秘书学第三版方晓蓉课件-第七章-秘书的管理

1、第七章 秘书的管理第七章了解如何进行秘书人员的招聘选拔了解秘书团队建设的条件了解秘书工作的管理原则了解秘书所在组织的知识管理能运用现代化的办公资源提高辅助能力能有效进行秘书工作过程管理能有效进行秘书个人的知识管理第七章第一节秘书人员的管理一、秘书的招聘选拔相关链接二、秘书的团队建设第七章一、秘书的招聘选拔（一）确定招聘选拔渠道秘书人员的对外招聘渠道有很多，有着不同的特点和优势。秘书人员的招聘应根据组织的特点和所选秘书人员的不同等级来选择招聘方式。秘书人员的内部选拔渠道主要有发布职位空缺信息、自荐、主管推荐、人事部门考核等。第七章招聘秘书人员的广告应力求准确、吸引人、内容详细、条件清楚明了。广告

2、内容主要包括：本企业的基本情况；招聘活动是否经过有关方面的批准；招聘秘书人员的条件要求；报名的方式；报名的时间、地点；报名需带的证件、材料；其他注意事项。（二）发布招聘选拔信息第七章可利用心理测对应聘者的能力、气质、性格、兴趣、动机等各方面进行测试，最后通过制定测试成绩表获得相应信息。可通过面试证实工作经验、弄清求职动机、判断应聘者的办事能力、表达能力、判断能力、协调能力、服务意识、团队意识等。（三）招聘测试第七章三、秘书的团队建设团队是由员工和管理层组成的一个共同体，该共同体合理利用每一个成员的知识和技能协同工作，解决问题，达到共同的目标。秘书人员处于组织中上传下达，左右沟通的重要位置，搞好

3、团队建设，对秘书个人绩效和组织绩效得以提升。第七章秘书团队建设的条件（一）秘书团队建设的条件 秘书团队建设的条件 第七章高效的团队建设中的5W1H是：who（我们是谁）、where（我们在哪里）、what（我们成为什么）、when（我们什么时候行动）、how（我们怎样行动）、why（我们为什么做）。通过明确这几个方面的问题来建立高效的秘书团队。（二）高效秘书团队建设的方法第七章关于招聘秘书职位的面试题1.感谢你来我公司面试，我想知道一些您的家庭背景，可以吗？2.你想应聘秘书工作，请你就秘书工作方面你具备的专业技术做一简要说明，好吗？3.能否告诉我你为什么要到我们公司应聘秘书？4.这次我公司是招

4、聘*秘书，这方面你有什么专业知识？5.你认为一个合格的秘书应有哪些特质？6.你认为秘书如何与上司处理好关系？7. 你认为你在哪些方面有缺点（工作中的）？第七章第二节秘书工作的管理一、秘书工作的管理原则相关链接三、秘书工作绩效测评第七章二、秘书工作过程管理（一）一般管理原则 一般管理原则适用各级各类组织，它既要有以权控制的一面，又要有以情以理引导和调动被管理者积极性的一面。一般管理原则的主要内容。 一般管理原则的主要内容一、 秘书工作的管理原则第七章从一般管理的原则出发，结合秘书活动的特殊性，可以提出秘书活动管理过程中最基本的三项管理原则，即“人本”原则、能级原则和激励原则。1. “人本”原则秘

5、书活动的管理必须坚持“人本”原则：应该认识秘书这种“职业人”，尊重这种“职业人”，体贴这种“职业人”，关心这种“职业人”，爱护这种“职业人”，帮助这种“职业人”。 （二）秘书活动的管理原则第七章2. 能级原则按能级原则对秘书活动施行管理，必须知人善任，任人唯贤；按能级原则对秘书活动施行管理，还必须做到用人所长，使人尽其才。与能级管理原则紧密联系的是，对秘书工作施行管理，还要求对不同气质的人员安排不同的工作任务，并运用不同的管理方法。3. 激励原则激励原则的实质在于，要运用多种管理手段来启发、调动秘书人员发挥积极性与创造性，而不是压抑、控制、削弱甚至打击这种积极性。坚持激励原则，就要注意正确运用

6、激励因素。（二）秘书活动的管理原则第七章二、秘书工作过程管理秘书机构内的科学管理，是保证秘书部门的工作和组织机构的同步运转，充分发挥秘书部门的职能和加强秘书队伍建设，积极培养秘书人才，提高秘书人员的素质和秘书部门的工作效率的保证。 第七章秘书活动既要有以岗位责任为基础的分工，又要有分工不同的秘书人员之间的相互配合。在一般情况下，秘书部门要按照群体工作任务和个人的专业特长，进行合理分工，做到职责明确、各司其职；在突击任务中，则要强调机动性，加强配合，发挥整体功能。（一）秘书活动的弹性分工与灵活调度第七章秘书活动要适应整个领导集团的工作需要，适应领导群体的多重需要。既要对口接受领导，避免对具体工作

7、多头请示汇报而引发不必要的矛盾；又要按照领导集团内的不同分工而调配力量，为各个领导成员都提供服务。因此，对秘书活动的计划和指挥既要突出重点，也要周密地考虑全面工作。 （二）为领导群体服务的周密安排第七章秘书活动有其自身的工作节奏和运转规律。在正常情况下，需要有长期的计划和稳定的部署，使秘书活动一环套一环地按常规运行。在突击性工作任务到来之际，秘书部门主管在调动主要力量，保证完成突击工作任务的同时，还要分配一定的力量，坚持常规性工作，以保持常规性工作的连续和组织整体的正常运转。（三）对常规性工作和突击性工作的合理部署第七章秘书部门的工作计划应该适应组织运转需要，合理安排节奏，疏密有致，把握不同时

8、期的工作重点。忙时全力突击，闲时安排学习、进修。非紧急任务，不要轻易在节假日全体加班，可利用轮流值班的办法，保持工作的连续性或应付随机发生的事情。要使秘书人员得到应有的脑力和体力补充，有一定的时间进行政治和业务学习，以保持秘书人员旺盛的精力，不断提高工作效率。 （四）掌握秘书工作有张有弛的工作节奏第七章秘书部门作为组织辅助和服务机构，其工作范围、目标和行为模式必然受到组织规范的制约。科学的监控机制是有效管理的重要环节，也是提高秘书工作效率的必要条件。秘书活动范围的弹性控制 秘书活动效率的定性监控 秘书工作目标的考核监控 （五）秘书工作的监督与控制第七章八个巧妙奖励的原则管理者巧妙运用奖励的招数

9、，选择恰当的奖励方式比增加奖金的数量更能调动职工的积极性。科学的奖励方式应该具有如下原则：具体性及时性广泛性经常性关心性多样性公开性合理性第七章二、秘书人员的绩效管理绩效是指一个组织的成员完成某项任务，以及完成该任务的效率与效能。绩效管理是通过管理者和个人经过沟通制定绩效计划、绩效监控、绩效考核，绩效反馈与改进，以促进员工业绩持续提高并最终实现企业目标的一种管理过程。秘书的绩效容在领导者绩效中，这是秘书工作对领导工作的从属性、服务性等职业特性所决定的。第七章影响绩效的关键因素主要有：秘书人员的工作态度、工作技能、掌握的知识、IQ、EQ等等；工作本身的目标、计划、资源需求、过程控制等；包括流程、

10、协调、组织在内的工作方法；工作环境，包括文化氛围、自然环境以及工作环境；管理机制，包括计划、组织、指挥、监督、控制、激励、反馈等。（一）影响秘书绩效的多因性第七章在实际工作中，领导者往往根据自己主观上对其秘书辅助的满意程度，作为测定秘书绩效的标准，以其主观感受对其秘书参谋、协调、受权理事等非程序化工作的客观成果做定性确认，作出“ 好 ”、“ 较好 ”、“ 一般 ”、“较差”和“差”等模糊性等级定性评价。（二）秘书绩效考评的特殊性第七章秘书获取有效的绩效有多种途径。按工作内容分，可从参谋建议、协助管理和事务服务三种途径取得绩效。秘书绩效的认定具体体现四个方面：领导人认定与群众认定、终极效果认定与

11、综合认定、个人情感影响、激励的方式。（三）秘书获取绩效途径的特殊性秘书绩效认定的具体体现第七章秘书工作绩效的认定具体体现(1)领导人认定与群众认定。(2)终极效果认定与综合认定。(3)个人情感影响。(4)激励的方式。第七章第三节 秘书的知识管理一、秘书个人的知识管理二、秘书所在组织的知识管理相关链接第七章一、秘书个人的知识管理秘书个人知识管理的含义和意义 个人知识管理是一种新的知识管理的理念和方法, 能将个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更具价值的知识, 最终利于自己的工作、生活。 秘书个人知识管理对组织知识管理有着必要的促进和补充作用。 秘书个人知识管理是自身的职业规划实施的保障。第七章

12、（二）秘书个人知识管理的主要技能检索信息:评价/ 评估信息组织信息 分析信息表达信息保证信息安全信息协作第七章(三)秘书个人知识管理的实施1.建立和维护三维信息网络架构 1)人际网络。 2) 媒体网络。 3)互联网络。第七章(三)秘书个人知识管理的实施2. 完善个人的知识系统架构1)对所需管理的知识进行分类。内容如下：人际交往资源通讯管理个人时间管理工具网络资源管理文件档案管理方法：对知识的分类, 应根据自身需求, 按照“我需要什么信息, 如何最快找到它”的原则进行操作。知识的专业分类可以根据学习的专业科目来划分, 也可参照图书馆文献的分类方法。第七章(三)秘书个人知识管理的实施2.完善个人知

13、识构架2) 选择合适的知识管理工具。对个人来说, 针对不同的信息可以采用不同的工具, 不需要采用统一的入口, 只要简单易用, 适合自己就行。比如邮件管理, 通讯录管理, 可以利用现代办公自动化系统所提供的功能来实现。第七章2.完善个人知识构架3) 建立个人知识库 选择有效的个人知识管理工具, 对所有资源进行分类、命名以后, 就可以将知识分批放入个人知识库。 增添新的学习资源和知识类别; 删除、修改和更新部分资源; 进一步完善个人知识管理准则; 协作学习以交流和共享知识; 在知识管理的实践过程中, 逐步完善个人知识结构第七章(三)秘书个人知识管理的实施2.完善个人知识构架4)应用已有的知识 秘书

14、人员掌握个人知识管理技巧, 建立和不断完善个人知识系统结构, 从而获得生存和发展的能力, 这必将成为现代社会对秘书人员的一项基本要求第七章(三)秘书个人知识管理的实施二、秘书所在组织知识管理（一）组织知识管理含义和意义 知识管理就是组织为了达成自己的战略目标，运用先进的信息通信技术，组织内部和外部的知识进行识别和甄选，并加以整理、分享、创新和应用，以提高组织效能，形成竞争优势的一种连续的、动态的特殊管理活动。第七章（一）组织知识管理含义和意义在经济领域，知识管理通过技术创新、制度创新、管理创新推动组织的发展； 在科技领域，知识管理能促进技术创新、科技普及、科技人才的培养及科技成果的转换；在管理领域，知识管理是管理的创新也是管理科学的发展趋势；在文化领域，知识管理影响着人们的价值观、行为规范、物质文化；在教育领域，知识管理对教育理念产生了影响，使终生教育成为迫切需要，推动了教育和教学手段的改革。第七章（二）影响知识管理成功实施的关键因素1.领导与支持。2. 组织文化3.信息技术4. 人力资源管理