行政部工作职责及管理办法

1、行政部工作作职责及及管理办办法目的 加强公公司总部部办公管管理，提提高办公公效率，降降低办公公成本原原则 办公公管理贯贯彻 “规规范、效效率、效效益”的的理念规规范 以制制度规范范办公管管理效率率 有助于于提高整整体工作作效率效效益 减少少资源耗耗费，降降低成本本1. 基本行行为规范范 112. 办公环环境管理理 223. 顾客接接待管理理 224. 电话及及邮件管管理 35. 办公公用品及及设备管管理 46.日常事事务管理理 557. 时间管管理 68. 报刊刊、书籍籍管理 699. 印印章管理理 7710. 钥匙匙管理 7111. 用车制制度 8122. 会会议管理理 8813. 档案案管

2、理 91. 基本本行为规规范1.1 部部门各员员工要发发扬团体体精神,加强理理解与沟沟通,在在工作与与生活中中相互支支持与合合作,对对同事的的合理请请求,在在力所能能及的范范围里,应尽可可能提供供帮助;1.22 公司司内与同同事相遇遇应点头头行礼表表示致意意1.33 上班班时间不不得随意意闲逛,串岗,聊天,不得讨讨论与公公司业务务无关的的其他事事情;11.4 不得在在办公室室大声喧喧哗,两两个员工工互相讨讨论时，可可放低声声音;三三个或三三个以上上员工讨讨论问题题时,须须到会议议室进行行讨论,以免影影响其他他员工的的工作;1.55 在日日常工作作中,做做到对对事不对对人,而非对人不不对事1.6

3、6 走通通道、走走廊时要要放轻脚脚步，不不能一边边走一边边大声说说话，更更不得唱唱歌或吹吹口哨等等。在通通道、走走廊里遇遇到上司司或客户户要礼让让，不能能抢行。1.7 办公区域内禁止吸烟，吸烟须到指定地点。2. 办公公环境管管理2.1 行行政部卫卫生管理理的范围围为公司司办公大大厅、会会议室、更更衣室、花花盆、鱼鱼缸及走走廊、门门窗等处处的卫生生。 22.2 行政人人员看到到大厅地地上有污污渍应立立即指示示保洁员员处理干干净，当当保洁员员不在时时，应亲亲自处理理。确保保公司的的卫生、整整洁。22.3每每天的值值日生在在下班后后应将办办公大厅厅的桌面面擦拭干干净，处处理干净净烟灰缸缸和垃圾圾桶内

4、垃垃圾；并并最后将将抹布洗洗净挂好好，扫把把、拖把把放置妥妥当。22.4注注意安全全用电：电线、电电器残旧旧不符合合规范的的，应及及时更换换；严禁禁擅自私私接电源源和使用用额外电电器，不不准在办办公场所所使用电电炉。22.5下下班后要要关好公公司所有有门窗，关关闭电源源。2.6 空空调管理理：2.6.11 每天天早上来来公司后后应立即即打开办办公区域域空调，下下班后离离开公司司前应检检查关闭闭所有空空调。22.6.2 会会议室、更更衣室等等无人处处应将空空调关闭闭。午饭饭时，可可将微波波炉处两两个空调调打开换换气，午午饭用毕毕也应立立即关闭闭。2.6.33 中午午午休，大大部分员员工离开开公司

5、时时，可关关闭部分分空调，然然后打开开窗户透透气。下下午上班班后将窗窗户关闭闭。2.7注重重办公场场所的清清洁,使使用过的的纸张,废物不不得随意意乱扔.每位员员工负责责清理并并保持个个人办公公区域的的干净整整洁,井井然有序序;3. 顾客客接待管管理公司来客由由前台接接待负责责。接待待人员应应热情大大方，遵遵守员工工文明礼礼仪规范范，维护护公司形形象和利利益；并并根据来来访意图图正确及及时引导导来客与与领导会会见。33.1 接待人人员必须须仪表端端庄、整整洁。具具体要求求是： 3.11.1 头发：职员头头发要经经常清洗洗，保持持清洁，男男性职员员头发不不宜太长长。 33.1.2 指指甲：指指甲不

6、能能太长，应应经常注注意修剪剪。涂指指甲油要要尽量用用淡色。3.1.33 口腔腔：保持持清洁，上上班前不不能喝酒酒或吃有有异味食食品。 3.11.4 化妆：应给人人清洁健健康的印印象，不不能浓妆妆艳抹，不不宜用香香味浓烈烈的香水水3.22 接待待环境应应该清洁洁、整齐齐、明亮亮、美观观，无异异味。33.2.1 接接待环境境包括前前台、沙沙发区、走走廊等处处。3.2.22 办公公桌上的的文件、文文具、电电话等物物品应摆摆放整齐齐。不常常用的东东西和私私人用品品，应放放置在抽抽屉中。3.2.3 茶叶、杯具要准备齐全。客人走后，应及时清洗茶具和烟灰缸，并重新摆放好。3.2.4 接待区的报纸应定期更新

7、。3.3 接待来访者的工作程序：3.3.1 要时刻注意公司大门，发现有客人朝门口走来，应站立面带微笑迎接来访者，为公司树立良好的形象。3.3.2 了解客人的来访缘由，并及时联系被访人。如果被访人临时不在或有事，应立即请其入座，款待茶水，递送报纸以派遣时间，或者轻松的与之交谈，使之感到不被冷淡。如果实在无法接待客人，应立即向对方说明情况，应主动请对方留言并尽快将留言传达给被访人。3.3.3 客人离开时，应礼貌送客。对于重要的客人，应送至电梯处并为客人按电梯按钮。3.4 接待人员要留一份公司内部电话簿；并按一定规律分类归档访客名片。应记住常来的客人，看到对方应及时喊出姓氏。3.5向客人递交物件时，

8、如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。3.6如遇有客人进入隔断区应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内都应保证有人接待。4. 电话话及邮件件管理/b电话话管理4.11 电话话来时，听听到铃响响，至少少在第二二声铃响响前取下下话筒。如如果耽搁搁了一小小会，拿拿起电话话后，要要先向对对方真诚诚致歉。说说话应稍稍慢而清清晰，同同时面带带微笑。4.2 通话时先问候，并自报公司、部门。对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。 4.2对不指名的电话

9、，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接听人。4.3暂时离座时,同部门或邻座同事请主动接听来电并作好电话记录。4.4打电话时简明扼要，抓住关键，并尽可能降低音量。4.5行政人员应训练自己的听辨能力，当老客户打来电话时，应能立即使用合适的称谓问候对方。4.6 若无特殊理由,上班时间内尽量避免拔打私人电话,禁止长时间拔打私人电话.4.7 与工作无关的来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通电话。4.8 如果此时不便谈话，应直言相告，或者稍后再回电话，并说明回电话的准确时间。4.9 正在与客人交谈时接来电，应先向客人致歉并尽快结束

10、通话。4.10 接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辩和随意承诺，而应先致歉意然后再通过相关手续解决问题。邮件管理4.11 公司收发的所有邮件都应登记在册，并注明详细时间。4.12 对于一些重要的,保密的,紧急的文件可用特快专递寄发,对于一些不紧急的邮件则用挂号,平信或普通包裹寄发。4.13 寄往相同地址的特快邮件请放在同一信封一起寄出,以免发生不必要的开支。4.14 公司寄发的邮件均为公司往来文件或单据, 切勿在公司邮件中加入私人邮件;4.15 对于重要的信件，在转送至收信人前最好复印一份保存，以备查询。5. 办公公用品及及设备管管理所有办公用用具、用用品的购购置统一一由行政政部制订订计划、报

11、报经总经经理批准准后方可可购置。办办公设备备由行政政部负责责管理和和维护。办公用品管理5.1在每月的25日前,各部门必须把本部门下月所需的办公用品预算清单报送行政部文员处,办公室根据各部门所报预算按需购买;5.2 加强领用登记制度,所有办公用品及办公耗材的领用,须按实际领用数量作出登记并签字确认; 领用办公用品注意事项5.3 合理发放个人办公用品数量,不得囤积和浪费;5.4 部分文具领用需以旧换新,如各种笔类;5.5 员工在调动或离职时,须交还计算器,直尺,订书机等耐用物品;5.6 如有遗失,需赔偿遗失物购置价格的50%后方可办理调动或离职手续;5.7 采用固定时间领用办公用品：每月1日为办公

12、用品领用日;5.8 对于新入职员工,办公室人员会在员工入职的第一日准备好相关办公用品后通知其前来领取;5.9 对于墨盒打印纸等办公耗材,需预先准备适量备用,避免由于耗材的不足而影响正常运作.5.10办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。5.11所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。电脑、打印机、传真机管理5.12 大厅设有两台兼扫描、打印、复印一体的数码打印机，使用时打开开关，不使用则应关闭电源。5.13 打印纸分为三层放置：第一层为16K，第二层为A4，第三层则为已经用过了一面的废纸。5.14 坚持勤俭节约，对于还未完全定稿仍需打印出来的文稿，可利用已用过一面的打印纸。也

13、可把打印过的纸张装订起来在公司内部用作便签纸。5.15 严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。5.16 指定专人使用传真机，做登记并保留所有发送记录。5.17 文件、传真等应及时发送给有关人员,不可拖延。6.日常事事务管理理6.1 行行政部人人员应尽尽量坚持持既工作作日记，详详细记录录工作时时间和活活动，合合理安排排时间。6.2 协助需要印制名片的同时统一对外联络印制名片。收下名片样张后。问清对方需要时间，联系印刷单位，同时负责校对和按时将成品递交给需求者。6.3 应提前到岗，监督管理出勤登记和打卡。6.4 每天都应有一个值日生下班之后打扫卫生，因此行政人员每天早上到公司

14、后应在写字板上标出值日生的姓名。7. 时间间管理7.1公司司周一至至周六为为工作日日，周日日为休息息日。具具体作息息时间如如下:77.2 7:550 之之前打卡卡报到,7:55088:000 作好好上班前前的一切切准备;7.33 8:0012:00 上午上上班时间间,下班班后打卡卡;7.4 112:000113:000 午午饭休息息时间,13:0013:40 公司午午休时间间,全部部电脑休休息,员员工可在在办公桌桌上休息息,或者者看报纸纸,不可可发出声声响影响响他人休休息.77.5 13:50前前打卡,14:00前前完成上上班准备备7.66 144:000177:400下午上上班时间间,177

15、:400后当天天的值日日生开始始打扫卫卫生.118:000后打打卡.8. 报刊刊、书籍籍管理报刊杂志志管理8.11为了方方便大家家借阅,对以公公司名义义订阅的的报纸、杂杂志, 采用统统一管理理的办法法,即以以公司名名义订阅阅的报纸纸,由行行政人员员按照日日期将近近一个礼礼拜的报报纸依次次夹好置置于报架架处,大大家阅读读请在报报架旁就就座,不不要将报报纸带出出办公间间.8.2杂志志则统一一存放于于会议室室内，设设立借阅阅登记薄薄，借阅阅时,根根据要求求填写相相关内容容后即可可借走;归还时时将杂志志交还回回负责人人处,并并作归还还记录;8.33所有杂杂志借阅阅期为一一个星期期,如果果需要续续借,请

16、请到保管管人处重重新登记记,每个个续借期期为一个个星期.个人若若有特殊殊情况需需要长期期保留杂杂志,请请在登记记卡上登登记.书籍保保管88.4借借书人在在借书前前应仔细细检查书书刊是否否有损坏坏, 如如有破损损请借书书人主动动提出并并让负责责人确认认并做出出证明;否则借借书人将将承担赔赔偿责任任;8.5请注注意爱护护书刊,保持书书刊的整整洁及完完整性; 书刊刊超过规规定借阅阅时间,请主动动办理续续借或归归还手续续,避免免书刊的的遗失.对于遗遗失的书书刊,借借阅人应应照价赔赔偿.9. 印章章管理9.1公司司行政章章、合同同专用章章由行政政主管保保管。行行政部负负责公司司印章的的管理工工作，应应建

17、立印印章管理理台帐，对对用印情情况进行行督导。9.2 印章保管人必须认真履行用印登记制度，注明用印人姓名、用印事由(内容)、用印日期、领导签字、借印归还日期等主要事项。9.3 凡以公司名义制发的文件，须有总经理签字确认，方予用印并填写用印登记。文件用印后，文稿连同加盖印章的两份正式文件存档保管。9.4 合同（协议）的用印应经公司总经理签批，方可加盖我司合同专用章，并将公司领导的批示连同已盖章的合同（协议）的原件和复印件一起存档；并要求合同内容完整，经办人签字。9.5 公司原则上不出具空白用印件。确需空白加印件时必须经总经理和副总经理审批。9.6 借用公司印章外出办事必须经公司总经理签批，并按所

18、规定的时限交还。9.7 对于私自使用印章或借出印章后使用超出签批范围的，要根据情节轻重予以处理。9.8 印章保管人所属部门经理对印章保管人运用印章负有监督责任，并相应承担领导责任。9.9 其他部门如需使用印章，应向总经理申请。行政部不得将印章带出办公室，也不得委托他人代盖印章，更不得随意交给他人拿走使用。10. 钥钥匙管理理10.1 公司所所有钥匙匙由行政政主管统统筹管理理、复制制，各部部门钥匙匙由部门门负责人人管理。10.2如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。10.3部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。10.4钥匙保管

19、人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。10.4.1 离职时应将钥匙缴交办公室负责人。10.4.2 钥匙遗失时，应立即向行政部报备。10.4.3 未经行政部同意不得复制。10.4.4 不能任意借予外人使用。11. 用用车制度度11.1公公司内部部用车应应经行政政部统一一调度。公公司用车车范围：11.1.11 提货货发货时时（当货货运公司司较远，货货物较多多时使用用）；111.11.2 公司有有重要会会客任务务，接送送客户时时；111.1.3 业业务申请请出差时时；111.1.4 雨雨雪过大大，无法法骑车时时；111.1.5 携携带贵重重物品及及大量现现金出外

20、外或归来来时；111.11.6 车辆有有问题需需要维修修时或需需要加油油时；111.11.7 有紧急急公事，须须尽快办办理时；11.1.88 总经经理安排排合理使使用时；11.2 上上述用车车范围视视情况可可在长城城车与中中华车之之间协调调使用，奥奥德赛非非特殊情情况不予予以使用用；111.3 出差用用车（合合肥以外外）用车车人一般般情况下下提前半半天通知知行政部部，行政政部经领领导确认认后指导导用车人人完整填填写派车车单，随随后下发发车钥匙匙及停车车卡；需需满油交交车；111.44收回派派车单后后，行政政部负责责记录在在车辆登登记本上上，确保保派车单单与登记记本登记记项目一一一对应应，以备备

21、核查；11.5 准准时交纳纳车辆保保险、营营运、养养路、年年审以及及相关税税费。12. 会会议管理理会议室管管理112.11爱护会会议室设设备,未未经许可可不得擅擅自将会会议室内内一切设设备,物物品等移移至它处处使用.12.2会议议结束后后,将各各自座椅椅归位,摆放整整齐, 以便下下个会议议人员使使用.112.33行政部部人员应应最后离离开,检检查会议议室,关关闭所有有电源,包括使使用的电电脑,投投影仪等等.若发发现会议议室内设设备等物物品不能能正常使使用时,应及时时记录并并联系维维修人员员.会会议与接接待112.44 行政政部负责责公司总总经理及及副总经经理主持持召开的的各种会会议的组组织和

22、服服务工作作。122.5 拟定会会议议程程、日程程表。112.66准确了了解领导导的意图图，掌握握会议主主题、会会议时间间、会议议地点、要要求出席席人员、与与会人员员应准备备的材料料等，及及时通知知到位，必必要时留留下通知知记录。12.7会议期间，根据不同层次的会议要求，提供相应的会议服务：会场准备与布置、会议记录、茶水供应、满足领导临时需求等。12.8会后清理会场，打扫卫生，编制会议纪要，做出会议总结等。13. 档档案管理理 为对公公司的文文件档案案实行规规范化管管理，提提高存档档文件材材料的质质量，方方便查寻寻和参阅阅，特制制订本规规定。 本规定定所指文文件档案案，为公公司在经经营活动动中

23、形成成的以文文件资料料、传真真、书信信、图表表、簿册册、像片片、录音音带、电电脑盘片片等载体体记载的的各种有有价值的的记录资资料。文件资资料的归归档113.11 凡与与公司项项目经营营、业务务拓展活活动相关关的，具具有查考考、利用用价值的的文件材材料均应应列入归归档文件件的范围围。1331.22 对拟拟归档的的文件资资料，在在归档之之前,应应根据该该文件的的时间、内内容、形形式和签签发部门门，进行行准确分分类。113.33 为了了方便查查寻，对对已经分分类好的的文件要要登记、立立卷，并并填写详详尽的卷卷内文件件目录和和案卷卷目录。机机密文件件另类归归档。113.44 对同同一卷内内的文件件的排列列要遵循循如下原原则：113.44.1 保持联联系，便便于查找找；133