词语组成介词结构，以使事物更加具体、突出、鲜明。标题“三要素”写作规范发文机关事由文种即公文的种35标题“三要素”可省略情况省略发文机关省略事由公文的事由不是很重要，或者知照性的公文、极简单的公文，可同时省略发文机关和事由。例：《通知》、《布告》

如公文眉首上已印有制文机关的名称版头就可以省略发文机关。由国家最高权力机关或国家最高行政机关制发的公文，可以省略公文的事由。例：中华人民共和国全国人民代表大会公告、云南省人民政府令。省略发文机关+事由注意：公文标题不能省略文种标题“三要素”可省略情况省略省略事由公文的事由不是很重要，或36标题中标点符号的使用规范标题写作规范

标题中除用书名号和引号外，尽量不用标点符号。需要用到两个书名号、两个引号时，应按照从外到内的顺序，外面的用双书名号、双引号，里面的用单书名号、单引号。

标题中标点符号的使用规范标题写作规范标题中除用书名号374常见错误纠正4常见错误纠正38主送单位、抄送单位常见错误主送单位抄送单位错误：省公司××部主送单位是指公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位，不能是单位具体的部门。正确：省公司省公司党委（注：虽正文中主送单位不能写明具体的部门，但可在文件发文页面的主送单位栏写为“省公司（××部）”）抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位。正文中抄送单位及发文页面的抄送单位栏均可直接写出具体的部门，例：省公司××部主送单位、抄送单位常见错误主送单位抄送单位错误：省公司××部39标题常见错误生造文种缺失文种错误：关于在中国银行开设业务支出账户的申请关于楚雄分公司个险渠道“二、三”联动企划方案“申请、方案”是常用应用文而不是法定文种，不能独立行文，行文时必须套用相应法定文种。正确：关于在中国银行开设业务支出账户的请示关于下发《楚雄分公司个险渠道“二、三”联动企划方案》的通知错误：关于转发省公司《××××的通知》标题三要素中一定不能省略文种。正确：关于转发省公司《××××的通知》的通知标题常见错误生造文种缺失文种错误：关于在中国银行开设业务支出40标题常见错误混用文种错用文种错误：关于中国人寿楚雄分公司购买办公设备的请示报告“请示、报告”均是法定文种，一份公文时能有一个文种，两者同用造成误解。正确：关于中国人寿楚雄分公司购买办公设备的请示关于中国人寿楚雄分公司购买办公设备的报告错误：关于表彰2010年度×××获奖单位的通知文种使用错误，应该为“通报”。正确：关于表彰2010年度×××获奖单位的通报(补充：最常见用错的文种“请示”、“报告”、“函”，应仔细区别这三个文种。)标题常见错误混用文种错用文种错误：关于中国人寿楚雄分公司购买41标题常见错误用词重复多层转发错误：关于呈报（报送）××××××××的报告关于请求（申请）××××××××的请示因文种“报告”本身已包含了报送的意思，文种“请示”本身包含了“申请”的意思，故同时使用使得标题事由内容出现重复，应去掉“呈报（报送）”、“申请”。正确：关于××××××××的报告关于××××××××的请示错误：关于转发总公司关于转发集团公司关于转发全国金融工会关于××××××的通知的通知的通知的通知标题中出现多个“关于”和多个“通知”，使阅读者不知所云。这时可采用直接转发最上一级文件的办法，并去除多于的介词“关于”只保留一个文种“通知”。正确：转发全国金融工会关于××××××的通知标题常见错误用词重复多层转发错误：关于呈报（报送）×××××42标题常见错误标点符号介词错误错误：转发省公司《关于印发《中国人寿保险股份有限公司“职工之家”创建规划》的通知》的通知标题中需用到两个书名号、两个引号时，应按照从外到内的顺序，外面的用双书名号、双引号，里面的用单书名号、单引号。正确：转发省公司《关于印发<中国人寿保险股份有限公司“职工之家”创建规划>的通知》的通知介词重复，错误：关于对××项目进行集中采购的请示“关于”“对”同时使用，造成介词结构重复。正确：关于××项目进行集中采购的请示缺少介词，错误：××分公司“牵手”活动情况的报告缺少介词“关于”。正确：关于××分公司“牵手”活动情况的报告标题常见错误标点符号介词错误错误：转发省公司《关于印发《中国43标题分行排布标题常见错误错误：转发总公司《关于表彰2010年度银行保险销售精英的决定》的通知关于开展审核洗钱高风险等级客户基本信息工作的通知标题回行时，应注意词意完整，排列对称。正确：转发总公司《关于表彰2010年度银行保险销售精英的决定》的通知关于开展审核洗钱高风险等级客户基本信息工作的通知标题分行排布标题常见错误错误：转发总公司《关于表彰244正文结构层次序数及其标点符号的正确用法正文注意事项第一层“一、……二、……三、……”，用顿号；第二层“（一）…（二）…（三）…”，用括号；第三层“1.……2.……3.……”，用小数点；第四层“（1）……（2）……（3）……”，用括号。

使用括号的层次序数，括号外不再加其他标点符号。正文结构层次序数及其标点符号的正确用法正文注意事项45正文中日期、数字的正确表述正文注意事项日期应当写明具体的年、月、日，不能写“去年”、“今年”，也不能只写月、日不写年。年份要完整表述，如“2009年”不能写成“09年”。除成文日期等特殊要求外，正文中应尽量使用阿拉伯数字。成文日期中，“二○一一年五月十四日”，中间的“○”不能写成阿拉伯数字的“0”；不能写成英语大小写“O、o”；也不能写成汉字大写“零”，应该用汉字小写“○”。

（注：汉字数字小写—○一二三四五六七八九十；汉字数字大写—零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾。汉字数字的大小写可以在输入法的小键盘中文数字中选择。）正文中日期、数字的正确表述正文注意事项日期应当写明46正文中两个标点符号的正确用法正文注意事项

“〔〕”的用法：发文字号中年份外的括号应用“〔〕”，而不应该用“（）、[]、【】、〖〗”等。正确：国寿人险滇发〔2011〕123号。

“·”的用法：“五·一”、“3·15”、“诺尔曼·白求恩”，应该用“·”，不能使用小数点“.”。（注：“〔〕”、“·”可以在输入法的小键盘标点符号中选择。）正文中两个标点符号的正确用法正文注意事项“〔〕”的用47正文中其他一些要求正文注意事项

关于简称：使用非规范化简称时，应当先用全称，并注明简称。例：《中国人寿云南省分公司2011年保险先进村创建评选办法》（以下简称《评选办法》）

关于引文：发文机关+标题+（引用发文代字）。例：……根据总公司《关于优化调整补充医疗保险业务相关事宜的通知》（国寿人险发〔2011〕140号）文件，……

正文中其他一些要求正文注意事项关于简称：使用非规范48正文中附件标识的正确格式正文注意事项文件如有附件，应在正文之后，成文时间之前标明，并注明附件顺序和名称。正确标识：“附件：×××”；错误标识：“附：×××”、“附表：×××”附件如有序号，应使用阿拉伯数码加“.”，不能使用汉字“一、二、三”。正确标识：附件：1.××××××2.××××××错误标识：附件：一、××××××

二、××××××正文中附件标识的正确格式正文注意事项文件如有附件，49行文格式的使用文件格式常见错误错误：一是，需要用平行文格式的却使用上行文格式，例：主送给省公司党委的党委发文使用了上行文；

二是，需要用上行文格式的却使用平行文格式，例：主送给省公司的公司发文使用了平行文格式。正确：当同时满足以下两个条件时才使用上行文格式：1.必须是主送给省公司；2.必须是公司发文。行文格式的使用文件格式常见错误错误：一是，需要用平行文格式的50成文日期位置成文日期常见错误错误：1.没有正文页标注“此页无正文”；2.成文日期没有和正文在同一页；3.成文日期虽与正文在同一页，但距离不当。正确：1.没有正文页不能标注“此页无正文”；2.成文日期必须与正文在同一页（如不能在同一页，则应通过调节行间距等方法使其在在同一页。）；3.成文日期应与正文最后一行保持适当距离，加盖印章后上距正文最后一行2mm—1cm。成文日期位置成文日期常见错误错误：1.没有正文页标注“此页无51附件、转发件混淆附件、转发件混淆错误：1.把附件上传至转发原文处；2.把转发原文上传至附件处。正确：需要转发的文件应当上传至转发原文处，不是转发件但又属于文件一部分的均应作为附件上传至附件处。举例：1.转发总公司《关于印发万总在基层建设座谈会上讲话的通知

》的通知，总公司的文件《关于印发万总在基层建设座谈会

上讲话的通知》应当作为转发文件上传至转发原文处。2.《关于张三签订劳动合同的批复》，文件中还有《增加用工审批汇总表》、《个人用工审批表》、《学历证明材料》，这三份就应当作为文件附件上传至附件处。附件、转发件混淆附件、转发件混淆错误：1.把附件上传至转发原52公文写作基础知识规范培训课件535、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。

6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。

7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。

8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。

9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。

10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。

11、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。

12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。

13、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。

14、一个人的知识，通过学习可以得到;一个人的成长，就必须通过磨练。若是自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。

15、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。

6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。

7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！

8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！

9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。

10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。

11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。

12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。

13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。

14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。

15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。5、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。

6、这个世界到处充满着不公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。

7、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。

8、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。

9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。

10、没人能让我输，除非我不想赢！

11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。

12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。

13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。

14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。

15、只有在开水里，茶叶才能展开生命浓郁的香气。5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，54公文写作基础知识2014年3月公文写作基础知识55142常见错误纠正常用文种介绍公文基础知识3标题写作规范142常见错误纠正常用文种介绍公文基础知识3标题561公文基础知识1公文基础知识57公文是公务文书的简称在企业中公文是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和特定体式的文书，是企业开展工作、实施管理的重要工具。一、公文的定义公文是公务文书的简称在企业中公文是指企业在实施58公文的作

用规章与准则作用

领导与指导作用

宣传与教育作用

依据与凭证作用

信息沟通作用

二、公文的作用公文的作用规章与准则作用领导与指导作用宣传与教育59三、公文的分类法定公文常用应用文(非法定公文)命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

签报、协调单、综合性工作总结、计划、调查报告、批示、合同、简报、公报、电报、书信、讲话稿、规章条例、大事记等（一）常用分类三、公文的分类法定公文常用应用文命令、决定、公告、通告、通60三、公文的分类

（二）其他几种分类从公文性质和作用上分

从行文关系上分

从公文载体上区分

从密级上区分从公文承办时间要求上区分

法规性公文行政性公文党内公文

上行文平行文下行文纸质公文电子公文机密公文商业秘密公文普通公文特急件急件平件

三、公文的分类（二）其他几种分类从公文性质和作用上分从行61四、公文的特点具有法定的制作者必须由依法成立、能以自己的名义形式权利和承担义务的组织制成和发布。

具有法定的权威性具有特定的格式要求可独立行文在公文制发机关的职权范围内管辖范围内具有法定的权威性和行政的约束力。

公文在篇章结构、行文款式上具有较为固定的格式，制作者要严格按照公文格式草拟公文，从而做到公文制作的规范性。

主要与非法定公文的区别。四、公文的特点具有法定的制作者必须由依法成立、能62五、公文的格式公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等眉首主体版记主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等++五、公文的格式公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、63眉首主体标题：2号小标宋体加粗正文：3号仿宋体主体版记眉主体标题：2号小标宋体加粗正文：3号仿宋体主体版64保密等级

紧急程度

发文字号

签发人

发文机关标识

保密等级紧急程度发文字号签发人发文机关标识65标题

主送单位

正文

成文日期

标题主送单位正文成文日期66主题词

抄送单位

印发机关

印发日期主题词抄送单位印发机关印发日期67六、行文规则及内容要求行文规则行文应当确有必要，注重效用，坚持少而精。可发可不发的不发，可长可短的要短。

按照隶属关系和职权范围逐级行文，一般不得越级行文。特殊情况确需越级行文时，应同时抄送被越过的直接上级公司。

内容要求符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规以及有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

情况确实，材料翔实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

六、行文规则及内容要求行文规则行文应当确有必要，注重效用，坚68七、公文字体字号及排版要求标题正文二号宋体加粗黑色字；分一行或多行居中排布，回行时，注意词意完整，排列对称。三号仿宋黑色字；文中如有小标题可用三号小标宋体字或黑体字；一般每面排22行，每行排28个字。

七、公文字体字号及排版要求标题正文二号宋体加粗黑色字69公文写作基础知识规范培训课件702常用文种介绍2常用文种介绍71常用文种通知通报批复函报告请示常用文种通知通报批复函报告请示72通知的定义

常用文种

（一）通知

通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的公文文种。

在法定公文中，通知是使用范围最广、使用频率最高的一个文种。通知的定义常用文种通知是“批转下级机关的公文，转73通知的分类指示型通知发布型通知转发型通知把现有的公文转给下级、平级以及不相隶属单位。例：关于转发集团公司《关于中国人寿系统创先争优活动信息报送工作情况的通报》的通知带有指示性和指导性，下级单位应贯彻执行。

例：关于学习贯彻万峰总裁重要讲话全面加强总部管理能力建设的通知发布型通知重点在发布对象。

例：关于印发《中国人寿保险股份有限公司党委会议事规则（试行）》的通知通知的分类指示型通知发布型通知转发型通知把现有的公文转给下级74通知的分类任免通知会议通知事项通知事项通知：成立、调整和撤销机构、催报材料、变更时间等。例：关于上报2011年二季度基础率数据的通知上级单位需要向下级单位知照对有关人员的任免决定时，可使用。

例：关于××同志任职的通知会议通知：依据、目的、时间、地点、要求。例：关于召开公司系统办公室工作会议的通知通知的分类任免通知会议通知事项通知事项通知：成立、调整和撤销75请示的定义

常用文种

（二）请示请示是向上级机关请求指示、批准时的使用的一种上行文文种。

请示文种的适用范围较广。各机关都有自己的职权范围，对属超出职权范围的事项，即应向上级机关行文请示，获准后方可执行和办理。请示的定义常用文种请示是向上级机关请求指示、批76请示的特性一文一事请示应在事前，不能先斩后奏遵守隶属关系的行文规定，逐级请示理由要充分、有力，注重行文的逻辑

常用文种

（二）请示请示的特性一文一事常用文种77请示的格式规范

常用文种

（二）请示正文部分第一部分是请示缘由。要用简明扼要的语言将请示的原因和背景交代清楚，常以“现将相关问题请示如下：”等开启下文。第二部分是请示事项。即请示的具体内容。关键在于两点，其一是明确，直截了当；其二是具体，清晰明了。结尾部分“妥否，请批示”或“特此请示”请示的格式规范常用文种正文部分78报告的定义

常用文种

（四）报告报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求时使用的一个上行文文种。报告的定义常用文种报告是向上级机关汇报工作、反79报告的分类综合报告专题报告工作报告向上级汇报或总结工作时所写的报告。为了使上级机关全面了解一定时期内工作进展等方面的情况所作的内容复杂、反映问题较多、篇幅较长的一种报告。内容专一，集中汇报、反映某项工作、某一件事件或某一问题的报告。报告的分类综合报告专题报告工作报告向上级汇报或总结工作时所写80报告的分类情况报告建议报告调查报告向上级机关反映某项调查研究成果或专题为内容的报告。向上级反映有关情况、重大问题等所写的报告。向上级机关提供建议或提出设想为特点的报告。报告的分类情况报告建议报告调查报告向上级机关反映某项调查研究81报告的格式规范

常用文种

（四）报告正文部分第一部分是报告引据。是报告的开头，要用简明扼要的语言交代主要内容、基本情况，有关背景，常以“现将有关情况报告如下：或为此，特作如下报告”开启下文。第二部分是报告事项。这部分是报告正文的主体和核心。要准确简要、条理清晰地将有关工作或事件表述清楚。结尾部分“特此报告”或“此报告”报告的格式规范常用文种正文部分82报告与请示的区别（1）目的不同报告的目的：向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问请示的目的：向上级单位请求指示或批准目的不同，是这两个文种的根本性区别。（2）发文时机不同报告：在事后；请示：在事前。（3）内容宽窄不同

报告的内容：可宽可窄，既有专题报告，也有综合性报告；请示的内容：只能一文一事。（4）结束语不同报告的结束语：多用“特此报告”、“此报告”等；请示的结束语：多用“妥否，请批示”、“特此请批准”等。（5）处理方式不同请示：上级对下级报送的请示必须表态；报告：上级对下级报送的报告可以表态，也可以不表态。报告与请示的区别（1）目的不同83通报的定义

常用文种

（五）通报通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的一个文种。

通报的特点是重在叙述事实，通过正、反两个方面事实的陈述，起到示范、指导、教育和警戒作用。通报的定义常用文种通报是用于表彰先进、批评错误84通报的分类表彰性通报批评性通报情况通报是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导工作为目的的通报。例：关于2009年反洗钱自查自纠工作现场检查情况的通报 表彰先进单位和先进个人，重在介绍其先进经验或事迹，以便树立典型。

例：关于表彰2010年度全系统“财会工作先进单位”和“财会工作先进个人”的通报用来批评、处分错误行为，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训。

例：关于×××分公司擅自开发外挂程序情况的通报通报的分类表彰性通报批评性通报情况通报是在一定范围内传达重要85通报的格式规范

常用文种

（五）通报正文部分一是表彰缘由。一般包括先进事迹介绍和简要评价。二是表彰决定。写清何机关决定给予被表彰对象何种表彰奖励。三是希望号召。希望被表彰者再接再厉，并号召向先进学习。结尾部分“特此通报”通报的格式规范常用文种正文部分863标题写作规范3标题写作规范87

标题写作规范标题的结构形式公文标题有较强的程式性，其表现就是公文标题有相对统一的结构形式。完整、规范的公文标题，一般由发文机关+事由（内容）+文种（公文种类）构成，即人们常说的公文标题“三要素”。

例：中共云南省省委关于中国共产党成立90周年纪念活动的通知标题写作规范标题的结构形式公文标题有较88标题“三要素”写作规范发文机关事由文种即公文的种类，反映出公文的性质和价值，是标题的重要组成部份，一份公文只能有一个文种。

发文机关一般写在标题的开头，要写全称或者规范的简称，不可滥用缩略语。例：“中国共产党北京市委员会党校，可用其规范简称“中共北京市委党校”，不可简称“北京党校”。对公文行文内容加以集中和概括，一般标在标题的中间，是标题的核心部份。常用介词“关于”、“对”和表述主要内容的词语组成介词结构，以使事物更加具体、突出、鲜明。标题“三要素”写作规范发文机关事由文种即公文的种89标题“三要素”可省略情况省略发文机关省略事由公文的事由不是很重要，或者知照性的公文、极简单的公文，可同时省略发文机关和事由。例：《通知》、《布告》

如公文眉首上已印有制文机关的名称版头就可以省略发文机关。由国家最高权力机关或国家最高行政机关制发的公文，可以省略公文的事由。例：中华人民共和国全国人民代表大会公告、云南省人民政府令。省略发文机关+事由注意：公文标题不能省略文种标题“三要素”可省略情况省略省略事由公文的事由不是很重要，或90标题中标点符号的使用规范标题写作规范

标题中除用书名号和引号外，尽量不用标点符号。需要用到两个书名号、两个引号时，应按照从外到内的顺序，外面的用双书名号、双引号，里面的用单书名号、单引号。

标题中标点符号的使用规范标题写作规范标题中除用书名号914常见错误纠正4常见错误纠正92主送单位、抄送单位常见错误主送单位抄送单位错误：省公司××部主送单位是指公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位，不能是单位具体的部门。正确：省公司省公司党委（注：虽正文中主送单位不能写明具体的部门，但可在文件发文页面的主送单位栏写为“省公司（××部）”）抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位。正文中抄送单位及发文页面的抄送单位栏均可直接写出具体的部门，例：省公司××部主送单位、抄送单位常见错误主送单位抄送单位错误：省公司××部93标题常见错误生造文种缺失文种错误：关于在中国银行开设业务支出账户的申请关于楚雄分公司个险渠道“二、三”联动企划方案“申请、方案”是常用应用文而不是法定文种，不能独立行文，行文时必须套用相应法定文种。正确：关于在中国银行开设业务支出账户的请示关于下发《楚雄分公司个险渠道“二、三”联动企划方案》的通知错误：关于转发省公司《××××的通知》标题三要素中一定不能省略文种。正确：关于转发省公司《××××的通知》的通知标题常见错误生造文种缺失文种错误：关于在中国银行开设业务支出94标题常见错误混用文种错用文种错误：关于中国人寿楚雄分公司购买办公设备的请示报告“请示、报告”均是法定文种，一份公文时能有一个文种，两者同用造成误解。正确：关于中国人寿楚雄分公司购买办公设备的请示关于中国人寿楚雄分公司购买办公设备的报告错误：关于表彰2010年度×××获奖单位的通知文种使用错误，应该为“通报”。正确：关于表彰2010年度×××获奖单位的通报(补充：最常见用错的文种“请示”、“报告”、“函”，应仔细区别这三个文种。)标题常见错误混用文种错用文种错误：关于中国人寿楚雄分公司购买95标题常见错误用词重复多层转发错误：关于呈报（报送）××××××××的报告关于请求（申请）××××××××的请示因文种“报告”本身已包含了报送的意思，文种“请示”本身包含了“申请”的意思，故同时使用使得标题事由内容出现重复，应去掉“呈报（报送）”、“申请”。正确：关于××××××××的报告关于××××××××的请示错误：关于转发总公司关于转发集团公司关于转发全国金融工会关于××××××的通知的通知的通知的通知标题中出现多个“关于”和多个“通知”，使阅读者不知所云。这时可采用直接转发最上一级文件的办法，并去除多于的介词“关于”只保留一个文种“通知”。正确：转发全国金融工会关于××××××的通知标题常见错误用词重复多层转发错误：关于呈报（报送）×××××96标题常见错误标点符号介词错误错误：转发省公司《关于印发《中国人寿保险股份有限公司“职工之家”创建规划》的通知》的通知标题中需用到两个书名号、两个引号时，应按照从外到内的顺序，外面的用双书名号、双引号，里面的用单书名号、单引号。正确：转发省公司《关于印发<中国人寿保险股份有限公司“职工之家”创建规划>的通知》的通知介词重复，错误：关于对××项目进行集中采购的请示“关于”“对”同时使用，造成介词结构重复。正确：关于××项目进行集中采购的请示缺少介词，错误：××分公司“牵手”活动情况的报告缺少介词“关于”。正确：关于××分公司“牵手”活动情况的报告标题常见错误标点符号介词错误错误：转发省公司《关于印发《中国97标题分行排布标题常见错误错误：转发总公司《关于表彰2010年度银行保险销售精英的决定》的通知关于开展审核洗钱高风险等级客户基本信息工作的通知标题回行时，应注意词意完整，排列对称。正确：转发总公司《关于表彰2010年度银行保险销售精英的决定》的通知关于开展审核洗钱高风险等级客户基本信息工作的通知标题分行排布标题常见错误错误：转发总公司《关于表彰298正文结构层次序数及其标点符号的正确用法正文注意事项第一层“一、……二、……三、……”，用顿号；第二层“（一）…（二）…（三）…”，用括号；第三层“1.……2.……3.……”，用小数点；第四层“（1）……（2）……（3）……”，用括号。

使用括号的层次序数，括号外不再加其他标点符号。正文结构层次序数及其标点符号的正确用法正文注意事项99正文中日期、数字的正确表述正文注意事项日期应当写明具体的年、月、日，不能写“去年”、“今年”，也不能只写月、日不写年。年份要完整表述，如“2009年”不能写成“09年”。除成文日期等特殊要求外，正文中应尽量使用阿拉伯数字。成文日期中，“二○一一年五月十四日”，中间的“○”不能写成阿拉伯数字的“0”；不能写成英语大小写“O、o”；也不能写成汉字大写“零”，应该用汉字小写“○”。

（注：汉字数字小写—○一二三四五六七八九十；汉字数字大写—零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾。汉字数字的大小写可以在输入法的小键盘中文数字中选择。）正文中日期、数字的正确表述正文注意事项日期应当写明100正文中两个标点符号的正确用法正文注意事项

“〔〕”的用法：发文字号中年份外的括号应用“〔〕”，而不应该用“（）、[]、【】、〖〗”等。正确：国寿人险滇发〔2011〕123号。

“·”的用法：“五·一”、“3·15”、“诺尔曼·白求恩”，应该用“·”，不能使用小数点“.”。（注：“〔〕”、“·”可以在输入法的小键盘标点符号中选择。）正文中两个标点符号的正确用法正文注意事项“〔〕”的用101正文中其他一些要求正文注意事项

关于简称：使用非规范化简称时，应当先用全称，并注明简称。例：《中国人寿云南省分公司2011年保险先进村创建评选办法》（以下简称《评选办法》）

关于引文：发文机关+标题+（引用发文代字）。例：……根据总公司《关于优化调整补充医疗保险业务相关事宜的通知》（国寿人险发〔2011〕140号）文件，……

正文中其他一些要求正文注意事项关于简称：使用非规范102正文中附件标识的正确格式正文注意事项文件如有附件，应在正文之后，成文时间之前标明，并注明附件顺序和名称。正确标识：“附件：×××”；错误标识：“附：×××”、“附表：×××”附件如有序号，应使用阿拉伯数码加“.”，不能使用汉字“一、二、三”。正确标识：附件：1.××××××2.××××××错误标识：附件：一、××××××

二、××××××正文中附件标识的正确格式正文注意事项文件如有附件，103行文格式的使用文件格式常见错误错误：一是，需要用平行文格式的却使用上行文格式，例：主送给省公司党委的党委发文使用了上行文；

二是，需要用上行文格式的却使用平行文格式，例：主送给省公司的公司发文使用了平行文格式。正确：当同时满足以下两个条件时才使用上行文格式：1.必须是主送给省公司；2.必须是公司发文。行文格式的使用文件格式常见错误错误：一是，需要用平行文格式的104成文日期位置成文日期常见错误错误：1.没有正文页标注“此页无正文”；2.成文日期没有和正文在同一页；3.成文日期虽与正文在同一页，但距离不当。正确：1.没有正文页不能标注“此页无正文”；2.成文日期必须与正文在同一页（如不能在同一页，则应通过调节行间距等方法使其在在同一页。）；3.成文日期应与正文最后一行保持适当距离，加盖印章后上距正文最后一行2mm—1cm。成文日期位置成文日期常见错误错误：1.没有正文页标注“此页无105附件、转发件混淆附件、转发件混淆错误：1.把附件上传至转发原文处；2.把转发原文上传至附件处。正