文书档案整理操作要求

文书档案整理操作要求文书档案整理操作要求一、归档程序1、各单位必须在文件正式签发时，打印出正式的纸质文件，附上经领导审阅签发的行文呈批表，连同相应的电子文件一起，交由档案人员按照本单位制定的文书材料归档的归档范围及保管期限表进行归档标识。由于各机关工作职能的发展和变化，所产生的文件材料与以往的有所不同，现提供《XX区文书档案保管期限表》（见附件），各单位可根据实际制定本单位的保管期限表。2、经标识后，即将文件在《XX泰坦文档管理系统》中进行文书档案目录著录，将相应的电子文件放入电脑指定的归档电子文件夹中。3、档案室保留附有行文呈批表的正式文件作为归档。文书档案整理操作要求二、归档整理要求1、归档时间：即时行文即时归档，纸质文件与电子文件同时归档。没有形成电子文件的材料的归档方法为：①会议记录、各种年终报表放在年底归档；②与本单位有直接关系的必须归档的收文，在加盖归档标识和进行文书档案目录著录后方传阅办理，档案员必须跟踪收回归档。2、归档方法：按文件形成的时间顺序，以件为归档单位整理归档。但有必要保持文件之间的关联性（即反映同一问题的文件材料可放在一起归档）。归档文件应一式二份，一份作档案保存，一份作文件汇编。文书档案整理操作要求⑴一份文件为一件；⑵各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件，报表册应将空白页去掉；⑶正本与定稿、正件与附件，两件合为一件，正本在前定稿在后，原文在前译文在后；⑷文件处理单（表）与被处理文件合为一件；⑸请示与批复合为一件。3、整理方法：⑴必须去掉文件上会生锈的金属物，用对纸张无损害的粘合剂（乳胶）或不锈钢钉装订，将文件重新装（粘）合。⑵归档文件统一采用A4纸规格，大于A4规格的要折叠或载切，小于A4规格及破损的要托裱。如果整本（册）文件为16开规格的，不用托裱，但必须保持整齐划一。文书档案整理操作要求4、编号方法：⑴在归档文件的首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关的栏目内容。①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。②类别号：一个立档单位不同门类档案的代号。（文书档案的代号为A）③机构：文件形成或主管部门的简称或代号，不分机构编档号的单位此栏可空。④件号：一个全宗单位内，以年度为界线，不分部门整理归档的，一个保管期限编一个流水号；分部门整理归档的，每个部门内一个保管期限编一个流水号。⑤年度：文件内容针对的年度。⑥期限：文件的保管期限，可标注简称为：永、长、短。⑵如发现有应归档的文件材料漏归档，该文件可跟在后面编号归档。⑶一份归档文件中，如果有完整页码的不用编页码。几件合订成一件归档的，要编制页码（用号码机或铅笔在每页统一的地方编上页码）。⑷每件归档的文件材料，都要在《泰坦文档管理系统》的新管理模块中著录归档文件目录（注意将相应的电子文件存贮路径著录）。⑸归档文件上的标识、行文呈批表上的标识、归档文件目录著录的标识三者应该是一致的。文书档案整理操作要求5、入盒：⑴归档文件按编号顺序装入档案盒，填写盒脊背上的档号内容，盒号待进馆时统一编制。⑵填写盒内备考表①盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。②整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名。③一个全宗内，不同部门和不同保管期限的档案不能装入同一盒内。文书档案整理操作要求6、检索目录：按年度、保管期限将归档文件目录打印一式三份，一份放在档案盒内，另两份装订成检索目录（用专用档案目录夹装订），档案移交时要随交一份目录。7、归档说明：综合档案室每年必须编写“归档说明”（即原来的立卷说明）。内容包括：（1）本单位基本情况说明。列出本单位的机构编制状况包括本单位的全称和简称，本单位内设机构的设置或撤消情况，以及党、政领导的正、副职的任职情况，必须注明时间、任期等。（2）本单位当年的主要工作概况。（3）本单位的各种门类档案的归档案情况。归档案说明装订在每年的文书档案目录前面。文书档案整理操作要求8、目录的著录及电子文件的管理：归档文件目录的著录要求，可参考（《XX区电子文件、档案目录数据库结构及标引规则