企业管理软件的需求描述方法

1、企业管理理软件的的需求描描述方法法摘要本文文介绍了了企业管管理软件件需求的的5元素素描述法法：，详详细介绍绍了对每每个元素素的描述述方法、5个元元素之间间的关系系描述方方法，提提出了针针对不同同的读者者编写不不同的需需求文档档的观点点，并给给出了一一些提高高需求可可读性的的建议。关键词词组织，流程，功能，数据，业务逻逻辑 需需求是整整个软件件项目最最关键的的一个输输入，据据统计，不成功功的项目目中有337%的的问题是是由需求求造成的的。和传传统的硬硬件生产产企业相相比较，软件的的需求具具有模糊糊性、不不确定性性、变化化性和主主观性的的特点，在硬件件生产企企业中，产品的的需求是是明确的的、有形形

2、的、客客观的、可描述述的、可可检测的的，而软软件需求求不具备备此特征征。需求求文档作作为客户户和开发发人员、开发人人员之间间进行交交互的文文档，它它将系统统的需求求进行了了“固化化”，是是需求的的载体，其作用用是至关关重要的的。笔者者结合多多年的企企业管理理信息系系统的开开发经验验，总结结了如下下的需求求描述的的方法与与经验，供各位位同行参参考。11 构成成企业管管理信息息系统的的5个基基本要素素对企业业需求的的描述可可以从22个方面面来进行行描述，一个方方面是对对客户现现行系统统的描述述，一个个方面是是对系统统未来的的设想。总的而而言，无无论是从从那个方方面来描描述，构构成企业业信息系系统主

3、要要包括55个基本本要素：企业的的组织结结构、流流程、数数据、商商务规则则与功能能（性能能）。其其中从用用户的角角度主要要关注流流程，是是以流程程为核心心的，通通过流程程将其他他几个要要素贯穿穿起来，需求分分析人员员也应该该从这个个角度来来和用户户沟通；从开发发者的角角度主要要关注企企业的数数据、商商务规则则与功能能，以便便于系统统的实现现；从实实施者的的角度主主要关注注企业的的组织结结构与功功能，以以便于系系统的发发布与实实施。（ 图 1 ）（1） 企业业的组织织模型即即企业的的组织结结构关系系，包括括部门设设置、岗岗位设置置、岗位位职责等等。树型型组织结结构图是是描述企企业的组组织模型型的

4、一种种常用方方法，它它可用来来搞清各各部门之之间的领领导关系系,每个个部门内内部的人人员配备备情况, 职责责分工等等情况,它是划划分系统统范围,进行系系统网络络规划的的基础。在组织织结构图图中应将将用户的的组织结结构逐层层详细描描述，每每个部门门的职责责也应进进行简单单的描述述。组织织结构是是用户企企业业务务流程与与信息的的载体，对分析析人员理理解企业业的业务务、确定定系统范范围具有有很好的的帮助。取得用用户的组组织结构构图，是是需求获获取步骤骤中的基基础工作作之一。用户环环境中的的企业岗岗位或角角色，和和组织机机构一样样，也是是分析人人员理解解企业业业务的基基础，也也是分析析人员提提取对象象

5、的基础础。每个个岗位的的职责可可以进行行详细的的描述，建议采采用表格格的形式式，如：（表11） 对对用户角角色的识识别常常常遗漏的的是计算算机系统统的系统统管理人人员，角角色识别别不全，对以后后的功能能识别会会造成盲盲区。 （2） 企业的的流程模模型即企企业的业业务流程程，包含含哪些流流程、流流程之间间的关系系、每个个流程中中包括哪哪些活动动、每个个活动涉涉及到的的岗位。企业的的作业流流程首先先要有一一个总的的业务流流程图，将企业业中各种种业务之之间的关关系描述述出来，然后对对每种业业务进行行详细的的描述，使业务务流程与与部门职职责结合合起来。详细业业务流程程图可以以采用直直式业务务流程图图形

6、式，如图22所示。对企业业而言需需要定义义关于业业务流程程图的描描述标准准，大家家采用相相同的图图例来描描述，便便于管理理。（图图2）业业务流程程图的优优点 :绘图图的过程程,实际际上是作作业流程程条理化化的过程程表达达形象直直观,易易于和用用户交流流,易于于项目组组内部交交流调研研的结果果,需要要得到用用户的认认同,这这就需要要和用户户交流调调研的结结果,交交流的文文档要通通俗、易易懂, 不能采采用专业业术语。可以以作为培培训实施施人员与与技术服服务人员员的文档档 业务流程程图的缺缺点 :对高高层管理理人员的的实际需需求调查查的不清清楚.这这一方面面是由于于用户没没有接触触过计算算机, 对采

7、用用计算机机后的管管理会是是什么样样子?计计算机能能够完成成当前手手工操作作的哪些些内容?能够作作哪些现现在手工工无法完完成的工工作等等等没有清清楚的概概念,因因此用户户无法将将这些问问题反应应出来. 另一一方面说说明分析析人员没没有经验验,对原原始材料料挖掘不不深,不不能从用用户提供供的材料料中提炼炼处来用用户的真真正需求求,不能能找到当当前管理理中的问问题。对各种种业务之之间的总总体关系系没有表表达出来来.采用用直式业业务流程程图可以以将企业业的每一一种业务务的处理理流程清清楚地表表达出来来, 但但是各业业务之间间的联系系却没有有表示出出来,单单看一种种业务的的流程图图很清楚楚,但是是却不

8、能能综合在在一起,没有整整体的概概念,作作为需求求分析的的文档,在这方方面表达达的不够够完整。在不不利用工工具的情情况下,画法烦烦琐。 图形可以以将流程程描述的的很清楚楚，但是是还要附附加以一一些文字字说明，如关于于业务发发生的频频率、意意外事故故的处理理、高峰峰期的业业务频率率等，不不能在流流程图中中描述出出的内容容，需要要用文字字进行详详细描述述。 （3） 企业的的数据模模型即企企业中的的信息载载体有哪哪些？以以及对这这些信息息载体的的详细刻刻画，包包括企业业的各种种单据、帐本、报表的的描述。在需求求报告中中，应该该将单据据的描述述格式化化，需要要描述的的内容包包括： 单单据的用用途，即即

9、单据用用在什么么地方？ 单据的的格式：需要明明确的画画出来，并有实实际的有有数据的的样例，能够具具体直观观地说明明问题； 单据中中的数据据项的具具体描述述：长度度、类型型、计算算生成方方法、约约束条件件等； 单单据的数数据项是是由哪些些不同类类型的角角色来填填写地，包括用用计算机机可以填填那些数数据项。 单据中中哪些数数据是必必填的，哪些是是可以不不用填的的。 单据据流量：平均每每天产生生多少条条记录，高峰期期的数量量； 单据据的分类类：可以以从多个个角度上上进行分分类，如如：按业业务类型型来分类类（采购购/销售售/生产产），按按生成的的方式来来分类（手工录录入型/自动生生成型），按格格式变化

10、化的频繁繁程度来来分类（易变型型/稳定定型），按表现现形式来来分类（列表型型/卡片片型）等等等。 单单据之间间的关系系：引用用关系等等等。同同样对于于需要的的报表与与帐本也也可以参参照上面面的条目目进行详详细的刻刻画。 （4） 企业的的商务规规则模型型即企业业中的商商务规则则有哪些些?这些些规则用用在哪些些地方? 商务务规则可可以从影影响的范范围划分分为2类类：一类类是局部部的规则则，如不不允许出出现负库库存，一一类是整整体的规规则，如如对所有有的物料料管理到到批次。商务规规则一般般是隐藏藏在功能能模型或或者流程程模型中中，不需需要单独独描述，但是有有些复杂杂的商务务规则是是需要单单独抽取取出

11、来描描述，如如企业的的各种单单据记帐帐的商务务逻辑：（表2） （5）企企业的功功能模型型功能需需求是用用户的最最主要的的需求，对用户户功能需需求的描描述可以以采用文文字描述述也可以以采用语语言加图图形的描描述方式式，只要要能够将将用户的的需求描描述地完完整、准准确、易易于理解解即可。对功能能需求比比较复杂杂的系统统（如超超过100个功能能项），可以先先描述一一个概要要，对简简单的系系统可以以直接进进行详细细描述。对于用用户的功功能需求求要进行行分类，分类的的方法应应便于用用户理解解，如按按照用户户的部门门设置情情况，进进行描述述每个部部门的需需求，这这样也便便于组织织用户进进行评审审。以下下是

12、分类类方法的的举例： 按部门门分类：如采购购科、销销售科、计划科科、生产产车间、财务科科、统计计科、总总经理等等； 按功功能类型型分类：如单据据录入、单据审审核、单单据查询询、记帐帐、帐本本查询、统计报报表、系系统维护护等； .对功功能需求求的分类类在不同同的层次次可以采采用不同同的方法法。对每每一项功功能应有有一个功功能编号号，以便便于与功功能规格格说明书书中的章章节进行行对应。对每一一项功能能的描述述，应指指明用户户的输入入(innputt)、处处理方法法（prroceess）、系统统的输出出(ouutpuut)及及对此项项功能的的其他要要求。功功能需求求还应注注明使用用此功能能的岗位位。

13、对系系统管理理员要求求的特殊殊功能可可以在此此注明，非特殊殊要求可可以在需需求分析析规格说说明书中中详细论论述。如如用户权权限可分分级，要要有操作作日志等等。对具具体功能能需求采采用USSE CCASEE的描述述方式不不失为一一种好的的方法，如：（表3）功能需需求与性性能需求求是密不不可分的的，笼统统的性能能需求没没有任何何意思，必须具具体到某某项功能能需求上上来，这这是分析析人员在在分析系系统时容容易忽略略的一项项。 对上述的的5个基基本元素素可以将将他们描描述为一一个五元元组组组织，流流程，功功能，数数据，业业务逻辑辑，对对于用户户来讲，他们习习惯于从从组织维维来看待待系统，即某个个部门有

14、有哪些岗岗位，每每个岗位位参与了了哪些流流程的哪哪些活动动（功能能），在在某个功功能上操操作了哪哪些数据据，对这这些数据据进行了了哪些逻逻辑处理理；对于于开发人人员习惯惯于从功功能维来来看待系系统，即即某个功功能操作作了哪些些数据，对这些些数据进进行了哪哪些逻辑辑处理，这个功功能属于于哪个流流程，可可以由哪哪些岗位位来使用用；对于于设计人人员可能能习惯于于从数据据维来看看待系统统：即系系统中有有哪些数数据，在在这些数数据上可可以做哪哪些处理理，这些些处理用用OO的的思想来来看即是是对数据据对象的的操作。对此五五个基本本元素之之间关系系的刻画画可以采采用矩阵阵的方式式：（表表4）对对于上表表中列

15、的的排列顺顺序可以以根据面面向的读读者的不不同而改改变。 对以上的的5个基基本元素素进行描描述实际际上就是是系统建建模的过过程，为为确保模模型的可可操作性性，除了了上面的的5个基基本要素素外，还还需要重重点描述述的内容容有：（1） 新系统统对应用用模式带带来的变变化包括括对企业业的组织织结构、作业流流程、单单据帐本本报表等等的格式式、商务务规则等等的改变变。（22） 新新系统的的界面模模型用开开发工具具将用户户操作界界面快速速画出来来，使用用户心中中有数。若时间间允许，可将界界面原型型与数据据库表、字段连连接起来来，真正正做出系系统雏形形，即快快速原型型法。 2 阅读读需求文文档的44类读者者

16、 需求报告告的最终终目的是是给人来来阅读的的，所以以一定要要考虑需需求报告告的读者者群，有有4类角角色可能能阅读企企业管理理系统的的需求文文档： 客客户与用用户业务务高层； 用户的的中层管管理人员员与具体体人员； 用户IIT主管管与开发发人员，包括设设计人员员、编码码人员、同行的的专家； 项目管管理人员员：包括括项目经经理、质质量保证证人员、测试人人员、需需求管理理员、配配置管理理员、计计划人员员等等；不同的的读者对对文档的的阅读需需求是不不同的，他们关关注的信信息是不不同的。我见过过了很多多次需求求评审的的失败（如果做做好需求求评审我我会另外外再撰文文描述），总结结下来我我认为和和需求描描述

17、没有有区分读读者群是是很有关关系的。针对上上述的44种分类类，我们们具体的的来分析析一下每每类读者者的特点点：（11） 客客户与用用户业务务高层他他们关心心的企业业是系统统的目标标性需求求，关心心的是系系统总体体的功能能框架，关心的的是系统统解决了了哪些管管理问题题，对具具体的需需求是不不关心的的，所以以给他们们阅读的的文档应应该是从从总体上上来描述述，要高高度抽象象。由于于他们的的工作很很忙，很很难有比比较长的的时间来来读这些些材料，所以要要简短明明了，能能够用11页纸说说明问题题的就要要不要用用2页纸纸，而且且一般都都要给高高层进行行需求汇汇报，需需要配上上语言说说明，因因此采用用Poww

18、erPPionnt片子子也就成成了一种种常用的的方法，讲解需需求与讨讨论一般般应掌握握不要超超过1小小时。需需求人员员常犯的的毛病是是过多地地关注了了企业的的细节性性需求，而忽略略系统的的目标性性需求，所以在在安排需需求获取取的步骤骤上、需需求报告告的编写写上往往往没有抓抓住企业业高层最最关心的的问题、没有抓抓住根本本性的问问题，在在给企业业的高层层汇报时时当然很很难通过过评审。 （2）用用户的中中层管理理人员与与具体人人员企业业的中层层管理人人员关注注的是企企业的局局部需求求，他们们要求对对自己的的负责的的局部系系统能够够有总体体的了解解，能够够和其他他的子系系统衔接接的很好好，业务务流程很

19、很流畅，覆盖了了自己需需要的所所有业务务流程，能够通通过系统统起到控控制作用用就行了了。具体体的操作作人员更更关心自自己的的的哪些活活动是否否在系统统中都能能处理，软件是是否可以以很容易易地操作作，他们们关注的的焦点更更具体，要求更更直观。所以对对这类的的读者可可以通过过比较详详细的文文档来描描述需求求了，当当然应该该以他们们习惯的的思维方方式来描描述，不不能从开开发人员员的角度度来描述述。我看看到过很很多几百百页的需需求文档档给用户户去阅读读、去评评审，结结果要么么用户不不置可否否，要么么直接讲讲看不懂懂，为什什么呢？一是开开发人员员在文档档中分子子系统、分模块块、分功功能点一一层深入入下去

20、描描述，不不符合用用户的思思维习惯惯，他们们希望能能够从业业务流程程、业务务活动的的角度来来考虑问问题，而而不是功功能；二二是太多多了，用用户也没没有时间间静下心心来去消消化、吸吸收如此此多的文文档，需需求毕竟竟不是小小说，能能够那么么吸引读读者。 （3）用用户ITT主管与与开发人人员，包包括设计计人员、编码人人员、同同行的专专家大多多数分析析人员可可能最擅擅长的就就是些写写这类的的文档了了，往往往也是那那这类的的文档给给所有的的读者看看，其问问题我们们上边都都说了，这里我我们就不不赘述了了。需要要注意的的是在描描述需求求时候传传统的做做法是以以功能为为主线，来展开开描述，实际上上如果是是以数

21、据据为主线线来描述述需求也也是一种种很好的的办法，在我们们上面谈谈到的五五元组中中，从数数据的角角度来分分析系统统可以更更容易实实现向OOOA、OODD的切换换。 （4） 项目管管理人员员：包括括项目经经理、质质量保证证人员、测试人人员、需需求管理理员、配配置管理理员、计计划人员员等等把把拿给开开发人员员看的需需求文档档给管理理人员看看，这也也是分析析人员常常犯的毛毛病。管管理人员员实际上上最关心心的是需需求列表表，如下下表所示示：（表5）在此基基础上项项目经理理、质量量保证人人员可以以据此来来进入项项目策划划过程，测试人人员可据据此进入入测试策策划过程程，需求求管理员员、配置置管理员员可以识识别配置置项制定定相关的的活动计计划。没没有这张张表管理理人员就就很难高高效地开开展他们们的管理理活动，也就谈谈不到最最基本的的需求复复用了。在上述述的表中中，需求求的优先先级