业务流程入门培训

1、业务流程管理入门By Ultiimus 苏苏克东 编译译简介业务流程管理（BBPM）是一一个当前软件件行业最热门门的市场分类类。BPM是是模块化，自自动化，管理理和优化业务务流程来获取取利润的学科科。BPM的六个主要特点：1转换纸张为基础的业务流程到电子流程，消除纸张表单，文件夹，文档，和相关的低效事务2与企业程序集成全面自动化步骤3增加表单智能避免冗长造成的失误（没有添入必要数据）或不正确数据（如从数据库中选择零件编号，而无须用户输入）4一体化控制功能确保流程的完整性和对人员或系统失灵的补救5提供实时流程状态反馈6测量流程时间和成本以便优化BPM的迅速发发展受到效率率和效力对您您的组织和业业

2、务流程的驱驱动。依靠流流程，BPMM集中在提升升组织生产力力和反馈效率率，减少成本本，并缩短循循环时间，最最终，一个BPM的六个主要特点：1转换纸张为基础的业务流程到电子流程，消除纸张表单，文件夹，文档，和相关的低效事务2与企业程序集成全面自动化步骤3增加表单智能避免冗长造成的失误（没有添入必要数据）或不正确数据（如从数据库中选择零件编号，而无须用户输入）4一体化控制功能确保流程的完整性和对人员或系统失灵的补救5提供实时流程状态反馈6测量流程时间和成本以便优化“证据表明BPM在减少失误循环时也节省成本，增加价值和支持区别。一个最近调查显示了许多BPM带来的价值。尽管有些价值是软性的，如员工满意

3、度，其他价值如具体成本节约，包括如下；缩短流程完成时间减少步骤数目减少失误循环自动化行政任务减少需求工人数量Gartnerr集团 20002年12月月这篇文章的下文文将仔细讨论论从工作流到到BPM的进进化过程，业业务流程概要要，BPM能能给您组织带带来的价值，选选择BPM时时应考虑内容容和关键技术术，最终是与与BPM相关关的非技术问问题。从Workfllow到BPPMBPM市场的供供应商从以下下四个不同方方面提供解决决方案：业务流程模块化化和分析 -集中在获得得业务流程详详细信息和变变化对流程的的潜在影响工作流自动化 -集中在自自动化以人为为中心的流程程上企业程序集成 -集中在不不同系统之间间

4、的信息交换换 业务活动监控 集中在分析析业务流程和和活动的效率率及效力一个完整的BPPM解决方案案必须提供所所有这些方面面的能力。对对于这些方面面来说，工作作流自动化与与BPM最有有共同点，因因为工作流自自动化相对发发展最成熟，并并且标明流程程的方案与基基础层次的系系统集成相关关。下表展示示了一些传统统工作流解决决方案和BPPM的区别。单单独的工作流流并不是BPPM。工作流业务流程管理流程焦点人对人人对系统 (次次要)人对人系统对系统人对系统系统对人范围单一程序/工作作组企业平台多重流程方式日益发现被内置置入程序IT基础结构中中单独一层连连接多重系统统集成期望有限的广泛的中心任务流转流程和流程

5、改进进的生命周期期管理流程模块化有限/无必须汇报基本流程效率的广泛泛分析为业务效率使用用BI工具灵灵活共享信息息entBPM添加了许许多新功能和和必备条件远远远超过工作作流自动化。这这些新能力保保证企业能标标明广泛得多多的流程，并并且通过前面面模块化，分分析和优化标标明业务流程程的生命周期期。使用BPPM，让持续续改进流程变变成了现实。业务流程近观什么是一个业务务流程(BPM怎样样改进流程)仔细观察业务流流程的定义将将有机会阐明明BPM：定义： “一序序列的组织或或半组织的任任务通过两个个或更多个体体连续或同时时完成去达到到一个共同的的目的。”这个定义有5个个基本点：:i. 一个业务务流程包括

6、一一个序列的任任务。一个人人完成一个单单独任务不是是业务流程。通过BPM，仅仅需模块化流流程就能帮您您识别那些能能被消除的任任务或自动化化来产生动态态改进。ii. 一个业业务流程是组组织或半组织织的。这意味味着必须有逻逻辑或规则规规定任务应该该按照什么样样的序列执行行。他们不是是在特别情况况下执行的。当有清晰定义的的逻辑时，自自动化能用来来消除失误并并且就流转做做出决策。iii. 任务务可连续或同同时执行。多数任务根据连连续的或系列列的步骤从开开始到结束。这这些种类的任任务相当简单单来自动化及及跟进。但是是，通常同时时执行任务是是困难的，因因为有两个或或更多活动在在同一个时间间执行而没有有任何

7、自动化化或跟进机制制。通过BPPM，不仅同同时流转容易易些，而你也也能意识到某某个特定流程程事件正在生生命周期中 知道谁正在在负责（或应应该负责）并并且下一步将将到哪里？iv. 必须要要有两个或更更多个人或程程序作为角色色在工作流中中执行不同任任务随着信息流从一一个人到另一一个人，信息息丢失的机会会，造成失误误，或仅仅翻翻译不正确而而增加。通过过自动化步骤骤和以电子形形式获取信息息，这样失误误的可能性明明显减少。另另外，如果流流程中将涉及及到程序，那那么使用电子子形式的信息息将简化集成成。v. 任务的序序列必须要达达到同一个目目标或产出这使得业务流程程连接在一起起生产结果。通通过申请BPPM的

8、训练，您您能集中在期期望的结果上上并且根据这这些标准衡量量您的执行。如如果您没有达达到您的目标标，您可以用用优化来改进进表现。实例 变更更定单下图是一张Ulltimuss为一个简单单变更定单流流程开发的地地图。一个客客户申请变更更一个产品或或服务将启动动本流程。在在收到申请以以后，工程经经理能拒绝申申请，需要一一个EMAIIL提醒发送送给客户，或或申请同时输输入到3个其其他团队（软软件，电子，机机械）。当所所有需求团队队反馈后，流流程使用网络络服务申请一一个包括变更更所有的输入入和时间和成成本的预算包包。这些信息息将反馈给工工程经理做最最终检查和调调整。此时，工工程经理又一一次能够拒绝绝申请（

9、如果果成本或时间间预估过高）。否否则，信息将将提交给销售售部门添加任任何补充信息息。然后流程程将自动生成成一个报价并并且和提醒一一起发送给客客户。 这是根据我们上上面的5个流流程定义细分分结果：i. 变更定单单流程是一序序列的任务如如启动申请，工工程经理检查查，部门检查查，网络服务务申请等，流流程中每个步步骤代表一个个分立的任务务。使用BPM软件件，模块化流流程允许您识识别新的流程程优化机会，如如自动化电子子邮件提醒，或或使用客户提提供的信息自自动决定哪些些部门需要加加入检查（去去除第一次工工程经理检查查的步骤）ii. 任务的的序列是组织织或半组织的的。任务将和和特定逻辑或或规则一致执执行，比

10、如：a. 最初申请请必须由工程程经理检查b. 工程经理理能够选择参参与检查和提提供信息的部部门c. 如果申请请被拒绝，申申请人必须通通过电子邮件件通知通过自动化，系系统根据流程程中的数据保保证每个这些些步骤都完成成。iii. 任务务根据业务流流程的逻辑能能够连续或同同时进行。在在这个例子里里，3个部门门同时检查他他们的相关部部分内容。平行步骤节省了了大量时间，自自动化的步骤骤保证不会发发生问题。iv. 必须要要有最少两个个或更多参与与人员执行不不同任务。在在变更定单流流程中相关参参与人员包括括客户，工程程经理，软件件/电子/机机械部门的代代表，以及销销售人员。在在这个例子里里我们同样涉涉及3个

11、程序序，电子邮件件，Micrrosoftt Wordd，和一个支支持网络服务务的企业预算算程序使用BPM，所所有这些参与与者都不需打打电话就能检检查申请的状状态。不同的的部门，甚至至客户（如果果必须的话）能能准确的了解解到申请的情情况。v. 一序列的的任务必须有有同一个目的的。在这个例例子里，流程程的目的是为为客户提供一一个准确的报报价。企业能能够跟进其他他目标因为信信息依靠电子子形式收集，不不仅仅是产生生报价，同时时包括需要多多长时间，多多少成本，以以及那个部门门反馈最快。分分析这些信息息能够帮助组组织了解运作作效率。在结结果的基础上上，步骤可以以添加或去除除，简化表单单，调整规则则。如果没

12、有有BPM来做做这些事情将将是非常困难难的。目标业务流程每个组织都有大大量的业务流流程。这些业业务流程定义义任务，规则则，人员和程程序来传送产产品，服务或或信息到企业业的内外客户户。一些通用用业务流程容容易被识别并并且是BPMM最好的目标标：功能区域流程金融合同审批( SSarbannce/Oxxley法案案 ) 发票处理流程 借贷流程 请款流程 销售预测流程采购申请流程预算资金 拨拨款申请生产ISO90000流程工程变化申请 生产次序更改流流程 部件管理返回授权 质量控制内务 / 行政政服从规章指南 支出流程 调查流程 记录路线及许可可人力资源工作人员活动 表现评估请假申请出行申请 招聘流程

13、 时间表市场 / 销售售新设帐号安装流流程 销售机会管理制作计划书 定单处理流程顾客关怀流程客户报价申请流流程 资助申请流程产品开发新产品介绍流程程 产品改进流程 新产品开发流程程 缺陷汇报流程BPM的优点BPM为组织提提供大量可见见和不可见的的价值：改进业务速度 BPMM能够通过自自动化特定步步骤，允许步步骤同时进行行，并且保证证步骤完成时时间限制等方方式消除滞后后延时和缩短短90%任务务时间从而进进一步缩短循循环时间。增加客户满意度度 通过促促进循环时间间和保证不出出差错，内外外客户更快，更更容易得到信信息和反馈，满满意度提高。流程真实和责任任度 BPMM保证所有需需求规则都被被服从并且所

14、所有要求步骤骤都被完成。随随着公司提出出新的象Saarbancce/Oxlley法案的的服从问题或或获得ISOO 90000认证。BPPM成为重要要的企业规章章流程优化和消除除不必要任务务 通过简单单模块化流程程，组织能够够找到消除不不必要工作的的机会，另外外，BPM系系统能够提供供流程成本，执执行时间，工工作任务的标标尺。在此基基础上帮助检检查和优化流流程。“到了2007年，商业组织将能在当前范围内通过建立现有业务模式和优化成本节省业务流程成本的10%。” Gartner 集团在业务流程中包包括客户和合合作伙伴 BPM帮助业业务流程够到到企业外部并并且允许客户户和合作伙伴伴踊跃参与。这这为企

15、业与客客户，合作伙伙伴的协作和和团队合作提提供无止境的的可能性。组织灵敏性- BPM 提供供一个极好的的方法来获得得组织灵敏性性。业务流程程自动化通过过使用软件很很容易设置。当当流程改变时时，相对比较较容易改变规规则，角色和和流程定义的的关系。Ultimuss发现我们的的客户在他们们的企业内持持续迅速获得得许多这些价价值（可能不不是全部这些些价值）。许许多人说他们们的BPM努努力是核心来来源，支持竞竞争力优势。当当讨论拥有这这些价值时，问问题不是你是是否应该拥有有，问题是什什么时候和如如何拥有。下下一节将讨论论一些回答如如何拥有的技技术问题。一个完整的BPM系统必备元素我们期望最后的领导者（在

16、BPM市场里）为客户达到以下5点：图形化工具 一个完整的BPM系统必备元素我们期望最后的领导者（在BPM市场里）为客户达到以下5点：图形化工具 设计来分析，模块和定义流程。这些工具专为需要建立流程流和设计新流的业务分析人员设计。这些流然后为将来执行而设定。运行时间执行引擎 这是一个根本的统计机器执行定义流程流。随着流程流的执行，引擎可能要求自动服务或任务必须人力完成。服务可能由程序提供 遗留和新的服务 或通过企业企业可能是交易伙伴或分包商。运行时间环境维持每个流程当时的状态。机敏工具 这个功能涉及流程调整，工作单管理和优先工作。监控和管理流的工具 监控可能包括流程表现，完成程度或呼出条件，流程

17、管理可能包括流程终止，扑救流程，工作平衡和重新流转。完成后分析工具 这些工具用收到的统计数据衡量和调整业务流程。来源: 摘录自 Gartner Research Note A BPM Taxonomy: Creating Clarity in a Confusing Market, T-18-9669, 29 May 2003.BPM产品的市场被挤满了并且还很容易混淆。这是因为市场要求的幅度（从模块化到自动化到管理到优化）以及发展中的对BPM提供投资回报的认识。大多数情况下，产品没有解决BPM的所有方面，仅仅为一个完整的实施提供一个侧面的需求。如果您的组织仅希望实施BPM的一小部分，这些产品将

18、会能勉强达到您的要求。但是如果您希望为您的企业实施端对端的BPM焦点，那么只有完整的端对端方案应该被考虑。BPM产品的市场被挤满了并且还很容易混淆。这是因为市场要求的幅度（从模块化到自动化到管理到优化）以及发展中的对BPM提供投资回报的认识。大多数情况下，产品没有解决BPM的所有方面，仅仅为一个完整的实施提供一个侧面的需求。如果您的组织仅希望实施BPM的一小部分，这些产品将会能勉强达到您的要求。但是如果您希望为您的企业实施端对端的BPM焦点，那么只有完整的端对端方案应该被考虑。目标概括的BPM平台应该包括所有Gartner集团指定的区域。他们被设计来标明整个流程生命周期。这些整套的产品同时因不

19、同业务流程的目标提供坚实能力。当了解一个BPM产品宣称处理广泛的BPM需求时，确认流程同时包括人和程序是很重要的。处理人之间流程是挑战性的，因为有大量的期望和流转考虑。如果一个产品确实程序集成效果良好，但是以人为中心流程功能有限制的话，你会有很大的问题。相反的，如果BPM平台受限于集成条件，你将不能从您的企业应用程序中获得或输入信息。Ultimus BPM Suite是一个完整，概括的BPM产品同时拥有强大的以人为中心的工作流和灵活集成能力。BPM的3个非非技术考量随着您开始寻找找正确的BPPM解决方案案，Ultiimus鼓励励您在您的评评估中包括以以下3个纯技技术问题以外外的因素。这这些因素

20、能造造就或损害一一个项目。1流程驱使用用户和系统集集成2生命周期方方法是必须的的3职责（从分分析人员到开开发人员到用用户）1流程驱使用用户和系统集集成在你选择正确BBPM方案前前，你需要去去感觉一下你你希望自动化化的流程。您您的想法可能能很明确（如如我希望自动动化采购流程程）到更广泛泛（如我希望望自动化所有有定单流程）到到企业范围（如如我希望自动动化所有流程程-当然是在在一个扩展的的时间段内）。不不管范围的大大小，识别你你的流程将帮帮助识别两个个主要范围能能造就或损害害您的项目。用户 BPMM软件的用户户是永恒变化化的。大多数数情况下，BBPM使用不不是他们的日日常工作。一一些情况下（我我们认

21、为会越越来越多的）他他们可能甚至至不在您的企企业里。感觉觉一下将参与与到流程中的的人员 他们的技术术水平，他们们的技术知识识，他们对流流程的理解-都将影响您您所选择的BBPM方案客客户端用户介介面能力。不不管怎样，网网络浏览器是是必要的，但但是你可能需需要定制信息息来让所有用用户都能方便便使用。系统 现在在，很难想象象一个业务流流程不从您公公司的其他系系统获得信息息，不管是文文档，用户目目录，或一个个ERP系统统，并且发送送信息到这些些系统。通过过识别会接触触到流程的系系统，你可以以马上建立你你的BPM方方案的集成需需求。聚焦在用户和系系统上能帮助助您在选择过过程中做一个个最初的分类类，通过分

22、析析您可以了解解到为满足您您的业务需求求需要什么样样的技术支持持。2. 必需的生生命周期方式式听起来可能使人人痛苦，但是是一个BPMM初始从未完完成过。这是是因为BPMM定义的一部部分是优化。当当寻找一个方方案是，寻找找一个能在流流程的生命周周期所有阶段段帮助您的方方案（从设计计和模块化到到自动化和实实施到管理和和使用到汇报报和优化）。不不仅仅是简单单的优化，必必须明白流程程总是在变，不不管新的意外外条件必须被被注明（在客客户申请的基基础上）还是是新实施的系系统。不变的的以一种方式式执行你的流流程是无法接接受的。你必必须很有接受受能力。识别能够在生命命周期所有阶阶段使用的方方案将是您成成功实施

23、BPPM的良好开开端。3. 责任制(从分析人员员到开发人员员到用户)认识流程周期的的一些要求能能帮助你理解解责任。当实实施一个BPPM方案是，必必须让您的方方案能利用责责任制度，能能力和人员。比比如，如果您您的业务经理理为管理工作作项目负责，那那么他们应该该能在BPMM方案里完成成 无须编程或或IT帮助。 如果业务分分析人员和流流程拥有者负负责流转规则则和处理意外外，那么他们们应该能够在在不需编程和和IT协助的的情况下完成成。建立跨流流程生命周期期目标责任制制（如谁将模模块化，谁将将开发集成，谁谁将管理业务务规则）并且且确定技术需需要结果的数数量（如业务务规则必须靠靠分析人员改改）将帮助您您选中你的理理想BPM方方案。总结我们相信BPMM对大多数企企业来说将成成为最重要的的技术驱动的的业务启动点点。它将带领领您使用技术术支持您的业业务流程，而而不是让您的的流程去配合合您的技术。它它提供确定，持持续的投资汇汇报和竞争力力优势。已帮帮助客户模块块化，自动化化，管理和优优化数以千记记的流程。UUltimuus拥有BPPM对每个行行业每个组织织的第一手价价值经验。我我们很高兴能能和您共享我我们的经验并并且帮助您成成功实施BPPM