参展商实务（第三版）第二章企业参展相关程序

1、参展商实务（第三版）CONTENTS01第1章展览会概述目录02第2章企业参展相关程序03第3章展览会的选择04第4章参展人员的选择与展品的选择、包装、运输05第5章展位选择与布展06第6章展期现场工作07第7章企业参展营销推广实务08第8章参展企业展后工作及参展评估CHAPTER02第2章企业参展相关程序第2章熟知国内参展基本程序;掌握出国参展程序与要求;了解展台施工程序与要求。学习导航点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.1 国内参展基本程序图2-1 参展的基本程序企业到展览会去参展,应该了解参展的基本程序。参展的基本程序如图2-1所示。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点

2、击添加文本2.1 国内参展基本程序2.1.1 选择展览会企业如果打算参展,首要的问题是如何在众多的展览会中做出选择。选展是成功的第一步。各地博览会形式多样，五彩缤纷，有些是综合型大型博览会，但更多的是专业性展会，地区间也有所侧重。企业在参展前要对展览会进行市场调查,了解展览会的举办时间、地点,展览会的影响力和知名度,同行对展览会的态度,参加展览会的专业观众人数,可能达到的效果等。企业在选择展览会时,关键要看所选的展览会是否达到企业的参展目标,费用支出与收益比是否符合企业要求。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.1 国内参展基本程序2.1.2 预定展位参展商选择参加某个展览会后,

3、与主办单位取得联系,对方会传真或邮寄报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。(大型展览会一般都开通网上报展,参展商可根据网上的提示进行报展)填好参展表格,返回给大会主办者,在得以确认之后,将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者,提供参展所需的相关企业资料并按时传真相关表格回组委会,这样展位便得到最后的确定。具体流程如图2-2。图2-2 参展商预定展位流程点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.1 国内参展基本程序2.1.3 选择参展人员和展品A展品的选择B参展人员的选择在展品的选择上,要选择能体现自身产品优势的展品,展品

4、品质是参展企业给观众留下印象的最重要的因素。选择展品有3条原则,即针对性、代表性、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容;代表性是指展品要体现企业的技术水平、生产能力及行业特点;独特性是指展品要有自身的独特之处,能和其他同类产品相区别。另外,参展商选择的展品要符合展览会的相关规定。在人员配备上,人员配备的质量决定着参展企业在会展上的成败,企业配备人员的能力及其展示反映了企业在行业中的地位。特别是服务人员的身体语言、对话和知识是否具有亲和力对会展的成功是极为重要的,服务人员在发放资料时应尽量多与观众沟通交流达到互动的效果。展台的人员配备可以从以下方面来考虑:第一,根据展览性质选

5、派相关部门的人员;第二,根据工作量的大小决定人员数量;第三,注重人员的基本素质,如相貌、声音、性格、能动性等;第四,加强现场培训,如专业知识、产品性能、演示方法等。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.1 国内参展基本程序2.1.4 展品的运输在国内参展,参展商可自己将展品运到展览场地,大会主办者会在参展细则里提供展品运输的相关注意事项,参展商可以据此将展品运往展览所在地。对于自己运输不方便的,可以委托运输代理,运输代理提供门到展位到门的服务。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.1 国内参展基本程序2.1.5展位布置展位(台)是企业显示企业实力和产品特色的窗口,有

6、个性、有视觉冲击力的展位(台)布置可以使企业在众多的参展商中脱颖而出。展位(台)设计的根本任务是帮助企业达到参展的目的,展位(台)要能反映企业的形象,能吸引观众的注意力,能提供工作的功能环境。因为展品本身大部分情况下并不能说明企业产品的全部情况、显示全部特征,一般需要配以图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物,借助装饰、布景、照明、视听设备等展示手段,加以说明、强调和渲染。大会组织者通常会给布展留出足够的时间,大会展览会的布展时间为3天以上,展品至少可以在展览会开幕之前3天运进展览馆,进行展台布展前由负责人到现场办公室办理入场登记手续,交纳装修管理费等,领取布展工作证,布展流程图

7、,如图2-3所示。所有电动工具必须从正门登记进、出场,否则将不予出场。每天闭馆时,带出展馆的物品必须填写放行条,放行条在现场办公室领取,盖上组委会出场章方可放行。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.1 国内参展基本程序2.1.5 展位布置图2-3 布展流程图点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.1 国内参展基本程序2.1.6 参加展览会展期工作是参展商参展的主体内容,能否实现参展预期目标就看参展人员在展期的工作成效了。在展览会期间,参展商要注意吸引观众提升人气,做好观众接待、资料散发、洽谈交流、展台记录和市场调研等工作,要善于从观众中寻找目标客户,并努力与之建立起

8、联系,及时详细地记录下每一个到访客户的情况及要求,每天将潜在商机及客户资料发回公司,以便即时处理及回应;工作人员每天进行汇报总结,根据需要适当调整业务计划和安排等。按一般规律而言,展览会开幕后的前3天,是专业观众到来的高峰,也就是展览会的黄金时段。参展商在这个时间段应全力以赴,合理安排人手进行现场演示或推销,争取把潜在的客户变成真正的客户,把可能的机会变成合同,与客户早日成交。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.1 国内参展基本程序2.1.7 撤展在展览会即将结束的最后1天,观众稀少,参展人员可以适当进行撤展的准备,例如,检点展品,将包装物料准备整齐,等到清场即可以开始撤展。撤

9、展时秩序比较乱,为妥善起见,所有工作人员最好都到撤展现场收拾、整理和清理,防止遗漏、错拿展品。展台撤除时要注意安全,要将租借的展具及其他物件退还,并收回押金,展品运出展馆要带撤展证。值得注意的是,在展览会期间,不可以随意撤展。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.2国外参展的要求与程序出国参展已成为我国企业开拓国际市场的有效做法之一。出国参展可以使国内企业扩大商务接触面,开阔视野,寻找到更多的商机。许多具有较高知名度的国际展会,如法兰克福春秋季消费品博览会、科隆五金制品展览会、米兰马契夫展览会、芝加哥五金展览会、拉斯维加斯消费电子产品展、迪拜春秋季国际博览会等,都有中国企业的参加

10、。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.2 国外参展的要求与程序2.2.1 出国参展对企业的要求1）出国参加展览会的外事纪律点击添加文本严格遵守国家法令和外事纪律及外事授权规定,一切听从指挥。维护民族尊严、国家利益和公司信誉,不做任何有损国格和公司信誉的事情。进行谈判、签订协议、合同等重要活动时,要有谈话记录;不得利用工作之便谋求私利,不得背着组织与外商私下交往。参加外事活动,与外宾接触,言谈要有分寸,礼貌要合乎常规。1234严守国家机密,严防窃照、窃听,泄漏国家机密。出国人员不得擅自离开驻地。一般情况下不得个人单独行动,如有特殊事情需要通过正当程序向团长请假,其他人一律没有批准

11、个人外出的权力。56出国人员的个人行李物品要严格保管、加锁,提高警惕,发现可疑情况,要立即报告,并进行检查。出国人员不得进入不健康的场所,不准购买黄色书刊、图片出入境。78点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.2 国外参展的要求与程序2.2.1 出国参展对企业的要求2)出国参展人员注意事项一般展团实行“总团管理,分团负责”的管理责任制。各参展企业应自觉配合展团领导工作,遵守纪律和要求。参展人员在外护照和机票由总团统一保管。如果临时需要借出,必须向总团说明合理理由,并办理借出手续,用完后立即归还。展团人员在外的一切活动必须服从总团的统一领导和安排,不允许擅自离团活动,更不能到展团安

12、排以外的他国活动。遵守外事纪律,遵守所在国法律,尊重当地的风俗习惯,维护国家尊严。1234遵守博览会的有关规章制度,不得提前撤展,按博览会规定处理样品;展览期间参展人员认真做好贸易洽谈工作,争取多成交。5点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.2 国外参展的要求与程序2.2.2 出国参展程序表2-1出国参展程序点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.2 国外参展的要求与程序2.2.3 出国参展办理个人签证程序1)办理因公护照、签证等出国手续 （1）组团单位收到贵单位的参展协议及摊位费全款后，根据参展单位提供的单位名称和参展人数向展览审批单位上报参展人员的复核批复。（2）

13、组团单位在收到参展人员的复核批复后，立即向上级主管单位上报出国任务通知书及出国任务批件。（3）组团单位在收到出国任务通知书及出国任务批件后，即刻将参展人员的复核批复复印件、出国任务通知书原件及出国任务批件复印件等材料快递至贵单位。（4）参展单位在收到出国任务通知书等材料后，到当地政府及相关部门办理出国任务确认件、出国政审批件及护照手续。（5）贵单位办理完上述手续后，于指定时间内将出国任务确认件原件、出国政审批件原件、护照、照片及签证所需材料送交我公司办理签证手续，签证表由组团单位代填。（6）已有护照的参展人员须确认护照有效期，通常行程结束后六个月以上仍然有效的护照才可以送签。（7）签证签出后，

14、请确认签证生效日期须与实际行程相符，所签出天数不得少于实际在外停留天数。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.2 国外参展的要求与程序2.2.3 出国参展办理个人签证程序2）办理因私护照、签证等出国手续 （1）由参展人员本人向当地公安部门的出入境管理局申领因私护照。（2）组团单位在收到参展单位参展人员资料、摊位费及人员费全款后，统一向展览会主办方索要正式邀请函。（3）参展人员收到邀请函后，便可自行送签。（4）签证申请人应在其指定的使领馆与签证官面谈，许多国家在中国的使领馆通常设在北京、上海、广州等地。（5）有些机构对申请人提供免面谈服务。（6）交纳签证费。（7）办理签证所需材料。

15、（8）面签前请确认所提供签证材料的一致性。（9）取签证，请确认签证生效日期、截止日期须与实际行程相符，所签出天数不得少于实际在外停留天数。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.3 展台施工程序与要求2.3.1 展位施工的程序01布展施工前715天,向展览会组委会提出施工申请,申请时要提交布展施工图、效果图、电路图等;02组委会进行审核;03组委会同意后,与其签订布展施工安全责任书;04申领施工证、车辆出入证(筹展证);05进场施工。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.3 展台施工程序与要求2.3.2 展台施工要求(1)施工人员应佩带施工证件进馆施工。(2)施工单位

16、和施工人员在施工中对展馆安全承担责任,对进入展馆的施工人员应进行消防安全教育,要求施工人员严格遵守消防安全操作规程,并采取相应的安全措施。(3)搭建、安装特装展位的参展商,一般在施工15天前,将特装设计平面图、施工图报给组委会,由组委会报消防部门审批,审批合格后的设计平面图、施工图由组委会交付展馆展览现场部审核,审核合格的单位在施工前到总服务台交纳特殊装修施工管理费和展后特装物清理保证金,参展单位或施工单位在撤展期间将特装物清理干净,经展览现场部验证后,退还保证金。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.3 展台施工程序与要求2.3.2 展台施工要求(4)特装展位在开展前由消防检测

17、专业公司做电气设施消防安全检测,由施工单位自付电检费,检测合格后方可供电。(5)严禁将易燃易爆、化学危险品、压力容器带入展馆。(6)严禁在展馆内明火作业,如有特殊需要须消防部门批准后在馆外作业,并设看护人员和采取相关的防护设施。(7)施工单位要爱护展馆建筑物和设备、设施,施工中应注意保护好墙面、地面,不得在上述任何部位钉钉子、扭螺丝、打孔、粘贴图案或宣传品。展馆顶部龙骨严禁吊挂物品。(8)搭建物的安装要牢固、安全,施工中展材、展具轻拿轻放,禁止砸地面、墙面,避免对展厅造成任何损坏。如发生损坏,按规定赔偿。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.3 展台施工程序与要求2.3.2 展台

18、施工要求(9)施工单位不得在监控设施、空调排风口处搭建隔离物、展板或堆放任何物品。禁止遮挡安全疏散指示及应急照明,不得损坏和挪用消防设施、器材,不得圈占消火栓,严禁占用防火间距及堵塞公共通道。(10)施工单位在展厅台阶、地面上做标识,须经组委会广告公司同意。(11)施工单位使用的地毯、粘板等材料应为符合消防规定标准的非易燃物,固定时请使用非残留性的单面、双面布底胶带。(12)展馆内所有设施、设备、展材展具及桌椅未经同意不得擅自挪用,如施工单位需要上述物资请到总服务台办理租用手续。(13)馆内禁止吸烟、饮酒和各种形式的娱乐活动。使用音响设备应低于70DB。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2.3 展台施工程序与要求2.3.2 展台施工要求(14)施工单位按规定的时间进出展馆,如提前进馆施工或延长工作时间,需经展馆展览现场部及保卫部同意,并按标准支付费用。(15)施工单位在施工中要注意各展厅楼面高度和地面的负荷重量,避免发生事故。(16)施工单位需要用电时,到总服务台办理租