公司公文处理办法

1、公司公文处理办法第一章 总 则第一条 为提高xxxx公司（以下 简称“公司”）公文处理工作的效率和质量，促进公文办理的规范化、制度化，根据国家行政机关公文处理办法等相关规定,结合公司实际，制定本办法。第二条 公司的公文是在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是公司进行规范化经营和管理的重要工具。第三条 公文处理是指对公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关规定，确保公司秘密的安全。第五条 公司公文处理工作实行责任制。公司综合部是公文处理的管理部门，主管公司的公文处理工作并负责对各部门进行指

2、导。第六条 公司公文处理，必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文由公司综合部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第七条 公司各部门负责人应高度重视公文处理工作，模范遵守公司公文处理办法规定的事项，加强本部门公文处理工作的领导和检查。行政公文由综合部负责把关，对不符合规定的公文一律退回重处。第二章 公文种类第八条 公司的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销不适当的决定事项。（二）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（三）通知适用于批转下属单位的公文，转发上级部门和不相隶属单位的公文，

3、传达要求下属单位办理和有关单位需要周知或执行的事项，发布公司各项制度、办法、规定，任免人员等。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况。（五）报告适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门询问。（六）请示适用于向上级部门请示指示、批准。（七）批复适用于答复下属单位的请示事项。（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（九）函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问问题、通报情况、请求批准和答复审批事项。（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要主要侧重于要求下级部门贯彻执行会议确定事项。（十一）会议备忘（会议记录）适用于记载会议情况，说明某一问题事实经过

4、。会议备忘（会议记录）主要侧重于存档备查。（十二）工作简报适用于定期或不定期反映公司日常工作或问题。第三章 公文格式第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、红色分隔线、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、版记分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）涉及公司秘密的公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急”、“加急”。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称； 联合行文，主办机关排列在前。（

5、四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文， 只标明主办机关发文字号。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容，正确选用文种。3个（不含）以上机关联合行文时，标题中发文机关名称可省略。正文（或附件说明）之后不落发文机关署名的公文，标题中发文机关名称不可省略。一般用2号小标宋体字。回行时，要做到词意完整。多行标题排为梯形（正宝塔型或倒宝塔型）或者菱形，不排长方形、 沙漏形。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）正文是公文的主

6、体，用于表述公文的内容。一般每面排22行，每行排28个字。段首前空2个字，段末单字不成行。一般用3号仿宋体字。文中结构层次序数依次一般可“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文首页必须显示正文，公文的首个盖章页也应当同时显示正文、发文机关署名、成文日期和印章。正文应当规范使用结束语。（九）附件说明。公文附件的顺序号和名称。单个附件不标注顺序号。公文中被批转、转发、印发的部分不是附件。附件名称较长需回行时，回行首字应与上行首字对齐。附件名称后不加标点。（十）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。发文机关署名应当与标题中

7、的发文机关名称相一致。（十一）成文日期以会议通过或者公司领导签发的日期为准，联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号编排于公文标题下一行居中位置。成文日期用阿拉伯数字标全年、月、日。（十二）印章是公文生效的标志。公文除会议纪要、会议备忘（会议记录）、工作简报、议案以外，应当加盖印章。联合行文时，应加盖所有联署发文机关印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。公文所剩空白处不能容下印章时，调整行距、字距，务必使印章与正文同处一面。（十三）附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，与公文正文具有同等效力。附件应当另面编排，并在版记之前，与正文一起装

8、订。“附件”二字及顺序号用3号黑体字，排在附件首页版心左上角。附件标题居中编排。附件序号和标题应与附件说明的表述一致。（十四）版记分隔线。版记位于公文末页（偶数页）。版记中的分隔线与版心等宽，首条、最末一条用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的用细线（推荐高度为0.25mm）。（十五）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称；抄送机关一般按单位性质和隶属关系确定排列次序，对于不同级别的单位，应按先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序排列；用4号仿宋体字。各层级最后一个抄送机关名称后标句号。 （十六）印发机关应为公司全称，印发日期以公文付印的日期为

9、准。年、月、日后统一加“印发”二字，用4号仿宋体字。翻印公文时，应标注翻印机关和翻印日期。 （十七）页码是公文页数顺序号，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，其左右各放一条一字线；单页码右空一字，双页码左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。第十条 公文的版式按照党政机关公文格式国家标准（GB/T97042012）执行。第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第十二条 公司公文的版头及字号为：“xxxx公司文件”，按部门简称、年份、序号编“简称-年度-序号”

10、（例如：昆轨四土建20161 号）；公司会议纪要分别按序号编“第期”。“工作简报”等按序号编“第期”。“公司便签”用于不需要编号的日常事务性工作，可以公司名义发文。部门工作联系单由各部门自行编号。第十三条 行政公文的公文格式统一由综合部负责把关，行文内容由各部门负责，文件版头要统一符合第十三条所规定的范围，需要增加必须由公司领导批准，部门不得擅自印制版头发文。第四章 行文规则第十四条 各部门要严格发文管理，大力精简文件。行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。承办部门负责人应对是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，是否符合拟制要求，文稿内容

11、是否正确，是否符合公文体例格式规范等进行认真审核。第十五条 公司内行文关系要根据隶属关系和职权范围确定，除重大、特殊、紧急情况外，原则上不得越级请示和报告。第十六条 对外发文一律以公司名义按照审批程序同意后方可行文。各部不得直接以部门的名义对外行文。第十七条 各种公文基本要求：（一）决定的文字要准确、鲜明、简洁，以便于领会和执行。通告中的周知事项要条理分明，层次清晰；执行要求明确具体，需清楚说明受文对象应执行的事项，以便于理解和执行。（二）通知属下行文，文中要明确做什么、怎么做、何时完成等，要具有操作性。（三）通报可分为表彰性通报、批评性通报、情况性通报。写作应注意事例典型、事实准确、要求可行

12、、行文及时。（四）报告应当陈述事实清楚扼要、表述观点精练清晰、语言简洁朴实。报告不作批复，故“报告”不得夹带请示事项。（五）请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送的形式，但不得抄送其下级机关。需要给予批复的事项必须用“请示”。（六）批复应当具有针对性和指导性，态度要鲜明，措辞要明确，要及时批复。（七）意见的写作要注意内容的政策性、原则性，对下级部门的要求要明确具体，表述条理要清晰等等。（八）函的写作要注意直陈其事,语言要平实、亲切，自然。（九）会议纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，

13、准确地概述清楚。（十）会议备忘（会议记录）应当记录会议的时间和地点，与会者的姓名，提出的全部项目以及作出的全部决定、协议和任命。备忘内容必须客观，风格简明、清晰而准确。会议备忘（会议记录） 一般不公开，只作资料存档。（十一）工作简报要求内容要真实准确；篇幅要短小；针对性、指导性要强。第十八条 除特殊专报外，不得以部门名义向公司领导个人报送“请示”、和“报告”。署名的材料原则不按照公文进行处理，直接交本人进行阅处。第五章 发文办理第十九条 发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。第二十条 草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及云南省、xx

14、市有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）应当使用国家法定计量单位。（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（八）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩

15、略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十一条 按照“谁主管，谁拟稿”的原则拟制公文，公文草拟过程中要加强会商和会签。（附件1）对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，报请主办部门的分管领导召集相关部门进行研究，统一意见后再行文。第二十二条 需要发文时，承办部门公文承办人按照流程填写基本内容后，将拟发公文上报承办部门负责人审核签字后（如需其他部门会签，则由承办人转送涉及部门会签），由承办人送综合部进行审核。综合部公文审核人在综合部审核意见一栏签报该文件主办部门隶属的公司分管领导，由分管领导决定是否需

16、要报其他领导或主要领导审批。报市委、市政府以及涉及质量安全、公司内部规章制度等内容的公文，必须最终由公司主要领导签发。第二十三条 正式公文（编号文件）报公司领导审批前，应当由综合部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。主办部门对公文的内容负责。第二十四条公文在办理过程中必须单向报送，不能在领导个人之间、部门之间直接传递、横传，以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。第二十五条 要合理确定公文的密级和急缓程度。承办人应根据公文内容或领导要求，明确密级、急缓程度和发送范围。要求在1日之内办结的公文标“特急”

17、，要求在2日之内办结的公文标“急件”，用3号黑体字。部门负责人要严格审核，避免人为提高密级、急缓程度和随意扩大发送范围。第二十六条 上报上级单位的请示和报告必须为红头文件， 由公司主要领导签发，随后送公司综合部统一上报。第二十七条 公文经公司领导签批后，由承办部门拟稿人将公司领导签批公文送综合部登记，综合部核对审批、签发手续完备后编发发文字号、用印。综合部编号用印后由承办部室严格按照文件确定的主送、抄送单位进行分发。对外需通过xx市党政机关电子公文交换系统发送的文件，上报xx轨道交通4号线投资管理有限公司综合部处理；需纸质送出的文件则由承办部门自行送出，必须做好签收记录。第二十八条 公文正式用

18、印前，由主办部门负责校对。公文拟稿承办人要对公文内容、文字等负责，加强校对，确保公文规范、无误。为保证校对质量，一般应校对2次以上。第六章 收文办理第二十九条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批示、分办、承办、催办等程序。第三十条 各部门不得直接收文办理，凡外部来文统一由综合部签收后，上报公司分管领导阅示，公司分管领导签署意见后，由综合部按分管领导的具体工作要求，转具体部门承办。(附件2)有时限要求的，由综合部进行事先提醒和督办。重要的文件在呈报分管领导的同时，分报公司主要领导和相关领导阅知。 第三十一条 节假日和非上班时间，涉及突发事件、领导交办事项等紧急公文，由

19、公司值班人员或承办部室直接签收，办结后按规定存档。第三十二条 承办部门收到公司领导批示件后应当及时办理，不得延误推诿，由部门负责人确定具体承办人，根据公文处理时限要求或急缓程度，及时跟踪，按时办结。第三十三条 各部门应加强部门公文管理工作，应确定专人负责部门文件收发和管理工作，建立部门内部的传阅制度，公司下发到各部门的文件要在部门内进行传阅、学习。第七章 公文归档第三十四条 公文办理完毕，由综合部统一负责文件材料的归档立卷。办文部门于公文办结当日及时交综合部进行归档，个人不得保存应当归档的公文。第三十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和利用。第三十六条 联合办理的公文，原件由主办部门整理、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。第三十七条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第八章 公文管理第