档案管理制度

档案管理制度总则1.1本文件目的是规范物业公司各单位/部门档案管理。1.2本文件适用于物业公司各单位/部门的档案管理。定义2.1档案——企业管理活动中形成的对企业具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。2.2电子档案――特指在生产、管理过程中通过应用计算机和网络生成的具有保存价值的数字文件集。格式通常包括office文档，数据库文件、建筑、规划、工程类电子图纸，图片、音频视频等。职责3.1行政管理部负责指导和监督各单位/部门的档案管理工作。3.2各单位/部门负责对本单位/部门生成的档案资料进行分类、编号、登记、立卷，对需要移交的档案及时移交档案管理部门归档，行政管理部对各单位/部门资料进行抽查。工作要求4.1档案分类及命名4.1.1档案文件资料类别、内容、汇集部门、归档时间、保管期限、秘级及权限包括但不限于附表所列内容。4.1.2电子文档的命名以文件实际内容主题命名，并加注日期作为后缀。4.2案卷立卷要求案卷的内容构成为：封面、目录、文件资料。4.2.1案卷封面案卷题名应准确表示案卷的内容，简明扼要；应写明具体立卷单位的名称和编制日期。4.2.2案卷目录案卷目录包括总目录和卷内目录。4.2.2．1案卷总目录包括的内容如下：第1页共12页——序号，按照归档时间顺序，以案卷为单位应用阿拉伯数字从１起依次标注（例：1，2，3等）；——案卷题名，按照案卷封面上已填写的内容填写（例：会议记录、体系文件等）；——存档柜号，按照存放的橱柜编号填写，橱柜编号为：公司代码+单位代码+序号；示例：青龙城：TTWY－TTC－1；市国税：TTWY－SGS－1。——归档时间，按照归档的实际时间，按年、月、日填写（例：2009.1.1）；——备注，填写针对本案卷需要说明的事项。4.2.2．2卷内目录包括的内容如下：——序号，应用阿拉伯数字从１起按时间顺序依次标注卷内文件的顺序，—个文件—个号（例：1，2，3等），卷内文件应于首页右上角填写编号，编号要求与卷内目录的序号要求一致；——文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号［例：青龙物发（2009）号］；——责任者，应填写文件形成部门或主要责任者；——文件题名，应填写文件标题全称；——日期，应填写文件形成日期，按年、月、日填写（例：2009.1.1）；——页号，应填写每份文件首尾页上标注的页号；——备注，需要时填写。4.2.3卷内文件页号及卷内备考表如有需要，参照集团规定填写。4.2.4案卷装订文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸不装订。4.3档案保密4.3.1借阅档案必须办理借阅手续，不得私自带回家中及公共场所查阅，并严格遵守《保密管理规定》。4.3.2因工作关系向外单位提供档案时，经办部门必须写出书面清单，经分管领导批准后方可办理借阅。4.3.3绝密文件统一由行政管理部指定专人负责办理收发、传递、借阅、检查、清第2页共12页退及立卷保管工作，其他员工不得携带、代收、代发。4.3.4重要电子档案须采取以下措施加强保密工作。加密技术。各单位/部门必须将重要的保密文件归类整理并加密保存，同时删除多余的备份；身份认证。要求各用户设置计算机用户密码，防止无关人员进入计算机系统对文件或数据访问；读写控制。将保密文件设置为“只读”状态，在这种状态下，档案只能被读取，而不能做任何修改。4.4档案归档4.4.1归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。4.4.2归档文件应当完整、准确、系统、规范，签批手续完备。4.4.3音像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档。4.4.4归档文件统一采用纸质档案盒，必要时可采用塑料档案盒。档案盒侧面应打印注明案卷内容。4.5档案保管4.5.1各单位/部门设定专用档案保管区域及环境，必要时放置于公司统一的档案室；档案环境及橱柜保持洁净、干燥。4.5.2档案员负责档案保管、收进、移出登记和查阅、借阅工作，确保档案的完整、安全；如发现问题及时汇报，并采取相应的措施进行处理。4.5.3电子档案须采取如下方式保存：a)本地保存。各单位/部门档案员负责对本部门的档案选择一台电脑作为集中保存地，建立清晰的目录结构将本部门档案汇集，采取加密措施保存；光盘及其他保存介质应有明确编号，分类并存放于密闭干燥的环境中。备份工具和介质可采用光盘刻录机及光盘、移动硬盘，磁带机及磁带等。4.6档案利用4.6.1公司工作人员利用一般档案资料，须经借用者的部门负责人审核，档案所在单位/部门负责人同意；涉及商业秘密方面的档案，须经借用者的部门负责人审核，总第3页共12页经理批准，并填写《档案查借阅登记表》。4.6.2借用者须爱护档案，不得遗失、撕毁、折叠、涂改或作任何标注。4.6.3档案借阅期限为一周，到期后应及时归还。如借用者未及时归还，档案员有义务追回。如仍需借用，应重新办理借阅手续。退还档案时，档案员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理。4.6.4借用者调离本企业或离职前须归还所借档案，借用者的部门负责人有义务监督退还，否则不予办理有关手续。4.7档案鉴定销毁4.7.1档案鉴定工作一般每5—10年进行一次。4.7.2鉴定销毁程序a)由档案员提出销毁意见，编制销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；b)各单位/部门负责人、分管领导、总经理在档案销毁清册上签署意见；c)销毁档案时，应当由2名监销人按照销毁清册清点核对并在销毁清册上签名盖章。4.8档案检查工作4.8.1检查内容:档案“账”和“物”是否相符；档案环境与安全状况是否符合要求；档案提供利用是否准确、及时、方便；档案管理制度是否贯彻执行等。4.8.2检查时间：每年行政管理部对各单位/部门档案，每季度进行抽查一次；如发生灾害、污损、遗失等特殊事故时，及时进行检查。4.8.3各单位/部门指定兼职档案员，行政管理部负责组织检查并形成书面检查报告；对发现的问题和隐患要提出改进意见，并采取措施及时补救。4.8.4如发现违反档案管理规定者，视情节轻重给予责任人相应处罚。相关文件无相关记录序记录名称保存部保存期1《档案交接书》各单位/部门永久2《档案查借阅登记表》各单位/部门永久第4页共12页3案卷总目录各单位/部门永久4卷内目录各单位/部门永久附加说明：本文件末次修订起草人：本文件于2007年10月首次发布，2009年6月第一次修订，2013年5月第二次印刷。本文件由行政管理部负责解释。第5页共12页总类别 分类别交接验收文件一、物管项目文件业主资料其他资料

分类号 文件资料内容名称1立项批文、开工报告复印件2全套许可证复印件（工程规划、工程施工、规划用地、建设用地规划、固定资产投资等）3全套验收报告复印件（土建、消防、水电、电梯、通信、燃气、单体、装修安装、综合验收等）4图纸资料及交接清单5竣工图6接管验收资料（设备/房屋/精装/绿化/公共部位验收单等）7验收不合项整改记录及验收备忘8商品住宅质量保证书和使用说明书9其他资料（如隐蔽工程、施工设计变更等）设备移交相关资料（配电室、电梯、消防、智能化等相关图纸、验收报告、合格证、使用说明书、调试安装说明、维修保养记录、购销合同等）房屋交接验收单前期物业服务协议业主公约及承诺书业主装修审批手续钥匙交接清单（含失、损钥匙记录）业主委员会相关资料（含章程、选举记录、会议纪要、成立筹备资料、公告、活动资料等）各种质量记录本单位所获荣誉证书、奖牌、奖杯等第6页共12页

汇集 归档 保管部门 时间 期限 秘级 借阅权限部交接验永门各单位收或办负理完毕秘密后三个责月内人久总类分类目分文件资料内容名称目类号1月度计划、计划调整等资料计划和统计2计划完成情况分析3内部统计报表4外部统计报表1绩效考核资料2、各单位经营管理目标责任书3管理通报二、经企业管理4季度考核资料5督导检查及整改验证记录营管理类6督导简报7体系文件8满意度调查结果及分析资料9管理评审相关资料10内外审相关资料11档案移交清单、销毁清册12品牌相关影音资料13企业认证、达标、荣誉等活动的呈报、审批资料、合格证、资格证、奖杯、证书1各类合同书、协议书2外来文件、内部红头文件及重要通知

汇集部门人事行政部统计部门人事行政部品质部品质部人事行政部第7页共12页

归档保管期限时间短期长期长期次年第一季度长期长期长期长期随时长期随时永久随时永久次年第一季度

秘级借阅权限一般秘密秘密秘密部门借阅由部门一般负责人批准，秘密一般一般秘密其他部门借阅由秘密分管领导批准秘密秘密一般一般一般秘总类分类目目行政三、 事务行政管理

分类文件资料内容名称号3总办会议纪要、会签文件等4其他各类会议的会议纪要、重要会签文件、相关的录音录像资料

汇集 归档部门 时间提出部门

秘级保管期限 借阅权限密部门借阅由部门负责人批准，类培训工作法律事务人事档案重大活动四、党工党工 文件类

5工商行政管理方面的材料1培训计划、方案2员工外出培训名单、审批表、合同1劳动纠纷处理及诉讼案件资料1劳动合同2个人档案3人事资料1外事活动新闻报道、照片2内部活动新闻报道、照片1党支部会和民主生活会会议记录、纪要2党员活动记录3党员、积极分子档案及党费收缴记录民主管理、劳动竞赛、表彰先进、文体活动等资料1民主管理、劳动竞赛、表彰先进、文体活动等资料

行政管理部行政管理部品质部党支部工会工会第8页共12页

办理完毕后一个月归档次年第一季度结案三个月随时次年第一季度年底

长一般一般 其他部门借阅由分管领导批准秘密期秘密秘密秘密期 一般一般秘密档案交接书年月

日

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第 页序号

项目名称

卷内目录

备注移交人签字： 接收人签字：负责人签字： 负责人签字：第9页共12页档案借阅登记表日期资料