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文档简介
88/88TOC\o"1-3"\h\z第六章公关销售系统 2第一节协议治理 21.1协议治理实例分析 21.2协议治理 31.2.1销售员治理 31.2.2房价方案 51.2.3房价明细设置 81.2.4房价码设置 111.2.5消费模式 141.2.6设置协议码 171.2.7客户(单位)类不 201.2.8新增客户(单位) 201.2.9新建协议单位实例一 231.2.10共享协议码实例 26.1.3其他 281.3.1客户(单位)列表 281.3.2系统房价调整 291.3.3协议房价本日时刻变化 301.3.4来宾消费手工记录 301.3.5佣金治理 31第二节预订和查询 322.1预订 322.1.1散客预订 322.1.2散客预订多间房 332.1.3团体&会议预订 362.1.4餐饮预订 362.2查询 372.2.1读卡 372.2.2会议室预留 382.2.3档案查询 392.2.4来宾留言 422.2.5公共信息 42第三节房类与房间 433.1房类 433.2房间 43第四节统计报表 434.1报表 434.1.1饭店营业总表 444.1.2报表的打印 444.1.3稽核报表 454.1.4报表专家 474.2辅助功能 474.2.1经营分析 474.2.2专门要求统计 484.2.3制作统计广告标牌 49第五节小结 50第六章公关销售系统公关销售系统要紧针对饭店公关销售部的实际职能,实现协议治理、客房与各餐饮娱乐点预订以及酒店各类信息及相关报表查询等功能。公关销售菜单第一节协议治理FOXHIS系统提供了一套内容丰富完善的协议治理功能,通过销售员治理、房价治理、消费模式治理、协议码与协议类不以及协议档案治理等功能来实现。酒店的销售部门能够运用其来实现各种销售策略,并将得到准确有用的销售分析报表。下面我们首先以实例形式明确制定协议单位的差不多操作,然后再分解操作步骤,具体讲明协议治理的每个组成部分。1.1协议治理实例分析实例6.1:假设酒店前厅部销售员扬帆代表酒店与杭州西软科技公司签定优惠房价协议,内容如下。其中杭州西软科技公司联系人朱小姐、联系电网址是、地址是杭州文三路天苑大厦层。一、房价房间类型门市价协议价备注平常周末(五、六)标准间北400240260单人房598360380标准间南782420450豪华商务房978600600套房(1)138010001118豪华套房300020002100包括两卧、两卫表-1二、优惠条款:●以上协议房价均为净房价;●如遇大型会议价格另议;●餐饮食品7.5折、酒水8.5折、香烟不打折。三、预订房间如无专门讲明,房间将只保留至北京时刻18:00。四、付款:所有帐款需在规定日期内结清。分析:执行协议治理→新增客户(单位),打开如下『客户(协议单位)主单』窗口。协议单位差不多信息协议单位差不多信息图6.1由上图可见,建立一个协议单位必须录入协议单位差不多信息、设置消费模式。具体细分之后,必须具备以下信息:需要条件讲明章节电脑中有销售员扬帆给扬帆设置工号《1.2.1销售员治理》实例房价的计算定义房价方案《1.2.2房价方案》录入每类房间的协议价定义房价明细《1.2.3房价明细设置》实例组合房价明细,定房价码《1.2.4房价码设置》房价码设置实例定义协议消费模式《1.2.5消费模式》实例制定协议码《1.2.6设置协议码》实例增加单位类不《1.2.7客户(单位)类不》表-2以上各部分设置在FOXHIS系统中,都有相应的实现功能,下面我们首先进入《1.2协议治理》,等讲明结束时,建立上协议单位的各部分也就配备齐全了,到时只要综合,即可生成协议单位。在协议单位输入前,必须先对销售员、房价方案、房价码、消费模式、协议码、协议类不等项目进行设定。1.2协议治理1.2.1销售员治理FOXHIS可将全体销售员分成几类,每个类不下又可设置具体的销售员。治理销售员时一般先设置类不,再设置或修改销售员。执行协议治理→销售员治理,打开如下图所示的『销售员维护』窗口。编辑区把鼠标停留在某个按钮上,系统就会显示那个按钮的功能已有的销售员类不,双击可查看该类下的销售员编辑区把鼠标停留在某个按钮上,系统就会显示那个按钮的功能已有的销售员类不,双击可查看该类下的销售员图6.2上图界面为系统代码设置的统一界面,其风格与操作方法与WINDOWS中的资源治理器相仿。窗口中部工具栏各按钮的功能依次是:——上一级;——打开;——增加;——修改;——存盘;——删除;——退出。操作者能够利用这些按钮完成销售员的治理。销售员设置好后,每一个协议档案必须对应相应的销售人员。对某一销售人员的所有协议在酒店的消费额进行统计即为该职员的销售业绩。下面以实例讲明。实例6.2:增加前厅部销售员扬帆。分析:有上图可见,现没有前厅部那个大类,因此,必须首先设置前厅部这类,再增加销售员名单。操作步骤:(1)、『销售员维护』窗口下,如上图所示。单击增加按钮,光标定位在编辑区,如下图所示。图6.3(2)、【代码】处输入B,那个由操作者决定,也能够是C、01等;【描述】中输入前厅部,如下图所示。单击存盘即可。图6.4(3)、双击『销售员维护』窗口左边显示的“前厅部”,打开编辑区。(4)、单击增加按钮,光标定位在编辑区【销售员号】处,如下图所示。图6.5(5)、【销售员号】处输入YF(也能够是其他代码如三位数字等),【名称】处输入扬帆,【电脑工号】处输入YF。【电脑工号】和【销售员号】能够相同,也能够不同,系统建议使用相同代码。单击存盘,或回车接着增加销售员。图房价方案在实际操作中,酒店针对不同时期、不同协议可能实行房价含早餐、房价服务费优惠等各种房价策略,为此系统引入了房价方案概念。房价方案提供了对包价、服务费与城建费费率及优惠计算方法等房价参数的定义。房价方案定义完后,可分不对散客、团体主单、团体成员、协议单位等对象进行设定,因此其应用特不灵活与广泛。执行协议治理→房价方案,打开如下『房价方案』窗口。图6.7上图列出了已有的房价方案,其中:【代码】可自由定义,系统建议使用三位数字。【帐号】为空,表示该方案适用于所有客人;不为空则表示该方案为指定帐号的特定房价方案。【描述】对该房价方案的讲明,系统建议使用含义明确的文字。【服务费】、【城建费】都在包价中定义。【模式】用字母组合表示该房价方案对服务费、优惠计算等的选择,它是由系统依照操作者的选择自动生成的,因此一般操作人员只要了解即可。模式中字母含义如下表:字母顺序含义可选项第一位房价中是否包含服务费I:含服务费E:不含服务费第二位房价计算顺序D:先算优惠S先算服务费I:独立计算第三位团体成员是否收服务费C:收服务费F:不收服务费第四位加床是否有优惠D:有优惠N:没有优惠第五位加床是否倒扣服务费D:扣服务费N:不扣服务费举例EDFNN不含服务费、先算优惠、团体成员不收服务费、加床不优惠、不扣服务费表-3【包】数字表示包价中含有几项,由系统依照〖包价〗定义自动生成。如我们将在下实例中定义了一包价,这时项目【包】的数值就为1,若包价内容含有3项,【包】的数值就为3。上图窗口底行功能按钮操作都比较简单,值得注意的是〖包价〗按钮。单击〖包价〗可定义房价包含或附加相应费用等情况,如房价含早、入住客房送娱乐券等。实例6.3:增加一免服务费、附加费且包含跨虹厅68元早餐一份的房价方案,命名代码为001。操作步骤:(1)、上图『房价方案』窗口下,单击〖增加〗,光标定位于【代码】处,输入001,【描述】处输入免服务费、附加费、含单早,单击〖存盘〗,窗口如下所示。图6.8(2)、单击〖包价〗,打开『定义房价方案“001”』,单击“免服务费”、“免附加费”。(3)、单击增加按钮,【次序】处输入01,【代码】处输入11A(按F1,使用关心也能够),回车系统自动显示【描述】内容,【金额】处输入68,,窗口显示如下图。图6.9(4)、单击〖存盘〗、〖退出〗,『房价方案』窗口,“001—免服务费、附加费、含单早”记录如下。图6.10(4)、房价方案定义成功。◆『定义房价方案“001”』窗口“定义房价”标签页“标志”:有“包含”与“外加”两种选择,指房价是否包含该项费用。系统默认房费包含该费用。“稽核(半)”:定义系统自动补过半天房费时是否需要收取该项费用。有“不收”、“减半”、“全额”三种选择,系统默认“不收”。“日租”:定义手工加收全天或半天房费时是否需要收取该项费用。有“不收”、“减半收”、“按比例收”、“全额收”四个选择,系统默认“不收”。◆『定义房价方案“001”』窗口“高级设置”标签页单击“高级设置”标签页,如下图所示。图6.11若一房价方案未定义免服务费与附加费,则可在上图窗口中可定义其具体的费率及计算模式。 若某一主单在预订或登记时选择了该类房价方案,则在其散客工作窗口下,执行其他→房价方案,可打开如下窗口,查询该房价方案的具体内容,同时可预览房费。图6.12由上图窗口能够看出,房费中包含了68元的跨虹厅早餐费,但在补过半天及加收房费时不再包含,且免收服务费与附加费。1.2.3房价明细设置在实际应用中,不同的协议有不同的房价优惠,一个房价优惠能够包含不同房类的明细优惠、对不同时段设定不同的优惠房价。系统中的房价码即为各种房价优惠,房价明细项目确实是各房类针对不同协议的明细优惠。注意:同一房价明细项目可被多个房价码调用房价码的定义可分三步完成:(1)、房价明细项目定义;(2)、房价码代码及名称的定义;(3)、给房价码选择房价明细。本节首先讲明如何定义房价明细项目。执行协议治理→房价明细项目,打开如下『房价明细设置一览表』窗口。该窗口显示了当前差不多定义好的房价明细。操作者能够通过窗口右边〖编码〗、〖名称〗按钮,查询现有的房价明细。下面我们用实例讲明如何新建房价明细。注意:定义房价明细时,代码和明细描述都不能重复。图6.13实例6.4:定义实例6.1中提到的房价优惠之一,标准间北平常240元,周五、周六260元。假设:标准间北的代码是BJA。操作步骤:(1)、如上图所示的『房价明细设置一览表』窗口下,单击〖新建〗,打开『房价明细项目设置』窗口。(2)、【代码】、【描述】可自定义,其中【代码】支持五位,系统建议编辑代码和描述时要求含义明确,如【代码】处输入BJA24;【描述】输入标准间北240元;光标定位于【房类】处,按F1,获得关心,因为该明细适用于BJA类房间,因此单击“BJA标准间北”。【星期】处,按F1,获得关心如下图所示,单击“星期日”到“星期四”,单击〖确定(O)〗,表示适用于周日到周四。图6.14(3)、【实价】处输入240,回车,【方案】处选择默认值,房价方案的设置差不多在上节中讲明,请参见上节。信息录入完毕后,窗口显示如下图。房价方案的设置在1.2.2节已讲明房价方案的设置在1.2.2节已讲明图6.15(4)、单击〖存盘〗,〖退出〗,『房价明细设置一览表』增加一明细记录。图6.16(5)、重复步骤(1)——(4),建立标准间北260元明细,使『房价明细项目设置』窗口如下,即可。C定价区B条件区A代码区C定价区B条件区A代码区图6.17◆『房价明细项目设置』窗口上图『房价明细项目设置』窗口分为三个区:A代码区、B条件区和C定价区。●A代码区【代码】只能在新建时输入,一旦存盘则不可再修改。●B条件区【楼号】是针对酒店有多幢楼的情况,每幢楼可编号,以示区不。【虚拟房类】房类的上一级概念。其具体含义参见《FOXHIS差不多概念》中的相关讲明。【房类】用于录入适用该房价明细的房类。【年份】、【月份】、【日】、【星期】分不指该房价适用于哪些年、月、日或星期,可多选。注意:条件区中“条件一”、“条件二”的前五项均可多选。●C定价区【淡季】、【平季】、【旺季】是酒店依照客源等情况可自定义的三种销售季节。【模式】定价模式有“优惠”与“实价”两种选择,分不对应于后面的“优惠率”与“实价”两个具体值。【单位】指定价单位可有“年”、“月”、“天”、“人”四种选择。【房价方案】其含义详见上文讲明。不同季节可选择不同的房价方案。【佣金】给旅行社等计算返佣的参数,有三种模式能够选择(a)、底价,酒店给旅行社的房价,佣金=实际房价-底价(b)、比例,按百分比,佣金=实际房价X比例(c)、固定,一个固定不变的金额佣金=固定金额1.2.4房价码设置房价码也能够称为房价优惠包,它是由各种房价明细组成的。实例6.5:建立杭州西软科技公司房价码,其中包含的房价明细同1.1节中的实例6.1。操作步骤:(1)、执行协议治理→房价码,打开『房价码设置』窗口,如图所示。单击窗口右边〖新建〗按钮,打开如下窗口。(2)、单击〖增加〗,【代码】处输入C000248(接着原有的代码,只要不重复即可,但必须是C开始的编号),【描述】处输入杭州西软科技公司,【协议专用】处输入T,如下图所示。图6.18补充:上图中【代码】可自由定义,系统建议以C开头;【描述】应尽量体现该房价码的特点;【专用】指该房价码是否为单个协议服务。(3)、单击〖存盘〗,〖退出〗该窗口,『房价码设置』窗口中增加一记录。『房价码设置』窗口中找到该记录,单击选中,如下图所示。双击,可查看房价明细内容方法提示该单位目前无房价明细双击,可查看房价明细内容方法提示该单位目前无房价明细图6.19补充:上图左边部分列出了各房价代码及其描述等信息。单击〖代码〗按钮,即可进入修改窗口,对各代码的初始信息进行编辑。(4)、供选择的房价明细代码中找到“BJA24”记录,选中,按住鼠标左键不放,向上拖动至显示区,鼠标箭头显示为地球状,松开即可。(5)、重复上操作,可将差不多定义好的杭州西软科技公司的房价明细全部拖动到窗口的右上方。如下图所示,定义杭州西软科技公司的房价码成功。图6.20补充:上图窗口右边的上半部分显示该房价码已选中的房价明细,下半部分窗口显示所有待选的房价明细。1.2.5消费模式消费模式用于定义餐饮、娱乐的服务费、折扣和附加费的方案及比例。消费模式适用于协议单位也适用于一般客人,它的定义可分通过消费模式代码定义与消费模式内容定义两步来完成。消费模式代码执行协议治理→消费模式代码,打开如下『消费模式代码编辑』窗口。图6.21上窗口中的代码可自行定义,其名称与描述应尽可能直观、明确地表示本项模式的特点。使用〖查询〗、〖增加〗、〖删除〗、〖修改〗等按钮可对模式代码进行编辑。至于每个消费模式具体包含的内容,执行协议治理→消费模式定义,即可定义,请参见本节下部分讲明。实例6.6:因实例6.1中协议的需要,建立食品酒水打折、香烟不打折消费模式。操作步骤:(1)、『消费模式代码编辑』窗口下,单击〖增加〗,光标定位在【代码】处。(2)、【代码】处输入080(能够是其他编号,只要不和已有的重复即可),【中文名】处输入协议单位打折,【英文名】可填可不填,【描述】处输入食品酒水打折、香烟不打折,单击〖存盘〗,定义成功,窗口如下图所示。图6.22注意:以上只是定义了消费模式代码,该消费模式的具体内容定义请参见下实例。消费模式定义执行协议治理→消费模式定义,打开如下『各营业点消费模式定义』窗口。该窗口左边是“模式列表”,这些差不多上在消费模式代码中定义,右边是“模式定义明细”。在“模式列表”中找到上实例定义的模式代码,单击,右边的“模式定义明细”显示空白如下图(这是因为我们还没有定义明细)。图6.23“类型”表明本条信息所定义的模式类型。可选项有“优惠”、“服务费”、“附加费”三个。“部门”表示本条信息所适用的部门范围,对应于稽核报表中的营业部门。本系统中一般情况下,“02”表示餐饮部,“03”表示娱乐部。若只输入“0”,则表示可适用于所有部门。“菜谱代码”表明是对大类、小类依旧具体的菜进行处理。与部门项一样,代码位数越多优先级越高。“比例”即模式优惠率(或服务费率、附加费率)。有不于菜单中临时定义的菜单优惠(服务费、附加费)。“理由”即优惠理由,一般由工程师事先在维护代码中定义。“模式”:用于定义优惠、服务费、附加费等的计算方法。针对不同的类型有不同的可选项。这些可选项系统已定义好,酒店不能修改。优惠模式的选项及含义如下表:优惠模式内容举例讲明不优惠模式优惠X菜单优惠如模式打8折,菜单打9折,则实际打7.2折模式优惠+菜单优惠如模式打8折,菜单打9折,则实际打7折以模式优惠为准如模式打8折,菜单打9折,则实际打8折以菜单优惠为准如模式打8折,菜单打9折,则实际打9折以较大优惠为准如模式打8折,菜单打9折,则实际打8折以较小优惠为准如模式打8折,菜单打9折,则实际打9折表-4服务费、附加费的可选项及含义如下表:服务费、附加费模式内容举例讲明以模式服务费率为准如模式服务费率20%,菜单服务费率为10%,则实际服务费率为20%以菜单服务费率为准如模式服务费率20%,菜单服务费率为10%,则实际服务费率为10%以较大的服务费率为准如模式服务费率20%,菜单服务费率为10%,则实际服务费率为20%以较小的服务费率为准如模式服务费率20%,菜单服务费率为10%,则实际服务费率为10%以模式服务费率为准(优惠服务费)通常指服务费打折以菜单服务费率为准(优惠服务费)以较大的服务费率为准(优惠服务费)以较小的服务费率为准(优惠服务费)优惠服务费表-5实例6.7:定义“080协议单位打折”模式的明细:所有食品打7.5折,若酒店有其他优惠活动则以菜单优惠为准;所有酒水打8.5折,以菜单优惠为准;香烟不打折。上明细只适用于餐饮部消费。优惠服务费,以菜单规定为准。假设:02代表餐饮部,0代表食品,1代表酒水,2代表香烟操作步骤:(1)、『各营业点消费模式定义』窗口下,单击〖设置〗,打开『餐饮娱乐模式定义』窗口,如下图所示。(2)、单击〖增加〗,【类型】处选择“优惠”,【部门】处输入02,【菜谱代码】处输入0,【比例】处输入0.2,【理由】处选择“协议优惠”,【模式】中选择“以菜单优惠为准”,〖存盘〗。(3)、重复上操作步骤,设置其余明细,设置完毕,『餐饮娱乐模式定义』窗口如下图所示。图6.24(4)、存盘后单击〖退出〗,『各营业点消费模式定义』窗口显示如下,明细定义成功。图设置协议码实际使用中,可能出现多个协议单位享受相同优惠模式的情况。为减少操作,优化系统结构,FOXHIS设计了通用协议码治理功能。协议码一旦设定,能够为多个协议服务。因此,也可专门为某一协议设计一个协议码。协议码包含房价码和消费模式。执行协议治理→设置协议码,打开『通用协议码一览表』。图6.26上窗口中列出了所有协议码的差不多信息,窗口右边〖新建〗、〖删除〗按钮增加或删除协议码。〖编码〗、〖名称〗、〖房价码〗、〖消费码〗、〖备注〗按钮为查询房价码提供条件。双击某一协议码可打开如下图所示窗口,可对协议码内容进行编辑。图6.27 房价码与消费码可通过问号得到关心,如上窗口提示。也可双击房价码对其进行创建和编辑。实例6.8:为杭州西软科技公司建立房价码。该公司房价码在《1.2.4房价码设置》实例中差不多建立,消费码使用“080协议单位打折”,该消费码建立请参见上节。分析:操作步骤:(1)、『通用协议码一览表』窗口,单击〖新建〗,打开『协议码编辑』窗口。【协议码】处输入C000248(系统建立使用与房价码相同的编号,便于经历),【协议名称】处输入杭州西软科技公司,单击〖存盘〗。双击【房价码】处,系统提示“是否用当前协议码名称创建同名房价码?”,如下图所示。图6.28(2)、由于我们在《1.2.4房价码设置》实例中差不多为该公司建立了房价码,因此此处不需要再建立,因此单击〖否(N)〗。(3)、【房价码】处,按F1,打开『房价码关心』窗口,选择“杭州西软科技公司”记录。系统自动显示【房价码】和相应【描述】。(4)、用同(3)方法选择【消费码】为“协议单位打折”。(5)、把该协议码制定为西软科技公司专用,单击“专用协议”,使其显示如下图。图6.29(6)、单击〖存盘〗,协议码编辑完毕。退出该窗口。『通用协议码一览表』显示增加的记录。注意:房价码也可在那个地点直接创建,这种操作比较方便,通常系统建议使用这种方法。1.2.7客户(单位)类不实际中,酒店销售部为便于统计会将客户单位(协议单位)分成几类,如按单位性质、所属地区、企业规模等分类。正确录入协议类不后,本系统将产生相应类不的销售报表以供参考。执行协议治理→客户(单位)类不,打开如下『协议单位类不——代码维护』窗口。协议单位类不一般系统中已有该类信息,而且下窗口的操作十分简单,此处不再细述。由下图可见,系统中已设置了“公司”,我们将在下实例中使用该类不。图6.301.2.8新增客户(单位)通过以上各节的预备工作,下面我们建立杭州西软科技公司为本酒店的协议单位,并给它一个AR帐号。实例6.9:杭把州西软科技公司增加为本酒店的协议单位。操作步骤:(1)、执行协议治理→新增客户(单位),打开『客户(协议单位)主单』,如下图所示。(2)、录入公司差不多信息。【自编号】处输入GS00001,【类不】处单击,打开下拉表,单击“公司”,【客户名称】处输入杭州西软科技公司,【地址】处输入杭州文三路天苑大厦21层,【电话】处输【WWW信息】处输入,【联系人】处输入朱小姐,【销售员】处按F1,打开关心,选择扬帆。存盘。图6.31(3)、执行协议码→调整,系统提示“[Y]依照当前档案创建协议码,[N]直接从当前协议码中选择,[Cancel]取消”。由于我们差不多建立了协议码,因此选择[N],单击〖否(N)〗,打开『协议码关心』窗口,底行【代码】处输入C00024,窗口显示前匹配的协议码,如下图所示。图6.32(4)、双击“C000248”记录,『客户主单』窗口显示该协议的房价码和消费码。(5)、执行AR帐号→调整,系统提示如下图所示。图6.33(6)、单击〖1.依照当前档案创建AR帐号〗,『客户(协议单位)主单』窗口的【AR帐号】自动生成。若单击〖2.直接从当前AR帐号中选择〗,则可从系统已有的AR帐号中选择一个。图6.34补充:上图窗口上半部分为协议单位的差不多信息,依照实际情况填入即可。其中【自编号】由销售员自定,【电脑编号】在第一次存盘时由电脑自动生成,不可编辑。【类不】、【客户名称】、【销售员】为必填项目。窗口下半部分用于显示该协议单位的消费模式,包括房价码、消费码、相关人等信息。窗口菜单的使用我们将在1.3节实例中讲明。(7)、为便于销售员查询协议的其他信息,可把这些信息存如附件。单击附件,打开『附件编辑』窗口,录入协议的其他信息,存盘,如下图所示。退出该窗口,协议单位新建成功。图6.351.2.9新建协议单位实例一由整个1.2节前部分能够看到,按照如此的顺序建立一个协议单位尽管条理专门清晰,但操作比较苦恼。在明白了原理之后,下面介绍建立协议单位的常用方法。实例6.10:IBM上海分公司与酒店的协议内容如下(销售员扬帆):一、房价房间类型门市价协议价备注平常周末(五、六)标准间南782430460豪华商务房978580580套房(1)1380800880豪华套房300018001800包括两卧、两卫表-6二、优惠条款:●以上协议房价均为净房价;●如遇大型会议价格另议;●餐饮食品7.5折、酒水8.5折、香烟不打折。三、预订房间如无专门讲明,房间将只保留至北京时刻18:00。四、付款:所有帐款需在规定日期内结清。为使操作简化,假设只知公司联系人方小姐、联系电分析:建立协议单位之前,首先录入所有的房价明细列表中没有,而该协议需要的房价明细。那个操作比较简单,请参见《1.2.3房价明细设置》。假设所有的房价明细差不多建立完毕,下面开始建立协议单位。操作步骤:(1)、执行协议治理→新增客户(单位),打开『客户(协议单位)主单』。(2)、【自编号】处输入GS00002,【类不】处选择“公司”,【客户名称】处输入IBM上海分公司,【电话】处输【联系人】处输入方小姐,【销售员】处选择扬帆。(3)、单击〖存盘〗,系统生成【电脑编号】。(4)、执行协议码→调整,单击〖是(Y)〗,系统生成【协议码】。执行协议码→主单,系统提示“是否用当前协议码名称创建同名房价码?”,如下图所示。图6.36(5)、单击〖是(Y)〗,弹出『房价码』窗口,把房价列表中的明细,从下窗口“可供选择的房价明细代码”中,选择,向上拖动。结果如下图。图6.37(5)、单击〖存盘〗,〖退出〗,回到图6.36窗口。单击【消费码】处的,选择“080协议单位打折”。单击〖存盘〗,窗口如下图所示。图6.38(6)、执行AR帐号→调整,弹出提示窗口,单击〖1.依照当前档案创建AR帐号〗,『客户(协议单位)主单』窗口的【AR帐号】自动生成。(7)、执行AR帐号→主单,打开『AR帐主单信息』窗口,如下图所示,可修改或补充有关信息。图6.39(8)、修改完AR帐主单信息后,存盘,退出,回到『客户(协议单位)主单』窗口。IBM上海分公司协议主单如下图所示。图6.401.2.10共享协议码实例实例6.11:IBM广州分公司与酒店签定的协议内容和上海分公司一致,假设也是销售员扬帆的客户。公司信息:联系人熊小峰,电分析:由于该单位与已建立协议的IBM上海分公司的协议一样,因此能够使两个单位共享房价码。操作步骤:(1)、执行协议治理→新增客户(单位),打开『客户(协议单位)主单』。(2)、【自编号】处输入GS00003,【类不】处选择“公司”,【客户名称】处输入IBM广州分公司,【电话】处输【联系人】处输入钟国庆,【销售员】处选择扬帆。(3)、单击〖存盘〗,系统生成【电脑编号】。(4)、执行协议码→调整,系统提示,如下图所示。图6.41(5)、单击〖否(N)〗,弹出『协议码关心』窗口。在底行【描述】处输入I,窗口显示如下图所示。图6.42(6)、双击“C000250”记录,『客户(协议单位)主单』显示房价码、消费码信息。设置AR帐号的方式同上实例,不再重复讲明。图其他1.3.1客户(单位)列表客户(单位)列表显示了系统当前所有的协议单位,并设置分类显示。系统提供大量的查询条件便于客户查询,同时还能完成新建协议单位的功能。执行协议治理→客户(单位)列表,打开如下窗口。系统默认显示当前所有正在使用的协议单位,操作者可通过选择右上角的状态,查看停用或所有的协议单位。单击,打开下拉列表可选择协议的状态分类显示单击,打开下拉列表可选择协议的状态分类显示图6.44『客户(单位)一览表』右边有一排功能按钮,功能讲明如下:〖新建〗单击该按钮,打开『客户(协议单位)主单』,可新建协议单位。〖编码〗、〖名称〗、〖类不〗、〖协议〗、〖联系〗、〖职员〗、〖备注〗差不多上用于单个条件的查询按钮,其中〖名称〗查询支持模糊匹配,其他支持前匹配。模糊匹配是指只要包含输入的内容,查询结果中都将显示;前匹配是指,若要查询自编号以GS开头的单位,能够单击〖编码〗输入GS,那么查询结果中将显示所有自编号是GS开头的协议单位。以上这些查询按钮使用方法类似,不再一一讲明,仅以〖名称〗为例。实例6.12:如已知协议单位的名称中含有电子科技,要求查询该单位,并查看协议的详细信息。操作步骤:(1)、上图窗口下,单击〖名称〗按钮,打开如下输入框。(2)、依照提示输入电子科技,如下图所示。图6.45(3)、单击〖确定(O)〗,即可显示查询结果,如下图。可见该系统中只有一个协议单位的名称中含有电子科技四个字。(4)、双击蓝色显示的记录,打开该协议单位的『客户主单』,可查看相关信息。图6.46〖速查〗即简单条件组合查询。单击该按钮,打开如下窗口,单击〖附加〗按钮,可显示更多查询条件。输入查询条件后,单击〖确认(O)〗,即可显示查询结果。图6.47〖组合〗自定义组合查询是一种强有力的查询方法,能够满足客户多方面的要求。由于该按钮在第一章《系统基础》中已详细讲明了使用方法,此处不再细述,请参见第一章《5.1.1当前住客档案》组合查询的讲明。1.3.2系统房价调整一般的宾馆酒店特不是以旅游业为主的酒店,其销售的季节性是专门明显的。酒店为了更好地吸引和稳定客源,常常在淡季、平季、旺季等不同的季节实行不同的促销价。本系统提供了方便、灵活的房价调整功能来满足上述要求。执行协议治理→系统房价调整,打开『系统总体房价调整方案』,如下图所示。图6.48系统同意同时设计多个房价调整方案。若相互间有冲突,通过优先级来解决。每个方案由三部分组成,如上图所示,第一部分可定义该方案的优先级与适用的房价方案;第二部分为条件区,可依照实际情况定义各日期条件和房间条件,能够细化定义到具体的某一天或某一间房;第三部分为定价区,有“优惠”和“实价”两种定价模式。如上图,调整方案一表示:每年的1、2、12月份,DBJ、DDC两种房的房价为550.00元,且免服务费、附加费、含单早。调整方案二表示:每逢周一、二、三、四,酒店所有房类房价均打六折,且房费含早。假设2004年3月30日,星期二,入住DBJ房类。由上房价调整方案的定义,能够看到同时满足方案一和方案二,这时DBJ的房价应选择优实价550.00元,因为方案一的优先级高。注意:客人预订或入住时,在散客工作窗口中显示的房价仍为门市价,在过房费时系统才去匹配各房价调整方案,若满足条件则房费按调整后的价格入帐。1.3.3协议房价本日时刻变化执行此功能,系统将检查目前的协议客人本日的房价和昨天比是否有变动。1.3.4来宾消费手工记录此功能用于手工补录客人的消费记录。1.3.5佣金治理自动过房费时,系统将自动记录佣金数量。操作者可通过打印相关的佣金报表,辅助治理佣金。执行协议单位→佣金治理,打开『佣金记录列表』窗口,如下图所示。该窗口列出了当前已有的佣金记录,同时又分类显示已返和未返的记录,通过切换标签页,可查看分类情况。窗口右边〖帐号〗、〖姓名〗、〖房号〗、〖到日〗、〖离日〗、〖日期〗、〖工号〗、〖单位〗等按钮,用于条件查询。〖组合〗按钮用于处理复杂查询。关于〖组合〗按钮的使用,请参见第一章《系统基础》中《5.1.1当前住客档案》中的组合查询讲明。图6.49双击某记录,可打开『佣金记录编辑』窗口,可手工调整佣金。图6.50〖回佣〗用于标记差不多返佣的记录。〖佣码〗用于查询回佣情况。〖新建〗用于手工调整、输入佣金。单击〖新建〗,打开『佣金记录编辑』窗口,可手工输入佣金。第二节预订和查询2.1预订酒店公关销售部的另一重要职能是同意各种预订单,为了便于销售部直接操作,系统在本模块中集成了散客预订、团体预订和餐饮预订三个功能。下面我们分小节讲明各预订的操作,着重指出和预订接待系统的不同之处,相同部门请参见第二章《预订接待系统》相关讲明。2.1.1散客预订散客预订功能在散客工作窗口中完成,该窗口包含了散客的所有信息。预订散客时应依照实际情况尽可能完整地输入预订信息,特不注意对来源、类不、单位等信息也应正确输入,从而保证销售报表的准确性。执行预订→散客预订,打开如下『散客工作窗口』。该窗口与“预订接待系统”的『散客工作窗口』有区不,着重突出简洁性。『散客工作窗口』要紧能够分为三部分,A区帐号栏、B区客人信息、C区显示当前预订信息。C区显示预订信息B区客人信息录入处A区帐号栏,保存主单是自动生成帐号C区显示预订信息B区客人信息录入处A区帐号栏,保存主单是自动生成帐号图6.51◆A区帐号栏帐号栏信息反映了客人主单的类不、状态和联房情况,这些内容均由系统自动产生。图6.52【团号】──若该客人是某团队的成员,客人所在团队的团号将自动显示在散客主单的那个位置。【帐号】──客人主单存盘后,由系统自动产生。帐号的构成由其自身的规律(参见第一章《系统基础》的《3.1Foxhis相关概念》)。【房号】──客人所在房间号。【状态】──显示主单状态,R代表预订,I代表在住,O代表当天结帐等。【联房】──显示联房信息,假如有联房,显示的是房间的帐号;假如没有联房,则如上图所示,显示的是“〔无〕”。◆B区显示客人信息B区显示供录入的客人信息,这些信息大多含义明确,不再一一解释,有需要的能够参见第二章《预订接待系统》的讲明。值得注意的有以下几项:【VIP】──FOXHIS系统可事先设置多种VIP类不,本项设定后在查询客人信息时即可通过相关的指示灯识不其为VIP客人,并可打印相应的VIP报表。【保密】──选择此项后,查询客人信息时有专门的指示灯识不其为保密客人。【房类】──房间类型代码,最多由三个英文字母组成。按F1获得所有的房类代码,选择即可。关于预订来讲,房类代码必须输入,房号则能够入住时再输。关于登记而言,输入房号后系统会自动显示相应的房类。◆C区显示当前预订记录预订客人信息录入完毕存盘后,系统自动生成帐号,并在C区显示当前预订记录。2.1.2散客预订多间房需要注意的是本系统支持一个预订单对应一个房间,因此假如某个客人同时预订多个房间的话,需要建立多个预订单。该操作能够使用系统提供的“另存”功能方便的建立多个预订。依照预订是否到房间,另存能够分为两种模式。◆另存预订到房类情况一:预订相同房类的房间多间这种情况的处理最简单,只需在『散客工作窗口』【房类】的第二个空格处输入房间数量即可。情况二:预订不同房类的房间多间一个预订完成后,单击『散客工作窗口』C区的〖另存〗按钮,打开『主单另存』窗口,如下图所示。系统默认复制客人信息,在房类标签页中,单击【房类】的空白处,打开房类下拉单,如下图所示。选择房类,之后在【数量】处输入需要的房间数。若需要多种房类,重复上操作即可。系统默认这些房间自动联房并有相同的预订号,若不需要这些信息能够单击“自动联房”、“相同预订号”,去掉多选框中的“√”。图6.53房类选择完毕,修改【到达】、【离开】时刻后,如下图所示。图6.54单击〖确定(O)〗,『散客工作窗口』如下图所示。C区显示了当前三条预订记录,同时C区显示预订【房数】、【人数】、【付款】的汇总信息。图6.55◆另存预订到房间一个预订完成后,单击『散客工作窗口』C区的〖另存〗按钮,打开『主单另存』窗口,单击“客房”标签页,单击〖选取〗按钮,打开『房间简报』,如下图所示。图6.56选择房类,房间。可多选房间,按住CTRL,同时单击需要的房间记录,即可多选。若需要多种房类,可在窗口右边“房类”处使用类似的方法选择,然后单击〖刷新〗,系统将自动显示被选中的房类的可订房。如选择“豪华商务房”的0746、0750,“套房”0921三房间,单击〖选中〗,『主单另存』窗口如下图所示。图6.57单击〖确定(O)〗,『散客工作窗口』预订记录显示如下。图6.582.1.3团体&会议预订“公关销售系统”的团体&会议预订和“预订接待系统”的团体&会议预订,不管是界面依旧操作差不多上一样的,因此此处不再重复。第二章《预订接待系统》第四节《团体&会议预订》不但有完整的功能讲明,而且还提供了专门多操作实例,供操作者借鉴参考。值得注意的是,销售部做团体预订时往往有专门多信息如所用房间、记帐情况等都还不确定。一般情况下,需要各部门间事先做好协调工作,由销售部与前台接待分不执行相应的步骤。与散客预订一样,团队预订单输入时也应特不注意团队来源、类不、协议单位等信息的正确输入,从而保证销售报表的准确性。2.1.4餐饮预订公关销售部还可能同意餐饮或娱乐各营业点的预订单,因此本系统也提供了餐饮预订的功能,与综合收银系统直接链接。执行预订→餐饮预订,打开如下图所示的『预订』窗口。餐饮预订的操作方法与综合收银部门一致,请参见《综合收银系统》的相关讲明。已有的预订记录标签页显示预订日期已有的预订记录标签页显示预订日期图6.592.2查询公关销售部为了更好地开展工作,需要及时、详细、准确地了解当前客人情况档案、客人历史档案、各房类销售情况、房间使用情况、会议室占用情况等信息。2.2.1读卡读取贵宾卡或各种订房卡中的内容,系统会显示出该卡持有人的详细信息。执行查询→读卡,打开如下图所示窗口,操作者可选择内部卡和外部卡。图6.60其中内部卡指只酒店自己发放给客人的贵宾卡;外部卡指的是各种订房卡,如金色世纪订房卡等。2.2.2会议室预留执行信息查询→会议室预留,打开『会议室预留状态』,如下图所示。该窗口以图表形式显示会议室预留情况,每天分三场会议,分不用三个有色的圈表示,白色表示该会议室空闲,蓝色表示对应于某个时刻该会议室将被占用,红色表示该会议室正在维修。操作者能够通过选择【日期】、【会议室】,显示某段时刻,某些会议室的预留情况。图6.61单击〖切换〗,系统显示会议室预留列表,如下图所示。图6.62双击某条记录,能够打开『会议室预留』窗口,如下图所示。依照操作员权限,使用〖新增〗、〖删除〗、〖另存〗、〖存盘〗等按钮,可操作预留会议室,同时能够通过修改预留信息,取消会议室的预留。图6.63操作详见第二章《预订接待系统》中《4.3.4会议团会议室预留实例》、《4.3.5会议室其他操作》。2.2.3档案查询档案查询包括当前住客档案、当前团体&会议档案、当前AR帐档案、客户(来宾)档案、历史住客档案、历史团体&会议档案、历史AR帐档案的查询。◆当前团体&会议档案:包含了当前系统中各种状态的所有团体与会议。◆当前AR帐档案:AR帐即后台应收帐,通常是指与酒店签有协议、同意挂帐、定期结帐的单位的应收帐款。当前AR帐档案中包含了当前系统中有效状态或刚结清帐务的AR帐。◆客户(来宾)档案:包含了历史住店客人及协议签单人与联系人等客人档案,详细记录了客人每次住店的客房与帐务信息。注意:客人信息输入出现下列情况之一,则该客人离店后其信息将不进该档案:“姓名”为空值或“NONAME”;“编号”与“证件”同时为“?”或空值;“单位”与“地址”同时为空。◆历史住客档案:凡曾预订或登记的所有散客、成员或其它类型档案,不管其是否曾经入住,也不管客人信息是否输完全,在变成无效状态的第二个夜审后,均进入历史来宾住店档案,且逐条、完整地记录其原始信息。◆历史团体&会议档案:包含了曾入当前团体档案的所有团体,可查询其主单、帐务等信息。◆历史AR帐档案:包含曾入当前AR帐档案的所有后台应收帐,可查询其主单、帐务等信息。◆黑名单档案:黑名单档案的要紧目的是治理有不规行为、不受饭店欢迎的客人,如逃帐客人、常赖帐客人、公安局通缉犯等。因此,也可记录专门重要的客人,如VIP客人等。这些只要对档案类不进行区分即可。由于以上各档案的显示界面、查询方式差不多上相同,此处我们就以当前住客档案的使用为例,讲明档案查询功能。关于公关销售部人员来讲,只要掌握简单的查询功能即可。下面我们首先介绍当前住客档案的界面,然后再介绍几个常用的查询方法。◆当前住客档案执行查询→当前住客档案,打开如下窗口。查询条件列表主单状态单击表头按升序或降序排列信息灯有关统计标签页查询条件列表主单状态单击表头按升序或降序排列信息灯有关统计标签页图6.64●当前住客档案界面讲明『当前住客档案』上方是能够互相切换的标签页,如图所示,当前所有客人又被细分为这些类型(一般这些标签页能够依照实际需要进行定义),其中最常用的是“所有”标签页。界面中部显示的是客人的简单信息,内容如下图:图6.65由上我们能够看到一些特不的标记,下面逐个进行介绍:房号──显示房号的颜色默认是黑色,红色显示的房号表示客人是回头客。打开回头客主单,能够看到有红色的档案号。信息提示灯──信息提示灯总共六盏,依次为──VIP;──保密;──留言;──联房;──去向;──同意所有费用记帐(──部分费用同意记帐,空白──不同意记帐)。为了方便初学者掌握,只要把鼠标指向某一标志灯,系统自动显示相应的含义。房价──显示房价的颜色默认是黑色,红色显示的房价表示房费保密。最下方,显示的是当前列表的房数、人数、总房价等的统计信息。图6.66●常用查询方法1、查询不同类的散客:单击标签列表中的某一项,查询某一类散客的情况;2、查询不同状态的散客:单击右上角的“I”,打开状态下拉菜单,如图2.54所示。下拉菜单中可分不选择预入住、结帐等状态的散客,打开某一状态的散客列表。图6.673、按单个条件查询:如图所示,操作员能够用如下条件进行查询,〖2.姓名〗、〖3.房号〗、〖4.模糊〗、〖5.帐号〗、〖6.单位〗、〖7.订号〗、〖8.国籍〗、〖9.到日〗、〖A.离日〗、〖C.销售〗。单击以上任何一个按钮,弹出一个对话框,输入已知的信息,单击对话框中的〖确定〗,系统将帮你查询出满足条件的散客信息。实例6.13:查询所有海外联谊单位的客人,包括在住、结帐等所有状态。操作步骤:(1)、『当前住客档案』窗口下,单击右上角,选择客人状态为“所有”;(2)、单击〖6.单位〗打开输入窗口,输入海外联谊,如下图所示。选择客人状态“选择客人状态“所有”图6.68(3)、单击〖确认(O)〗,系统查询结果。2.2.4来宾留言用于编辑和查询来宾的留言,由于公关销售部门专门少用到,而且《预订接待系统》相关讲明中差不多详细讲述,因此,此处不再细述,若需了解相关情况,请参见第二章《预订接待系统》讲明。2.2.5公共信息用于编辑和查询火车、飞机、宾馆、商店、餐馆、公园、长途汽车等多种信息,也可用于介绍单位的治理,双击图标,打开编辑窗口,可使用〖增加〗、〖修改〗、〖删除〗等按钮实现编辑操作。如下图所示,为社会信息查询的差不多功能,操作方法较简单,不再详述。执行查询→公共信息,打开如下窗口,此窗口操作十分简单,不再细述。图6.69第三节房类与房间为便于公关销售人员能及时详细的了解房间、房类的情况,FOXHIS在公关销售系统中建立了房间、房类子菜单。3.1房类单击主菜单房类,能够看到其子菜单要紧提供以下房类查询:房类清单房类预留分配安排汇总表房类预留明细表房类分配明细表房类安排明细表房类明细分析售房预测明细报表上列各表界面与操作方法,请参见《预定接待系统》讲明《1.3房间类型》。3.2房间单击主菜单房间,能够看到其子菜单要紧提供以下房间信息查询:VC&VD房按房类列表VC&VD房按楼层列表客房列表客房简报客房两周预报报表客房使用实时报告实时房态表_1实时房态表_2上列各表界面与操作方法,请参见《预定接待系统》讲明《1.2房间信息》。第四节统计报表在实际运行操作中,公关销售部需要对总体经营情况、各部门营业情况及相关报表进行分析与统计,本节中介绍的统计报表在一定程度上满足了公关销售部的需要。4.1报表公关销售系统有强大的报表功能,要紧包括:饭店营业总表、稽核报表和报表专家。4.1.1饭店营业总表执行统计报表→饭店营业总表,打开如下所示的『营业总表分析』窗口。选择不同日期显示某天的营业报表选择不同日期显示某天的营业报表图6.70上窗口的主体部分为所选营业日的营业情况日报表,该表显示了当日所有部门与营业点的营业额、当月累计数、月打算数、月打算完成百分比、年累计数、年打算数及年打算完成百分比等信息。在屏幕右列能够选择任一营业日期。单击〖打印〗按钮,能够报表格式打印该表。4.1.2报表的打印FOXHIS5.0专门多与打印有关的窗口中都会显示如下图所示的一排功能按钮,当操作者把光标指向某个按钮时,系统会自动显示该按钮的含义,下面依次介绍这些按钮的使用。打刷显过排存输横
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